Pedidos de materiais

Um pedido de material refere-se a um processo de aquisição que solicita itens físicos, materiais ou mercadorias específicas de fornecedores ou clientes. Esse processo é fundamental para empresas que necessitam de matérias-primas, componentes ou produtos acabados para fabricar bens ou prestar serviços. Os pedidos de materiais geralmente são iniciados por meio de um Pedido de Compra (PO), que descreve os detalhes dos itens solicitados, incluindo quantidade, especificações, datas de entrega e acordos de preços.

Os pedidos de materiais desempenham um papel crítico na gestão da cadeia de abastecimento, garantindo que as empresas tenham os recursos necessários para operar de forma eficiente e atender à demanda dos clientes.

Ao receber um pedido de material, você normalmente confirmará o pedido por meio de uma Confirmação de Pedido, verificando sua aceitação dos termos e condições descritos na OC. Esta confirmação serve para confirmar o acordo entre você e seu cliente e permite quaisquer ajustes ou modificações necessárias no pedido antes do atendimento.

Ao receber uma ordem de compra, alguns clientes podem exigir que você a confirme imediatamente com uma confirmação do pedido. No entanto, esse requisito varia e, embora alguns clientes possam não exigi-lo, eles ainda poderão permitir que você confirme o pedido, se necessário. Isso serve a vários propósitos:

• Confirmar se o pedido foi aceito total ou parcialmente.
• Propor quaisquer modificações necessárias ao PO. Caso sejam sugeridas alterações, aguarde a aprovação do cliente antes de prosseguir com a versão atualizada do PO. Isso garante total alinhamento entre você e o cliente em relação às especificidades do pedido.
• Rejeitando o PO, se necessário.

Observe que embora a Confirmação do Pedido seja altamente valiosa e às vezes obrigatória, alguns clientes podem não exigi-la. Mesmo que você envie, eles podem não integrá-lo ao sistema interno. No entanto, é importante aderir a esse processo para aqueles que precisam dele. Além disso, para pedidos de compra de materiais, pode ser necessário fornecer um aviso de envio ao enviar o(s) item(s). Se forem necessárias várias remessas para atender o pedido, você poderá gerar vários Avisos de Envio até que todos os itens tenham sido despachados.

Para pedidos de serviço, pode ser necessário enviar uma folha de serviço. Consulte a seção PO de serviço para obter instruções detalhadas sobre esse processo.

Consulte sempre as instruções fornecidas pelo seu cliente para determinar quais documentos específicos são necessários para cada pedido. Isso garante um processamento e atendimento tranquilos dos pedidos de acordo com as necessidades do cliente.

Observação: se você estiver usando uma conta padrão, também poderá visitar esta página  ou assistir a esta  lista de reprodução de vídeos  para obter instruções específicas.  

Confirmação do pedido

Crie uma confirmação para informar o comprador sobre o status do pedido.

Etapas para confirmar todo o pedido:

Na visualização do pedido de compra, clique em Criar confirmação de pedido > Confirmar pedido inteiro.

1. Navegue até a visualização do pedido de compra.
2. Clique em “Criar confirmação de pedido” seguido de “Confirmar pedido inteiro”.
3. Insira o número de confirmação exclusivo para fins de identificação.
4. Opcionalmente, especifique a Data estimada de envio ou a Data estimada de entrega para aplicar a todos os itens de linha. (Você pode agrupar itens de linha relacionados ou produtos de kit para simplificar o processamento).
5. Prossiga para a próxima etapa clicando em “Avançar”.
6. Revise cuidadosamente a confirmação do pedido.
7. Após a confirmação, clique em “Enviar” para finalizar o processo.

Rejeitar pedido inteiro

1. Na visualização do pedido de compra, clique em Criar confirmação de pedido > Rejeitar pedido inteiro.
2. Insira a confirmação e alguns comentários.
3. Clique em Rejeitar pedido.

Assim que a confirmação do pedido for enviada, o Status do pedido será exibido como Rejeitado.

Observação : seu cliente pode não permitir que você rejeite pedidos por motivos comerciais ou técnicos. Nesses casos, a opção de rejeitar ficará esmaecida.

Atualizar itens de linha

1. Na visualização do pedido de compra, clique em Criar confirmação de pedido > Atualizar item de linha.
2. Preencha as informações solicitadas (iguais à opção Confirmar tudo).
3. Role para baixo para visualizar os itens de linha e insira os valores relevantes. Dependendo do(s) campo(s) preenchido(s), o botão Detalhes exibirá diferentes opções. 
4. Confirmar – Quantidade de itens confirmados. Clicar em Detalhes permite inserir a linha e adicionar/atualizar outros detalhes (número de referência, preço...)
5. Pedido em espera – os itens estão em espera. Assim que estiverem disponíveis, gere outra confirmação de pedido para confirmar.
6. Rejeitar – Insira um motivo pelo qual esses itens foram rejeitados.

Quando terminar, clique em Próximo . Em seguida, revise a Confirmação antes de clicar em Enviar . 

Se desejar alterar o pedido de compra, normalmente você deverá aguardar que seu cliente o atualize enviando um pedido revisado. Posteriormente, como forma de reconhecimento, você pode gerar uma confirmação final do pedido para validar sua satisfação com a versão revisada. Se você não confirmar, não poderá processar o pedido.

Atualizar itens de linha: confirmar/atualizar detalhes

1. Insira a quantidade no campo Confirmar entrada de dados. 
2. Clique em Detalhes  para inserir os detalhes sobre a alteração de preço.
3. Digitar:
4. Preço atualizado - campo Preço unitário
5. Substituições de itens - campo Peça do fornecedor 
6. Comentários sobre a mudança de preço
7. Descrição da atualização - Descrição
8. Clique em OK quando terminar.

Observação : cada relacionamento com o cliente pode aplicar regras de transação diferentes e tornar alguns campos não editáveis

Atualizar itens de linha: pedido pendente

1. Insira a quantidade solicitada no campo de entrada de dados de pedidos pendentes. 
2. Clique em Detalhes para inserir comentários e datas estimadas de envio e entrega para os itens em espera na página Detalhes do status.
3. Clique em OK quando terminar.

Atualizar itens de linha: rejeitar

1. Insira a quantidade no campo de entrada de dados rejeitados para rejeitar o item.
2. Clique em Detalhes para inserir um motivo para a rejeição no campo Comentários na página Detalhes do status.
3. Clique em OK quando terminar.

Atualizar itens de linha: múltiplas alterações

Continue a atualizar o status de cada item de linha na ordem de compra. Quando terminar, clique em Avançar para prosseguir para a página de revisão.

1. Revise a confirmação do pedido > clique em Enviar. A confirmação do seu pedido é enviada ao seu comprador.
2. O status do pedido será exibido como Parcialmente confirmado/Em espera/Rejeitado se os itens não tiverem sido totalmente confirmados, pedidos em espera ou rejeitados.
3. Clique em Concluído

Adicionando Anexos

Se o seu cliente permitir, você poderá adicionar anexos à sua confirmação de pedido de compra. Basta procurar em seu computador os arquivos relevantes e clicar em Adicionar anexo. 
 
O tamanho total de todos os anexos não pode exceder 10 MB.

Aviso de envio

Crie uma notificação de envio para informar os clientes sobre o status atual do pedido. 

Criar aviso de envio

Inicie um Aviso de Envio assim que os itens estiverem preparados para envio. É possível enviar vários Avisos de Envio por Ordem de Compra (PO).

1. Clique em “Criar Aviso de Navio” para prosseguir.

2. Verifique os detalhes do envio:

   1. Garanta a precisão nas informações de "Enviar de" e "Entregar para".

   2. Se necessário, atualize as informações selecionando “Atualizar endereço”. Os campos marcados com um asterisco são obrigatórios.

3. Clique em “OK” para confirmar e prosseguir com a notificação.

    

   Nota : Quando você decidir criar um aviso de remessa para a quantidade expedida, o status do pedido de compra será atualizado para Enviado Parcialmente.

    

Por favor, siga as instruções específicas fornecidas pelo cliente em relação às informações necessárias a serem incluídas nos Avisos de Navio

Cabeçalho – Informações sobre envio, rastreamento e transporte

1. Preencha as informações solicitadas no formulário. O Packing Slip ID é qualquer número que você usa para identificar o Aviso de Envio.
2. Escolha o nome da transportadora e, em seguida, o número de rastreamento e o método de envio serão exibidos.
3. Os Termos de Entrega e outros detalhes de transporte podem ser incluídos em todos os Avisos de Navio para apoiar uma gama mais ampla de colaboração de informações de remessa.

As informações que você precisa fornecer dependem dos seus processos de negócios existentes e das regras de transação configuradas pelo seu cliente. 

Detalhes do item de linha

1. Role para baixo para visualizar as informações do item de linha e atualizar a quantidade enviada para cada item de linha.
2. Atualize a quantidade de envio para refletir a quantidade que está sendo enviada.
3. Clique em Avançar para prosseguir com a revisão do Aviso de Envio.
4. Depois de revisar seu Aviso de Envio, clique em Enviar para enviar o Aviso de Envio ao seu cliente.
5. Após enviar seu Aviso de Envio, o Status do Pedido será atualizado para Enviado. Os avisos de envio enviados podem ser visualizados na guia Cumprimento ou clicando no link abaixo de Documentos Relacionados na Visualização do Pedido de Compra.
6. Clique em Concluído.

Observação : os avisos de envio fornecem comunicações aprimoradas para ajudar a evitar chamadas desnecessárias ao departamento de suporte de pedidos.

Entrada de mercadorias

Alguns clientes enviarão a você um Aviso de Recebimento de Mercadorias (GRN) para confirmar que efetivamente receberam as mercadorias enviadas. Isso normalmente aciona o processo de faturamento/pagamento.

O que é um aviso de recebimento de mercadorias

Quando ativados, os GRNs informam o que seu cliente recebeu em seu sistema da remessa que você enviou. O GRN pode ser enviado apenas para fins informativos, mas também pode ser necessário que os fornecedores gerem faturas para as mercadorias efetivamente recebidas. Muitas vezes serve como gatilho para o processo de faturamento. Em alguns casos, o botão 'Criar fatura' permanecerá inativo até que um GRN seja recebido.

Configurando Notificações para Recebimento de Mercadorias:

Para garantir o faturamento dentro do prazo, os fornecedores podem configurar notificações para Avisos de Recebimento de Mercadorias. Siga esses passos:

• Navegue até Roteamento eletrônico de pedidos.
• Selecione 'Outros tipos de documentos'.
• Escolha 'Recibo'.
• Insira até cinco endereços de e-mail para receber notificações sobre mercadorias recebidas.
• Salve as alterações.

Atualizações de status do pedido de compra:

Quando as entradas de mercadorias estão habilitadas, alguns status adicionais de pedidos de compra também ficam disponíveis. Semelhante ao status 'Enviado', quando um GRN é recebido, o status do pedido mudará para 'Recebido Parcialmente' ou 'Recebido'.

Localizando recibos de mercadorias

Você pode encontrar recebimentos de mercadorias na guia Cumprimento .

Clique no número do recibo para abri-lo e exibir os detalhes.

Este conteúdo fornece orientações claras sobre como confirmar, atualizar e rejeitar seus pedidos de compra, bem como criar avisos de envio para seus pedidos de materiais. Para entender melhor esses procedimentos na prática, você pode acessar os links abaixo:

Esses recursos fornecem uma visão prática dos processos mencionados. Sinta-se à vontade para explorá-los para aprofundar sua compreensão

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