Nimiketilaukset

Nimiketilaus viittaa hankintaprosessiin, joka pyytää tiettyjä fyysisiä rivejä, nimikkeitä tai tavaroita toimittajilta tai asiakkailta. Tämä prosessi on perustavanlaatuinen yrityksille, jotka vaativat raaka-aineita, komponentteja tai valmiita tuotteita tavaroiden valmistukseen tai palvelujen tarjoamiseen. Nimiketilaukset käynnistetään yleisesti ostotilauksen kautta, jossa esitetään pyydettyjen nimikkeiden lisätiedot, mukaan lukien määrä, määritykset, toimituspäivämäärät ja hinnoittelusopimukset.

Materiaalitilauksilla on kriittinen rooli toimitusketjun hallinnassa, ja niillä varmistetaan, että yrityksillä on tarvittavat resurssit toimia tehokkaasti ja vastata asiakkaiden kysyntään.

Vastaanotettuasi nimiketilauksen vahvistat yleensä tilauksen tilausvahvistuksella ja vahvistat, että hyväksyt ostotilauksessa määritetyt ehdot. Tämä vahvistus vahvistaa sinun ja asiakkaasi välisen sopimuksen ja sallii tilauksen tarvittavat mukautukset tai muutokset ennen toteutusta.

Kun vastaanotat ostotilauksen, jotkut asiakkaat saattavat vaatia, että vahvistat sen viipymättä tilausvahvistuksella. Tämä vaatimus kuitenkin vaihtelee, ja vaikka jotkut asiakkaat eivät välttämättä käsittele sitä, he saattavat silti sallia sinun vahvistaa tilauksen tarvittaessa. Tämä palvelee useita tarkoituksia:

• Vahvistetaan, onko ostotilaus hyväksytty kokonaan vai osittain.
• Mahdollisten tarvittavien muutosten ehdottaminen ostotilaukseen. Jos muutoksia ehdotetaan, odota asiakkaan hyväksyntää, ennen kuin jatkat ostotilauksen päivitettyä versiota. Tämä takaa täydellisen täsmäytyksen sinun ja asiakkaan välillä tilauksen erityispiirteiden suhteen.
• Ostotilauksen hylkääminen tarvittaessa.

Huomaa, että vaikka tilausvahvistus on erittäin arvokas ja joskus pakollinen, jotkut asiakkaat eivät välttämättä tarvitse sitä. Vaikka lähettäisit sen, he eivät välttämättä integroi sitä sisäiseen järjestelmäänsä. On kuitenkin tärkeää noudattaa tätä prosessia niille, jotka sitä vaativat.
Lisäksi nimikeostotilausten osalta sinun on ehkä annettava lähetysilmoitus, kun lähetät nimikkeet. Jos tilauksen täyttämiseen tarvitaan useita lähetyksiä, voit generoida useita lähetysilmoituksia, kunnes kaikki rivit on lisätty suunnitteluun.

Palveluostotilausten osalta saatat joutua lähettämään palvelulomakkeen. Katso yksityiskohtaisia ohjeita tästä prosessista Palveluostotilaus -osiosta.

Katso aina asiakkaan antamat ohjeet sen määrittämiseksi, mitkä asiakirjat ovat tarpeen kutakin tilausta varten. Näin varmistetaan tilausten sujuva käsittely ja täyttäminen asiakkaan vaatimusten mukaisesti.

Huomautus: Jos käytät Standard-tiliä, voit myös käydä tällä sivulla  tai katsoa videoiden  soittolistalta  erilliset ohjeet. 

Tilausvahvistus

Luo vahvistus ilmoittaaksesi ostajalle tilauksen tilasta.

Askeleet koko tilauksen vahvistusta varten:

Napsauta ostotilausnäkymässä Luo tilausvahvistus > Vahvista koko tilaus.

1. Navigoi ostotilausnäkymään.
2. Napsauta "Luo tilausvahvistus" ja sen jälkeen "Vahvista koko tilaus".
3. Syötä yksiselitteinen vahvistusnumero tunnistamista varten.
4. Valinnaisesti määritä Arvioitu lähetyspäivämäärä tai Arvioitu toimituspäivämäärä, jota käytetään kaikissa rivinimikkeissä. (Voit ryhmitellä liittyviä rivinimikkeitä tai paketoida tavaroita virtaviivaistettua käsittelyä varten).
5. Jatka seuraavaan vaiheeseen valitsemalla "Seuraava".
6. Tarkista tilausvahvistus perusteellisesti.
7. Viimeistele prosessi vahvistuksen jälkeen napsauttamalla "Lähetä".

Hylkää koko tilaus

1. Napsauta ostotilausnäkymässä Luo tilausvahvistus > Hylkää koko tilaus.
   
2. Syötä vahvistus ja kommentteja.
   
3. Napsauta Hylkää tilaus.

Kun tilausvahvistus on lähetetty, Tilauksen tilana näkyy Hylätty.

Huomautus: asiakkaasi ei ehkä salli tilausten hylkäämistä liiketoiminnallisista tai teknisistä syistä. Tällaisissa tapauksissa hylkäysvaihtoehto näkyy harmaana.

Päivitä rivit

1. Napsauta ostotilausnäkymässä Luo tilausvahvistus > Päivitä rivinimike.
   
2. Täytä pyydetyt tiedot (sama kuin Vahvista kaikki -vaihtoehdossa).
   
3. Tarkastele rivejä vierittämällä alaspäin ja syötä relevantit arvot. Lisätiedot -painike näyttää eri vaihtoehdot sen mukaan, mitä kenttiä täytät. 
   
4. Vahvista – Vahvistettujen rivien määrä. Napsauttamalla Lisätiedot voit syöttää rivin ja lisätä/päivittää muita lisätietoja (viitenumero, hinta...)
   
5. Jälkitoimitus – tuotteet jälkitoimitetaan. Kun ne ovat käytettävissä, vahvista generoimalla toinen tilausvahvistus.
   
6. Hylkää - syötä syy, miksi nämä rivit on hylätty.

Kun olet valmis, valitse Seuraava. Tarkista sitten vahvistus ennen kuin napsautat Lähetä. 

Jos haluat muuttaa ostotilausta, sinun on yleensä odotettava, että asiakkaasi päivittää sen lähettämällä muokatun tilauksen. Sen jälkeen voit vahvistusmuotona generoida lopullisen ostotilausvahvistuksen, jonka avulla voit validoida tyytyväisyytesi tarkistettuun versioon. Jos et vahvista, et voi käsitellä tilausta.

Päivitä rivinimikkeet: vahvista/päivitä lisätiedot

1. Syötä määrä Vahvista tietojen syöttö -kenttään. 
   
2. Syötä hinnanmuutosta koskevat lisätiedot napsauttamalla Lisätiedot.
   
3. Syötä:
   
4. Päivitetty hinta - Kappalehinta-kenttä
   
5. Nimikkeen korvaukset - toimittajan osakenttä 
   
6. Hinnanmuutosta koskevat kommentit
   
7. Päivitä kuvaus - kuvaus
   
8. Valitse OK, kun olet valmis.

Huomautus: jokainen asiakassuhde saattaa soveltaa eri tapahtumasääntöjä ja tehdä joistakin kentistä ei-muokattavia

Päivitä rivit: jälkitoimitus

1. Syötä takaisin tilattu määrä jälkitoimitustietojen syöttökenttään. 
   
2. Napsauta Lisätiedot syöttääksesi Kommentit ja Arvioidut lähetys- ja toimituspäivämäärät jälkitoimitetuille nimikkeille Tilan lisätiedot -sivulla.
   
3. Valitse OK, kun olet valmis.

Päivitä rivinimikkeet: hylkää

1. Hylkää rivi syöttämällä määrä Hylkää tiedot -kenttään.
2. Napsauttamalla Lisätiedot voit syöttää hylkäyksen syyn Kommentit -kenttään Tilan lisätiedot -sivulla.
3. Valitse OK, kun olet valmis.

Päivitä rivit: useita muutoksia

Jatka kunkin rivinimikkeen tilan päivitystä ostotilauksessa. Kun olet valmis, siirry tarkistussivulle napsauttamalla Seuraava.

1. Tarkista tilausvahvistus > napsauta Lähetä. Tilausvahvistuksesi lähetetään ostajalle.
2. Tilauksen tilana näkyy Osittain vahvistettu/Jälkitoimitettu/Hylätty, jos nimikkeitä ei ole vahvistettu kokonaan, tilattu takaisin tai hylätty.
3. Napsauta Valmis

Liitteiden lisääminen

Jos asiakas sallii, voit lisätä liitteitä ostotilausvahvistukseesi. Selaa vain tietokoneesi haluamaasi tiedostoa (tiedostoja) ja napsauta Lisää liite. 

Kaikkien liitteiden yhteiskoko ei voi olla yli 10 MB.

Lähetysilmoitus

Luo lähetysilmoitus ilmoittaaksesi asiakkaille heidän tilauksensa nykyisestä tilasta. 

Luo lähetysilmoitus

Aloita lähetysilmoitus, kun nimikkeet on valmisteltu lähetystä varten. Voit lähettää useita lähetysilmoituksia ostotilausta kohti.

1. Jatka napsauttamalla "Luo lähetysilmoitus".

2. Tarkista lähetyksen lisätiedot:

   1. Varmista sekä lähettäjän että vastaanottajan tietojen oikeellisuus.

   2. Päivitä tiedot tarvittaessa valitsemalla "Päivitä osoite". Tähdellä (*) merkityt kentät ovat pakollisia.

3. Vahvista napsauttamalla "OK" ja jatka ilmoitusta.

   Huomautus: Kun päätät luoda lähetysilmoituksen nopeutetulle määrälle, ostotilauksen tilaksi päivitetään Osittain lähetetty.

Noudata asiakkaan antamia ohjeita, jotka koskevat lähetysilmoituksiin sisällytettäviä pakollisia tietoja.

Otsikko – lähetys-, seuranta- ja kuljetustiedot

1. Täytä pyydetyt tiedot lomakkeeseen. Pakkausluettelon tunnus on mikä tahansa numero, jota käytetään lähetysilmoituksen tunnistamiseen.
   
2. Valitse rahdinkuljettajan nimi, jolloin näkyviin tulevat Seurantanumero ja Lähetystapa.
   
3. Toimitusehdot ja muut kuljetustiedot voidaan sisällyttää kaikkiin lähetysilmoituksiin tukemaan laajempaa lähetystietoyhteistyötä.
   

Tarpeelliset tiedot riippuvat olemassa olevista liiketoimintaprosesseista ja asiakkaan määrittämistä tapahtumasäännöistä. 

Rivinimikkeen lisätiedot

1. Tarkastele rivinimikkeen tietoja vierittämällä alaspäin ja päivitä kunkin rivinimikkeen lähetetty määrä.
   
2. Päivitä lähetysmäärä heijastamaan lähetettävää määrää.
   
3. Jatka lähetysilmoituksen tarkistusta napsauttamalla Seuraava.
   
4. Kun olet tarkistanut lähetysilmoituksesi, lähetä lähetysilmoitus asiakkaallesi napsauttamalla Lähetä.
   
5. Lähetysilmoituksen lähettämisen jälkeen tilauksen tilaksi päivitetään Lähetetty. Lähetettyjä lähetysilmoituksia voi tarkastella Toteutus -välilehdestä tai napsauttamalla linkkiä Liittyvät tositteet ostotilausnäkymässä.
   
6. Valitse Valmis.

Huomautus: Lähetysilmoitukset tarjoavat parannettua viestintää, jotta vältetään tarpeettomat puhelut tilauksen tukiosastolle.

Tavaranvastaanotto

Jotkut asiakkaat lähettävät sinulle tavaranvastaanottoilmoituksen (GRN) vahvistaakseen, että he ovat tosiasiallisesti vastaanottaneet lähetetyt tavarat. Tämä käynnistää yleensä laskutus-/maksuprosessin.

Mikä on tavaranvastaanottoilmoitus

Kun tämä on aktivoitu, tavaranvastaanotot ilmoittavat, mitä asiakkaasi on vastaanottanut järjestelmään lähettämästäsi lähetyksestä. GRN voidaan lähettää vain tiedoksi, mutta toimittajien voi myös olla tarpeen generoida laskuja todellisista vastaanotetuista tavaroista. Se toimii usein laskutusprosessin käynnistimenä. Joissakin tapauksissa Luo lasku -painike pysyy ei-aktiivisena, kunnes GRN vastaanotetaan.

Tavaranvastaanoton ilmoitusten konfigurointi:

Toimittajat voivat konfiguroida tavaranvastaanottoilmoitusten ilmoitukset oikea-aikaisen laskutuksen varmistamiseksi. Toimi seuraavasti:

• Navigoi Sähköisen tilauksen reititykseen.
• Valitse "Muut tositelajit".
• Valitse "Kuitti".
• Syötä enintään viisi sähköpostiosoitetta vastaanottaaksesi ilmoituksia vastaanotetuista tavaroista.
• Tallenna muutokset.

Ostotilauksen tilapäivitykset:

Kun tavaranvastaanotot on aktivoitu, myös jotkin ostotilauksen lisätilat ovat käytettävissä. Samalla tavalla kuin "Lähetetty"-tilassa, kun tavaranvastaanotto vastaanotetaan, ostotilauksen tilaksi muuttuu "Osittain vastaanotettu" tai "Vastaanotettu".

Paikantaminen - tavaranvastaanotot

Tavaranvastaanotot löytyvät Toteutus -välilehdestä.

Avaa kuitti napsauttamalla sen numeroa ja näytä lisätiedot.

Tämä sisältö tarjoaa selkeitä ohjeita ostotilausten vahvistamiseen, päivittämiseen ja hylkäämiseen sekä lähetysilmoitusten luontiin nimikeostotilauksille. Jotta voisit ymmärtää näitä menettelyjä käytännössä paremmin, pääset alla oleviin linkkeihin:

Nämä resurssit tarjoavat käytännön käsityksen mainituista prosesseista. Voit vapaasti tutkia niitä ja syventää ymmärrystäsi