Commandes d'articles

Une commande d'articles fait référence à un processus d'approvisionnement qui demande des postes physiques, des articles ou des marchandises spécifiques aux fournisseurs ou aux clients. Ce processus est fondamental pour les entreprises qui ont besoin de matières premières, de composants ou de produits finis pour fabriquer des marchandises ou fournir des services. Les commandes d'articles sont généralement lancées via une commande d'achat, qui décrit les détails des postes demandés, y compris la quantité, les spécifications, les dates de livraison et les accords sur les prix.

Les commandes d'articles jouent un rôle essentiel dans la gestion de la chaîne logistique, en veillant à ce que les entreprises disposent des ressources nécessaires pour fonctionner efficacement et répondre à la demande des clients.

À la réception d'une commande matérielle, vous confirmez généralement la commande par le biais d'une confirmation de commande, en vérifiant votre acceptation des conditions générales décrites dans le bon de commande. Cette confirmation sert à confirmer l'accord entre vous et votre client et permet tous les ajustements ou modifications nécessaires à la commande avant l'exécution.

Lors de la réception d'un bon de commande, certains clients peuvent vous demander de le confirmer rapidement avec une confirmation de commande. Cependant, cette exigence varie et, même si certains clients ne l'exigent pas, ils peuvent tout de même vous permettre de confirmer la commande si nécessaire. Cela sert à plusieurs fins :

• Confirmation de l'acceptation totale ou partielle du bon de commande.
• Proposer toute modification requise au bon de commande. Si des modifications sont suggérées, attendez l'approbation du client avant de poursuivre avec la version mise à jour du bon de commande. Cela garantit un alignement complet entre vous et le client en ce qui concerne les spécificités de la commande.
• Rejeter le bon de commande si nécessaire.

Notez que même si la confirmation de commande est très précieuse et parfois obligatoire, certains clients peuvent ne pas en avoir besoin. Même si vous l'envoyez, il se peut qu'ils ne l'intègrent pas dans leur système interne. Néanmoins, il est important d'adhérer à ce processus pour ceux qui en ont besoin.
En outre, pour les bons de commande d'articles, vous devrez peut-être fournir un avis d'expédition lors de l'expédition du ou des articles. Si plusieurs expéditions sont nécessaires pour exécuter la commande, vous pouvez générer plusieurs avis d'expédition jusqu'à ce que tous les articles aient été expédiés.

Pour les BdC de services, vous devrez peut-être soumettre une Feuille de services. Veuillez consulter la section Bon de commande de services pour obtenir des instructions détaillées sur ce processus.

Reportez-vous toujours aux instructions fournies par votre client pour déterminer les documents spécifiques requis pour chaque commande. Cela garantit le bon traitement et le traitement des commandes par les besoins de votre client.

Remarque : si vous utilisez un compte Standard, vous pouvez également consulter cette page ou regarder cette liste de vidéos pour obtenir des instructions spécifiques. 

Confirmation de commande

Créez une confirmation pour informer l'acheteur du statut de la commande.

Étapes de confirmation de l'intégralité de la commande :

Dans la vue du bon de commande, cliquez sur Créer une confirmation de commande > Confirmer toute la commande.

1. Accédez à la vue Commande d'achat.
2. Cliquez sur Créer une confirmation de commande, puis sur Confirmer toute la commande.
3. Saisissez le numéro de confirmation unique à des fins d'identification.
4. Facultativement, indiquez la Date d'expédition estimée ou la Date de livraison estimée à appliquer à tous les articles de ligne. (Vous pouvez regrouper les articles de ligne ou les marchandises de kit associés pour un traitement rationalisé).
5. Passez à l'étape suivante en cliquant sur "Suivant".
6. Vérifiez minutieusement la confirmation de commande.
7. Après confirmation, cliquez sur « Soumettre » pour finaliser le processus.

Rejeter l'intégralité de la commande

1. Dans la vue du bon de commande, cliquez sur Créer une confirmation de commande > Rejeter l'intégralité de la commande.
2. Saisissez la confirmation et quelques commentaires.
3. Cliquez sur Rejeter la commande.

Une fois la confirmation de commande soumise, le statut de la commande est Rejeté(e).

Remarque : votre client peut ne pas vous autoriser à rejeter des commandes pour des raisons commerciales ou techniques. Dans ce cas, l'option de rejet sera grisée.

Mettre à jour les articles de ligne

1. Dans la vue du bon de commande, cliquez sur Créer une confirmation de commande > Mettre à jour un article de ligne.
2. Renseignez les informations demandées (identiques à celles de l'option Confirmer tout).
3. Faites défiler vers le bas pour afficher les postes individuels et saisissez les valeurs pertinentes. Selon le ou les champs que vous remplissez, le bouton Détails affichera différentes options. 
4. Confirmer – Montant des postes confirmés. En cliquant sur Détails, vous pouvez saisir la ligne et ajouter/mettre à jour d'autres détails (numéro de référence, prix...).
5. Commandes en retard : les articles sont différés. Une fois disponibles, générez une autre confirmation de commande à confirmer.
6. Refuser : saisissez un motif pour lequel ces postes sont refusés.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant. Vérifiez ensuite la confirmation avant de cliquer sur Soumettre. 

Si vous voulez modifier le bon de commande, vous devez généralement attendre que votre client le mette à jour en envoyant une commande révisée. Par la suite, sous forme de confirmation, vous pouvez générer une confirmation de commande d'achat finale pour valider votre satisfaction concernant la version révisée. Si vous ne confirmez pas, vous ne pourrez pas traiter la commande.

Mettre à jour les articles de ligne : confirmer/mettre à jour les détails

1. Saisissez la quantité dans le champ de saisie de données Confirmer. 
2. Cliquez sur Détails pour saisir les détails relatifs à la modification du prix.
3. Entrée :
4. Zone Prix unitaire mise à jour
5. Remplacements d'articles - Zone Pièce fournisseur 
6. Commentaires concernant la modification de prix
7. Description de la mise à jour - Description
8. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Remarque : chaque relation client peut appliquer différentes règles de transaction et rendre certains champs non modifiables.

Mettre à jour postes individuels : commande en retard

1. Saisissez la quantité commandée en retard dans la zone de saisie de données Commandes en retard. 
2. Cliquez sur Détails pour saisir des Commentaires et les Dates d'expédition et de livraison estimées pour les articles différés sur la page Détails du statut.
3. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Mettre à jour les articles de ligne : Rejeter

1. Saisissez la quantité dans le champ de saisie de données Rejeter pour rejeter le poste.
2. Cliquez sur Détails pour saisir un motif de rejet dans le champ Commentaires de la page Détails du statut.
3. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Mettre à jour les articles de ligne : modifications multiples

Continuez à mettre à jour le statut de chaque article de ligne du bon de commande. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant pour passer à la page de vérification.

1. Vérifiez la confirmation de commande > cliquez sur Soumettre. Votre confirmation de commande est envoyée à votre acheteur.
2. Le Statut de la commande s'affiche comme Partiellement confirmé(e)/Non satisfait(e)/Rejeté(e) si les articles n'ont pas été entièrement confirmés, sous-commandés ou rejetés.
3. Cliquez sur Terminer.

Ajout de pièces jointes

Si votre client le permet, vous pouvez ajouter des pièces jointes à votre confirmation de bon de commande. Parcourez simplement votre ordinateur pour trouver le(s) fichier(s) pertinent(s) et cliquez sur Ajouter une pièce jointe. 

La taille totale de toutes les pièces jointes ne peut pas dépasser 10 Mo.

Avis d'expédition

Créez un avis de livraison pour informer les clients du statut actuel de leur commande. 

Créer un avis d'expédition

Initier un avis d'expédition une fois que les articles sont préparés pour l'expédition. Il est possible d'envoyer plusieurs avis d'expédition par bon de commande.

1. Cliquez sur "Créer un avis d'expédition" pour poursuivre.

2. Vérification des détails d'expédition :

   1. Assurez-vous de l'exactitude des informations "Provenance" et "Destinataire".

   2. Si nécessaire, mettez à jour les informations en sélectionnant "Mettre à jour adresse". Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.

3. Cliquez sur "OK" pour confirmer et poursuivre avec l'avis.

    

   Remarque : lorsque vous décidez de créer un avis d'expédition pour la quantité accélérée, le statut du bon de commande passe à Partiellement expédié(e).

    

Veuillez respecter les instructions spécifiques fournies par le client concernant les informations requises à inclure dans les avis d'expédition.

En-tête – Informations sur l'expédition, le suivi et le transport

1. Remplissez les informations demandées sur le formulaire. L'ID du bordereau correspond au numéro que vous utilisez pour identifier l'avis d'expédition.
2. Sélectionnez le nom du transporteur, puis le numéro de suivi et la méthode d'expédition s'affichent.
3. Les conditions de livraison et autres détails de transport peuvent être inclus dans tous les avis d'expédition pour prendre en charge un éventail plus large de collaboration sur les informations d'expédition.

Les informations que vous devez fournir dépendent de vos processus de gestion existants et des règles de transaction configurées par votre client. 

Détails de l'article de ligne

1. Faites défiler vers le bas pour afficher les informations des articles de ligne et mettez à jour la quantité expédiée pour chaque article de ligne.
2. Mettre à jour la quantité d'expédition pour refléter la quantité expédiée.
3. Cliquez sur Suivant pour vérifier votre avis d'expédition.
4. Après avoir vérifié votre avis d'expédition, cliquez sur Soumettre pour envoyer l'avis d'expédition à votre client.
5. Après avoir soumis votre avis d'expédition, le statut de la commande passe à Expédié(e). Les avis d'expédition soumis peuvent être affichés à partir de l'onglet Exécution ou en cliquant sur le lien sous Documents connexes dans la vue du bon de commande.
6. Cliquez sur Terminé.

Remarque : les avis d'expédition améliorent les communications afin d'éviter les appels inutiles au service d'assistance des commandes.

Entrée de marchandises

Certains clients vous enverront un avis d'entrée de marchandises pour confirmer qu'ils ont bien reçu les marchandises expédiées. Cela déclenche généralement le processus de facturation/paiement.

Qu'est-ce qu'un avis d'entrée de marchandises ?

Lorsque cette option est activée, les reçus de marchandises vous informent de ce que votre client a reçu dans son système à partir de l'expédition que vous avez envoyée. Le reçu de marchandises peut être envoyé à titre d'information uniquement, mais il peut également être nécessaire pour les fournisseurs de générer des factures pour les marchandises réellement reçues. Il sert souvent de déclencheur pour le processus de facturation. Dans certains cas, le bouton « Créer une facture » restera inactif jusqu'à réception d'un avis de réception.

Configuration des notifications pour l'entrée de marchandises :

Pour garantir une facturation en temps opportun, les fournisseurs peuvent configurer des notifications pour les avis de réception de marchandises. Suivez ces étapes :

• Accédez à Acheminement des commandes électroniques.
• Sélectionnez "Autres types de documents".
• Sélectionnez "Entrée".
• Saisissez jusqu'à cinq adresses e-mail pour recevoir des notifications sur les marchandises reçues.
• Sauvegardez les modifications.

Mises à jour du statut du bon de commande :

Lorsque les reçus de marchandises sont activés, certains statuts de bon de commande supplémentaires sont également disponibles. Comme pour le statut "Expédié(e)", lorsqu'un bon de réception est reçu, le statut du bon de commande passe à "Partiellement reçu(e)" ou "Reçu(e)".

Localisation des reçus de marchandises

Vous trouverez Reçus de marchandises dans l'onglet Exécution.

Cliquez sur le numéro de reçu pour l'ouvrir et afficher les détails.

Ce contenu fournit des instructions claires sur la manière de confirmer, mettre à jour et rejeter vos bons de commande, ainsi que de créer des avis d'expédition pour vos bons de commande d'articles. Pour mieux comprendre ces procédures dans la pratique, vous pouvez accéder aux liens ci-dessous :

Ces ressources fournissent un aperçu pratique des processus mentionnés. N'hésitez pas à les explorer pour approfondir votre compréhension.

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