הזמנות חומר

הזמנת חומר מתייחסת לתהליך רכש שמבקש פריטים פיזיים, חומרים או טובין מספקים או לקוחות ספציפיים. תהליך זה הוא מהותי עבור עסקים הדורשים חומרי גלם, רכיבים או מוצרים מוגמרים כדי לייצר טובין או לספק שירותים. הזמנות חומרים מאותחלות בדרך כלל באמצעות הזמנת רכש (PO), שמתווה את פרטי הפריטים המבוקשים, כולל כמות, מפרטים, תאריכי אספקה והסכמי המחרה.

להזמנות חומרים יש תפקיד קריטי בניהול שרשרת האספקה, מה שמבטיח שלעסקים יש את המשאבים הדרושים כדי לפעול ביעילות ולעמוד בביקוש הלקוחות.

בעת קבלת הזמנת חומר, בדרך כלל תאשר את ההזמנה באמצעות אישור הזמנה, ותאמת את הסכמתך לתנאים וההתניות המפורטים בהזמנת הרכש. אישור זה משמש לאישור ההסכם בינך לבין הלקוח שלך ומאפשר התאמות או שינויים נדרשים בהזמנה לפני המימוש.

בעת קבלת הזמנת רכש, ייתכן שחלק מהלקוחות ידרשו ממך לאשר אותה מיידית עם אישור הזמנה. עם זאת, דרישה זו משתנה, ובעוד שחלק מהלקוחות עשויים לא לייפות אותה, ייתכן שהם עדיין יאפשרו לך לאשר את ההזמנה במידת הצורך. זה משרת מספר מטרות:

• אישור אם הזמנת הרכש התקבלה באופן מלא או חלקי.
• הצעת שינויים נדרשים בהזמנת הרכש. אם מוצעים שינויים, המתן לאישור הלקוח לפני שתמשיך עם הגרסה המעודכנת של הזמנת הרכש. זה מבטיח התאמה מלאה בינך לבין הלקוח לגבי פרטי ההזמנה.
• דחיית הזמנת הרכש במידת הצורך.

שים לב שבעוד שאישור ההזמנה הוא בעל ערך רב ולעתים חובה, ייתכן שחלק מהלקוחות לא ידרשו זאת. גם אם ישלחו אותו, הם לא יוכלו לשלב אותו במערכת הפנימית שלהם. עם זאת, חשוב להיצמד לתהליך זה עבור מי שדורש זאת.
בנוסף, עבור הזמנות רכש של חומר, ייתכן שיהיה עליך לספק הודעה על משלוח עם שליחת הפריטים. אם נדרשים מספר משלוחים כדי למלא את ההזמנה, ניתן ליצור מספר הודעות משלוח עד שכל הפריטים ישוגרו.

עבור הזמנות רכש של שירות, ייתכן שתידרש להגיש גיליון שירות. עיין במקטע הזמנת רכש של שירות לקבלת הוראות מפורטות על תהליך זה.

עיין תמיד בהוראות שסיפק הלקוח כדי לקבוע אילו מסמכים ספציפיים נדרשים לכל הזמנה. זה מבטיח עיבוד חלק ומימוש חלק של הזמנות לפי דרישות הלקוח שלך.

הערה: אם אתה משתמש בחשבון רגיל, תוכל גם לבקר בדף זה  או לצפות  ברשימת השמעה של סרטון וידיאו זה  לקבלת הוראות ייעודיות. 

אישור הזמנה

צור אישור כדי ליידע את הקניין בנוגע לסטאטוס ההזמנה.

שלבים לאישור ההזמנה כולה:

מתצוגת הזמנת הרכש, לחץ על צור אישור הזמנה > אשר את כל ההזמנה.

1. נווט לתצוגת הזמנת רכש.
2. לחץ על "צור אישור הזמנה" ואחריו "אשר את כל ההזמנה".
3. הזן את מספר האישור הייחודי למטרות זיהוי.
4. אופציונאלית, ציין תאריך משלוח משוער או תאריך אספקה משוער להחלה על כל השורות. (ניתן לקבץ שורות קשורות או טובין בערכה לעיבוד רציף).
5. המשך לשלב הבא על-ידי לחיצה על "הבא".
6. בדוק ביסודיות את אישור ההזמנה.
7. לאחר האישור, לחץ על "הגש" כדי להשלים את התהליך.

דחה את כל ההזמנה

1. מתצוגת הזמנת הרכש, לחץ על צור אישור הזמנה > דחה את כל ההזמנה.
   
2. הזן את האישור וכמה הערות.
   
3. לחץ על דחה הזמנה.

לאחר הגשת אישור ההזמנה, סטאטוס ההזמנה יוצג כ נדחה.

הערה: ייתכן שהלקוח שלך לא יאפשר לך לדחות הזמנות מסיבות עסקיות או טכניות. במקרים כאלה, האפשרות לדחות תיצבע באפור.

עדכן שורות

1. מתצוגת הזמנת הרכש, לחץ על צור אישור הזמנה > עדכן שורה.
   
2. מלא את המידע המבוקש (זהה לזה של האפשרות אשר הכול).
   
3. גלול למטה כדי להציג את פריטי השורה ולהזין את הערכים הרלוונטיים. בהתאם לשדות שתמלא, הלחצן פרטים יציג אפשרויות שונות. 
   
4. אשר – סכום הפריטים שאושרו. לחיצה על פרטים מאפשרת לך להזין את השורה ולהוסיף/לעדכן פרטים אחרים (# סימוכין, מחיר...)
   
5. הזמנה בחוסר – הפריטים בהזמנה בחוסר. לאחר שהם זמינים, צור אישור הזמנה נוסף לאישור.
   
6. דחייה – הזן סיבה לדחיית פריטים אלה.

לאחר שתסיים, לחץ על הבא. לאחר מכן בדוק את האישור לפני לחיצה על 'שלח'. 

אם ברצונך לשנות את הזמנת הרכש, בדרך כלל עליך להמתין שהלקוח יעדכן אותה על-ידי שליחת הזמנה מתוקנת. לאחר מכן, כצורת אישור קבלה, תוכל ליצור אישור הזמנת רכש סופי כדי לאמת את שביעות הרצון שלך מהגרסה המתוקנת. אם לא תאשר, לא תוכל לעבד את ההזמנה.

עדכן שורות: אשר/עדכן פרטים

1. הזן את הכמות בשדה 'אשר הזנת נתונים'. 
   
2. לחץ על פרטים  כדי להזין את הפרטים בנוגע לשינוי המחיר.
   
3. הזנה:
   
4. מחיר מעודכן - שדה מחיר יחידה
   
5. תחליפי פריט - שדה חלק ספק 
   
6. הערות בנוגע לשינוי המחיר
   
7. עדכון תיאור - תיאור
   
8. לחץ על OK לאחר הסיום.

הערה: כל קשר לקוח עשוי להחיל כללי תנועה שונים ולהפוך שדות מסוימים לבלתי ניתנים לעריכה

עדכון שורות: הזמנה בחוסר

1. הזן את הכמות שהוזמנה חזרה בשדה ההזנה של נתוני הזמנה בחוסר. 
   
2. לחץ על פרטים כדי להזין הערות ותאריכי משלוח ואספקה משוערים עבור פריטים שהוזמנו בחוסר בדף פרטי סטאטוס.
   
3. לחץ על OK לאחר הסיום.

עדכן שורות: דחה

1. הזן את הכמות בשדה 'דחה הזנת נתונים' כדי לדחות את הפריט.
2. לחץ על פרטים כדי להזין סיבה לדחייה בשדה הערות בדף פרטי סטאטוס.
3. לחץ על OK לאחר הסיום.

עדכן שורות: שינויים מרובים

המשך לעדכן את הסטאטוס עבור כל שורה בהזמנת הרכש. לאחר הסיום, לחץ על הבא כדי להמשיך לדף הסקירה.

1. בדוק את אישור ההזמנה > לחץ על שלח. אישור ההזמנה שלך נשלח לקניין שלך.
2. סטאטוס ההזמנה יוצג כ אושר חלקית/הוזמן בחוסר/נדחה אם פריטים לא אושרו במלואם, הוזמנו בחוסר או נדחו.
3. לחץ על 'בוצע'

הוספת קבצים מצורפים

אם הלקוח שלך מתיר, באפשרותך להוסיף קבצים מצורפים לאישור הזמנת הרכש שלך. פשוט עיין במחשב שלך לקבלת הקבצים הרלוונטיים ולחץ על הוסף קובץ מצורף. 

הגודל הכולל של כל הקבצים המצורפים לא יכול לחרוג מ-10 MB.

הודעה על משלוח

צור הודעת משלוח כדי ליידע לקוחות על הסטאטוס הנוכחי של ההזמנה שלהם. 

צור הודעה על משלוח

התחל הודעת משלוח לאחר הכנת הפריטים למשלוח. ניתן לשלוח הודעות משלוח מרובות לכל הזמנת רכש (PO).

1. לחץ על "צור הודעת משלוח" כדי להמשיך.

2. אמת פרטי משלוח:

   1. ודא דיוק במידע 'משלוח מ-' ו'ספק ל-'.

   2. אם יש צורך, עדכן את המידע על-ידי בחירה ב'עדכן כתובת'. שדות שמסומנים בכוכבית (*) הם שדות חובה.

3. לחץ על OK כדי לאשר ולהמשיך בהודעה.

   הערה: כאשר תחליט ליצור הודעת משלוח עבור הכמות המזורזת, סטאטוס הזמנת הרכש יעודכן ל נשלח באופן חלקי.

היצמד להוראות מסוימות שסיפק הלקוח בנוגע למידע הנדרש שיש לכלול בהודעות על משלוח

כותרת - מידע על משלוח, מעקב והובלה

1. מלא את המידע המבוקש בטופס. זיהוי רשימת האריזה הוא כל מספר שבו אתה משתמש לזיהוי הודעה על משלוח.
   
2. בחר שם מוביל ולאחר מכן מספר מעקב ושיטת משלוח יופיעו.
   
3. ניתן לכלול תנאי אספקה ופרטי הובלה אחרים בכל הודעות המשלוח לתמיכה בטווח רחב יותר של שיתוף פעולה בפרטי משלוח.
   

המידע שאתה צריך לספק תלוי בתהליכים העסקיים הקיימים שלך ובכללי התנועה שהוגדרו על-ידי הלקוח שלך. 

פרטי שורה

1. גלול למטה כדי להציג פרטי שורה ולעדכן את הכמות שנשלחה עבור כל שורה.
   
2. עדכן כמות משלוח כדי לשקף את הכמות הנשלחת.
   
3. לחץ על 'הבא' כדי להמשיך כדי לסקור את הודעת המשלוח שלך.
   
4. לאחר סקירת הודעת המשלוח שלך, לחץ על שלח כדי לשלוח הודעה על משלוח ללקוח שלך.
   
5. לאחר שליחת הודעת המשלוח שלך, סטאטוס ההזמנה יעודכן ל'נשלח'. ניתן להציג הודעות משלוח שהוגשו מהלשונית מימוש או בלחיצה על הקישור תחת מסמכים קשורים מתצוגת הזמנת הרכש.
   
6. לחץ על סיום.

הערה: הודעות על משלוח מספקות התקשרויות משופרות כדי למנוע קריאות לא הכרחיות למחלקת התמיכה בהזמנה.

כניסה כללית למלאי

חלק מהלקוחות ישלחו לך הודעה על קבלת טובין (GRN) כדי לאשר שהם קיבלו ביעילות את הטובין שנשלחו. זה בדרך כלל מפעיל את תהליך הנפקת החשבונית/התשלום.

מהי הודעה על קבלת טובין?

כאשר האפשרות מופעלת, מספרי GRN מודיעים לך על מה שהלקוח שלך קיבל במערכת שלו מהמשלוח ששלחת. ניתן לשלוח את ה-GRN למטרות מידע בלבד, אך הוא יכול להיות הכרחי גם כדי שספקים ייצרו חשבוניות עבור הטובין שהתקבלו בפועל. לעתים קרובות הוא משמש כמפעיל עבור תהליך הנפקת החשבונית. במקרים מסוימים, הלחצן 'צור חשבונית' יישאר לא פעיל עד לקבלת GRN.

קביעת תצורה של הודעות עבור קבלת טובין:

כדי להבטיח הנפקת חשבוניות בזמן, ספקים יכולים לקבוע תצורה של הודעות עבור הודעות על קבלת טובין. בצע את השלבים הבאים:

• נווט אל ניתוב הזמנות אלקטרוני.
• בחר 'סוגי מסמכים אחרים'.
• בחר 'קבלה'.
• הזן עד חמש כתובות דוא"ל כדי לקבל הודעות על טובין שהתקבלו.
• שמור את השינויים.

עדכוני סטאטוס של הזמנת רכש:

כאשר קבלות טובין מופעלות, זמינים גם כמה סטאטוסים נוספים של הזמנת רכש. בדומה לסטאטוס 'נשלח', כאשר התקבל מספר תעודת משלוח רכש, סטאטוס הזמנת הרכש ישתנה ל'התקבל חלקית' או 'התקבל'.

איתור קבלות טובין

ניתן למצוא קבלות טובין בלשונית מימוש.

לחץ על מספר הקבלה כדי לפתוח אותו ולהציג את הפרטים.

תוכן זה מספק הדרכה ברורה כיצד לאשר, לעדכן ולדחות את הזמנות הרכש שלך, וכן ליצור הודעות על משלוח עבור הזמנות הרכש של החומרים שלך. כדי להבין תהליכים אלה טוב יותר בפועל, ניתן לגשת לקישורים שלהלן:

משאבים אלה מספקים תובנה מעשית לגבי התהליכים שצוינו. תרגיש חופשי לחקור אותם כדי להעמיק את ההבנה שלך