Pesanan Bahan

Pesanan bahan merujuk kepada proses perolehan yang meminta item, bahan atau barangan fizikal tertentu daripada pembekal atau pelanggan. Proses ini penting untuk perniagaan yang memerlukan bahan mentah, komponen atau produk siap untuk mengeluarkan barangan atau menyediakan perkhidmatan. Pesanan bahan biasanya dimulakan melalui Pesanan Belian (PO) yang menggariskan butiran item yang diminta, termasuk kuantiti, spesifikasi, tarikh penghantaran dan perjanjian penentuan harga.

Pesanan bahan memainkan peranan penting dalam pengurusan rantaian bekalan, memastikan perniagaan mempunyai sumber yang diperlukan untuk mengendalikan dengan cekap dan memenuhi permintaan pelanggan.

Selepas menerima pesanan bahan, anda biasanya akan mengesahkan pesanan melalui Pengesahan Pesanan, mengesahkan penerimaan terma dan syarat anda yang digariskan dalam PO. Pengesahan ini berfungsi untuk mengesahkan perjanjian antara anda dan pelanggan anda dan membenarkan apa-apa pelarasan atau pengubahsuaian yang diperlukan terhadap pesanan sebelum pemenuhan.

Apabila menerima PO, beberapa pelanggan mungkin memerlukan anda untuk memperakui dengan segera dengan pengesahan pesanan. Walau bagaimanapun, keperluan ini berbeza, dan manakala sesetengah pelanggan mungkin tidak membuat mandat, ia mungkin masih membenarkan anda untuk mengesahkan pesanan jika perlu. Ini berfungsi dengan beberapa tujuan:

• Mengesahkan sama ada PO diterima sepenuhnya atau separa.
• Cadangkan apa-apa pengubahsuaian yang diperlukan pada PO. Jika perubahan dicadangkan, menunggu kelulusan daripada pelanggan sebelum meneruskan dengan versi PO yang dikemas kini. Ini menjamin penjajaran penuh antara anda dan pelanggan berkenaan dengan butiran pesanan.
• Menolak PO jika perlu.

Ambil perhatian bahawa semasa Pengesahan Pesanan sangat bernilai dan kadangkala wajib, sesetengah pelanggan mungkin tidak memerlukannya. Walaupun anda menghantarnya, ia mungkin tidak menyepadukannya ke dalam sistem dalaman. Walau bagaimanapun, ia penting untuk mematuhi proses ini bagi individu yang memerlukannya.
Selain itu, untuk PO Bahan, anda mungkin perlu memberikan Notis Penghantaran semasa menghantar item. Jika beberapa penghantaran diperlukan untuk memenuhi pesanan, anda boleh menjanakan beberapa Notis Penghantaran sehingga semua item telah diserahkan.

Untuk PO Perkhidmatan, anda mungkin diperlukan untuk menyerahkan Lembaran Perkhidmatan. Sila rujuk bahagian PO Perkhidmatan untuk arahan terperinci mengenai proses ini.

Sentiasa merujuk arahan yang disediakan oleh pelanggan anda untuk menentukan dokumen tertentu yang diperlukan untuk setiap pesanan. Proses ini memastikan pemprosesan dan pemenuhan pesanan yang lancar mengikut keperluan pelanggan anda.

Nota: Jika anda menggunakan Akaun Piawai, anda juga boleh melawati halaman ini  atau menonton  senarai main video ini  untuk arahan khusus. 

Pengesahan Pesanan

Cipta pengesahan untuk memaklumkan pembeli berkenaan status pesanan.

Langkah untuk Sahkan Keseluruhan Pesanan:

Daripada paparan PO, klik Cipta Pengesahan Pesanan > Sahkan Keseluruhan Pesanan.

1. Navigasi ke paparan PO.
2. Klik pada "Cipta Pengesahan Pesanan" diikuti dengan "Sahkan Keseluruhan Pesanan."
3. Masukkan Nombor Pengesahan unik untuk tujuan pengenalan.
4. Secara pilihan, tentukan Anggaran Tarikh Penghantaran atau Anggaran Tarikh Penghantaran untuk digunakan pada semua item baris. (Anda boleh mengumpulkan item baris berkaitan atau barangan kit untuk pemprosesan diperkemas).
5. Teruskan ke langkah seterusnya dengan mengklik "Seterusnya."
6. Semak pengesahan pesanan dengan teliti.
7. Selepas pengesahan, klik "Serahkan" untuk memuktamadkan proses.

Tolak Keseluruhan Pesanan

1. Daripada paparan PO, klik Cipta Pengesahan Pesanan > Tolak Keseluruhan Pesanan.
   
2. Masukkan Pengesahan dan beberapa ulasan.
   
3. Klik Tolak Pesanan.

Setelah pengesahan pesanan diserahkan, Status Pesanan akan dipaparkan sebagai Ditolak.

Nota: pelanggan anda mungkin tidak membenarkan anda menolak Pesanan untuk perniagaan atau sebab teknikal. Dalam kes tersebut, pilihan untuk menolak akan dikelabukan.

Kemas kini Item Baris

1. Daripada paparan PO, klik Cipta Pengesahan Pesanan > Kemas Kini Item Baris.
   
2. Isikan maklumat yang diminta (sama seperti pilihan Sahkan Semua).
   
3. Skrol ke bawah untuk paparkan item baris dan masukkan nilai berkaitan. Bergantung pada medan yang anda isi, butang Butiran akan memaparkan pilihan yang berbeza. 
   
4. Sahkan – Amaun item yang disahkan. Mengklik Butiran membolehkan anda memasukkan baris dan menambah/mengemas kini butiran lain (rujukan #, harga...)
   
5. Pesanan tertangguh - Item tertangguh. Setelah ia tersedia, janakan pengesahan pesanan lain untuk sahkan.
   
6. Tolak – Masukkan sebab item ini ditolak.

Setelah anda selesai, klik pada Seterusnya. Kemudian semak Pengesahan sebelum klik Serahkan. 

Jika anda ingin mengubah pesanan belian, anda mesti menunggu dengan pelanggan anda untuk mengemas kininya dengan menghantar pesanan disemak. Seterusnya, sebagai bentuk perakuan, anda boleh menjana pengesahan PO akhir untuk mengesahkan kepuasan anda dengan versi disemak. Jika anda tidak mengesahkan, anda tidak boleh memproses pesanan.

Kemas Kini Item Baris: Sahkan/Kemas Kini Butiran

1. Masukkan kuantiti dalam medan Sahkan entri data. 
   
2. Klik Butiran  untuk masukkan butiran mengenai perubahan harga.
   
3. Masukkan:
   
4. Harga dikemas kini - Medan Harga Unit
   
5. Penggantian item - Medan Bahagian Pembekal 
   
6. Ulasan berkenaan perubahan harga
   
7. Perihalan kemas kini - Perihalan
   
8. Klik OK apabila selesai.

Nota: setiap hubungan pelanggan mungkin menggunakan peraturan transaksi yang berbeza dan membuat beberapa medan tidak boleh diedit

Kemas Kini Item Baris: Pesanan Tertangguh

1. Masukkan kuantiti dipesan semula dalam medan entri data Pesanan Tertangguh. 
   
2. Klik Butiran untuk masukkan Ulasan dan Anggaran Tarikh Penghantaran dan Penghantaran untuk item tertangguh pada halaman Butiran Status.
   
3. Klik OK apabila selesai.

Kemas Kini Item Baris: Tolak

1. Masukkan kuantiti dalam medan Entri data tolak untuk menolak item.
2. Klik Butiran untuk memasukkan sebab penolakan dalam medan Ulasan pada halaman Butiran Status.
3. Klik OK apabila selesai.

Kemas Kini Item Baris: Perubahan Berbilang

Teruskan untuk mengemas kini status untuk setiap item baris pada pesanan belian. Setelah selesai, klik Seterusnya untuk meneruskan ke halaman semakan.

1. Semak pengesahan pesanan > klik Serahkan. Pengesahan pesanan anda dihantar kepada pembeli anda.
2. Status Pesanan akan dipaparkan sebagai Disahkan/Tertangguh/Ditolak Sebahagiannya jika item tidak disahkan sepenuhnya, pesanan kembali, atau ditolak.
3. Klik Selesai

Tambahan Lampiran

Jika permit pelanggan anda, anda boleh menambah lampiran ke Pengesahan PO anda. Hanya layari komputer anda untuk fail yang berkaitan dan klik pada Tambah Lampiran. 

Jumlah saiz semua lampiran tidak boleh melebihi 10 MB.

Notis Penghantaran

Cipta pemberitahuan penghantaran untuk memaklumkan pelanggan mengenai status semasa pesanan mereka. 

Cipta Notis Penghantaran

Mulakan Notis Penghantaran setelah item disediakan untuk penghantaran. Notis Penghantaran berbilang boleh dihantar setiap Pesanan Belian (PO).

1. Klik pada "Cipta Notis Penghantaran" untuk teruskan.

2. Sahkan Butiran Penghantaran:

   1. Pastikan ketepatan dalam kedua-dua maklumat "Hantar dari" dan "Hantar ke".

   2. Jika perlu, kemas kini maklumat dengan memilih "Kemas Kini Alamat". Medan yang ditanda dengan asterisk (*) adalah wajib.

3. Klik "OK" untuk mengesahkan dan teruskan dengan pemberitahuan.

   Nota: Apabila anda menentukan untuk mencipta notis penghantaran untuk kuantiti dijangka, status pesanan belian akan dikemas kini kepada Dihantar Separa.

Sila patuhi arahan tertentu yang disediakan oleh pelanggan berkenaan maklumat yang diperlukan untuk dimasukkan dalam Notis Penghantaran

Pengepala - Maklumat Penghantaran, Penjejakan dan Pemindahan

1. Isikan maklumat permintaan pada borang. ID Slip Pembungkusan ialah apa-apa nombor yang anda gunakan untuk mengenal pasti Notis Penghantaran.
   
2. Pilih Nama Pembawa dan kemudian Penjejakan # dan Kaedah Penghantaran akan muncul.
   
3. Terma Penghantaran dan butiran pengangkutan lain boleh dimasukkan pada semua Notis Penghantaran untuk menyokong julat kerjasama maklumat penghantaran yang lebih luas.
   

Maklumat yang perlu anda sediakan bergantung pada proses perniagaan sedia ada anda dan peraturan transaksi yang disediakan oleh pelanggan anda. 

Butiran Item Baris

1. Skrol ke bawah untuk memaparkan maklumat item baris dan kemas kini kuantiti dihantar untuk setiap item baris.
   
2. Kemas kini Kuantiti Penghantaran untuk menunjukkan kuantiti yang sedang dihantar.
   
3. Klik Seterusnya untuk teruskan untuk menyemak Notis Penghantaran anda.
   
4. Selepas menyemak Notis Penghantaran anda, klik Hantar untuk menghantar Notis Penghantaran kepada pelanggan anda.
   
5. Selepas menyerahkan Notis Penghantaran anda, Status Pesanan akan dikemas kini kepada Dihantar. Notis Penghantaran Diserahkan boleh dipaparkan daripada tab Pemenuhan atau dengan mengklik pautan di bawah Dokumen Berkaitan daripada Paparan PO.
   
6. Klik Selesai.

Nota: Notis Penghantaran menyediakan komunikasi yang lebih baik untuk membantu mengelakkan panggilan yang tidak diperlukan ke jabatan sokongan pesanan.

Penerimaan Barangan

Beberapa pelanggan akan menghantar Notis Penerimaan Barangan (GRN) kepada anda untuk mengesahkan bahawa mereka menerima barangan yang dihantar dengan berkesan. Ini biasanya memicukan invois/proses pembayaran.

Apakah Notis Penerimaan Barangan

Apabila didayakan, GRNs memaklumkan anda mengenai perkara yang pelanggan anda terima dalam sistem mereka daripada penghantaran yang anda hantar. GRN mungkin dihantar untuk tujuan maklumat sahaja, tetapi ia juga diperlukan untuk pembekal menjana invois bagi barangan sebenar yang diterima. Ia selalunya berfungsi sebagai pemicu untuk proses invois. Dalam beberapa kes, butang 'Cipta Invois' akan kekal tidak aktif sehingga GRN diterima.

Mengkonfigurasi Pemberitahuan untuk Penerimaan Barangan:

Untuk memastikan invois tepat pada masanya, pembekal boleh mengkonfigurasi pemberitahuan untuk Notis Penerimaan Barangan. Ikuti langkah ini:

• Navigasi ke Penghalaan Pesanan Elektronik.
• Pilih 'Jenis dokumen lain'.
• Pilih 'Resit'.
• Masukkan sehingga lima alamat e-mel untuk menerima pemberitahuan mengenai barangan diterima.
• Simpan perubahan.

Kemas Kini Status PO:

Apabila penerimaan barangan didayakan, beberapa status PO tambahan juga tersedia. Sama dengan status 'Dihantar', apabila GRN diterima, status PO akan berubah kepada 'Diterima Separa' atau 'Diterima'.

Tempat Penerimaan Barangan

Anda boleh mencari Penerimaan Barangan di bawah tab Pemenuhan.

Klik pada nombor Resit untuk membukanya dan memaparkan butiran.

Kandungan ini menyediakan panduan yang jelas mengenai cara mengesahkan, mengemas kini dan menolak pesanan belian anda serta mencipta notis penghantaran untuk PO bahan anda. Untuk memahami dengan lebih baik tatacara ini dalam amalan, anda boleh mencapai pautan di bawah:

Sumber ini memberikan insight yang praktikal ke dalam proses yang dinyatakan. Sila terokai mereka untuk menghalakan pemahaman anda