Materiaalorders

Een materiaalorder verwijst naar een inkoopproces waarbij specifieke fysieke items, materialen of goederen worden aangevraagd bij leveranciers of klanten. Dit proces is van fundamenteel belang voor bedrijven die grondstoffen, componenten of eindproducten nodig hebben om goederen te produceren of services te leveren. Materiaalorders worden meestal geïnitieerd via een inkooporder (IO), waarin de details van de aangevraagde posities worden beschreven, waaronder hoeveelheid, specificaties, leveringsdatums en prijsbepalingsovereenkomsten.

Materiaalorders spelen een cruciale rol in het beheer van de logistieke keten, zodat bedrijven over de benodigde middelen beschikken om efficiënt te werken en aan de vraag van de klant te voldoen.

Wanneer u een materiaalorder ontvangt, bevestigt u de order doorgaans via een orderbevestiging en controleert u of u akkoord gaat met de voorwaarden die in de IO worden beschreven. Deze bevestiging dient om de overeenkomst tussen u en uw klant te bevestigen en maakt het mogelijk om de order aan te passen of aan te passen voordat deze wordt uitgevoerd.

Wanneer u een IO ontvangt, vereisen sommige klanten mogelijk dat u deze onmiddellijk bevestigt met een orderbevestiging. Deze vereiste varieert echter en hoewel sommige klanten dit mogelijk niet toestaan, kunt u de order indien nodig nog steeds bevestigen. Dit dient verschillende doeleinden:

• Bevestigen of de inkooporder volledig of gedeeltelijk is geaccepteerd.
• Voorstellen van eventuele vereiste wijzigingen in de inkooporder. Als er wijzigingen worden voorgesteld, wacht u op goedkeuring van de klant voordat u doorgaat met de bijgewerkte versie van de inkooporder. Dit garandeert volledige afstemming tussen u en de klant met betrekking tot de ordergegevens.
• De IO wordt indien nodig afgewezen.

Let op: de orderbevestiging is zeer waardevol en soms verplicht, maar sommige klanten hebben deze mogelijk niet nodig. Zelfs als u het verzendt, integreren ze het mogelijk niet in hun interne systeem. Toch is het belangrijk om dit proces te volgen voor degenen die het nodig hebben.
Daarnaast moet u voor materiaal-IO's mogelijk een vrachtbrief verstrekken bij verzending van de item(s). Als er meerdere verzendingen nodig zijn om de order af te handelen, kunt u meerdere vrachtbrieven genereren totdat alle items zijn verzonden.

Voor service-IO's moet u mogelijk een serviceblad indienen. Raadpleeg de sectie Service PO voor gedetailleerde instructies over dit proces.

Raadpleeg altijd de instructies van uw klant om te bepalen welke specifieke documenten vereist zijn voor elke order. Dit zorgt voor een soepele verwerking en afhandeling van orders volgens de vereisten van uw klant.

Opmerking: Als u een standaardaccount gebruikt, kunt u deze pagina ook bezoeken  of deze  videoafspeellijst bekijken  voor speciale instructies. 

Orderbevestiging

Maak een bevestiging om de inkoper te informeren over de orderstatus.

Stappen om de gehele order te bevestigen:

Klik in de IO-weergave op Orderbevestiging maken > Hele order bevestigen.

1. Navigeer naar de inkooporderview.
2. Klik op "Orderbevestiging maken" gevolgd door "Hele order bevestigen".
3. Voer het unieke bevestigingsnummer in voor identificatiedoeleinden.
4. Geef optioneel Geschatte verzenddatum of Geschatte leverdatum op om op alle regelitems van toepassing te zijn. (U kunt gerelateerde regelitems of kitgoederen groeperen voor gestroomlijnde verwerking).
5. Klik op "Volgende" om door te gaan naar de volgende stap.
6. Controleer de orderbevestiging grondig.
7. Klik na bevestiging op "Verzenden" om het proces te voltooien.

Gehele order afwijzen

1. Klik in de IO-weergave op Orderbevestiging maken > Gehele order afwijzen.
   
2. Voer de bevestiging en enkele opmerkingen in.
   
3. Klik op Order afwijzen.

Zodra de orderbevestiging is ingediend, wordt de Orderstatus weergegeven als Afgewezen.

Opmerking: uw klant staat u mogelijk niet toe om orders af te wijzen om zakelijke of technische redenen. In dergelijke gevallen wordt de optie om af te wijzen grijs weergegeven.

Posities bijwerken

1. Klik in de inkooporderweergave op Orderbevestiging maken > Regelitem bijwerken.
   
2. Vul de gevraagde informatie in (hetzelfde als voor de optie Alles bevestigen).
   
3. Blader omlaag om de posten weer te geven en voer de relevante waarden in. Afhankelijk van het veld of de velden die u invult, geeft de knop Details verschillende opties weer. 
   
4. Bevestigen – Bedrag van bevestigde items. Als u op Details klikt, kunt u de regel invoeren en andere details toevoegen/actualiseren (referentienummer, prijs...)
   
5. Backorder – artikelen worden nabesteld. Zodra deze beschikbaar zijn, genereert u nog een orderbevestiging om te bevestigen.
   
6. Afwijzen: voer een reden in waarom deze posities zijn afgewezen.

Als u klaar bent, klikt u op Volgende. Controleer vervolgens de terugmelding voordat u op Indienen klikt. 

Als u de inkooporder wilt wijzigen, moet u meestal wachten totdat uw klant de inkooporder heeft bijgewerkt door een herziene order te verzenden. Vervolgens kunt u als vorm van bevestiging een definitieve inkooporderbevestiging genereren om uw tevredenheid met de herziene versie te valideren. Als u niet bevestigt, kunt u de order niet verwerken.

Regelitems bijwerken: details bevestigen/bijwerken

1. Voer de hoeveelheid in het veld Gegevensinvoer bevestigen in. 
   
2. Klik op Details  om de gegevens over de prijswijziging in te voeren.
   
3. Voer in:
   
4. Geactualiseerde prijs - eenheidsprijsveld
   
5. Positiesubstituties - onderdeelveld leverancier 
   
6. Opmerkingen over prijswijziging
   
7. Omschrijving actualiseren - omschrijving
   
8. Klik op OK als u klaar bent.

Opmerking: elke klantrelatie past mogelijk andere transactieregels toe en maakt sommige velden niet bewerkbaar.

Posities actualiseren: backorder

1. Voer de terug bestelde hoeveelheid in het gegevensinvoerveld Backorder in. 
   
2. Klik op Details om Opmerkingen en Geschatte verzend- en leveringsdatums in te voeren voor de nabestelde artikelen op de pagina Statusdetails.
   
3. Klik op OK als u klaar bent.

Posities actualiseren: afwijzen

1. Voer de hoeveelheid in het gegevensinvoerveld Afwijzen in om de positie af te wijzen.
2. Klik op Details om een reden voor de afwijzing in te voeren in het veld Opmerkingen op de pagina Statusdetails.
3. Klik op OK als u klaar bent.

Posities actualiseren: meerdere wijzigingen

Werk de status van elk regelitem op de inkooporder bij. Als u klaar bent, klikt u op Volgende om naar de controlepagina te gaan.

1. Controleer de orderbevestiging > klik op Indienen. Uw orderbevestiging wordt naar uw inkoper verzonden.
2. De Orderstatus wordt weergegeven als Gedeeltelijk bevestigd/Nabesteld/Afgewezen als posities niet volledig zijn bevestigd, opnieuw zijn besteld of zijn afgewezen.
3. Klik op Klaar.

Bijlagen toevoegen

Als uw klant dit toestaat, kunt u bijlagen toevoegen aan uw inkooporderbevestiging. Blader op uw computer naar de relevante bestanden en klik op Bijlage toevoegen. 

De totale grootte van alle bijlagen mag niet groter zijn dan 10 MB.

Vrachtbrief

Creëer een kennisgeving van levering om klanten te informeren over de huidige status van hun order. 

Vrachtbrief maken

Een vrachtbrief initiëren zodra items zijn voorbereid voor verzending. Het is mogelijk om meerdere vrachtbrieven per inkooporder (IO) te verzenden.

1. Klik op "Vrachtbrief maken" om door te gaan.

2. Verzendgegevens verifiëren:

   1. Zorg voor nauwkeurigheid in zowel de "Verzendlocatie" als de "Leveren aan"-informatie.

   2. Werk de informatie indien nodig bij door "Adres actualiseren" te selecteren. Velden gemarkeerd met een sterretje (*) zijn verplicht.

3. Klik op "OK" om te bevestigen en door te gaan met de melding.

   Opmerking: wanneer u besluit een kennisgeving van levering te maken voor de versnelde hoeveelheid, wordt de status van de inkooporder bijgewerkt naar Gedeeltelijk verzonden.

Houd u aan de specifieke instructies van de klant met betrekking tot de vereiste informatie die in vrachtbrieven moet worden opgenomen.

Kop – Verzend-, tracking- en transportinformatie

1. Vul de gevraagde informatie op het formulier in. De pakbon-ID is een willekeurig nummer dat u gebruikt om de vrachtbrief te identificeren.
   
2. Kies de naam van de expediteur en vervolgens verschijnt Traceringsnr. en verzendmethode.
   
3. Leveringsvoorwaarden en andere transportdetails kunnen worden opgenomen in alle vrachtbrieven ter ondersteuning van een breder scala aan samenwerking op het gebied van verzendinformatie.
   

Welke informatie u moet verstrekken, is afhankelijk van uw bestaande bedrijfsprocessen en de transactieregels die door uw klant zijn ingesteld. 

Regelitemdetails

1. Blader naar beneden om regelitemgegevens weer te geven en de verzonden hoeveelheid voor elk regelitem bij te werken.
   
2. Actualiseer de verzendhoeveelheid om de verzonden hoeveelheid weer te geven.
   
3. Klik op Volgende om door te gaan om uw vrachtbrief te controleren.
   
4. Klik nadat u uw vrachtbrief hebt bekeken op Indienen om vrachtbrief naar uw klant te verzenden.
   
5. Na het indienen van uw vrachtbrief wordt de orderstatus bijgewerkt naar Verzonden. Ingediende vrachtbrieven kunnen worden bekeken via het tabblad Uitvoering of door te klikken op de link onder de Gerelateerde documenten in de inkooporderweergave.
   
6. Klik op Klaar.

Opmerking: Vrachtbrieven bieden verbeterde communicatie om onnodige oproepen naar de afdeling orderondersteuning te voorkomen.

Goederenontvangst

Sommige klanten sturen u een goederenontvangstmelding (GRN) om te bevestigen dat ze de verzonden goederen effectief hebben ontvangen. Dit activeert meestal het facturerings-/betalingsproces.

Wat is een goederenontvangstmelding?

Als deze optie is ingeschakeld, informeren GRN's u over wat uw klant in zijn systeem heeft ontvangen van de zending die u hebt verzonden. Het GRN mag alleen ter informatie worden verzonden, maar het kan ook nodig zijn voor leveranciers om facturen te genereren voor de werkelijk ontvangen goederen. Het dient vaak als trigger voor het facturatieproces. In sommige gevallen blijft de knop 'Factuur creëren' inactief totdat een GRN is ontvangen.

Meldingen voor goederenontvangst configureren:

Om tijdige facturering te garanderen, kunnen leveranciers meldingen voor goederenontvangstmeldingen configureren. Volg deze stappen:

• Navigeer naar Elektronische orderroutering.
• Selecteer 'Overige documentsoorten'.
• Selecteer 'Ontvangst'.
• Voer maximaal vijf e-mailadressen in om meldingen over ontvangen goederen te ontvangen.
• Sla de wijzigingen op.

IO-statusupdates:

Als goederenontvangsten zijn ingeschakeld, zijn er ook enkele aanvullende bestelstatussen beschikbaar. Net als bij de status 'Verzonden' wordt bij ontvangst van een goederenontvangstmelding de status van de bestelling gewijzigd in 'Gedeeltelijk ontvangen' of 'Ontvangen'.

Goederenontvangsten vinden

U vindt Goederenontvangsten op het tabblad Uitvoering.

Klik op het kwitantienummer om het te openen en de details weer te geven.

Deze inhoud biedt duidelijke richtlijnen voor het bevestigen, bijwerken en afwijzen van uw inkooporders en het maken van vrachtbrieven voor uw materiaal-IO's. Om deze procedures in de praktijk beter te begrijpen, kunt u de onderstaande links openen:

Deze middelen geven een praktisch inzicht in de genoemde processen. Voel je vrij om ze te verkennen om je begrip te verdiepen