Εντολές Υλικού

Μια εντολή υλικού αναφέρεται σε μια διαδικασία προμήθειας που απαιτεί συγκεκριμένα φυσικά είδη, υλικά ή αγαθά από προμηθευτές ή πελάτες. Αυτή η διαδικασία είναι θεμελιώδους σημασίας για τις επιχειρήσεις που απαιτούν πρώτες ύλες, συστατικά ή τελικά προϊόντα για την κατασκευή αγαθών ή την παροχή υπηρεσιών. Οι εντολές υλικού εκκινούνται συνήθως μέσω μιας Εντολής Αγοράς (ΡΟ), η οποία περιγράφει τις λεπτομέρειες των απαιτούμενων ειδών, συμπεριλαμβανομένης της ποσότητας, των προδιαγραφών, των ημερομηνιών παράδοσης και των συμφωνιών τιμοδότησης.

Οι παραγγελίες υλικών διαδραματίζουν σημαντικό ρόλο στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας, διασφαλίζοντας ότι οι επιχειρήσεις έχουν τους απαραίτητους πόρους για να λειτουργούν αποτελεσματικά και να ικανοποιούν τη ζήτηση των πελατών.

Μόλις λάβετε μια παραγγελία υλικού, συνήθως θα επιβεβαιώσετε την παραγγελία μέσω της Επιβεβαίωσης Παραγγελίας, επαληθεύοντας την αποδοχή των όρων και προϋποθέσεων που περιγράφονται στο ΡΟ. Αυτή η επιβεβαίωση εξυπηρετεί στην επιβεβαίωση της συμφωνίας μεταξύ εσάς και του πελάτη σας και επιτρέπει τυχόν απαραίτητες προσαρμογές ή τροποποιήσεις στην παραγγελία πριν την ολοκλήρωση.

Όταν λαμβάνετε ένα ΡΟ, ορισμένοι πελάτες μπορεί να ζητήσουν να το αναγνωρίσετε άμεσα με μία επιβεβαίωση παραγγελίας. Ωστόσο, αυτή η απαίτηση ποικίλλει, και ενώ ορισμένοι πελάτες μπορεί να μην την εξουσιοδοτήσουν, μπορεί να σας επιτρέψουν ακόμη να επιβεβαιώσετε την παραγγελία αν χρειάζεται. Αυτό εξυπηρετεί διάφορους σκοπούς:

• Επιβεβαίωση αν το ΡΟ έγινε πλήρως ή μερικώς αποδεκτό.
• Πρόταση τυχόν απαιτούμενων τροποποιήσεων στην ΡΟ. Αν προτείνονται αλλαγές, περιμένετε έγκριση από τον πελάτη πριν συνεχίσετε με την ενημερωμένη έκδοση του ΡΟ. Αυτό εγγυάται πλήρη ευθυγράμμιση μεταξύ εσάς και του πελάτη αναφορικά με τις προδιαγραφές της παραγγελίας.
• Απόρριψη του ΡΟ αν χρειάζεται.

Σημειώστε ότι ενώ η Επιβεβαίωση Παραγγελίας είναι εξαιρετικά πολύτιμη και μερικές φορές υποχρεωτική, ορισμένοι πελάτες μπορεί να μην την απαιτούν. Ακόμα κι αν το στείλετε, μπορεί να μην το ενσωματώσουν στο εσωτερικό τους σύστημα. Παρ ‘όλα αυτά, είναι σημαντικό να τηρήσουμε αυτή τη διαδικασία για εκείνους που το απαιτούν.
Επιπλέον, για POs Υλικού, μπορεί να χρειαστεί να καταχωρίσετε Ειδοποίηση Αποστολής κατά την αποστολή των στοιχείων. Αν απαιτούνται πολλές αποστολές για την ολοκλήρωση της παραγγελίας, μπορείτε να δημιουργήσετε αρκετές Ειδοποιήσεις Αποστολής μέχρι να αποσταλούν όλα τα είδη.

Για τα POs Υπηρεσίας, ίσως χρειαστεί να υποβάλλετε ένα Φύλλο Υπηρεσιών. Συμβουλευτείτε την ενότητα ΡΟ Υπηρεσίας για λεπτομερείς οδηγίες σχετικά με αυτήν τη διαδικασία.

Ανατρέξτε πάντα στις οδηγίες που παρέχονται από τον πελάτη σας για να καθορίσετε ποια συγκεκριμένα έγγραφα απαιτούνται για κάθε παραγγελία. Αυτό διασφαλίζει την ομαλή επεξεργασία και εκπλήρωση των παραγγελιών σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη σας.

Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε Τυπικό λογαριασμό, μπορείτε επίσης να επισκεφθείτε αυτήν τη σελίδα  ή να παρακολουθήσετε αυτήν τη  λίστα αναπαραγωγής βίντεο  για συγκεκριμένες οδηγίες. 

Επιβεβαίωση Παραγγελίας

Δημιουργήστε μία επιβεβαίωση για να ενημερώσετε τον αγοραστή σχετικά με την κατάσταση παραγγελίας.

Βήματα για την επιβεβαίωση ολόκληρης της εντολής αγοράς:

Από την προβολή PO, πατήστε Δημιουργία Επιβεβαίωσης Παραγγελίας > Επιβεβαίωση Ολόκληρης της Παραγγελίας.

1. Πλοηγηθείτε στην προβολή ΡΟ.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή «Δημιουργία επιβεβαίωσης εντολής αγοράς» ακολουθούμενη από την επιλογή «Επιβεβαίωση ολόκληρης της εντολής αγοράς».
3. Εισάγετε τον μοναδικό Αριθμό Επιβεβαίωσης για σκοπούς ταυτοποίησης.
4. Προαιρετικά, καθορίστε Εκτιμώμενη Ημερομηνία Αποστολής ή Εκτιμώμενη Ημερομηνία Παράδοσης για να ισχύει για όλα τα στοιχεία γραμμής. (Μπορείτε να ομαδοποιήσετε σχετικές αναλυτικές γραμμές ή αγαθά κιτ για απλοποιημένη επεξεργασία).
5. Προχωρήστε στο επόμενο βήμα πατώντας "Επόμενο".
6. Ελέγξτε την επιβεβαίωση παραγγελίας διεξοδικά.
7. Κατά την επιβεβαίωση, πατήστε "Υποβολή" για να οριστικοποιήσετε τη διαδικασία.

Απόρριψη Ολόκληρης της Παραγγελίας

1. Από την προβολή PO, πατήστε Δημιουργία Επιβεβαίωσης Παραγγελίας > Απόρριψη Ολόκληρης της Παραγγελίας.
   
2. Εισάγετε την Επιβεβαίωση και μερικά σχόλια.
   
3. Πατήστε Απόρριψη Παραγγελίας.

Μόλις υποβληθεί η επιβεβαίωση εντολής, η Κατάσταση Παραγγελίας θα εμφανιστεί ως Απορριφθείσα.

Σημείωση: ο πελάτης σας μπορεί να μην σας επιτρέπει να απορρίψετε Παραγγελίες για επιχειρηματικούς ή τεχνικούς λόγους. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η επιλογή απόρριψης θα είναι γκρι.

Ενημέρωση Αναλυτικών Γραμμών

1. Από την προβολή PO, πατήστε Δημιουργία Επιβεβαίωσης Παραγγελίας > Ενημέρωση Αναλυτικής Γραμμής.
   
2. Συμπληρώστε τις απαιτούμενες πληροφορίες (όπως και για την επιλογή Επιβεβαίωση Όλων).
   
3. Κύλιση προς τα κάτω για προβολή των αναλυτικών γραμμών και καταχώριση των σχετικών τιμών. Ανάλογα με τα πεδία που συμπληρώνετε, το κουμπί Λεπτομέρειες θα εμφανίσει διαφορετικές επιλογές. 
   
4. Επιβεβαίωση – Ποσό επιβεβαιωμένων ειδών. Κάνοντας κλικ στο στοιχείο Λεπτομέρειες μπορείτε να καταχωρίσετε τη γραμμή και να προσθέσετε/ενημερώσετε άλλες λεπτομέρειες (αριθμός αναφοράς, τιμή...)
   
5. Ανεκτέλεστη παραγγελία – Τα στοιχεία είναι ανεκτέλεστα. Μόλις είναι διαθέσιμα, δημιουργήστε άλλη επιβεβαίωση εντολής αγοράς για επιβεβαίωση.
   
6. Απόρριψη – Εισάγετε μία αιτία απόρριψης αυτών των ειδών.

Μόλις είστε έτοιμοι, πατήστε Επόμενο. Έπειτα ελέγξτε την Επιβεβαίωση πριν πατήσετε Υποβολή. 

Αν θέλετε να αλλάξετε την εντολή αγοράς, πρέπει συνήθως να περιμένετε να την ενημερώσει ο πελάτης σας αποστέλλοντας μια αναθεωρημένη παραγγελία. Στη συνέχεια, ως μορφή επιβεβαίωσης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια τελική επιβεβαίωση ΡΟ για να επαληθεύσετε την ικανοποίησή σας με την αναθεωρημένη έκδοση. Αν δεν επιβεβαιώσετε, δεν θα μπορείτε να επεξεργαστείτε την παραγγελία.

Ενημέρωση Στοιχείων Γραμμής: Επιβεβαίωση/Ενημέρωση Λεπτομερειών

1. Εισάγετε την ποσότητα στο πεδίο Επιβεβαίωση καταχώρισης δεδομένων. 
   
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Λεπτομέρειες  για να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες σχετικά με την αλλαγή τιμής.
   
3. Καταχώριση:
   
4. Ενημερωμένη τιμή - Πεδίο τιμής μονάδας
   
5. Αντικατ.αναλ.γραμ.- Πεδίο Τμήμ.Προμηθευτή 
   
6. Σχόλια σχετικά με την αλλαγή τιμής
   
7. Ενημέρωση περιγραφής - Περιγραφή
   
8. Πατήστε ΟΚ όταν τελειώσετε.

Σημείωση: κάθε πελατειακή σχέση μπορεί να εφαρμόσει διαφορετικούς κανόνες κίνησης και να καταστήσει ορισμένα πεδία μη επεξεργάσιμα

Ενημέρωση Αναλυτικών Γραμμών: Ανεκτέλεστη Παραγγελία

1. Εισάγετε την ποσότητα πίσω που παραγγέλθηκε στο πεδίο καταχώρισης δεδομένων ανεκτέλεστης παραγγελίας. 
   
2. Πατήστε Λεπτομέρειες για να εισάγετε Σχόλια και Εκτιμώμενες Ημερομηνίες Αποστολής και Παράδοσης για τα ανεκτέλεστα είδη στη σελίδα Λεπτομέρειες Κατάστασης.
   
3. Πατήστε ΟΚ όταν τελειώσετε.

Ενημέρωση Αναλυτικών Γραμμών: Απόρριψη

1. Εισάγετε την ποσότητα στο πεδίο καταχώρισης Απόρριψη δεδομένων για να απορρίψετε το είδος.
2. Πατήστε Λεπτομέρειες για να εισάγετε μία αιτία για την απόρριψη στο πεδίο Σχόλια στη σελίδα Λεπτομέρειες Κατάστασης.
3. Πατήστε ΟΚ όταν τελειώσετε.

Ενημέρωση Αναλυτικών Γραμμών: Πολλαπλές Αλλαγές

Συνεχίστε με την ενημέρωση της κατάστασης για κάθε στοιχείο γραμμής στην εντολή αγοράς. Μόλις ολοκληρωθεί, πατήστε Επόμενο για να συνεχίσετε με τη σελίδα ελέγχου.

1. Ελέγξτε την επιβεβαίωση παραγγελίας > πατήστε Υποβολή. Η επιβεβαίωση της παραγγελίας σας στάλθηκε στον αγοραστή σας.
2. Η Κατάσταση Παραγγελίας θα εμφανίζεται ως Μερικώς Επιβεβαιωμένη/Ανεκτέλεστη Παραγγελία/Απορρίφθηκε αν τα είδη δεν επιβεβαιώθηκαν πλήρως, δεν παραγγέλθηκαν πίσω ή απορρίφθηκαν.
3. Πατήστε Τέλος

Προσθήκη Συνημμένων

Αν το επιτρέπει ο πελάτης σας, μπορείτε να προσθέσετε συνημμένα στην Επιβεβαίωση ΡΟ σας. Απλά περιηγηθείτε στον υπολογιστή σας για τα σχετικά αρχεία και κάντε κλικ στο Προσθήκη συνημμένου. 

Το συνολικό μέγεθος όλων των συνημμένων δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 10 MB.

Ειδοποίηση Αποστολής

Δημιουργήστε μια ειδοποίηση αποστολής για να ενημερώσετε τους πελάτες σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση της παραγγελίας τους. 

Δημιουργία Ειδοποίησης Αποστολής

Έναρξη Ειδοποίησης Αποστολής μόλις τα στοιχεία προετοιμαστούν για αποστολή. Είναι δυνατή η αποστολή πολλών Ειδοποιήσεων Αποστολής ανά Εντολή Αγοράς (ΡΟ).

1. Πατήστε "Δημιουργία Ειδοποίησης Αποστολής" για να συνεχίσετε.

2. Επαλήθευση Στοιχείων Αποστολής:

   1. Διασφαλίστε την ακρίβεια και στις πληροφορίες «Αποστολή Από» και «Παράδοση Σε».

   2. Αν χρειάζεται, ενημερώστε τις πληροφορίες επιλέγοντας "Ενημέρωση Διεύθυνσης". Τα πεδία με αστερίσκο (*) είναι υποχρεωτικά.

3. Πατήστε "ΟΚ" για να επιβεβαιώσετε και να συνεχίσετε με την ειδοποίηση.

   Σημείωση: Όταν αποφασίσετε να δημιουργήσετε μια ειδοποίηση αποστολής για την ταχεία ποσότητα, η κατάσταση της εντολής αγοράς θα ενημερωθεί σε Μερικώς Απεσταλμένη.

Παρακαλούμε να τηρείτε συγκεκριμένες οδηγίες που παρέχονται από τον πελάτη σχετικά με τις απαιτούμενες πληροφορίες που θα συμπεριληφθούν στις Ειδοποιήσεις Αποστολής

Κεφαλίδα – Πληροφορίες Αποστολής, Παρακολούθησης και Μεταφοράς

1. Συμπληρώστε τις ζητούμενες πληροφορίες στη φόρμα. Το ID Δελτίου Συσκευασίας είναι οποιοσδήποτε αριθμός που χρησιμοποιείτε για να ταυτοποιήσετε την Ειδοποίηση Αποστολής.
   
2. Επιλέξτε Όνομα Μεταφορέα και στη συνέχεια Παρακολούθηση # και θα εμφανιστεί η Μέθοδος Αποστολής.
   
3. Οι όροι παράδοσης και άλλες λεπτομέρειες μεταφοράς μπορούν να συμπεριληφθούν σε όλες τις Ειδοποιήσεις Αποστολής για την υποστήριξη ενός ευρύτερου φάσματος συνεργασίας πληροφοριών αποστολής.
   

Οι πληροφορίες που πρέπει να παρέχετε εξαρτώνται από τις υπάρχουσες επιχειρηματικές διαδικασίες και τους κανόνες κίνησης που διαμορφώθηκαν από τον πελάτη σας. 

Λεπτομέρειες Αναλυτικής Γραμμής

1. Κάντε κύλιση προς τα κάτω για να δείτε τις πληροφορίες στοιχείου γραμμής και να ενημερώσετε την ποσότητα που στάλθηκε για κάθε στοιχείο γραμμής.
   
2. Ενημέρωση Ποσότητας Αποστολής ώστε να αντικατοπτρίζει την ποσότητα που αποστέλλεται.
   
3. Πατήστε Επόμενο για να συνεχίσετε με τον έλεγχο της Ειδοποίησης Αποστολής σας.
   
4. Αφού ελέγξετε την Ειδοποίηση Αποστολής, πατήστε Υποβολή για να στείλετε την Ειδοποίηση Αποστολής στον πελάτη σας.
   
5. Μετά την υποβολή της Ειδοποίησης Αποστολής σας, η Κατάσταση Παραγγελίας θα ενημερωθεί σε Απεσταλμένη. Οι Υποβληθείσες Ειδοποιήσεις Αποστολής μπορούν να προβληθούν από την καρτέλα Ολοκλήρωση ή πατώντας στον σύνδεσμο κάτω από το Σχετικά Έγγραφα από την Προβολή ΡΟ.
   
6. Πατήστε Τέλος.

Σημείωση: Οι Ειδοποιήσεις Αποστολής παρέχουν βελτιωμένες επικοινωνίες για να βοηθήσουν στην αποφυγή περιττών κλήσεων στο τμήμα υποστήριξης παραγγελιών.

Παραλαβή Αγαθών

Μερικοί πελάτες θα σας στείλουν μια Ειδοποίηση Παραλαβής Αγαθών (GRN) για να επιβεβαιώσουν ότι έλαβαν αποτελεσματικά τα απεσταλμένα αγαθά. Αυτό συνήθως εκκινεί τη διαδικασία τιμολόγησης/πληρωμής.

Τι είναι η Ειδοποίηση Παραλαβής Αγαθών

Όταν ενεργοποιηθεί, τα GRN σας ενημερώνουν για το τι έχει λάβει ο πελάτης σας στο σύστημά του από την αποστολή που στείλατε. Το GRN μπορεί να σταλεί μόνο για πληροφοριακούς σκοπούς, αλλά μπορεί επίσης να είναι απαραίτητο για τους προμηθευτές να δημιουργήσουν τιμολόγια για τα πραγματικά αγαθά που παραλήφθηκαν. Συχνά χρησιμεύει ως το έναυσμα για τη διαδικασία τιμολόγησης. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το κουμπί 'Δημιουργία Τιμολογίου' θα παραμείνει ανενεργό μέχρι να παραληφθεί ένα GRN.

Διαμόρφωση Ειδοποιήσεων για Παραλαβή Αγαθών:

Για να διασφαλιστεί η έγκαιρη τιμολόγηση, οι προμηθευτές μπορούν να διαμορφώσουν ειδοποιήσεις για Ειδοποιήσεις Παραλαβής Αγαθών. Ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Πλοηγηθείτε στο Δρομολόγηση Ηλεκτρονικής Παραγγελίας.
• Επιλέξτε 'Αλλοι τύποι εγγραφών'.
• Επιλέξτε 'Απόδειξη'.
• Εισάγετε μέχρι πέντε διευθύνσεις email για να λάβετε ειδοποιήσεις σχετικά με τα παραληφθέντα αγαθά.
• Αποθηκεύστε τις αλλαγές.

Ενημερώσεις Κατάστασης ΡΟ:

Όταν ενεργοποιούνται οι παραλαβές αγαθών, ορισμένες πρόσθετες καταστάσεις ΡΟ είναι επίσης διαθέσιμες. Παρόμοια με την κατάσταση 'Στάλθηκε', όταν παραληφθεί ένα GRN, η κατάσταση ΡΟ θα αλλάξει σε 'Παραλήφθηκε Μερικώς' ή 'Παραλήφθηκε'.

Εντοπισμός Παραλαβών Αγαθών

Μπορείτε να βρείτε Παραλαβές Αγαθών στην καρτέλα Ικανοποίηση.

Πατήστε στον αριθμό Απόδειξης για να την ανοίξετε και να εμφανίσετε τις λεπτομέρειες.

Αυτό το περιεχόμενο παρέχει σαφή καθοδήγηση για τον τρόπο επιβεβαίωσης, ενημέρωσης και απόρριψης των εντολών αγοράς σας, καθώς και για τη δημιουργία ειδοποιήσεων αποστολής για τα ΡΟ υλικού σας. Για να κατανοήσετε καλύτερα αυτές τις διαδικασίες στην πράξη, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στους παρακάτω συνδέσμους:

Οι πόροι αυτοί παρέχουν μια πρακτική εικόνα των προαναφερθεισών διαδικασιών. Μη διστάσετε να τους εξερευνήσετε για να εμβαθύνετε την κατανόησή σας