Zamówienia materiałowe

Zamówienie materiałowe odnosi się do procesu zaopatrzenia, w ramach którego żąda się od dostawców lub klientów określonych elementów fizycznych, materiałów lub towarów. Proces ten ma fundamentalne znaczenie dla przedsiębiorstw, które potrzebują surowców, komponentów lub gotowych produktów do produkcji towarów lub świadczenia usług. Zamówienia materiałów są zwykle inicjowane poprzez zamówienie (PO), które zawiera szczegółowe informacje na temat żądanych pozycji, w tym ilość, specyfikacje, terminy dostaw i ustalenia cenowe.

Zamówienia materiałowe odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu łańcuchem dostaw, zapewniając przedsiębiorstwom zasoby niezbędne do wydajnego działania i zaspokajania potrzeb klientów.

Po otrzymaniu zamówienia na materiały zazwyczaj potwierdzasz je poprzez Potwierdzenie zamówienia, weryfikując akceptację warunków określonych w zamówieniu (PO). Potwierdzenie to służy potwierdzeniu umowy pomiędzy Tobą a Twoim klientem i umożliwia dokonanie wszelkich niezbędnych poprawek lub modyfikacji zamówienia przed jego realizacją.

Po otrzymaniu zamówienia niektórzy klienci mogą wymagać jego niezwłocznego potwierdzenia w formie potwierdzenia zamówienia. Jednak ten wymóg jest różny i chociaż niektórzy klienci mogą go nie wymagać, w razie potrzeby mogą nadal pozwolić na potwierdzenie zamówienia. Służy to kilku celom:

• Potwierdzenie, czy zamówienie zostało w pełni lub częściowo zaakceptowane.
• Proponowanie wszelkich wymaganych zmian w zamówieniu (PO) . Jeśli zasugerowane są zmiany, przed przystąpieniem do zaktualizowanej wersji zamówienia zakupu należy poczekać na zatwierdzenie przez klienta. Gwarantuje to pełną zgodność między Tobą a klientem w zakresie szczegółów zamówienia.
• W razie potrzeby odrzucenie PO.

Należy pamiętać, że chociaż Potwierdzenie zamówienia jest bardzo cenne i czasami obowiązkowe, niektórzy klienci mogą go nie wymagać. Nawet jeśli go wyślesz, mogą nie zintegrować go ze swoim systemem wewnętrznym. Niemniej jednak ważne jest, aby przestrzegać tego procesu w przypadku tych, którzy tego wymagają. Ponadto w przypadku materiałów, zamówienie (PO)  może być konieczne przedstawienie powiadomienia o wysyłce przy wysyłce przedmiotu(ów). Jeśli do realizacji zamówienia potrzeba wielu wysyłek, możesz wygenerować kilka Powiadomień o wysyłce, dopóki wszystkie pozycje nie zostaną wysłane.

W przypadku zamówień zakupu usług może być wymagane przesłanie karty usług. Szczegółowe instrukcje dotyczące tego procesu można znaleźć w części dotyczącej zamówienia usługi.

Zawsze zapoznaj się z instrukcjami dostarczonymi przez klienta, aby określić, jakie konkretne dokumenty są wymagane w przypadku każdego zamówienia. Zapewnia to płynną realizację i realizację zamówień zgodnie z wymaganiami Klienta.

Uwaga: jeśli korzystasz z konta standardowego, możesz także odwiedzić tę stronę  lub obejrzeć tę  playlistę wideo  , aby uzyskać szczegółowe instrukcje. 

Potwierdzenie zamówienia

Utwórz potwierdzenie, aby poinformować kupującego o statusie zamówienia.

Kroki, aby potwierdzić całe zamówienie:

W widoku zamówienia (PO) kliknij opcję Utwórz potwierdzenie zamówienia > Potwierdź całe zamówienie.

1. Przejdź do widoku zamówienia (PO).
2. Kliknij „Utwórz potwierdzenie zamówienia”, a następnie „Potwierdź całe zamówienie”.
3. Wprowadź unikalny numer potwierdzenia w celach identyfikacyjnych.
4. Opcjonalnie określ szacowaną datę wysyłki lub szacowaną datę dostawy, aby zastosować ją do wszystkich pozycji zamówienia. (Możesz grupować powiązane pozycje zamówienia lub zestawy towarów w celu usprawnienia przetwarzania).
5. Przejdź do następnego kroku, klikając „Dalej”.
6. Zapoznaj się dokładnie z potwierdzeniem zamówienia.
7. Po potwierdzeniu kliknij „Prześlij”, aby zakończyć proces.

Odrzuć całe zamówienie

1. W widoku zamówienie (PO) kliknij opcję Utwórz potwierdzenie zamówienia > Odrzuć całe zamówienie.
   
2. Wprowadź Potwierdzenie i kilka komentarzy.
   
3. Kliknij opcję Odrzuć zamówienie.

Po przesłaniu potwierdzenia zamówienia status zamówienia wyświetli się jako Odrzucone.

Uwaga : Twój klient może nie pozwolić Ci na odrzucanie Zamówień ze względów biznesowych lub technicznych. W takich przypadkach opcja odrzucenia będzie wyszarzona.

Zaktualizuj elementy zamówienia

1. W widoku zamówienia kliknij opcję Utwórz potwierdzenie zamówienia > Aktualizuj element zamówienia.
   
2. Wprowadź wymagane informacje (tak samo jak w przypadku opcji Potwierdź wszystko).
   
3. Przewiń w dół, aby wyświetlić elementy zamówienia i wprowadź odpowiednie wartości. W zależności od wypełnionych pól przycisk Szczegóły wyświetli różne opcje. 
   
4. Potwierdź — liczba potwierdzonych pozycji. Kliknięcie Szczegóły umożliwia wprowadzenie wiersza i dodanie/aktualizację innych szczegółów (nr referencyjny, cena...)
   
5. Zamówienie oczekujące – elementy są zamówione zaległe. Gdy będą dostępne, wygeneruj kolejne potwierdzenie zamówienia, aby je potwierdzić.
   
6. Odrzuć — wprowadź powód odrzucenia tych pozycji.

Gdy już skończysz, kliknij Dalej . Następnie przejrzyj potwierdzenie przed kliknięciem przycisku Prześlij . 

Jeśli chcesz zmienić zamówienie zakupu, zazwyczaj musisz poczekać, aż klient je zaktualizuje, wysyłając poprawione zamówienie. Następnie, jako formę potwierdzenia, możesz wygenerować ostateczne potwierdzenie zamówienia, aby potwierdzić swoje zadowolenie z poprawionej wersji. Jeśli nie potwierdzisz, realizacja zamówienia nie będzie możliwa.

Aktualizuj elementy zamówienia: Potwierdź/zaktualizuj szczegóły

1. Wprowadź ilość w polu Potwierdź wprowadzenie danych. 
   
2. Kliknij Szczegóły  , aby wprowadzić szczegóły dotyczące zmiany ceny.
   
3. Wchodzić:
   
4. Zaktualizowana cena – pole Cena jednostkowa
   
5. Zastąpienia pozycji - pole Część dostawcy 
   
6. Uwagi dotyczące zmiany ceny
   
7. Opis aktualizacji - Opis
   
8. Po zakończeniu kliknij OK.

Uwaga : w przypadku każdej relacji z klientem mogą obowiązywać inne reguły transakcji i sprawić, że niektórych pól nie będzie można edytować

Zaktualizuj elementy zamówienia: Zamówienie oczekujące

1. Wprowadź zamówioną ilość w polu wprowadzania danych zamówienia oczekującego. 
   
2. Kliknij opcję Szczegóły , aby wprowadzić komentarze oraz szacowane daty wysyłki i dostawy dla towarów zamówionych z opóźnieniem na stronie Szczegóły statusu.
   
3. Po zakończeniu kliknij OK.

Zaktualizuj elementy zamówienia: Odrzuć

1. Wprowadź ilość w polu Odrzuć dane, aby odrzucić artykuł.
2. Kliknij opcję Szczegóły , aby wprowadzić powód odrzucenia w polu Komentarze na stronie Szczegóły statusu.
3. Po zakończeniu kliknij OK.

Zaktualizuj elementy zamówienia: wiele zmian

Kontynuuj aktualizację statusu każdej pozycji zamówienia. Po zakończeniu kliknij przycisk Dalej, aby przejść do strony recenzji.

1. Przejrzyj potwierdzenie zamówienia > kliknij Prześlij. Potwierdzenie zamówienia zostanie wysłane do kupującego.
2. Status zamówienia będzie wyświetlany jako Częściowo potwierdzone/Zamówione/Odrzucone, jeśli pozycje nie zostały w pełni potwierdzone, zamówione ponownie lub odrzucone.
3. Kliknij Gotowe

Dodawanie załączników

Jeśli klient na to pozwala, możesz dodać załączniki do potwierdzenia zakupu. Po prostu przeglądaj komputer w poszukiwaniu odpowiednich plików i kliknij Dodaj załącznik. 

Łączny rozmiar wszystkich załączników nie może przekroczyć 10 MB.

Zawiadomienie o wysyłce

Utwórz powiadomienie o wysyłce, aby poinformować klientów o aktualnym statusie ich zamówienia. 

Utwórz powiadomienie o wysyłce

Zainicjuj powiadomienie o wysyłce, gdy produkty będą przygotowane do wysyłki. Możliwe jest wysłanie wielu powiadomień o wysyłce w ramach jednego zamówienia zakupu (PO).

1. Aby kontynuować, kliknij „Utwórz powiadomienie o wysyłce”.

2. Sprawdź szczegóły wysyłki:

   1. Zapewnij dokładność informacji „Wyślij z” i „Dostarcz do”.

   2. W razie potrzeby zaktualizuj informacje, wybierając „Aktualizuj adres”. Pola oznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe.

3. Kliknij „OK”, aby potwierdzić i kontynuować powiadomienie.

   Uwaga : jeśli zdecydujesz się utworzyć powiadomienie o wysyłce dla ilości przyspieszonej, status zamówienia zakupu zostanie zaktualizowany na Wysłane częściowo.

Należy przestrzegać szczegółowych instrukcji dostarczonych przez klienta w zakresie wymaganych informacji, które należy zawrzeć w Powiadomieniu o wysyłce

Nagłówek – Informacje o wysyłce, śledzeniu i transporcie

1. Wypełnij wymagane informacje w formularzu. Identyfikator listu przewozowego to dowolny numer używany do identyfikacji awiza wysyłki.
   
2. Wybierz nazwę przewoźnika, a następnie pojawi się numer śledzenia i metoda wysyłki.
   
3. Warunki dostawy i inne szczegóły dotyczące transportu mogą być zawarte we wszystkich powiadomieniach o wysyłce, aby zapewnić szerszy zakres współpracy w zakresie informacji o wysyłce.
   

Informacje, które musisz podać, zależą od istniejących procesów biznesowych i reguł transakcji skonfigurowanych przez klienta. 

Szczegóły elementu zamówienia

1. Przewiń w dół, aby wyświetlić informacje o pozycjach zamówienia i zaktualizować ilość wysłaną dla każdej pozycji zamówienia.
   
2. Zaktualizuj Ilość wysyłki, aby odzwierciedlała wysyłaną ilość.
   
3. Kliknij Dalej , aby przejść do przeglądu powiadomienia o wysyłce.
   
4. Po przejrzeniu powiadomienia o wysyłce kliknij przycisk Prześlij, aby wysłać powiadomienie o wysyłce do klienta.
   
5. Po przesłaniu powiadomienia o wysyłce status zamówienia zostanie zaktualizowany na Wysłane. Przesłane awiza wysyłki można przeglądać na karcie Realizacja lub klikając na łącze w obszarze Dokumenty powiązane w widoku zamówienia zakupu.
   
6. Kliknij Gotowe.

Uwaga : Powiadomienia o wysyłce zapewniają lepszą komunikację, co pozwala uniknąć niepotrzebnych połączeń z działem obsługi zamówień.

Odbiór towaru

Niektórzy klienci wyślą Ci powiadomienie o odbiorze towaru (GRN), aby potwierdzić, że faktycznie otrzymali wysłany towar. Zwykle uruchamia to proces fakturowania/płatności.

Co to jest powiadomienie o odbiorze towaru

Po włączeniu numery GRN informują Cię o tym, co Twój klient otrzymał w swoim systemie z wysłanej przez Ciebie przesyłki. Numer GRN może być wysyłany wyłącznie w celach informacyjnych, ale może być również konieczne wygenerowanie przez dostawców faktur za faktycznie otrzymany towar. Często służy jako czynnik uruchamiający proces fakturowania. W niektórych przypadkach przycisk „Utwórz fakturę” pozostanie nieaktywny do czasu otrzymania numeru GRN.

Konfigurowanie powiadomień o przyjęciu towaru:

Aby zapewnić terminowość fakturowania, dostawcy mogą skonfigurować powiadomienia dotyczące awizów odbioru towarów. Wykonaj następujące kroki:

• Przejdź do opcji Elektroniczne przekazywanie zamówień.
• Wybierz „Inne typy dokumentów”.
• Wybierz „Odbiór”.
• Podaj maksymalnie pięć adresów e-mail, na które będziesz otrzymywać powiadomienia o otrzymanym towarze.
• Zapisz zmiany.

Aktualizacje statusu PO:

Gdy włączone są przyjęcia materiałów, dostępne są także dodatkowe statusy zamówienia zakupu. Podobnie jak w przypadku statusu „Wysłano”, po otrzymaniu numeru GRN status zamówienia zakupu zmieni się na „Częściowo otrzymany” lub „Odebrany”.

Lokalizowanie przyjęć towarów

Przyjęcia towarów można znaleźć w zakładce Realizacja .

Kliknij numer paragonu, aby go otworzyć i wyświetlić szczegóły.

Ta treść zawiera wskazówki dotyczące potwierdzania, aktualizowania i odrzucania zamówień, a także tworzenia powiadomień o wysyłce dla materiałów PO. Aby lepiej zrozumieć te procedury w praktyce, możesz skorzystać z poniższych łączy:

Zasoby te zapewniają praktyczny wgląd w wspomniane procesy. Zachęcamy do zapoznania się z nimi, aby pogłębić swoje zrozumienie

Wróć