Naročila materiala

Naročilo materiala se nanaša na nabavni proces, ki od dobaviteljev ali strank zahteva določene fizične postavke, materiale ali blago. Ta postopek je bistvenega pomena za podjetja, ki za proizvodnjo blaga ali zagotavljanje storitev potrebujejo surovine, komponente ali končne proizvode. Naročila materiala se običajno sprožijo prek naročila, ki oriše detajle zahtevanih postavk, vključno s količino, specifikacijami, datumi dobave in dogovori o ceni.

Naročila materiala imajo ključno vlogo pri upravljanju dobavne verige, kar zagotavlja, da imajo podjetja potrebne vire za učinkovito delovanje in izpolnjevanje potreb strank.

Po prejemu materialnega naročila boste naročilo običajno potrdili s potrditvijo naročila, s čimer boste preverili, ali sprejemate pogoje, opisane v naročilu. Ta potrditev služi za potrditev dogovora med vami in vašo stranko ter omogoča morebitne potrebne prilagoditve ali spremembe naloga pred izpolnitvijo.

Pri prejemu naročila lahko nekatere stranke zahtevajo, da ga takoj potrdite s potrditvijo naročila. Vendar se ta zahteva razlikuje in čeprav je nekatere stranke morda ne odobrijo, vam lahko še vedno dovolijo potrditev naročila, če je to potrebno. To služi več namenom:

• Potrditev, ali je naročilo v celoti ali delno sprejeto.
• Predlaganje potrebnih sprememb naročila. Če so predlagane spremembe, počakajte na strankino odobritev, preden nadaljujete s posodobljeno različico naročila. To zagotavlja popolno uskladitev med vami in stranko glede posebnosti naročila.
• Zavrnitev naročila, če je potrebno.

Upoštevajte, da je Potrditev naročila zelo dragocena in včasih obvezna, vendar je nekatere stranke morda ne bodo zahtevale. Tudi če ga pošljete, ga morda ne bodo integrirali v svoj interni sistem. Kljub temu pa je pomembno, da se držijo tega procesa za tiste, ki ga potrebujejo.
Poleg tega boste za naročila materiala morda morali ob odpremi postavk navesti obvestilo o odpremi. Če je za izpolnitev naloga potrebnih več pošiljk, lahko generirate več obvestil o odpremi, dokler niso odpremljene vse postavke.

Za naročila storitev boste morda morali oddati seznam storitev. Za podrobna navodila o tem postopku glejte razdelek Naročilo storitve.

Vedno upoštevajte navodila vaše stranke, da ugotovite, kateri specifični dokumenti so potrebni za vsako naročilo. To zagotavlja nemoteno obdelavo in izpolnjevanje naročil glede na zahteve vaše stranke.

Opomba: Če uporabljate standardni račun, lahko obiščete tudi to stran  ali si ogledate ta  seznam predvajanja videoposnetkov  za namenska navodila. 

Potrditev naloga

Ustvarite potrditev za obveščanje kupca o statusu naročila.

Koraki za potrditev celotnega naloga:

V pogledu naročila kliknite Kreiranje potrditve naročila > Potrditev celotnega naročila.

1. Navigirajte do pogleda naročila.
2. Kliknite na "Kreiranje potrditve naročila" in nato "Potrdi celotno naročilo".
3. Vnesite enolično številko potrditve za identifikacijske namene.
4. Če želite, lahko določite Predvideni datum odpreme ali Predvideni datum dobave, ki bo veljal za vse posamezne postavke. (Povezane posamezne postavke ali blago iz kompleta lahko združite za poenostavljeno obdelavo).
5. Nadaljujte na naslednji korak, tako da kliknete "Naprej".
6. Temeljito preglejte potrditev naročila.
7. Po potrditvi kliknite "Pošlji", da dokončate postopek.

Zavrnitev celotnega naloga

1. V pogledu naročila kliknite Kreiranje potrditve naročila > Zavrnitev celotnega naloga.
   
2. Vnesite potrditev in nekaj komentarjev.
   
3. Kliknite Zavrni nalog.

Ko je potrditev naročila oddana, se Status naročila prikaže kot Zavrnjeno.

Opomba: Vaša stranka morda ne bo dovolila zavrnitve naročil iz poslovnih ali tehničnih razlogov. V takih primerih bo možnost zavrnitve zatemnjena.

Posodobitev posameznih postavk

1. V pogledu naročila kliknite Kreiranje potrditve naročila > Posodobitev posamezne postavke.
   
2. Izpolnite zahtevane informacije (enako kot pri opciji Potrdi vse).
   
3. Pomaknite se navzdol, da si ogledate posamezne postavke, in vnesite ustrezne vrednosti. Glede na polja, ki jih izpolnite, bodo na gumbu Podrobnosti prikazane različne možnosti. 
   
4. Potrditev – znesek potrjenih postavk. S klikom na Podrobnosti lahko vnesete vrstico in dodate/posodobite druge podrobnosti (referenca #, cena ...)
   
5. Zaostali nalogi – postavke so neizvršene. Ko so na voljo, generirajte še eno potrditev naročila za potrditev.
   
6. Zavrnitev – vnesite razlog za zavrnitev teh postavk.

Ko končate, kliknite Naprej. Nato preglejte potrditev, preden kliknete Oddaj. 

Če želite spremeniti naročilo, morate običajno počakati, da ga vaša stranka posodobi, tako da pošljete revidirano naročilo. Nato lahko kot obliko potrditve generirate končno potrditev naročila, da validirate svoje zadovoljstvo z revidirano verzijo. Če ne potrdite, ne boste mogli obdelati naloga.

Posodobitev posameznih postavk: Potrditev/posodobitev detajlov

1. Vnesite količino v polje Potrditev vnosa podatkov. 
   
2. Kliknite Podrobnosti  za vnos detajlov glede spremembe cene.
   
3. Vnos:
   
4. Posodobljena cena - polje Cena na enoto
   
5. Zamenjave postavk - polje dela dobavitelja 
   
6. Komentarji glede spremembe cene
   
7. Opis ažuriranja - opis
   
8. Ko končate, kliknite V redu.

Opomba: Vsako razmerje s stranko lahko uporabi različna pravila transakcije in onemogoči urejanje nekaterih polj

Posodobitev posameznih postavk: Zaostali nalog

1. Vnesite nazaj naročeno količino v polje za vnos podatkov zaostalih nalogov. 
   
2. Kliknite Podrobnosti za vnos komentarjev ter predvidenih datumov odpreme in dobave za postavke brez naročila na strani Podrobnosti o statusu.
   
3. Ko končate, kliknite V redu.

Posodobitev posameznih postavk: Zavrnitev

1. Vnesite količino v polje Zavrnitev vnosa podatkov za zavrnitev postavke.
2. Kliknite Podrobnosti, da vnesete razlog za zavrnitev v polje Komentarji na strani Podrobnosti statusa.
3. Ko končate, kliknite V redu.

Posodobitev posameznih postavk: Več sprememb

Nadaljujte s posodabljanjem statusa vsake posamezne postavke v naročilu. Ko končate, kliknite Naprej, da nadaljujete na stran pregleda.

1. Preglejte potrditev naročila > kliknite Pošlji. Vaša potrditev naročila je poslana vašemu kupcu.
2. Status naloga bo prikazan kot Delno potrjeno/Neizvršeno/Zavrnjeno, če postavke niso v celoti potrjene, nazaj naročene ali zavrnjene.
3. Kliknite Končano

Dodajanje prilog

Če vaša stranka to dovoli, lahko svoji potrditvi naročila dodate priloge. Preprosto poiščite ustrezne datoteke v računalniku in kliknite Dodaj prilogo. 

Skupna velikost vseh prilog ne sme presegati 10 MB.

Obvestilo o odpremi

Kreirajte avizo dobave, da stranke obvestite o trenutnem statusu njihovega naloga. 

Ustvarjanje obvestila o odpremi

Zaženite obvestilo o odpremi, ko so postavke pripravljene za pošiljanje. Na naročilo je mogoče poslati več obvestil o odpremi.

1. Za nadaljevanje kliknite na "Ustvarjanje obvestila o odpremi".

2. Verifikacija podatkov o odpremi:

   1. Zagotovite točnost podatkov "Pošiljatelj" in "Prejemnik".

   2. Po potrebi posodobite informacije, tako da izberete "Posodobi naslov". Polja označena z zvezdico (*) so obvezna.

3. Kliknite "V redu", da potrdite in nadaljujete z obvestilom.

   Opomba: Ko se odločite kreirati obvestilo o odpremi za pospešeno količino, se status naročila posodobi na Delno poslano.

Upoštevajte posebna navodila stranke v zvezi z zahtevanimi podatki, ki jih je treba navesti v obvestilih o odpremi.

Glava - informacije o odpremi, sledenju in prevozu

1. Izpolnite zahtevane informacije na obrazcu. ID pakirnega listka je katerakoli številka, ki jo uporabljate za identifikacijo obvestila o odpremi.
   
2. Izberite ime prevoznika, nato pa se bosta prikazala številka sledenja in način pošiljanja.
   
3. Pogoje dostave in druge podrobnosti o prevozu lahko vključite v vsa obvestila o pošiljkah, da podprete širši nabor informacij o pošiljanju.
   

Informacije, ki jih morate posredovati, so odvisne od vaših obstoječih poslovnih procesov in pravil transakcije, ki jih nastavi vaša stranka. 

Podrobnosti posamezne postavke

1. Pomaknite se navzdol, da prikažete informacije o posamezni postavki in posodobite količino, poslano za vsako posamezno postavko.
   
2. Posodobite količino odpreme, da bo odražala količino, ki se pošilja.
   
3. Kliknite Naprej za nadaljevanje za pregled obvestila o odpremi.
   
4. Ko pregledate svoje obvestilo o odpremi, kliknite Oddaj, da pošljete obvestilo o odpremi svoji stranki.
   
5. Po oddaji obvestila o odpremi bo Status naročila posodobljen na Odpremljeno. Oddana obvestila o odpremi si lahko ogledate v zavihku Izpolnitev ali tako, da kliknete povezavo pod Povezani dokumenti v Pogledu naročila.
   
6. Kliknite Končano.

Opomba: Obvestila o odpremi zagotavljajo izboljšano komunikacijo, da se izognete nepotrebnim klicem oddelka za podporo naročilu.

Prevzem blaga

Nekatere stranke vam bodo poslale obvestilo o prevzemu blaga (GRN), da potrdijo, da so dejansko prejele odpremljeno blago. To običajno sproži proces fakturiranja/plačila.

Kaj je obvestilo o prevzemu blaga

Ko je omogočeno, vas GRN-ji obvestijo o tem, kaj je vaša stranka prejela v svojem sistemu od poslane pošiljke. GRN se lahko pošlje samo v informativne namene, lahko pa je potrebno tudi, da dobavitelji ustvarijo račune za dejansko prejeto blago. Pogosto služi kot sprožilec za proces fakturiranja. V nekaterih primerih bo gumb 'Kreiranje računa' ostal neaktiven, dokler ne prejmete GRN.

Konfiguracija obvestil za prevzem blaga:

Za zagotovitev pravočasnega fakturiranja lahko dobavitelji konfigurirajo obvestila za Obvestila o prevzemu blaga. Sledite tem korakom:

• Pomaknite se do elektronskega usmerjanja naročil.
• Izberite 'Druge vrste dokumentov'.
• Izberite 'Potrdilo'.
• Vnesite do pet e-poštnih naslovov za prejemanje obvestil o prejetem blagu.
• Shranite spremembe.

Posodobitve statusa naročila:

Ko so prevzemi blaga omogočeni, so na voljo tudi nekateri dodatni statusi naročila. Podobno kot pri statusu 'Poslano' se bo ob prejemu GRN status naročila spremenil v 'Delno prejeto' ali 'Prejeto'.

Lociranje prevzemov blaga

Prevzeme blaga najdete na zavihku Izpolnitev.

Kliknite številko potrdila, da jo odprete in prikažete podrobnosti.

Ta vsebina nudi jasna navodila za potrditev, posodobitev in zavrnitev naročil ter ustvarjanje obvestil o odpremi za vaša naročila materiala. Za boljše razumevanje teh postopkov v praksi lahko dostopate do spodnjih povezav:

Ti viri zagotavljajo praktičen vpogled v omenjene procese. Vas prosimo, da jih raziščete, da bi poglobili svoje razumevanje