Materialordrer

En materialordre refererer til en anskaffelsesprosess som rekvirerer bestemte fysiske posisjoner, materialer eller varer fra leverandører eller kunder. Denne prosessen er grunnleggende for bedrifter som krever råvarer, komponenter eller ferdige produkter for å produsere varer eller yte tjenester. Materialordrer initieres vanligvis via en innkjøpsordre (IO) som viser detaljene for de rekvirerte posisjonene, inkludert kvantum, spesifikasjoner, leveringsdatoer og prisavtaler.

Materialordrer spiller en kritisk rolle i forsyningskjedestyring, og sikrer at bedrifter har de nødvendige ressursene til å operere effektivt og møte kundebehov.

Når du mottar en materialordre, vil du vanligvis bekrefte ordren via en ordrebekreftelse, og bekrefte at du godtar vilkårene og betingelsene som er beskrevet i innkjøpsordren. Denne bekreftelsen tjener til å bekrefte avtalen mellom deg og kunden, og tillater eventuelle nødvendige justeringer eller endringer av ordren før oppfyllelse.

Når du mottar en innkjøpsordre, kan noen kunder kreve at du umiddelbart bekrefter den med en ordrebekreftelse. Dette kravet varierer, og selv om noen kunder kanskje ikke krever det, kan det hende at du fortsatt kan bekrefte ordren hvis det er nødvendig. Dette tjener flere formål:

• Bekrefte om innkjøpsordren er helt eller delvis godkjent.
• Foreslå eventuelle nødvendige endringer av innkjøpsordren. Hvis det foreslås endringer, venter du på godkjenning fra kunden før du fortsetter med den oppdaterte versjonen av innkjøpsordren. Dette garanterer full tilpasning mellom deg og kunden når det gjelder ordrespesifikasjonene.
• Avvise innkjøpsordren om nødvendig.

Merk at selv om ordrebekreftelsen er svært verdifull og noen ganger obligatorisk, kan det hende at noen kunder ikke krever det. Selv om du sender den, er det ikke sikkert at de integrerer den i sitt interne system. Likevel er det viktig å følge denne prosessen for de som trenger det.
I tillegg kan det hende at du må oppgi en leveringsmelding for materialinnkjøpsordrer når du sender varen(e). Hvis det kreves flere forsendelser for å oppfylle ordren, kan du generere flere leveringsmeldinger til alle posisjonene er sendt.

For tjenesteinnkjøpsordrer må du kanskje sende et tjenesteregistreringsskjema. Se delen Service PO for detaljerte instruksjoner om denne prosessen.

Se alltid instruksjonene fra kunden for å fastsette hvilke spesifikke dokumenter som kreves for hver ordre. Dette sikrer problemfri behandling og oppfyllelse av ordrer etter kundens behov.

Merk: Hvis du bruker en standardkonto, kan du også gå til denne siden  eller se på denne  videospillelisten  for å få dedikerte instruksjoner. 

Ordrebekreftelse

Opprett en bekreftelse for å informere kjøperen om ordrestatusen.

Trinn for å bekrefte hele ordren:

Fra IO-visningen klikker du på Opprett ordrebekreftelse > Bekreft hele ordren.

1. Naviger til IO-visningen.
2. Klikk på "Opprett ordrebekreftelse" etterfulgt av "Bekreft hele ordren".
3. Oppgi det unike bekreftelsesnummeret for identifikasjonsformål.
4. Du kan også angi Antatt forsendelsesdato eller Antatt leveringsdato som skal gjelde for alle posisjoner. (Du kan gruppere relaterte detaljposter eller settvarer for strømlinjeformet behandling).
5. Fortsett til neste trinn ved å klikke på "Neste".
6. Kontroller ordrebekreftelsen grundig.
7. Når du har bekreftet, klikker du på "Send" for å fullføre prosessen.

Avvis hele ordren

1. Fra IO-visningen klikker du på Opprett ordrebekreftelse > Avvis hele ordren.
   
2. Skriv inn bekreftelsen og noen kommentarer.
   
3. Klikk på Avvis ordre.

Når ordrebekreftelsen er sendt, vises ordrestatusen som Avvist.

Merk: Kunden tillater kanskje ikke at du avviser ordrer av forretningsmessige eller tekniske årsaker. I slike tilfeller vil alternativet for å avvise være nedtonet.

Oppdater detaljposter

1. Fra IO-visningen klikker du på Opprett ordrebekreftelse > Oppdater posisjon.
   
2. Fyll ut den ønskede informasjonen (det samme som for alternativet Bekreft alle).
   
3. Bla ned for å vise detaljpostene og oppgi de relevante verdiene. Avhengig av feltene du fyller ut, viser Detaljer-knappen ulike alternativer. 
   
4. Bekreft – beløp for bekreftede posisjoner. Ved å klikke på Detaljer kan du angi linjen og legge til / oppdatere andre detaljer (referanse #, pris...)
   
5. Restordre – varer er i restordre. Når de er tilgjengelige, genererer du en annen ordrebekreftelse for å bekrefte.
   
6. Avvis – oppgi en årsak til at disse posisjonene avvises.

Når du er ferdig, klikker du på Neste. Kontroller deretter tilbakemeldingen før du klikker på Send. 

Hvis du vil endre innkjøpsordren, må du vanligvis vente til kunden oppdaterer den ved å sende en revidert ordre. Som en form for bekreftelse kan du deretter generere en endelig innkjøpsordrebekreftelse for å validere din tilfredshet med den reviderte versjonen. Hvis du ikke bekrefter, vil du ikke kunne behandle ordren.

Oppdater posisjoner: Bekreft/oppdater detaljer

1. Oppgi kvantumet i feltet Bekreft dataregistrering. 
   
2. Klikk på Detaljer  for å oppgi detaljene om prisendringen.
   
3. Oppgi:
   
4. Oppdatert pris - felt for enhetspris
   
5. Posisjonssubstitusjoner - felt "Leverandørdel" 
   
6. Kommentarer til prisendringen
   
7. Oppdater beskrivelse - beskrivelse
   
8. Klikk på OK når du er ferdig.

Merk: Hver kunderelasjon bruker kanskje ulike transaksjonsregler og gjør at noen felt ikke kan redigeres

Oppdater detaljposter: Restordre

1. Oppgi det bestilte kvantumet i dataregistreringsfeltet for restordrer. 
   
2. Klikk på Detaljer for å angi kommentarer og antatte forsendelses- og leveringsdatoer for posisjoner i restordre på siden Statusdetaljer.
   
3. Klikk på OK når du er ferdig.

Oppdater detaljposter: Avvis

1. Oppgi kvantumet i feltet Avvis dataregistrering for å avvise posisjonen.
2. Klikk på Detaljer for å oppgi en årsak til avvisningen i feltet Kommentarer på siden Statusdetaljer.
3. Klikk på OK når du er ferdig.

Oppdater detaljposter: Flere endringer

Fortsett med å oppdatere statusen for hver posisjon i innkjøpsordren. Når du er ferdig, klikker du på Neste for å gå til kontrollsiden.

1. Se gjennom ordrebekreftelsen > klikk på Send. Ordrebekreftelsen sendes til kjøperen.
2. Ordrestatusen vises som Delvis bekreftet/Restordre/Avvist hvis elementene ikke er fullstendig bekreftet, bestilt tilbake eller avvist.
3. Klikk på Ferdig

Legge til vedlegg

Hvis kunden tillater det, kan du legge til vedlegg i IO-bekreftelsen. Bare bla gjennom datamaskinen for relevant(e) fil(er) og klikk på Legg til vedlegg. 

Total størrelse på alle vedlegg kan ikke overskride 10 MB.

Leveringsmelding

Opprett en leveringsbekreftelse for å informere kundene om den aktuelle statusen for ordren. 

Opprett leveringsmelding

Start en leveringsmelding når artiklene er klargjort for forsendelse. Det er mulig å sende flere leveringsmeldinger per innkjøpsordre (IO).

1. Klikk på "Opprett leveringsmelding" for å fortsette.

2. Verifiser forsendelsesdetaljer:

   1. Sørg for nøyaktighet i både "Send fra"- og "Lever til"-informasjonen.

   2. Om nødvendig oppdaterer du informasjonen ved å velge "Oppdater adresse". Felt merket med en stjerne (*) er obligatoriske.

3. Klikk på "OK" for å bekrefte og fortsette med meldingen.

   Merk: Når du bestemmer deg for å opprette en leveringsmelding for fremskyndet kvantum, blir statusen for innkjøpsordren oppdatert til Delvis sendt.

Følg bestemte instruksjoner fra kunden angående den nødvendige informasjonen som skal inkluderes i leveringsmeldinger

Topp – informasjon om forsendelse, sporing og transport

1. Fyll ut ønsket informasjon på skjemaet. Pakkseddel-ID-en er et hvilket som helst nummer du bruker til å identifisere leveringsmeldingen.
   
2. Velg navn på transportør, og deretter vises Sporingsnr. og Forsendelsesmetode.
   
3. Leveringsbetingelser og andre transportdetaljer kan inkluderes i alle leveringsmeldinger for å støtte et bredere spekter av forsendelsesinformasjonssamarbeid.
   

Informasjonen du trenger å oppgi, avhenger av de eksisterende forretningsprosessene og transaksjonsreglene som er definert av kunden. 

Detaljpostdetaljer

1. Bla ned for å vise posisjonsinformasjon og oppdatere befordret kvantum for hver posisjon.
   
2. Oppdater forsendelseskvantum for å gjenspeile kvantumet som sendes.
   
3. Klikk på Neste for å gå videre for å kontrollere leveringsmeldingen.
   
4. Når du har kontrollert leveringsmeldingen, klikker du på Send for å sende leveringsmeldingen til kunden.
   
5. Når du har sendt leveringsmeldingen, oppdateres ordrestatusen til Sendt. Sendte leveringsmeldinger kan vises fra fanearket Oppfyllelse eller ved å klikke på koblingen under Relaterte dokumenter fra IO-visningen.
   
6. Klikk på Ferdig.

Merk: Leveringsmeldinger gir forbedret kommunikasjon for å unngå unødvendige anrop til avdelingen for ordrestøtte.

Varemottak

Noen kunder sender deg en varemottaksmelding for å bekrefte at de har mottatt de sendte varene på en effektiv måte. Dette utløser vanligvis fakturerings-/betalingsprosessen.

Hva er en varemottaksmelding?

Når dette alternativet er aktivert, informerer VM-er deg om hva kunden har mottatt i deres system fra forsendelsen du sendte. Varemottaksnummeret kan bare sendes til informasjonsformål, men det kan også være nødvendig for leverandører å generere fakturaer for de faktiske varene som er mottatt. Den fungerer ofte som utløser for faktureringsprosessen. I noen tilfeller vil knappen 'Opprett faktura' forbli inaktiv til en GRN er mottatt.

Konfigurere meldinger for varemottak:

Leverandører kan konfigurere varslinger for varemottaksmeldinger for å sikre rettidig fakturering. Følg disse trinnene:

• Naviger til Elektronisk ordreruting.
• Velg 'Andre bilagsarter'
• Velg 'Kvittering'.
• Angi opptil fem e-postadresser for å motta varslinger om mottatte varer.
• Lagre endringene.

IO-statusoppdateringer:

Når varemottak er aktivert, er noen ytterligere IO-statuser også tilgjengelige. I likhet med statusen 'Sendt' endres statusen for innkjøpsordren til 'Delvis mottatt' eller 'Mottatt' når et varemottak mottas.

Finne varemottak

Du finner Varemottak på fanearket Oppfyllelse.

Klikk på kvitteringsnummeret for å åpne det og vise detaljene.

Dette innholdet gir tydelig veiledning om hvordan du bekrefter, oppdaterer og avviser innkjøpsordrene dine, i tillegg til å opprette leveringsmeldinger for material-IO-er. For å forstå disse prosedyrene bedre i praksis, kan du få tilgang til lenkene nedenfor:

Disse ressursene gir en praktisk innsikt i de nevnte prosessene. Føl deg fri til å utforske dem for å utdype din forståelse