Comenzi de material

O comandă de material se referă la un proces de aprovizionare care solicită anumite poziții fizice, materiale sau bunuri de la furnizori sau clienți. Acest proces este fundamental pentru companiile care necesită materii prime, componente sau produse finite pentru a fabrica bunuri sau a furniza servicii. Comenzile de materiale sunt inițiate de obicei printr-o comandă de aprovizionare (CA), care prezintă detaliile pozițiilor solicitate, inclusiv cantitatea, specificațiile, termenele de livrare și acordurile de stabilire a prețului.

Comenzile de materiale joacă un rol esențial în gestionarea lanțului de aprovizionare, asigurându-se că întreprinderile au resursele necesare pentru a funcționa eficient și pentru a satisface cererea clienților.

La primirea unei comenzi de materiale, de obicei, veți confirma comanda printr-o confirmare de comandă, verificând acceptarea termenilor și condițiilor descrise în comanda fermă. Această confirmare servește la confirmarea acordului dintre dvs. și clientul dvs. și permite orice ajustări sau modificări necesare ale comenzii înainte de îndeplinire.

Atunci când recepționați o comandă fermă, unii clienți vă pot solicita să o confirmați prompt cu o confirmare de comandă. Cu toate acestea, această cerință variază și, deși este posibil ca unii clienți să nu o mandateze, este posibil să vă permită să confirmați comanda, dacă este necesar. Acest lucru servește mai multor scopuri:

• Confirmarea acceptării complete sau parțiale a comenzii ferme.
• Propunerea oricăror modificări necesare la CA. Dacă sunt sugerate modificări, așteptați aprobarea de la client înainte de a continua cu versiunea actualizată a comenzii ferme. Acest lucru garantează alinierea completă între dvs. și client în ceea ce privește detaliile comenzii.
• Respingerea comenzii ferme, dacă este necesar.

Rețineți că, deși Confirmarea de comandă este foarte valoroasă și uneori obligatorie, este posibil ca unii clienți să nu aibă nevoie de aceasta. Chiar dacă îl trimiteți, este posibil ca aceștia să nu îl integreze în sistemul lor intern. Cu toate acestea, este important să adere la acest proces pentru cei care au nevoie de el.
În plus, pentru comenzile ferme de materiale, este posibil să fie nevoie să furnizați un aviz de expediere la expedierea articolului/articolelor. Dacă sunt necesare mai multe expedieri pentru îndeplinirea comenzii, puteți genera mai multe avize de expediere până când toate articolele sunt expediate.

Pentru comenzile ferme de servicii, vi se poate solicita să transmiteți o fișă de intrare servicii. Consultați secțiunea CA de serviciu pentru instrucțiuni detaliate despre acest proces.

Consultați întotdeauna instrucțiunile furnizate de clientul dvs. pentru a determina ce documente specifice sunt necesare pentru fiecare comandă. Acest lucru asigură prelucrarea și îndeplinirea fără probleme a comenzilor conform cerințelor clientului dvs.

Notă: Dacă utilizați un cont standard, puteți, de asemenea, să vizitați această pagină  sau să urmăriți această  listă de redare video  pentru instrucțiuni dedicate. 

Confirmare comandă

Creați o confirmare pentru a informa achizitorul cu privire la situația comenzii.

Pași pentru confirmarea întregii comenzi:

Din imaginea CA, faceți clic pe Creare confirmare de comandă > Confirmare comandă întreagă.

1. Navigați la imaginea CA.
2. Faceți clic pe „Creare confirmare de comandă” urmată de „Confirmare comandă întreagă”.
3. Introduceți Numărul de confirmare unic în scop de identificare.
4. Opțional, specificați Data de expediere estimată sau Data de livrare estimată de aplicat la toate articolele-linie. (Puteți grupa articolele-linie sau produsele din trusă aferente pentru procesarea optimizată).
5. Continuați la pasul următor efectuând click pe „Următor”.
6. Revizuiți cu atenție confirmarea de comandă.
7. După confirmare, faceți click pe "Transmitere" pentru a finaliza procesul.

Respingere comandă întreagă

1. Din imaginea CA, faceți clic pe Creare confirmare de comandă > Respingere comandă întreagă.
   
2. Introduceți Confirmare și câteva comentarii.
   
3. Faceți clic pe Respingere comandă.

După ce confirmarea de comandă este transmisă, Situația comenzii va fi afișată ca Respins.

Notă: este posibil ca clientul dvs. să nu vă permită să respingeți comenzi din motive comerciale sau tehnice. În astfel de cazuri, opțiunea de respingere va fi estompată.

Actualizare poziții individuale

1. Din imaginea CA, faceți clic pe Creare confirmare de comandă > Actualizare articol-linie.
   
2. Completați informațiile solicitate (aceleași ca pentru opțiunea Confirmare tot).
   
3. Defilați în jos pentru a vizualiza pozițiile individuale și introduceți valorile relevante. În funcție de câmpurile pe care le completați, butonul Detalii va afișa diferite opțiuni. 
   
4. Confirmare – Sumă de poziții confirmate. Efectuând click pe Detalii, puteți introduce linia și adăuga/actualiza alte detalii (nr. de referință, preț...)
   
5. Comandă neonorată – Articolele sunt comandate în așteptare. După ce sunt disponibile, generați o altă confirmare de comandă pentru confirmare.
   
6. Respingere – Introduceți un motiv pentru care aceste poziții sunt respinse.

După ce ați terminat, faceți click pe Următor. Apoi revizuiți confirmarea înainte de a face clic pe Transmitere. 

Dacă doriți să modificați comanda fermă, de obicei trebuie să așteptați ca clientul dvs. să o actualizeze trimițând o comandă revizuită. Ulterior, ca formă de confirmare, puteți genera o confirmare finală a comenzii ferme pentru a vă valida satisfacția față de versiunea revizuită. Dacă nu confirmați, nu veți putea prelucra comanda.

Actualizare poziții individuale: confirmare/actualizare detalii

1. Introduceți cantitatea în câmpul Confirmare intrare date. 
   
2. Click pe Detalii  pt. a introduce detalii privind modificarea de preț.
   
3. Introduceți:
   
4. Preț actualizat - câmp Preț unitar
   
5. Înlocuiri poziție - câmp piesă furnizor 
   
6. Observații privind modificarea prețului
   
7. Actualizare descriere - Descriere
   
8. Faceți clic pe OK când ați terminat.

Notă: fiecare relație cu clientul poate aplica reguli de tranzacții diferite și poate face unele câmpuri needitabile

Actualizare poziții individuale: comandă neonorată

1. Introduceți cantitatea comandată înapoi în câmpul de introducere date comandă neonorată. 
   
2. Click pe Detalii pentru a introduce Comentarii și Termene de expediție și livrare estimate pentru pozițiile comandate în așteptare pe pagina Detalii stare.
   
3. Faceți clic pe OK când ați terminat.

Actualizare poziții individuale: respingere

1. Introduceți cantitatea în câmpul Respingere intrare de date pentru a respinge poziția.
2. Faceți clic pe Detalii pentru a introduce un motiv pentru respingere în câmpul Comentarii de pe pagina Detalii stare.
3. Faceți clic pe OK când ați terminat.

Actualizare poziții individuale: modificări multiple

Continuați să actualizați starea pentru fiecare poziție individuală din comanda de aprovizionare. După finalizare, faceți click pe Următor pentru a trece la pagina de revizuire.

1. Revizuiți confirmarea de comandă > faceți clic pe Transmitere. Confirmarea dvs. de comandă este trimisă achizitorului dvs.
2. Situația comenzii va fi afișată ca Parțial confirmată/Comandată în așteptare/Respinsă dacă articolele nu au fost confirmate integral, comandate retroactiv sau respinse.
3. Click pe Efectuat

Adăugare anexe

În cazul în care clientul dvs. permite, puteți adăuga anexe la confirmarea CA. Pur și simplu răsfoiți computerul pentru fișierele relevante și faceți clic pe Adăugare atașament. 

Mărimea totală a tuturor atașamentelor nu poate depăși 10 MB.

Aviz de expediere

Creați o notificare de expediție pentru a informa clienții despre starea curentă a comenzii lor. 

Creare aviz de expediere

Inițiați un aviz de expediere odată ce articolele sunt pregătite pentru expediere. Este posibilă trimiterea mai multor avize de expediere per comandă fermă.

1. Faceți clic pe „Creare aviz de expediere” pentru a continua.

2. Verificare detalii expediție:

   1. Asigurați acuratețea atât în informațiile "Expediere de la", cât și în "Livrare la".

   2. Dacă este necesar, actualizați informațiile selectând "Actualizare adresă". Câmpurile marcate cu asterisc (*) sunt obligatorii.

3. Efectuați click pe "OK" pentru a confirma și a continua cu notificarea.

   Notă: Atunci când decideți să creați un aviz de expediere pentru cantitatea accelerată, situația comenzii ferme va fi actualizată la Expediat parțial.

Respectați instrucțiunile specifice furnizate de client privind informațiile necesare care trebuie incluse în avizele de expediere

Antet - informații expediție, urmărire și transport

1. Completați informațiile solicitate în formular. Codul listei de colisaj este orice număr pe care îl utilizați pentru a identifica avizul de expediere.
   
2. Alegeți Nume transportator și apoi va apărea Nr. urmărire și Metodă de expediție.
   
3. Condițiile de livrare și alte detalii de transport pot fi incluse în toate avizele de expediere pentru a sprijini o gamă mai largă de colaborări privind informațiile despre expediere.
   

Informațiile pe care trebuie să le furnizați depind de procesele dvs. de afaceri existente și de regulile de tranzacție configurate de clientul dvs. 

Detalii poziție individuală

1. Derulați în jos pentru a vedea informațiile despre articolul-linie și actualizați cantitatea expediată pentru fiecare articol-linie.
   
2. Actualiz.cant.exped. pt. a reflecta cantitatea expediată.
   
3. Click pe Următor pentru a continua cu revizuirea avizului dvs. de expediere.
   
4. După revizuirea avizului dvs. de expediere, faceți clic pe Transmitere pentru a trimite avizul de expediere clientului dvs.
   
5. După transmiterea avizului de expediere, situația comenzii va fi actualizată la Expediat. Avizele de expediere transmise pot fi vizualizate din fila Executare sau făcând clic pe linkul din Documente conexe din Afișare comandă fermă.
   
6. Click pe Efectuat.

Notă: avizele de expediere oferă comunicări îmbunătățite pentru a ajuta la evitarea apelurilor inutile către departamentul de asistență pentru comenzi.

Intrare bunuri

Unii clienți vă vor trimite o notificare de intrare bunuri (GRN) pentru a confirma că au primit efectiv bunurile expediate. De obicei, acest lucru declanșează procesul de facturare/plată.

Ce este o notificare de intrare bunuri

Când este activat, GRN-urile vă informează despre ce a primit clientul dvs. în sistemul său din expedierea pe care ați expediat-o. GRN poate fi expediat doar în scop informativ, dar poate fi, de asemenea, necesar ca furnizorii să genereze facturi pentru bunurile efective primite. Deseori servește ca declanșator pentru procesul de facturare. În unele cazuri, butonul 'Creare factură' va rămâne inactiv până când este primit un GRN.

Configurarea notificărilor pentru intrarea de bunuri:

Pentru a asigura facturarea la timp, furnizorii pot configura notificări pentru avizele de recepție de bunuri. Urmați acești pași:

• Navigați la Dirijarea comenzilor electronice.
• Selectați 'Alte tipuri doc.'.
• Alegeți 'Chitanță'.
• Introduceți până la cinci adrese de e-mail pentru a primi notificări despre bunurile primite.
• Salvați modificările.

Actualizări situație comandă fermă:

Când intrările de bunuri sunt activate, sunt disponibile și unele stări CA suplimentare. Similar cu situația „Expediat”, când se primește un GRN, situația comenzii ferme se va modifica în „Parțial recepționat” sau „Primit”.

Localizare intrări de bunuri

Puteți găsi Intrări de bunuri pe tabul Îndeplinire.

Faceți click pe numărul chitanței pentru a-l deschide și a afișa detaliile.

Acest conținut oferă îndrumări clare privind modul de confirmare, actualizare și respingere a comenzilor ferme, precum și crearea avizelor de expediere pentru comenzile ferme de materiale. Pentru a înțelege mai bine aceste proceduri în practică, puteți accesa link-urile de mai jos:

Aceste resurse oferă o perspectivă practică asupra proceselor menționate. Simțiți-vă liber să le explorați pentru a vă aprofunda înțelegerea