Материал тапсырыстары

Материал тапсырысы жеткізушілерден немесе клиенттерден белгілі бір физикалық тармақтарды, материалдарды немесе тауарларды сұрайтын сатып алу процесін білдіреді. Бұл процесс тауарларды өндіру немесе қызметтерді ұсыну үшін шикізатты, құрамдастарды немесе дайын өнімдерді талап ететін бизнеске арналған. Материал тапсырыстары әдетте мөлшер, сипаттамалар, жеткізу күндері және баға бойынша келісімдерді қоса алғанда, сұралған тармақтардың мәліметтерін сипаттайтын сатып алу тапсырысы (САТ) арқылы басталады.

Материал тапсырыстары жеткізу тізбегін басқаруда маңызды рөл атқарады, бұл бизнестердің клиент сұранысын тиімді әрі қанағаттандыру үшін қажетті ресурстарға ие болуын қамтамасыз етеді.

Материал тапсырысын алғаннан кейін, тапсырысты тапсырыс растауы арқылы растайсыз, сатып алу тапсырысында көрсетілген шарттар мен шарттардың қабылдануын тексересіз. Бұл растау сіз бен клиент арасындағы келісімді растауға қызмет етеді және орындамас бұрын тапсырысқа кез келген қажетті реттеулер немесе өзгертулер енгізуге мүмкіндік береді.

САТ алған кезде, кейбір клиенттер оны тапсырыс растауымен жедел растауды талап етуі мүмкін. Дегенмен бұл қажеттілік әртүрлі және кейбір клиенттер оған мандат бермеуі мүмкін, қажет болса, олар әлі де тапсырысты растауға мүмкіндік беруі мүмкін. Бұл бірнеше мақсатта қолданылады:

• Сатып алу тапсырысының толық немесе ішінара қабылданғанын растау.
• Сатып алу тапсырысына кез келген қажетті өзгерістерді ұсыну. Егер өзгерістер ұсынылса, САТ жаңартылған нұсқасын жалғастырмас бұрын клиенттен бекітуді күтіңіз. Бұл тапсырыс ерекшеліктеріне қатысты сіз бен клиент арасында толық туралауға кепілдік береді.
• Қажет болса, САТ қабылдамау.

Тапсырыс растамасы жоғары бағаланғанын және кейде міндетті болғанын ескеріңіз, кейбір клиенттер оны қажет етпеуі мүмкін. Тіпті оны жіберсеңіз де, олар өздерінің ішкі жүйесіне интеграцияланбауы мүмкін. Қалай болғанда да, оны талап ететін жастар үшін бұл процесті ұстану өте маңызды.
Сонымен қатар материалдың сатып алу тапсырыстары үшін тауарды жөнелткеннен кейін жөнелту туралы хабарламаны () көрсету қажет болуы мүмкін. Тапсырысты орындау үшін бірнеше жөнелтім қажет болса, барлық тармақтар жіберілгенге дейін бірнеше жөнелту туралы хабарлама жасауға болады.

Қызметтік сатып алу тапсырыстары үшін қызметтерді есепке алу тізімдемесін жіберу қажет болуы мүмкін. Бұл процесс бойынша толық нұсқаулар үшін қызметтік САТ бөлімін қараңыз.

Әрбір тапсырыс үшін қандай нақты құжаттар қажет екенін анықтау үшін клиент қамтамасыз еткен нұсқауларды әрқашан білдіреді. Бұл клиенттің талаптары бойынша тапсырыстардың біркелкі өңделуін және орындалуын қамтамасыз етеді.

Ескертпе: Стандартты есептік жазбаны пайдаланып жатсаңыз, осы бетке кіруге  немесе   арнайы нұсқаулықтар үшін  осы бейне сценарийлерінің тізімін көруге болады.

Тапсырыс растамасы

Сатып алушыға тапсырыс күйіне қатысты хабарлау үшін растау жасаңыз.

Бүкіл тапсырысты растау қадамдары:

САТ көрінісінен Тапсырыс растауын жасау > Бүкіл тапсырысты растау түймесін басыңыз.

1. САТ көрінісіне өтіңіз.
2. "Тапсырыс растауын жасау" түймесін, содан кейін "Бүкіл тапсырысты растау" түймесін басыңыз.
3. Сәйкестендіру мақсаттары үшін бірегей растау нөмірін енгізіңіз.
4. Сонымен қатар барлық жеке тармақтарға қолдану үшін Болжалды жөнелту күні немесе Болжалды жеткізу күні параметрін көрсетіңіз. (Оңтайландырылған өңдеу үшін қатысты жеке тармақтарды немесе жинақ тауарларын топтастыруға болады).
5. "Келесі" түймесін басу арқылы келесі қадамға өтіңіз.
6. Тапсырыс растауын тиісінше тексеріңіз.
7. Растағаннан кейін процесті аяқтау үшін "Жіберу" түймесін басыңыз.

Бүкіл тапсырысты қабылдамау

1. САТ көрінісінен Тапсырыс растауын жасау > Бүкіл тапсырысты қабылдамау түймесін басыңыз.
   
2. Растауды және кейбір түсіндірмелерді енгізіңіз.
   
3. Тапсырысты қабылдамау түймесін басыңыз.

Тапсырыс растауы жіберілгеннен кейін Тапсырыс күйі Қабылданбады ретінде көрсетіледі.

Ескертпе: клиент бизнес немесе техникалық себептерге байланысты тапсырыстарды қабылдамауға рұқсат бермеуі мүмкін. Мұндай жағдайларда қабылдамау опциясы сұр түсті болады.

Жеке тармақтарды жаңарту

1. САТ көрінісінен Тапсырыс растауын жасау > Жеке тармақты жаңарту түймесін басыңыз.
   
2. Сұралған ақпаратты толтырыңыз (Барлығын растау опциясымен бірдей).
   
3. Жеке тармақтарды көру және қатысты мәндерді енгізу үшін төмен айналдырыңыз. Толтырылған өріске/өрістерге байланысты Мәліметтер түймесі әртүрлі опцияларды көрсетеді. 
   
4. Растау – Расталған тармақтар сомасы. Мәліметтер түймесін басу жолды енгізуге және басқа мәліметтерді қосуға/жаңартуға мүмкіндік береді (сілтеме №, баға...)
   
5. Кешіктірілген тапсырыс – Тармақтар кешіктірілген. Олар қолжетімді болғаннан кейін растау үшін басқа тапсырыс растауын құрыңыз.
   
6. Қабылдамау – бұл тармақтардың қабылданбау себебін енгізіңіз.

Аяқтағаннан кейін Келесі түймесін басыңыз. Содан кейін Жіберу түймесін баспас бұрын растауды қарап шығыңыз. 

Сатып алу тапсырысын өзгерткіңіз келсе, әдетте клиентіңіздің түзетілген тапсырысты жіберу арқылы жаңартылуын күтуіңіз керек. Кейіннен растау түрінде түзетілген нұсқамен қанағаттанушылығыңызды тексеру үшін соңғы САТ растауын құруға болады. Растамасаңыз, тапсырысты өңдей алмайсыз.

Жеке тармақтарды жаңарту: толық мәліметті растау/жаңарту

1. Деректі енгізу "Растау" өрісіне мөлшерді енгізіңіз. 
   
2. Баға өзгерісіне қатысты мәліметтерді енгізу үшін "Толық  мәлімет" түймесін басыңыз.
   
3. Енгізу:
   
4. Жаңартылған баға - бірлік бағасы өрісі
   
5. Тармақ алмастырулары - жеткізуші бөлігінің өрісі 
   
6. Баға өзгерісіне қатысты түсіндірмелер
   
7. Сипаттаманы жаңарту - сипаттама
   
8. Дайын болғанда OK түймесін басыңыз.

Ескертпе: әр клиент қатынасы әртүрлі транзакция ережелерін қолдана алады және кейбір өрістерді өңделмейтін етеді

Жеке тармақтарды жаңарту: орындалмаған тапсырыс

1. Кешіктірілген тапсырыс берілген мөлшерді енгізілім өрісіне енгізіңіз. 
   
2. Күй мәліметтері бетіндегі кері тапсырыс берілген тармақтар үшін Түсіндірмелер және болжалды жөнелту және жеткізу күндерін енгізу үшін Мәліметтер түймесін басыңыз.
   
3. Дайын болғанда OK түймесін басыңыз.

Жеке тармақтарды жаңарту: қабылдамау

1. Тармақты қабылдамау үшін Деректі қабылдамау енгізу өрісіне мөлшерді енгізіңіз.
2. Күй мәліметтері бетіндегі Түсіндірмелер өрісіне қабылдамау себебін енгізу үшін Мәліметтер түймесін басыңыз.
3. Дайын болғанда OK түймесін басыңыз.

Жеке тармақтарды жаңарту: бірнеше өзгеріс

Сатып алу тапсырысындағы әрбір жеке тармақ үшін күйді жаңартуды жалғастырыңыз. Аяқталғаннан кейін тексеру бетіне өту үшін Келесі түймесін басыңыз.

1. Тапсырыс растауын тексеріңіз > Жіберу түймесін басыңыз. Тапсырыс растауыңыз сатып алушысына жіберілді.
2. Тармақтар толық расталмаған, кешіктірілген немесе қабылданбаған болса, Тапсырыс күйі Ішінара расталған/Backordered/Қабылданбады ретінде көрсетіледі.
3. Дайын түймесін басыңыз

Тіркемелерді қосу

Егер сіздің клиентіңіз рұқсат етсе, САТ растауына тіркемелер қосуға болады. Компьютерге қатысты файл(дар)ға шолу жасап, "Тіркеме қосу" түймесін басыңыз. 

Барлық тіркемелердің жалпы өлшемі 10 МБ-тан аспауы керек.

Жөнелту туралы хабарлама

Клиенттерге тапсырыстың ағымдағы күйі туралы хабарлау үшін жөнелтім авизосын жасаңыз. 

Жөнелту туралы хабарлама жасау

Тармақтар жөнелтуге дайындалғаннан кейін жөнелту туралы хабарламаны бастаңыз. Сатып алу тапсырысы (САТ) үшін бірнеше жөнелту туралы хабарламаны жіберуге болады.

1. Жалғастыру үшін "Жеткізілім туралы хабарландыруды жасау" түймесін басыңыз.

2. Жөнелту мәліметтерін тексеру:

   1. "Жүк жіберуші" және "Материалды қабылдаушы" ақпаратында дәлдікті қамтамасыз етіңіз.

   2. Қажет болса, "Мекенжайды жаңарту" опциясын таңдау арқылы ақпаратты жаңартыңыз. Жұлдызшамен (*) белгіленген өрістерді міндетті түрде толтыру қажет.

3. Растау және хабарландыруды жалғастыру үшін "OK" түймесін басыңыз.

   Ескертпе: жеделдетілген мөлшер үшін жөнелту туралы хабарлама жасауды шешкен кезде, сатып алу тапсырысының күйі Ішінара жөнелтілген деп жаңартылады.

Жеткізілім туралы хабарландыруларға қосылуы керек қажетті ақпаратқа қатысты клиент қамтамасыз еткен арнайы нұсқауларды орындаңыз

Тақырып - жөнелту, қадағалау және тасымалдау туралы ақпарат

1. Формуляр бойынша сұралған ақпаратты толтыру. Қаптау тізімінің ид. — жөнелту туралы хабарламаны анықтау үшін пайдаланылатын кез келген нөмір.
   
2. Тасымалдаушы атын таңдап, Қадағалау # және Жөнелту әдісі пайда болады.
   
3. Жеткізу шарттары мен басқа тасымалдау мәліметтерін жөнелту туралы ақпарат ынтымақтастығының кеңірек ауқымын қолдау үшін барлық жөнелту туралы хабарламаларға қосуға болады.
   

Қамтамасыз ету қажет ақпарат қолданыстағы бизнес процестеріңізге және клиент орнатқан транзакция ережелеріне байланысты. 

Жеке тармақ мәліметтері

1. Жеке тармақ туралы ақпаратты көру және әр жеке тармақ үшін жөнелтілген мөлшерді жаңарту үшін төмен айналдырыңыз.
   
2. Жөнелтілетін мөлшерді көрсету үшін жөнелту мөлшерін жаңартыңыз.
   
3. Жеткізілім туралы хабарландыруды тексеру әрекетін жалғастыру үшін "Келесі" түймесін басыңыз.
   
4. Жеткізілім туралы хабарландыруды тексергеннен кейін клиентке жөнелту туралы хабарламаны жіберу үшін Жіберу түймесін басыңыз.
   
5. Жеткізілім туралы хабарландыруды жібергеннен кейін, тапсырыс күйі Жөнелтілген күйіне жаңартылады. Жіберілген жөнелту туралы хабарламаларды Орындау қойындысынан немесе САТ көрінісіндегі Қатысты құжаттар бөліміндегі сілтемені басу арқылы көруге болады.
   
6. Дайын түймесін басыңыз.

Ескертпе: тапсырысқа қолдау көрсету бөліміне қажетсіз шақыруларды болдырмауға көмектесу үшін жөнелту туралы хабарламалар жақсартылған байланыстарды қамтамасыз етеді.

Тауар түсімі

Кейбір клиенттер сізге жөнелтілген тауарларды тиімді алғанын растау үшін тауар түсімі туралы хабарландыру (GRN) жібереді. Бұл әдетте шот ұсыну/төлем процесін іске қосады.

Тауар түсімі туралы хабарлама дегеніміз не?

Функция қосылған кезде, GRN клиентіңіз жіберілген жөнелтімнен өз жүйесінде не алғанын хабарлайды. GRN тек ақпараттық мақсаттарға жіберілуі мүмкін, бірақ алынған нақты тауарлар үшін шот-фактураларды құру жеткізушілер үшін де қажет болуы мүмкін. Ол көбінесе шот ұсыну процесі үшін триггер ретінде қызмет етеді. Кейбір жағдайларда, 'Шот-фактура жасау' түймесі GRN алынғанша белсенді емес қалады.

Тауар түсіміне арналған хабарландыруларды теңшеу:

Уақтылы шот ұсынуды қамтамасыз ету үшін жеткізушілер тауар түсімі туралы хабарландыруларға арналған хабарландыруларды теңшей алады. Мына қадамдарды орындаңыз:

• Электрондық тапсырысты бағыттау бөліміне өтіңіз.
• 'Басқа құжат түрлерін' таңдаңыз.
• 'Түсім' опциясын таңдаңыз.
• Алынған тауарлар туралы хабарландырулар алу үшін бес электрондық пошта мекенжайына дейін енгізіңіз.
• Өзгерістерді сақтаңыз.

САТ күйінің жаңартулары:

Тауар түсімдері қосылған кезде, кейбір қосымша САТ күйлері де қолжетімді болады. 'Жөнелтілген' күйіне ұқсас, GRN алынған кезде, САТ күйі 'Ішінара алынды' немесе 'Алынды' күйіне өзгереді.

Тауар түсімдерін орналастыру

Тауар түсімдерін Орындау қойындысынан табуға болады.

Түбіртек нөмірін ашу және мәліметтерді көрсету үшін оны басыңыз.

Бұл мазмұн сатып алу тапсырыстарыңызды растау, жаңарту және қабылдамау, сондай-ақ материалдың сатып алу тапсырыстары үшін жеткізілім туралы хабарландыруларды жасау туралы нақты нұсқаулықты ұсынады. Осы процедураларды тәжірибе бойынша жақсырақ түсіну үшін төмендегі сілтемелерге кіруге болады:

Бұл ресурстар аталған процестер туралы тәжірибені қамтамасыз етеді. Зерттеуді болдырмау үшін оларды зерттеңіз