Órdenes de material

Un pedido de material hace referencia a un proceso de aprovisionamiento que solicita artículos físicos, materiales o mercancías específicos de proveedores o clientes. Este proceso es fundamental para las empresas que requieren materias primas, componentes o productos terminados para fabricar mercancías o prestar servicios. Los pedidos materiales suelen iniciarse a través de un pedido de compra (PO), que describe los detalles de los artículos solicitados, incluida la cantidad, las especificaciones, las fechas de entrega y los acuerdos de determinación de precios.

Los pedidos de materiales desempeñan un papel fundamental en la gestión de la cadena de suministro, lo que garantiza que las empresas dispongan de los recursos necesarios para operar de manera eficiente y satisfacer la demanda de los clientes.

Al recibir un pedido material, normalmente lo confirmará a través de una Confirmación de pedido, verificando su aceptación de los términos y condiciones descritos en el PO. Esta confirmación sirve para confirmar el acuerdo entre usted y su cliente y permite cualquier ajuste o modificación necesaria en el pedido antes del cumplimiento.

Al recibir un pedido de compra, es posible que algunos clientes le pidan que lo confirme rápidamente con una confirmación de pedido. Sin embargo, este requisito varía, y aunque es posible que algunos clientes no lo exijan, es posible que aún le permitan confirmar el pedido si es necesario. Esto tiene varios objetivos:

• Confirmar si el pedido de compra se ha aceptado total o parcialmente.
• Proponer cualquier modificación necesaria en el pedido de compra. Si se sugieren cambios, espere la aprobación del cliente antes de continuar con la versión actualizada del pedido de compra. Esto garantiza una alineación total entre usted y el cliente con respecto a las especificaciones del pedido.
• Rechazar el pedido si es necesario.

Tenga en cuenta que, si bien la Confirmación de Pedido es muy valiosa y a veces obligatoria, es posible que algunos clientes no la requieran. Incluso si lo envía, es posible que no lo integren en su sistema interno. Sin embargo, es importante adherirse a este proceso para aquellos que sí lo requieren.
Además, para los pedidos de compra de material, es posible que deba proporcionar un aviso de expedición al expedir los artículos. Si se requieren varios envíos para completar el pedido, puede generar varios avisos de expedición hasta que se hayan enviado todos los artículos.

Para los pedidos de servicio, es posible que se le solicite que envíe una hoja de entrada de servicios. Consulte la sección PO de servicio para obtener instrucciones detalladas sobre este proceso.

Consulte siempre las instrucciones proporcionadas por su cliente para determinar qué documentos específicos son necesarios para cada pedido. Esto garantiza un procesamiento fluido y el cumplimiento de los pedidos según los requisitos del cliente.

Nota: Si está utilizando una cuenta Standard, también puede visitar esta página o ver esta lista de reproducción de videos para obtener instrucciones específicas. 

Confirmación de pedido

Cree una confirmación para informar al comprador sobre el estado del pedido.

Pasos para confirmar el pedido completo:

Desde la vista del pedido de compra, haga clic en Crear confirmación de pedido > Confirmar pedido completo.

1. Navegue a la vista PO.
2. Haga clic en "Crear confirmación de pedido" y, a continuación, en "Confirmar pedido completo".
3. Introduzca el número de confirmación unívoco para fines de identificación.
4. Opcionalmente, especifique la Fecha estimada de expedición o la Fecha estimada de entrega para que se apliquen a todos los artículos en línea. (Puede agrupar artículos en línea relacionados o mercancías de kit para un procesamiento optimizado).
5. Continúe con el siguiente paso haciendo clic en "Siguiente".
6. Revise detenidamente la confirmación de pedido.
7. Tras la confirmación, haga clic en "Enviar" para finalizar el proceso.

Rechazar pedido completo

1. Desde la vista del pedido de compra, haga clic en Crear confirmación de pedido > Rechazar pedido completo.
2. Introduzca la confirmación y algunos comentarios.
3. Haga clic en Rechazar pedido.

Una vez enviada la confirmación de pedido, el Estado del pedido se mostrará como Rechazado.

Nota: es posible que su cliente no le permita rechazar Pedidos por motivos empresariales o técnicos. En estos casos, la opción de rechazar aparecerá atenuada.

Actualizar artículos en línea

1. Desde la vista del pedido de compra, haga clic en Crear confirmación de pedido > Actualizar artículo en línea.
2. Rellene la información solicitada (lo mismo que para la opción Confirmar todo).
3. Desplácese hacia abajo para ver las partidas individuales e introduzca los valores relevantes. En función de los campos que rellene, el botón Detalles mostrará diferentes opciones. 
4. Confirmar – Cantidad de posiciones confirmadas. Hacer clic en Detalles le permite introducir la línea y añadir/actualizar otros detalles (número de referencia, precio...)
5. Pedido retrasado: los artículos están retrasados. Una vez que estén disponibles, genere otra confirmación de pedido para confirmar.
6. Rechazar: introduzca un motivo para rechazar estas posiciones.

Una vez que haya terminado, haga clic en Siguiente. A continuación, revise la confirmación antes de hacer clic en Enviar. 

Si desea cambiar el pedido de compra, normalmente debe esperar a que el cliente lo actualice enviando un pedido revisado. Posteriormente, como forma de confirmación, puede generar una confirmación de pedido final para validar su satisfacción con la versión revisada. Si no lo confirma, no podrá procesar el pedido.

Actualizar artículos en línea: Confirmar/Actualizar detalles

1. Introduzca la cantidad en el campo Confirmar entrada de datos. 
2. Haga clic en Detalles para introducir los detalles relacionados con la modificación de precio.
3. Intro:
4. Precio actualizado - Campo Precio por unidad
5. Sustituciones de artículo: Campo de pieza de proveedor 
6. Comentarios sobre la modificación de precio
7. Actualizar descripción - Descripción
8. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Nota: cada relación de cliente puede aplicar diferentes reglas de transacción y hacer que algunos campos no se puedan editar

Actualizar artículos en línea: Pedido retrasado

1. Introduzca la cantidad pedida en el campo de entrada de datos Pedido retrasado. 
2. Haga clic en Detalles para introducir comentarios y fechas estimadas de expedición y entrega para los artículos retrasados en la página Detalles de estado.
3. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Actualizar partidas individuales: Rechazar

1. Introduzca la cantidad en el campo de entrada de datos Rechazar para rechazar el artículo.
2. Haga clic en Detalles para introducir un motivo del rechazo en el campo Comentarios de la página Detalles de estado.
3. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Actualizar artículos en línea: Múltiples cambios

Continúe actualizando el estado de cada artículo en línea en el pedido de compra. Una vez que haya terminado, haga clic en Siguiente para pasar a la página de revisión.

1. Revise la confirmación de pedido > haga clic en Enviar. La confirmación de pedido se envía al comprador.
2. El Estado del pedido se mostrará como Confirmado parcialmente/Pedido retrasado/Rechazado si los artículos no se confirmaron, retrasaron o rechazaron por completo.
3. Haga clic en Listo

Añadir anexos

Si el cliente lo permite, puede agregar adjuntos a la confirmación de pedido de compra. Simplemente busque en su ordenador los archivos relevantes y haga clic en Añadir adjunto. 

El tamaño total de todos los adjuntos no puede superar los 10 MB.

Aviso de expedición

Cree un aviso de entrega para informar a los clientes sobre el estado actual de su pedido. 

Crear aviso de expedición

Inicie un aviso de expedición una vez que los artículos estén preparados para la expedición. Es posible enviar varios avisos de expedición por pedido de compra (PO).

1. Haga clic en "Crear aviso de expedición" para continuar.

2. Verificar detalles de envío:

   1. Garantizar la precisión tanto en la información de procedencia como en la de entrega.

   2. Si es necesario, actualice la información seleccionando "Actualizar dirección". Los campos marcados con un asterisco (*) son obligatorios.

3. Haga clic en "OK" para confirmar y continuar con la notificación.

    

   Nota: Cuando decide crear un aviso de expedición para la cantidad reclamada, el estado del pedido de compra se actualizará a Parcialmente enviado.

    

Cumpla con las instrucciones específicas proporcionadas por el cliente en relación con la información requerida que debe incluirse en los avisos de expedición

Cabecera: información de expedición, seguimiento y transporte

1. Rellene la información solicitada en el formulario. El ID de lista de embalaje es cualquier número que utilice para identificar el aviso de expedición.
2. Seleccione el nombre del transportista y luego aparecerán el número de seguimiento y el método de expedición.
3. Las condiciones de entrega y otros detalles de transporte se pueden incluir en todos los avisos de expedición para dar soporte a una gama más amplia de colaboración de información de envío.

La información que debe proporcionar depende de los procesos empresariales existentes y de las reglas de transacción configuradas por el cliente. 

Detalles de artículo en línea

1. Desplácese hacia abajo para ver la información del artículo en línea y actualizar la cantidad enviada para cada artículo en línea.
2. Actualizar cantidad de expedición para reflejar la cantidad que se envía.
3. Haga clic en Siguiente para revisar el aviso de expedición.
4. Después de revisar el aviso de expedición, haga clic en Enviar para enviar el aviso de expedición a su cliente.
5. Después de enviar el aviso de expedición, el estado del pedido se actualizará a Expedido. Los avisos de expedición enviados se pueden visualizar desde la pestaña Cumplimiento o haciendo clic en el enlace de Documentos relacionados de la Vista de pedido de compra.
6. Haga clic en Completado.

Nota: Los avisos de expedición proporcionan comunicaciones mejoradas para ayudar a evitar llamadas innecesarias al departamento de soporte de pedidos.

Entrada de mercancías

Algunos clientes le enviarán un aviso de recibo de bienes (GRN) para confirmar que recibieron efectivamente los bienes enviados. Por lo general, esto desencadena el proceso de facturación/pago.

¿Qué es un aviso de entrada de mercancías?

Cuando está habilitada, las EMN le informan de lo que su cliente ha recibido en su sistema desde el envío que envió. El GRN puede enviarse únicamente con fines informativos, pero también puede ser necesario que los proveedores generen facturas para los bienes reales recibidos. A menudo sirve como desencadenador para el proceso de facturación. En algunos casos, el botón "Crear factura" permanecerá inactivo hasta que se reciba un GRN.

Configuración de notificaciones para la entrada de mercancías:

Para garantizar una facturación puntual, los proveedores pueden configurar notificaciones para los avisos de entrada de mercancías. Siga estos pasos:

• Vaya a Enrutamiento de pedido electrónico.
• Seleccione "Otras clases de documento".
• Seleccione "Recibo".
• Introduzca hasta cinco direcciones de correo electrónico para recibir notificaciones sobre las mercancías recibidas.
• Grabe las modificaciones.

Actualizaciones del estado de la OC:

Cuando se activan las entradas de mercancías, también están disponibles algunos estados de pedido adicionales. De forma similar al estado "Enviado", cuando se recibe una GRN, el estado del pedido de compra cambiará a "Recibido parcialmente" o "Recibido".

Localización de entradas de mercancías

Puede encontrar Entradas de mercancías en la pestaña Cumplimiento.

Haga clic en el número de recibo para abrirlo y visualizar los detalles.

Este contenido proporciona una guía clara sobre cómo confirmar, actualizar y rechazar sus pedidos de compra, así como crear avisos de expedición para sus pedidos de compra de material. Para comprender mejor estos procedimientos en la práctica, puede acceder a los siguientes enlaces:

Estos recursos proporcionan una visión práctica de los procesos mencionados. Siéntase libre de explorarlos para profundizar su comprensión

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