Anyagrendelések

Az anyagrendelés olyan beszerzési folyamatra utal, amely meghatározott fizikai tételeket, anyagokat vagy árukat kér beszállítóktól vagy ügyfelektől. Ez a folyamat alapvető fontosságú azon vállalkozások számára, amelyek nyersanyagokat, alkatrészeket vagy késztermékeket igényelnek áruk gyártásához vagy szolgáltatások nyújtásához. Az anyagrendeléseket általában beszerzési rendelésen (PO) kezdeményezik, amely felvázolja a kért cikkek részleteit, beleértve a mennyiséget, a specifikációkat, a szállítási dátumokat és az ármegállapodásokat.

Az anyagrendelések kritikus szerepet játszanak az ellátási lánc kezelésében, biztosítva, hogy a vállalkozások rendelkezzenek a hatékony működéshez és a vevői igények kielégítéséhez szükséges erőforrásokkal.

Anyagrendelés kézhezvételekor a megrendelést általában egy Megrendelés-visszaigazoláson keresztül erősíti meg, igazolva, hogy elfogadja a PO-ban vázolt feltételeket. Ez a visszaigazolás az Ön és ügyfele közötti megállapodás megerősítésére szolgál, és lehetővé teszi a megrendelés minden szükséges módosítását vagy módosítását a teljesítés előtt.

Megrendelés kézhezvételekor egyes ügyfelek megkövetelhetik, hogy azt azonnal igazolja vissza a megrendelés visszaigazolásával. Ez a követelmény azonban változó, és bár egyes ügyfelek nem írják elő, mégis engedélyezhetik a megrendelés megerősítését, ha szükséges. Ez több célt szolgál:

• Annak megerősítését, hogy a PO teljesen vagy részben elfogadásra került.
• Javaslattételt a PO bármely szükséges módosítására. Ha változtatásokat javasolnak, várja meg az ügyfél jóváhagyását, mielőtt folytatná a PO frissített verzióját. Ez garantálja a teljes összehangolást Ön és az ügyfél között a megrendelés sajátosságait illetően.
• Szükség esetén a PO elutasítását.

Vegye figyelembe, hogy bár a megrendelés visszaigazolása rendkívül értékes, és néha kötelező is, előfordulhat, hogy egyes ügyfelek nem igénylik azt. Még ha el is küldi, előfordulhat, hogy nem integrálják a belső rendszerükbe. Mindazonáltal fontos betartani ezt a folyamatot azok számára, akiknek szükségük van rá. Ezen túlmenően az anyagi megrendeléseknél előfordulhat, hogy szállítási értesítést kell adnia a tétel(ek) kiszállításakor. Ha a megrendelés teljesítéséhez több szállítmányra van szükség, több szállítási értesítést is generálhat mindaddig, amíg az összes tételt el nem küldik.

Szolgáltatási megrendelések (Service PO-k) esetén előfordulhat, hogy szolgáltatási lapot kell benyújtania. Kérjük, olvassa el a Service PO részt a folyamatra vonatkozó részletes utasításokért.

Mindig olvassa el az ügyfele utasításait annak meghatározásához, hogy az egyes megrendelésekhez milyen konkrét dokumentumokra van szükség. Ez biztosítja a megrendelések zökkenőmentes feldolgozását és teljesítését az ügyfelek igényei szerint.

Megjegyzés: Ha standard fiókot használ, látogasa meg ezt az oldalt  , vagy nézze meg ezt  a videolejátszási listát  a megfelelő utasításokért.  

Megrendelés visszaigazolása

Hozzon létre egy visszaigazolást, amely tájékoztatja a vásárlót a megrendelés állapotáról.

A teljes rendelés megerősítésének lépései:

A Megrendelés nézetben kattintson a Megrendelés megerősítése > Teljes rendelés megerősítése lehetőségre.

1. Navigáljon a PO nézethez.
2. Kattintson a "Megrendelés megerősítése" gombra, majd a "Teljes rendelés megerősítése" gombra.
3. Az azonosítás céljából adja meg az egyedi visszaigazolási számot.
4. Opcionálisan adja meg a Becsült szállítási dátumot vagy a Becsült szállítási dátumot, hogy minden sorra vonatkozzon. (Az egyszerűsített feldolgozás érdekében csoportosíthatja a kapcsolódó sorokat vagy készlettermékeket.)
5. Folytassa a következő lépéssel a "Tovább" gombra kattintva.
6. Tekintse át alaposan a megrendelés visszaigazolását.
7. A megerősítést követően kattintson a "Küldés" gombra a folyamat befejezéséhez.

Teljes rendelés elutasítása

1. A Megrendelés nézetben kattintson a Megrendelés megerősítése > Teljes rendelés elutasítása elemre.
2. Írja be a megerősítést és néhány megjegyzést.
3. Kattintson a Megrendelés elutasítása elemre.

A megrendelés visszaigazolásának elküldése után a Megrendelés állapota Elutasítva jelenik meg.

Megjegyzés : előfordulhat, hogy ügyfele üzleti vagy technikai okokból nem engedi meg Önnek a Megrendelések elutasítását. Ilyen esetekben az elutasítás lehetőség szürkén jelenik meg.

Sorok frissítése

1. A Megrendelés nézetben kattintson a Megrendelés megerősítése > Sor frissítése elemre.
2. Töltse ki a kért információkat (ugyanúgy, mint az Összes megerősítése opciónál).
3. Görgessen le a sorok megtekintéséhez és adja meg a megfelelő értékeket. A kitöltött mező(k)től függően a Részletek gomb különböző lehetőségeket jelenít meg. 
4. Megerősítés – Megerősített tételek mennyisége. A Részletek gombra kattintva beléphet a sorba, és hozzáadhat/frissíthet egyéb adatokat (hivatkozási szám, ár...)
5. Utánrendelés – A tételek utólagos rendelések. Ha rendelkezésre állnak, hozzon létre egy újabb megrendelés-visszaigazolást a megerősítéshez.
6. Elutasítás – Adja meg az elemek elutasításának okát.

Ha elkészült, kattintson a Tovább gombra . Ezután tekintse át a Megerősítést, mielőtt a Küldés gombra kattintana . 

Ha módosítani szeretné a beszerzési rendelést, általában meg kell várnia, amíg az ügyfele frissíti azt egy módosított rendelés elküldésével. Ezt követően egyfajta visszaigazolásként létrehozhat egy végső PO megerősítést, amellyel igazolhatja, hogy elégedett-e a felülvizsgált verzióval. Ha nem erősíti meg, nem tudja feldolgozni a megrendelést.

Sorok frissítése: Részletek megerősítése/frissítése

1. Írja be a mennyiséget az Adatbevitel megerősítése mezőbe. 
2. Kattintson a Részletek  gombra az árváltozás részleteinek megadásához.
3. Belép:
4. Frissített ár – Egységár mező
5. Cikkhelyettesítések – Szállítói alkatrész mező 
6. Megjegyzések az árváltozással kapcsolatban
7. Leírás frissítése – Leírás
8. Ha kész, kattintson az OK gombra.

Megjegyzés : az egyes ügyfélkapcsolatok eltérő tranzakciós szabályokat alkalmazhatnak, és egyes mezőket nem lehet szerkeszteni

Sorok frissítése: Rendelés hátralék

1. A Rendelés hátralék adatbeviteli mezőbe írja be a hátralék mennyiséget. 
2. Kattintson a Részletek gombra a megjegyzések és a becsült szállítási és szállítási dátumok megadásához a utólagos megrendelt cikkekhez az Állapot részletei oldalon.
3. Ha kész, kattintson az OK gombra.

Sorok frissítése: Elutasítás

1. Írja be a mennyiséget az Adatbevitel elutasítása mezőbe a cikk elutasításához.
2. Kattintson a Részletek gombra az elutasítás okának megadásához az Állapot részletei oldal Megjegyzések mezőjében.
3. Ha kész, kattintson az OK gombra.

Sorok frissítése: Több módosítás

Folytassa a megrendelés egyes sorainak állapotának frissítését. Ha végzett, kattintson a Tovább gombra, hogy továbblépjen a felülvizsgálati oldalra.

1. Tekintse át a megrendelés visszaigazolását, majd kattintson a Küldés gombra. Megrendeléséről visszaigazolást küldünk a vásárlónak.
2. A Megrendelés állapota Részlegesen megerősített/Hátralékolt/Elutasítva jelenik meg, ha a tételeket nem erősítették meg teljesen, nem rendelték vissza vagy nem utasították el.
3. Kattintson a Kész gombra

Mellékletek hozzáadása

Ha az ügyfele megengedi, mellékleteket adhat hozzá a megrendelés megerősítéséhez. Egyszerűen keresse meg számítógépén a megfelelő fájl(oka)t, és kattintson a Melléklet hozzáadása gombra. 

Az összes melléklet teljes mérete nem haladhatja meg a 10 MB-ot.

Szállítási értesítés

Hozzon létre egy szállítási értesítést, amely tájékoztatja az ügyfeleket rendelésük aktuális állapotáról. 

Szállítási értesítés létrehozása

Kezdeményezzen egy Szállítási értesítést, miután a tételeket előkészítették a szállításra. Megrendelésenként több szállítási értesítés is küldhető.

1. A folytatáshoz kattintson a "Szállítási értesítés létrehozása" gombra.

2. Szállítási adatok ellenőrzése:

   1. Gondoskodjon a "Szállítási cím" és a "Kézbesítés címzettje" információk pontosságáról.

   2. Ha szükséges, frissítse az információkat a "Cím frissítése" kiválasztásával. A csillaggal (*) jelölt mezők kitöltése kötelező.

3. Kattintson az "OK" gombra a megerősítéshez és az értesítés folytatásához.

    

   Megjegyzés : Ha úgy dönt, hogy szállítási értesítést hoz létre a kiszálított mennyiséghez, a beszerzési rendelés állapota frissítve lesz - Részlegesen kiszállítva.

    

Kérjük, tartsa be az ügyfél által adott, a szállítási értesítésben feltüntetendő információkkal kapcsolatos konkrét utasításokat.

Fejléc – Szállítási, nyomonkövetési és szállítási információk

1. Töltse ki a kért adatokat az űrlapon. A Csomaglevél-azonosító bármely szám, amelyet a Szállítási értesítés azonosítására használ.
2. Válassza a Fuvarozó neve lehetőséget, majd megjelenik a Követési szám és a Szállítási mód.
3. Szállítási feltételek és egyéb szállítási részletek szerepelhetnek az összes Szállítási közleményben, hogy támogassák a szállítási információkkal kapcsolatos együttműködés szélesebb körét.

A megadandó információ a meglévő üzleti folyamatoktól és az ügyfele által beállított tranzakciós szabályoktól függ. 

A sor részletei

1. Görgessen le a sor információinak megtekintéséhez, és frissítse az egyes sorok szállított mennyiségét.
2. Frissítse a szállítási mennyiséget, hogy tükrözze a szállított mennyiséget.
3. Kattintson a Tovább gombra a szállítási értesítés áttekintéséhez.
4. A szállítási értesítés áttekintése után kattintson a Küldés gombra, hogy elküldje a szállítási értesítést ügyfelének.
5. A Szállítási értesítés elküldése után a Megrendelés állapota Szállítva lesz. A beküldött szállítási értesítések megtekinthetők a Teljesítés lapon vagy a Kapcsolódó dokumentumok alatti hivatkozásra kattintva a PO nézetből.
6. Kattintson a Kész gombra.

Megjegyzés : A szállítási értesítések továbbfejlesztett kommunikációt biztosítanak, hogy elkerüljék a rendeléstámogató részleghez intézett szükségtelen hívásokat.

Árubeérkezés

Egyes ügyfelek áruátvételi értesítést (GRN) küldenek Önnek, hogy megerősítsék, hogy ténylegesen megkapták a kiszállított árut. Ez általában elindítja a számlázási/fizetési folyamatot.

Mi az az áruátvételi értesítés

Ha engedélyezve van, a GRN-ek tájékoztatják Önt arról, hogy az Ön ügyfele mit kapott a rendszerébe az Ön által küldött szállítmányból. A GRN csak tájékoztatási célokat szolgálhat, de szükség lehet arra is, hogy a szállítók a ténylegesen átvett árukról számlákat állítsanak elő. Gyakran ez szolgál a számlázási folyamat kiváltójaként. Egyes esetekben a „Számla létrehozása” gomb inaktív marad mindaddig, amíg meg nem érkezik a GRN.

Értesítések konfigurálása az áruátvételhez:

Az időben történő számlázás biztosítása érdekében a beszállítók konfigurálhatnak értesítéseket az áruátvételi értesítésekhez. Kovesd ezeket a lepeseket:

• Lépjen az Electronic Order Routing oldalra.
• Válassza az "Egyéb dokumentumtípusok" lehetőséget.
• Válassza a „Nyugta” lehetőséget.
• Adjon meg legfeljebb öt e-mail címet, hogy értesítést kapjon az átvett árukról.
• Mentse el a változtatásokat.

PO állapotfrissítések:

Ha az árubevételek engedélyezve vannak, néhány további megrendelési állapot is elérhető. A „Szállítva” állapothoz hasonlóan, amikor GRN érkezik, a megrendelés állapota „Részben átvett” vagy „Fogadott” értékre változik.

Árubevételek felkutatása

Az Árubevételeket a Teljesítés fül alatt találja .

Kattintson a nyugta számra a megnyitásához és a részletek megjelenítéséhez.

Ez a tartalom egyértelmű útmutatást ad a megrendelések megerősítéséhez, frissítéséhez és elutasításához, valamint szállítási értesítések létrehozásához az anyagi megrendelésekhez. Ezen eljárások gyakorlati jobb megértését az alábbi linkeken érheti el:

Ezek a források gyakorlati betekintést nyújtanak az említett folyamatokba. Nyugodtan fedezze fel őket, hogy elmélyítse megértését

Vissza