Nalozi za materijal

Nalog za materijal odnosi se na proces nabave koji zahtijeva određene fizičke stavke, materijale ili robu od dobavljača ili kupaca. Taj je proces ključan za poduzeća koja zahtijevaju sirovine, komponente ili gotove proizvode za proizvodnju robe ili pružanje usluga. Narudžbe materijala obično se pokreću putem narudžbenice, koja opisuje pojedinosti zatraženih stavki, uključujući količinu, specifikacije, datume isporuke i sporazume o određivanju cijena.

Materijalni nalozi imaju ključnu ulogu u upravljanju nabavnim lancem, osiguravajući da poduzeća imaju potrebne resurse za učinkovito poslovanje i zadovoljavanje potražnje kupaca.

Nakon što primite narudžbu materijala, obično ćete potvrditi narudžbu putem Potvrde narudžbe, provjeravajući vaše prihvaćanje uvjeta navedenih u narudžbenici. Ova potvrda služi za potvrdu sporazuma između vas i vaše stranke i omogućuje sva potrebna usklađenja ili izmjene narudžbe prije ispunjenja.

Pri primanju narudžbenice neke stranke mogu od vas zahtijevati da je odmah potvrdite potvrdom narudžbe. Međutim, taj se zahtjev razlikuje i iako ga neki korisnici možda neće ovlastiti, ipak vam mogu omogućiti da potvrdite narudžbu ako je to potrebno. To služi za nekoliko svrha:

• Potvrda je li narudžbenica potpuno ili djelomično prihvaćena.
• Prijedlog svih potrebnih preinaka narudžbenice. Ako se predlože promjene, pričekajte odobrenje stranke prije nego što nastavite s ažuriranom verzijom narudžbenice. Time se jamči potpuno usklađivanje između vas i stranke u vezi sa specifičnostima naloga.
• Odbijanje narudžbenice ako je potrebno.

Imajte na umu da iako je potvrda narudžbe vrlo vrijedna i ponekad obvezna, neke je stranke možda neće zahtijevati. Čak i ako ga pošaljete, možda ga neće integrirati u svoj interni sustav. Ipak, važno je pridržavati se tog procesa za one koji to zahtijevaju.
Osim toga, za materijalne narudžbenice možda ćete morati dostaviti obavijest o otpremi nakon otpreme stavki. Ako je za ispunjenje narudžbe potrebno više otprema, možete generirati nekoliko obavijesti o otpremi dok se sve stavke ne otpremaju.

Za narudžbenice za usluge možda ćete morati poslati obrazac usluga. Detaljne upute o ovom procesu potražite u odjeljku Narudžbenica za usluge.

Uvijek pogledajte upute koje je navela vaša stranka kako biste odredili koji su specifični dokumenti potrebni za svaku narudžbu. Time se osigurava nesmetana obrada i ispunjenje narudžbi prema zahtjevima vaše stranke.

Napomena: Ako koristite standardni račun, također možete posjetiti ovu stranicu  ili pogledati ovaj  popis za reprodukciju videozapisa  radi posebnih uputa. 

Potvrda naloga

Stvorite potvrdu kako biste obavijestili kupca o statusu narudžbe.

Koraci za potvrdu cijele narudžbe:

Iz prikaza narudžbenice kliknite Kreiraj potvrdu narudžbe > Potvrdi cijelu narudžbu.

1. Navigirajte na prikaz narudžbenice.
2. Kliknite "Stvori potvrdu narudžbe" i zatim "Potvrdi cijelu narudžbu".
3. Unesite jedinstveni broj potvrde u identifikacijske svrhe.
4. Neobvezno navedite procijenjeni datum otpreme ili procijenjeni datum isporuke koji će se primijeniti na sve pojedinačne stavke. (Možete grupirati povezane pojedinačne stavke ili robu kompleta za pojednostavljenu obradu).
5. Nastavite na sljedeći korak klikom na "Sljedeće".
6. Temeljito pregledajte potvrdu narudžbe.
7. Nakon potvrde kliknite "Pošalji" kako biste dovršili proces.

Odbij cijelu narudžbu

1. Iz prikaza narudžbenice kliknite Kreiraj potvrdu naloga > Odbij cijelu narudžbu.
   
2. Unesite potvrdu i neke komentare.
   
3. Kliknite Odbij narudžbu.

Kad se potvrda narudžbe pošalje, status narudžbe prikazat će se kao Odbijeno.

Napomena: vaša stranka možda vam ne dopušta odbijanje narudžbi zbog poslovnih ili tehničkih razloga. U takvim će slučajevima mogućnost odbijanja biti siva.

Ažuriraj pojedinačne stavke

1. Iz prikaza narudžbenice kliknite Stvori potvrdu narudžbe > Ažuriraj pojedinačnu stavku.
   
2. Popunite zatražene informacije (isto kao i za opciju Potvrdi sve).
   
3. Pomaknite se dolje za prikaz pojedinačnih stavki i unesite relevantne vrijednosti. Ovisno o poljima koja popunite, gumb Detalji prikazat će različite mogućnosti. 
   
4. Potvrdi – iznos potvrđenih stavki. Klik na Detalji omogućuje vam unos retka i dodavanje/ažuriranje drugih detalja (referenca #, cijena...)
   
5. Neizvršeni nalog – stavke su naručene, a neisporučene. Kad budu dostupni, generirajte drugu potvrdu narudžbe kako biste potvrdili.
   
6. Odbij – unesite razlog odbijanja tih stavki.

Kad završite, kliknite Sljedeće. Zatim pregledajte potvrdu prije nego što kliknete Pošalji. 

Ako želite promijeniti narudžbenicu, obično morate pričekati da je stranka ažurira slanjem revidirane narudžbe. Nakon toga, kao oblik potvrde, možete generirati konačnu potvrdu narudžbenice kako biste validirali svoje zadovoljstvo revidiranom verzijom. Ako ne potvrdite, nećete moći obraditi narudžbu.

Ažuriraj pojedinačne stavke: potvrdi/ažuriraj detalje

1. Unesite količinu u polje Potvrdi unos podataka. 
   
2. Kliknite Detalji  za unos detalja u vezi s promjenom cijene.
   
3. Enter:
   
4. Ažurirana cijena - polje jedinične cijene
   
5. Zamjene stavki - polje dijela dobavljača 
   
6. Komentari o promjeni cijene
   
7. Ažuriraj opis - Opis
   
8. Kad završite, kliknite OK.

Napomena: svaki odnos sa strankom može primijeniti različita pravila transakcije i učiniti neka polja neuredivima

Ažuriraj pojedinačne stavke: Neizvršeni nalog

1. Unesite natrag naručenu količinu u polje unosa podataka neizvršenog naloga. 
   
2. Kliknite Pojedinosti kako biste unijeli komentare i procijenjene datume otpreme i isporuke za stavke koje su naručene, a neisporučene na stranici Pojedinosti statusa.
   
3. Kad završite, kliknite OK.

Ažuriraj pojedinačne stavke: odbij

1. Unesite količinu u polje Odbij unos podataka kako biste odbili stavku.
2. Kliknite Pojedinosti kako biste unijeli razlog za odbijanje u polje Komentari na stranici Pojedinosti statusa.
3. Kad završite, kliknite OK.

Ažuriraj pojedinačne stavke: višestruke promjene

Nastavite s ažuriranjem statusa za svaku pojedinačnu stavku na narudžbenici. Kad završite, kliknite Sljedeće za nastavak na stranicu pregleda.

1. Pregledajte potvrdu narudžbe > kliknite Pošalji. Vaša potvrda narudžbe poslana je vašem kupcu.
2. Status narudžbe prikazat će se kao Djelomično potvrđeno/Naručeno, a neisporučeno/Odbijeno ako stavke nisu u potpunosti potvrđene, neisporučene ili odbijene.
3. Kliknite Gotovo

Dodavanje priloga

Ako vaš kupac dopušta, možete dodati priloge svojoj potvrdi narudžbenice. Jednostavno potražite odgovarajuće datoteke na računalu i kliknite Dodaj privitak. 

Ukupna veličina svih priloga ne smije prekoračiti 10 MB.

Obavijest o otpremi

Stvorite obavijest o otpremi kako biste stranke obavijestili o trenutačnom statusu njihove narudžbe. 

Stvaranje obavijesti o otpremi

Pokrenite obavijest o otpremi kad se stavke pripreme za otpremu. Moguće je poslati više obavijesti o otpremi po narudžbenici.

1. Za nastavak kliknite "Stvori obavijest o otpremi".

2. Verificiraj pojedinosti otpreme:

   1. Osigurajte točnost informacija o "Pošiljatelju" i "Primatelju".

   2. Ako je potrebno, ažurirajte informacije odabirom "Ažuriraj adresu". Polja označena zvjezdicom (*) su obvezna.

3. Kliknite "OK" za potvrdu i nastavak s obaviješću.

   Napomena: kad odlučite stvoriti obavijest o otpremi za ubrzanu količinu, status narudžbenice ažurirat će se na Djelomično otpremljeno.

Pridržavajte se specifičnih uputa koje stranka navodi u vezi s potrebnim informacijama koje treba uključiti u obavijesti o otpremi

Zaglavlje – informacije o otpremi, praćenju i transportu

1. Popunite tražene informacije na obrascu. ID popisa pakiranja bilo koji je broj koji upotrebljavate za identifikaciju obavijesti o otpremi.
   
2. Izaberite Naziv prijevoznika, a zatim će se pojaviti Praćenje # i Metoda otpreme.
   
3. Uvjeti isporuke i druge pojedinosti o transportu mogu se uključiti u sve obavijesti o otpremi kako bi se podržao širi raspon suradnje s informacijama o otpremi.
   

Informacije koje trebate navesti ovise o vašim postojećim poslovnim procesima i pravilima transakcije koja je postavila vaša stranka. 

Pojedinosti pojedinačne stavke

1. Pomaknite se prema dolje za prikaz informacija o pojedinačnoj stavci i ažurirajte otpremljenu količinu za svaku pojedinačnu stavku.
   
2. Ažuriraj količinu otpreme kako bi odražavala količinu koja se otprema.
   
3. Kliknite Sljedeće za nastavak pregleda obavijesti o otpremi.
   
4. Kad pregledate svoju obavijest o otpremi, kliknite Pošalji kako biste poslali obavijest o otpremi svojoj stranci.
   
5. Nakon slanja obavijesti o otpremi status narudžbe ažurirat će se na Otpremljeno. Poslane obavijesti o otpremi mogu se prikazati s kartice Realizacija ili klikom na vezu ispod Povezani dokumenti iz prikaza narudžbenice.
   
6. Kliknite Gotovo.

Napomena: obavijesti o otpremi pružaju poboljšanu komunikaciju kako bi se izbjegli nepotrebni pozivi odjelu za podršku narudžbama.

Prijem robe

Neke će vam stranke poslati obavijest o prijemu robe (GRN) kako bi potvrdile da su učinkovito primili otpremljenu robu. To obično pokreće proces fakturiranja/plaćanja.

Što je obavijest o prijemu robe

Kad se omogući, GRN-ovi vas obavještavaju o tome što je vaša stranka primila u svom sustavu iz otpreme koju ste poslali. GRN se može slati samo u informativne svrhe, ali također može biti potrebno da dobavljači generiraju fakture za stvarnu primljenu robu. Često služi kao pokretač za proces fakturiranja. U nekim će slučajevima gumb 'Kreiraj fakturu' ostati neaktivan dok se ne primi GRN.

Konfiguriranje obavijesti za prijem robe:

Kako bi osigurali pravovremeno fakturiranje, dobavljači mogu konfigurirati obavijesti za obavijesti o prijemu robe. Slijedite ove korake:

• Navigirajte do Usmjeravanja elektroničkih narudžbi.
• Odaberite 'Drugi tipovi dokumenta'.
• Izaberite 'Račun'.
• Unesite do pet e-adresa za primanje obavijesti o primljenoj robi.
• Spremite promjene.

Ažuriranja statusa narudžbenice:

Kad su prijemi robe omogućeni, dostupni su i neki dodatni statusi narudžbenice. Slično statusu 'Otpremljeno', kad se primi GRN, status narudžbenice promijenit će se u 'Djelomično primljeno' ili 'Primljeno'.

Lociranje prijema robe

Prijeme robe možete pronaći na kartici Ispunjenje.

Kliknite broj priznanice kako biste ga otvorili i prikazali pojedinosti.

Ovaj sadržaj pruža jasne smjernice o tome kako potvrditi, ažurirati i odbiti narudžbenice, kao i stvoriti obavijesti o otpremi za svoje narudžbenice materijala. Kako biste bolje razumjeli te postupke u praksi, možete pristupiti vezama u nastavku:

Ti resursi pružaju praktičan uvid u navedene procese. Slobodno ih istražite kako biste produbili svoje razumijevanje