Materiálové zákazky

Materiálová zákazka sa vzťahuje na proces obstarávania, ktorý vyžaduje konkrétne fyzické položky, materiály alebo tovar od dodávateľov alebo zákazníkov. Tento proces je zásadný pre podniky, ktoré vyžadujú suroviny, komponenty alebo hotové výrobky na výrobu tovaru alebo poskytovanie služieb. Objednávky materiálu sa bežne spúšťajú prostredníctvom objednávky, v ktorej sú uvedené podrobnosti o požadovaných položkách vrátane množstva, špecifikácií, dátumov dodania a dohôd o stanovení ceny.

Materiálové zákazky zohrávajú kľúčovú úlohu v riadení logistického reťazca a zabezpečujú, aby podniky mali potrebné zdroje na efektívnu prevádzku a uspokojenie dopytu zákazníkov.

Po obdržaní objednávky materiálu objednávku spravidla potvrdíte prostredníctvom potvrdenia objednávky a overíte svoj súhlas s podmienkami uvedenými v objednávke. Toto potvrdenie slúži na potvrdenie dohody medzi vami a vaším zákazníkom a umožňuje všetky potrebné úpravy alebo úpravy zákazky pred splnením.

Pri obdržaní objednávky od vás niektorí zákazníci môžu vyžadovať, aby ste ju bezodkladne potvrdili potvrdením objednávky. Táto požiadavka sa však líši, a hoci niektorí zákazníci ju nemusia poveriť, môžu vám v prípade potreby ešte umožniť potvrdiť objednávku. To slúži na niekoľko účelov:

• Potvrdenie, či je objednávka úplne alebo čiastočne akceptovaná.
• Návrh akýchkoľvek požadovaných zmien objednávky. Ak sú navrhnuté zmeny, pred pokračovaním v aktualizovanej verzii objednávky počkajte na schválenie od zákazníka. To zaručuje úplné zosúladenie medzi vami a zákazníkom, pokiaľ ide o špecifiká zákazky.
• Zamietnutie objednávky v prípade potreby.

Upozorňujeme, že zatiaľ čo Potvrdenie objednávky je veľmi cenné a niekedy povinné, niektorí zákazníci ho nemusia vyžadovať. Aj keď ho pošlete, nemusia ho integrovať do svojho interného systému. Napriek tomu je dôležité dodržiavať tento proces pre tých, ktorí ho potrebujú.
Okrem toho pre objednávky materiálu možno budete musieť pri expedícii položiek poskytnúť dodávateľské avízo. Ak je na splnenie zákazky potrebných viacero zásielok, môžete vygenerovať niekoľko dodávateľských avíz, kým nebudú naplánované všetky materiály.

Pre servisné objednávky môže byť potrebné odoslať list evidencie výkonov. Podrobné pokyny k tomuto procesu nájdete v časti Servisná objednávka.

Vždy si pozrite pokyny poskytnuté vaším zákazníkom, aby ste určili, ktoré konkrétne doklady sú potrebné pre každú objednávku. To zaisťuje hladké spracovanie a plnenie zákaziek podľa požiadaviek vášho zákazníka.

Poznámka: Ak používate štandardné konto, môžete tiež navštíviť túto stránku  alebo si pozrieť tento  zoznam videí, kde nájdete príslušné pokyny. 

Potvrdenie zákazky

Vytvorte potvrdenie, ktoré informuje kupujúceho o stave objednávky.

Kroky na potvrdenie celej zákazky:

V zobrazení objednávky kliknite na Vytvoriť potvrdenie objednávky > Potvrdiť celú objednávku.

1. Prejdite na zobrazenie objednávky.
2. Kliknite na „Vytvoriť potvrdenie objednávky“ a potom na „Potvrdiť celú objednávku“.
3. Zadajte jedinečné číslo potvrdenia na účely identifikácie.
4. Voliteľne zadajte Odhadovaný dátum expedície alebo Odhadovaný dátum dodania, aby sa použili na všetky jednotlivé položky. (Môžete zoskupiť súvisiace jednotlivé položky alebo sadu tovaru na zjednodušené spracovanie).
5. Prejdite na ďalší krok kliknutím na „Ďalej“.
6. Dôkladne skontrolujte potvrdenie zákazky.
7. Po potvrdení kliknite na tlačidlo „Odoslať“ a dokončite proces.

Zamietnuť celú zákazku

1. V náhľade objednávky kliknite na Vytvoriť potvrdenie objednávky > Zamietnuť celú objednávku.
   
2. Zadajte potvrdenie a zopár komentárov.
   
3. Kliknite na Zamietnuť zákazku.

Po odoslaní potvrdenia zákazky sa Status zákazky zobrazí ako Zamietnuté.

Poznámka: Váš zákazník vám nemusí povoliť zamietnuť Objednávky z obchodných alebo technických dôvodov. V takýchto prípadoch bude možnosť zamietnutia sivá.

Aktualizovať jednotlivé položky

1. V náhľade objednávky kliknite na Vytvoriť potvrdenie objednávky > Aktualizovať jednotlivú položku.
   
2. Vyplňte požadované informácie (rovnaké ako pri možnosti Potvrdiť všetko).
   
3. Prejdite nadol, aby ste zobrazili jednotlivé položky, a zadajte príslušné hodnoty. V závislosti od polí, ktoré vyplníte, sa v tlačidle Detaily zobrazia rôzne možnosti. 
   
4. Potvrdenie – čiastka potvrdených položiek. Kliknutím na Detaily môžete zadať riadok a pridať/aktualizovať ďalšie detaily (referencia #, cena...)
   
5. Nevybavená zákazka - položky sú spätne objednané. Keď budú k dispozícii, vygenerujte ďalšie potvrdenie zákazky na potvrdenie.
   
6. Zamietnutie – zadajte dôvod, prečo sú tieto položky zamietnuté.

Po dokončení kliknite na Ďalej. Pred kliknutím na tlačidlo Odoslať si potom skontrolujte potvrdenie. 

Ak chcete zmeniť objednávku, musíte zvyčajne počkať na aktualizáciu zákazníka odoslaním revidovanej objednávky. Následne, ako formu potvrdenia, môžete vygenerovať konečné potvrdenie objednávky na overenie vašej spokojnosti s revidovanou verziou. Ak nepotvrdíte, nebudete môcť zákazku spracovať.

Aktualizovať jedn.položky: Potvrdiť/aktualizovať detaily

1. Zadajte množstvo do poľa Potvrdiť zadanie dát. 
   
2. Kliknutím na Detaily  zadáte detaily týkajúce sa zmeny ceny.
   
3. Enter:
   
4. Aktualizovaná cena - pole Jednotková cena
   
5. Nahradenia položky - pole dielu dodávateľa 
   
6. Komentáre k zmene ceny
   
7. Popis aktualizácie - popis
   
8. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Poznámka: Každý vzťah so zákazníkom môže použiť rôzne pravidlá transakcie a spôsobiť, že niektoré polia nie sú upraviteľné

Aktualizovať jednotlivé položky: Nevybavená zákazka

1. Zadajte spätne objednané množstvo do poľa zadávania dát zostatku. 
   
2. Kliknutím na Detaily zadáte Komentáre a Odhadované dátumy expedície a doručenia pre nevybavené položky na stránke Detaily statusu.
   
3. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Aktualizovať jednotlivé položky: Zamietnuť

1. Ak chcete položku zamietnuť, zadajte množstvo do poľa zadávania dát Zamietnuť.
2. Kliknite na Detaily, aby ste zadali dôvod zamietnutia do poľa Komentáre na stránke Detaily statusu.
3. Po dokončení kliknite na tlačidlo OK.

Aktualizácia jednotl.položiek: Viacnásobné zmeny

Pokračujte v aktualizácii statusu pre každú jednotlivú položku v objednávke. Po dokončení kliknite na Ďalej, aby ste prešli na kontrolnú stránku.

1. Skontrolujte potvrdenie objednávky > kliknite na Odoslať. Potvrdenie vašej objednávky je odoslané kupujúcemu.
2. Status zákazky sa zobrazí ako Čiastočne potvrdené/Nevybavené/Zamietnuté, ak položky neboli úplne potvrdené, spätne objednané alebo zamietnuté.
3. Kliknite na Hotovo

Pridanie príloh

Ak to zákazník povoľuje, môžete do potvrdenia objednávky pridať prílohy. Jednoducho vyhľadajte v počítači príslušné súbory a kliknite na položku Pridať prílohu. 

Celková veľkosť všetkých príloh nemôže prekročiť 10 MB.

Dodávateľské avízo

Vytvorte dodávateľské avízo, aby ste informovali zákazníkov o aktuálnom stave ich zákazky. 

Vytvoriť dodávateľské avízo

Po príprave položiek na expedíciu iniciujte dodávateľské avízo. Na jednu objednávku je možné odoslať viacero dodávateľských avíz.

1. Pokračujte kliknutím na „Vytvoriť dodávateľské avízo“.

2. Overiť detaily expedície:

   1. Zabezpečte presnosť v informáciách „Odosielateľ“ aj „Príjemca dodávky“.

   2. V prípade potreby aktualizujte informácie výberom možnosti „Aktualizovať adresu“. Polia označené hviezdičkou (*) sú povinné.

3. Kliknutím na „OK“ potvrďte a pokračujte v upozornení.

   Poznámka: Keď sa rozhodnete vytvoriť dodávateľské avízo pre urýchlené množstvo, status objednávky sa aktualizuje na Čiastočne odoslané.

Dodržiavajte konkrétne pokyny poskytnuté zákazníkom týkajúce sa požadovaných informácií, ktoré majú byť zahrnuté v dodávateľských avízach

Hlavička - informácie o expedícii, sledovaní a preprave

1. Vyplňte požadované informácie vo formulári. ID baliaceho listu je ľubovoľné číslo, ktoré používate na identifikáciu dodávateľského avíza.
   
2. Zvoľte Názov prepravcu a potom sa zobrazí číslo sledovania a spôsob expedície.
   
3. Dodacie podmienky a ďalšie podrobnosti o preprave môžu byť zahrnuté vo všetkých dodávateľských avízach, aby sa podporil širší rozsah spolupráce v oblasti informácií o preprave.
   

Informácie, ktoré potrebujete poskytnúť, závisia od vašich existujúcich obchodných procesov a pravidiel transakcií nastavených vaším zákazníkom. 

Detaily jednotlivej položky

1. Prejdite nadol, aby ste zobrazili informácie o jednotlivej položke a aktualizovali množstvo odoslané pre každú položku.
   
2. Aktualizovať množstvo expedície, aby odrážalo expedované množstvo.
   
3. Kliknutím na Ďalej prejdete na kontrolu dodávateľského avíza.
   
4. Po kontrole dodávateľského avíza kliknite na Odoslať, aby ste odoslali dodávateľské avízo svojmu zákazníkovi.
   
5. Po odoslaní dodávateľského avíza sa status objednávky aktualizuje na Odoslané. Odoslané dodávateľské avíza je možné zobraziť na karte Plnenie alebo kliknutím na odkaz pod Súvisiace doklady zo zobrazenia objednávky.
   
6. Kliknite na Hotovo.

Poznámka: Dodávateľské avíza poskytujú vylepšenú komunikáciu, aby sa zabránilo zbytočným hovorom na oddelenie podpory objednávok.

Príjem materiálu

Niektorí zákazníci vám odošlú oznámenie o príjme materiálu (GRN), aby potvrdili, že skutočne prijali dodaný materiál. Toto zvyčajne spustí proces fakturácie/platby.

Čo je to oznámenie o príjme materiálu

Keď je táto možnosť aktivovaná, GRN vás informujú o tom, čo váš zákazník prijal vo svojom systéme z odoslanej zásielky. GRN sa môže odosielať len na informačné účely, ale môže byť tiež potrebné, aby dodávatelia generovali faktúry za skutočný prijatý materiál. Často slúži ako spúšťač procesu fakturácie. V niektorých prípadoch zostane tlačidlo „Vytvoriť faktúru“ neaktívne, kým sa neprijme GRN.

Konfigurácia hlásení pre príjem materiálu:

Na zabezpečenie včasnej fakturácie môžu dodávatelia konfigurovať oznámenia pre oznámenia o príjme materiálu. Postupujte podľa týchto krokov:

• Prejdite na Smerovanie elektronickej objednávky.
• Vyberte 'Iné druhy dokladov'.
• Zvoľte 'Doklad'.
• Zadajte až päť e-mailových adries na príjem oznámení o prijatom tovare.
• Uložte zmeny.

Aktualizácie stavu objednávky:

Keď sú aktivované príjmy materiálu, sú k dispozícii aj niektoré ďalšie statusy objednávok. Podobne ako status „Odoslané“, keď sa príjme GRN, status objednávky sa zmení na „Čiastočne prijaté“ alebo „Prijaté“.

Stanovenie príjmov materiálu

Príjmy materiálu nájdete na karte Plnenie.

Kliknutím na číslo dokladu ho otvoríte a zobrazíte detaily.

Tento obsah poskytuje jasný návod, ako potvrdiť, aktualizovať a zamietnuť vaše objednávky, ako aj vytvárať dodávateľské avíza pre vaše objednávky materiálu. Ak chcete lepšie pochopiť tieto postupy v praxi, môžete prejsť na prepojenia nižšie:

Tieto zdroje poskytujú praktický prehľad o uvedených procesoch. Neváhajte a preskúmajte ich, aby ste prehĺbili svoje porozumenie