Ordini di tipo materiale

Un ordine di materiale si riferisce a un processo di approvvigionamento che richiede articoli fisici, materiali o merci specifici da fornitori o clienti. Questo processo è fondamentale per le aziende che richiedono materie prime, componenti o prodotti finiti per fabbricare merci o fornire servizi. Gli ordini di materiali vengono generalmente avviati tramite un ordine d'acquisto, che delinea i dettagli degli articoli richiesti, inclusi gli accordi su quantità, specifiche, date di consegna e prezzi.

Gli ordini di materiali svolgono un ruolo fondamentale nella gestione della supply chain, garantendo alle aziende le risorse necessarie per operare in modo efficiente e soddisfare la domanda dei clienti.

Alla ricezione di un ordine di materiali, l’utente generalmente conferma l’ordine tramite una Conferma d’ordine, verificando l’accettazione dei termini e delle condizioni indicati nell’ordine d’acquisto. Questa conferma serve a confermare l'accordo tra l'utente e il cliente e consente eventuali adeguamenti o modifiche necessari all'ordine prima dell'evasione.

Quando ricevono un ordine d'acquisto, alcuni clienti potrebbero richiedere all'utente di confermarlo prontamente con una conferma d'ordine. Tuttavia, questo requisito varia e, sebbene alcuni clienti non lo richiedano, potrebbero comunque consentire all'utente di confermare l'ordine, se necessario. Ciò serve a diversi scopi:

• Conferma dell'accettazione totale o parziale dell'ordine d'acquisto.
• Proposta di eventuali modifiche richieste all'ordine d'acquisto. Se vengono suggerite modifiche, attendere l'approvazione del cliente prima di procedere con la versione aggiornata dell'ordine d'acquisto. Ciò garantisce il pieno allineamento tra l'utente e il cliente per quanto riguarda le specifiche dell'ordine.
• Rifiuto dell'ordine d'acquisto, se necessario.

Sebbene la conferma d'ordine sia estremamente preziosa e talvolta obbligatoria, alcuni clienti potrebbero non richiederla. Anche se lo invii, potrebbero non integrarlo nel loro sistema interno. Tuttavia, è importante aderire a questo processo per coloro che lo richiedono.
Inoltre, per gli ordini d'acquisto di materiali, potrebbe essere necessario fornire un avviso di spedizione. Se per evadere l'ordine sono necessarie più spedizioni, è possibile generare più avvisi di spedizione fino a quando tutti gli articoli non sono stati spediti.

Per gli ordini d'acquisto di servizio, potrebbe essere necessario inviare un modulo acquisizione servizi. Per istruzioni dettagliate su questo processo, consultare la sezione relativa all’OdA di Servizio.

Fare sempre riferimento alle istruzioni fornite dal cliente per determinare quali documenti specifici sono necessari per ciascun ordine. Ciò garantisce un'elaborazione e un'evasione senza problemi degli ordini in base alle esigenze del cliente.

Nota: se si utilizza un Account Standard le istruzioni più dettagliate sono riportate su questa pagina o si può guardare questi video.  

Conferma d'ordine

Creare una conferma per informare il cliente in merito allo stato dell'ordine.

Fasi per confermare l'intero ordine:

Dalla sezione dell'OdA, fare clic su Crea conferma d'ordine > Conferma intero ordine.

1. Vai alla visualizzazione dell'ordine d'acquisto.
2. Fai clic su "Crea conferma d'ordine" seguito da "Conferma intero ordine".
3. Inserire il numero di conferma univoco a scopo di identificazione.
4. Facoltativamente, specificare la Data di spedizione stimata o la Data di consegna stimata da applicare a tutte le voci d'ordine. (È possibile raggruppare le voci d'ordine correlate o creare kit di merci per ottimizzare l'elaborazione).
5. Procedere al passaggio successivo facendo clic su "Successivo".
6. Rivedere attentamente la conferma d'ordine.
7. Al momento della conferma, fare clic su "Invia" per finalizzare il processo.

Rifiuta intero ordine

1. Dalla view OdA, fare clic su Crea conferma d'ordine > Rifiuta intero ordine.
2. Immettere la conferma e alcuni commenti.
3. Fare clic su Rifiuta ordine.

Una volta inviata la conferma d'ordine, lo Stato ordine sarà Rifiutato.

Nota: il cliente potrebbe non consentire il rifiuto degli ordini per motivi commerciali o tecnici. In questi casi, l'opzione di rifiuto sarà disattivata.

Aggiorna voci d'ordine

1. Dalla visualizzazione dell'ordine d'acquisto, fare clic su Crea conferma d'ordine > Aggiorna voce d'ordine.
2. Inserire le informazioni richieste (le stesse dell'opzione Conferma Intero Ordine).
3. Scorrere verso il basso per visualizzare le voci e immettere i valori rilevanti. A seconda dei campi compilati, il pulsante Dettagli visualizzerà diverse opzioni. 
4. Confermare – Importo delle posizioni confermate. Facendo clic su Dettagli è possibile inserire la voce e aggiungere/aggiornare altri dettagli (n. rif., prezzo...)
5. Ordine differito: le voci sono differite. Una volta disponibili, generare un'altra conferma d'ordine da confermare.
6. Rifiuto: inserire il motivo per cui queste posizioni sono state rifiutate.

Al termine, fare clic su Avanti. Rivedere la Conferma prima di fare clic su Invia. 

Per modificare l'ordine d'acquisto, in genere è necessario attendere che il cliente lo aggiorni inviando un ordine modificato. Successivamente, come forma di conferma, è possibile generare una conferma finale dell'ordine d'acquisto per convalidare la propria soddisfazione in merito alla versione modificata. Se non si conferma, non sarà possibile elaborare l'ordine.

Aggiorna voci d'ordine: conferma/aggiorna dettagli

1. Immettere la quantità nel campo Conferma immissione dati. 
2. Fare clic su Dettagli per immettere i dettagli relativi alla modifica del prezzo.
3. Invio:
4. Prezzo aggiornato - campo Prezzo unitario
5. Sostituzioni posizione - campo parte fornitore 
6. Commenti relativi alla modifica del prezzo
7. Aggiorna descrizione - Descrizione
8. Al termine, fare clic su OK.

Nota: ogni relazione cliente potrebbe applicare regole di transazione diverse e rendere alcuni campi non modificabili

Aggiorna voci d'ordine: Ordini arretrati

1. Immettere la quantità ordinata nuovamente nel campo di immissione dati Ordine differito. 
2. Fare clic su Dettagli per immettere commenti e date di spedizione e consegna stimate per le voci differite nella pagina Dettagli stato.
3. Al termine, fare clic su OK.

Aggiorna voci d'ordine: Rifiuta

1. Immettere la quantità nel campo di immissione dati Rifiuta per rifiutare la voce.
2. Fare clic su Dettagli per immettere un motivo del rifiuto nel campo Commenti della pagina Dettagli stato.
3. Al termine, fare clic su OK.

Aggiorna voci d'ordine: più modifiche

Continuare ad aggiornare lo stato di ogni voce dell'ordine d'acquisto. Al termine, fare clic su Avanti per passare alla pagina di revisione.

1. Rivedere la conferma d’ordine > e fare clic su Invia. La conferma d'ordine viene inviata al cliente.
2. Se le voci non sono state completamente confermate, differite o rifiutate, lo Stato dell' ordine verrà visualizzato come Parzialmente confermato/differito/rifiutato.
3. Fare clic su Fine

Aggiunta di allegati

Se il cliente lo consente, è possibile aggiungere allegati alla Conferma OdA. Clicca su Sfoglia per ricercare i file rilevanti e poi su Aggiungi allegato. 

Gli allegati non possono superare la dimensione di 10 MB in totale.

Avviso di spedizione

Creare un avviso di consegna per informare i clienti sullo stato attuale del loro ordine. 

Crea avviso di spedizione

Avviare un avviso di spedizione una volta che gli articoli sono stati preparati per la spedizione. È possibile inviare più avvisi di spedizione per ogni ordine d'acquisto.

1. Fare clic su Crea avviso di spedizione.

2. Verificare i dettagli di spedizione:

   1. Accertarsi che le informazioni "Indirizzo mittente" e "Consegna a" siano accurate.

   2. Se necessario, aggiornare le informazioni selezionando "Aggiorna indirizzo". I campi contrassegnati da un asterisco (*) sono obbligatori.

3. Fare clic su "OK" per confermare e procedere con la notifica.

    

   Nota: quando si decide di creare un avviso di spedizione per la quantità rapida, lo stato dell'ordine d'acquisto viene aggiornato in Parzialmente spedito.

    

Vi preghiamo di attenervi alle specifiche istruzioni fornite dal cliente in merito alle informazioni richieste da inserire negli Avvisi di Spedizione

Intestazione - Dati di spedizione, tracciamento e trasporto

1. Compilare le informazioni richieste nel modulo. L' ID distinta d'imballaggio è un numero qualsiasi utilizzato per identificare l'avviso di spedizione.
2. Scegliere il nome del vettore, quindi verranno visualizzati il N. traccia e il Metodo di spedizione.
3. I termini di consegna e altri dettagli di trasporto possono essere inclusi in tutti gli avvisi di spedizione per supportare una più ampia gamma di collaborazione sulle informazioni di spedizione.

Le informazioni da fornire dipendono dai procedure esistenti e dalle regole di transazione configurate dal cliente. 

Dettagli voce d'ordine

1. Scorrere verso il basso per visualizzare le informazioni sulla voce d'ordine e aggiornare la quantità spedita per ogni voce d'ordine.
2. Aggiornare la quantità di spedizione per riflettere la quantità spedita.
3. Fare clic su Avanti per procedere alla revisione dell'avviso di spedizione.
4. Dopo aver rivisto l'avviso di spedizione, fare clic su Invia per inviare l'avviso di spedizione al cliente.
5. Dopo l'invio dell'avviso di spedizione, lo stato dell'ordine verrà aggiornato in Spedito. Gli avvisi di spedizione inviati possono essere visualizzati nella scheda Esecuzione ordini o facendo clic sul collegamento sotto Documenti correlati nella visualizzazione dell’ordine d’acquisto.
6. Fare clic su Fine.

Nota: gli avvisi di spedizione migliorano le comunicazioni per evitare inutili chiamate al reparto di assistenza per gli ordini.

Documenti di entrata merci

Alcuni clienti invieranno una bolla di entrata merci (BEM) per confermare che hanno effettivamente ricevuto le merci spedite. Ciò avvia generalmente il processo di fatturazione/pagamento.

Che cos'è un avviso di entrata merci

Se abilitate, le BEM informano l'utente di ciò che il cliente ha ricevuto nel proprio sistema dalla spedizione che hai inviato. Il GRN può essere inviato solo a scopo informativo, ma può anche essere necessario per i fornitori generare fatture per le merci effettivamente ricevute. Spesso funge da trigger per il processo di fatturazione. In alcuni casi, il pulsante "Crea fattura" rimane inattivo fino alla ricezione di un GRN.

Configurazione di notifiche per l'entrata merci:

Per garantire una fatturazione puntuale, i fornitori possono configurare le notifiche per gli avvisi di entrata merci. Attenersi alla seguente procedura:

• Vau a Instradamento ordini elettronici 
• Selezionare 'Altri tipi di documento'.
• Selezionare 'Ricevuta'.
• Immettere fino a cinque indirizzi di posta elettronica per ricevere notifiche sulle merci ricevute.
• Salvare le modifiche.

Aggiornamenti dello stato dell'ordine d'acquisto:

Quando vengono attivate le entrate merci, sono disponibili anche alcuni stati aggiuntivi dell'ordine d'acquisto. Analogamente allo stato "Spedito", quando si riceve un GRN, lo stato dell'ordine d'acquisto passa a "Parzialmente ricevuto" o "Ricevuto".

Individuazione delle entrate merci

È possibile trovare Entrate merci nella sezione  Esecuzione ordini.

Fare clic sul Numero ricevuta per aprirla e visualizzarne i dettagli.

Questo contenuto fornisce una guida chiara su come confermare, aggiornare e rifiutare gli ordini d'acquisto, nonché creare avvisi di spedizione per gli ordini d'acquisto di materiali. Per comprendere meglio queste procedure nella pratica, è possibile accedere ai seguenti link:

Queste risorse forniscono una visione pratica dei processi menzionati. Sentitevi liberi di esplorarli per approfondire la vostra comprensione

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