Materialbestellungen

Eine Materialbestellung bezieht sich auf einen Beschaffungsprozess, der bestimmte physische Artikel, Materialien oder Waren von Lieferanten oder Kunden anfordert. Dieser Prozess ist von grundlegender Bedeutung für Unternehmen, die Rohstoffe, Komponenten oder Fertigerzeugnisse benötigen, um Waren herzustellen oder Dienstleistungen bereitzustellen. Materialbestellungen werden in der Regel über einen Bestellauftrag initiiert, der die Details der angeforderten Positionen, einschließlich Menge, Spezifikationen, Lieferdaten und Preisvereinbarungen, beschreibt.

Materialbestellungen spielen eine wichtige Rolle im Supply Chain Management und stellen sicher, dass Unternehmen über die erforderlichen Ressourcen verfügen, um effizient zu arbeiten und den Kundenbedarf zu decken.

Wenn Sie eine Materialbestellung erhalten haben, bestätigen Sie die Bestellung in der Regel über eine Bestellungsbestätigung, um zu überprüfen, ob Sie die im Bestellauftrag festgelegten Bedingungen akzeptieren. Diese Bestätigung dient der Bestätigung der Vereinbarung zwischen Ihnen und Ihrem Kunden und ermöglicht alle erforderlichen Anpassungen oder Änderungen am Auftrag vor der Erfüllung.

Beim Erhalt eines Bestellauftrags verlangen einige Kunden möglicherweise, dass Sie ihn umgehend mit einer Bestellungsbestätigung bestätigen. Diese Anforderung variiert jedoch, und während einige Kunden sie möglicherweise nicht vorschreiben, erlauben sie Ihnen möglicherweise, den Auftrag bei Bedarf zu bestätigen. Dies dient mehreren Zwecken:

• Bestätigen, ob der Bestellauftrag vollständig oder teilweise angenommen wurde.
• Vorschlagen erforderlicher Änderungen am Bestellauftrag. Wenn Änderungen vorgeschlagen werden, warten Sie die Genehmigung des Kunden ab, bevor Sie mit der aktualisierten Version der Bestellung fortfahren. Dies garantiert eine vollständige Abstimmung zwischen Ihnen und dem Kunden hinsichtlich der Auftragsspezifika.
• Lehnen Sie die Bestellung ggf. ab.

Beachten Sie, dass die Bestellungsbestätigung zwar sehr wertvoll und manchmal obligatorisch ist, einige Kunden sie jedoch möglicherweise nicht benötigen. Selbst wenn Sie es senden, können sie es nicht in ihr internes System integrieren. Dennoch ist es wichtig, diesen Prozess für diejenigen einzuhalten, die ihn benötigen.
Darüber hinaus müssen Sie für Materialbestellungen möglicherweise eine Versandbenachrichtigung bereitstellen, wenn Sie die Artikel versenden. Wenn mehrere Lieferungen erforderlich sind, um den Auftrag zu erfüllen, können Sie mehrere Versandbenachrichtigungen generieren, bis alle Artikel versendet wurden.

Für Servicebestellaufträge müssen Sie möglicherweise ein Leistungserfassungsblatt einreichen. Detaillierte Anweisungen zu diesem Prozess finden Sie im Abschnitt Dienstleistungsbestellung.

Beachten Sie immer die Anweisungen Ihres Kunden, um zu ermitteln, welche spezifischen Dokumente für jede Bestellung erforderlich sind. Dadurch wird eine reibungslose Abwicklung und Erfüllung der Aufträge durch die Anforderungen Ihres Kunden sichergestellt. customer's requirements.

Hinweis: Wenn Sie ein Standardkonto verwenden, können Sie auch diese Seite besuchen oder sich diese Videowiedergabeliste ansehen, um spezielle Anweisungen zu erhalten. 

Auftragsbestätigung

Legen Sie eine Bestätigung an, um den Käufer über den Bestellstatus zu informieren.

Schritte zum Bestätigen der gesamten Bestellung:

Klicken Sie in der Bestellauftragsansicht auf Bestellungsbestätigung erstellen > Gesamte Bestellung bestätigen.

1. Navigieren Sie zur Bestellsicht.
2. Klicken Sie auf „Bestellungsbestätigung erstellen“ und anschließend auf „Gesamte Bestellung bestätigen“.
3. Geben Sie zur Identifizierung die eindeutige Bestätigungsnummer ein.
4. Geben Sie optional Voraussichtliches Versanddatum oder Voraussichtliches Lieferdatum an, um sie auf alle Positionen anzuwenden. (Sie können zugehörige Positionen oder Paketwaren für eine optimierte Verarbeitung gruppieren.)
5. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, indem Sie auf "Weiter" klicken.
6. Überprüfen Sie die Bestellungsbestätigung gründlich.
7. Wählen Sie nach der Bestätigung "Senden", um den Prozess abzuschließen.

Gesamten Auftrag zurückweisen

1. Klicken Sie in der Bestellauftragsansicht auf Bestellungsbestätigung erstellen > Gesamte Bestellung zurückweisen.
2. Geben Sie die Bestätigung und einige Kommentare ein.
3. Klicken Sie auf Bestellung ablehnen.

Sobald die Bestellungsbestätigung eingereicht wurde, wird der Bestellstatus als Zurückgewiesen angezeigt.

Hinweis: Ihr Kunde lässt möglicherweise nicht zu, dass Sie Bestellungen aus geschäftlichen oder technischen Gründen ablehnen. In solchen Fällen wird die Option zum Ablehnen ausgegraut.

Einzelposten aktualisieren

1. Klicken Sie in der Bestellauftragsansicht auf Bestellungsbestätigung erstellen > Position aktualisieren.
2. Geben Sie die angeforderten Informationen ein (wie bei der Option Alle bestätigen).
3. Blättern Sie nach unten, um die Einzelposten anzuzeigen, und geben Sie die relevanten Werte ein. Abhängig von den Feldern, die Sie ausfüllen, zeigt die Drucktaste Details verschiedene Optionen an. 
4. Bestätigen – Anzahl der bestätigten Positionen. Wenn Sie auf Details klicken, können Sie die Zeile eingeben und weitere Details (Referenznummer, Preis...) hinzufügen/aktualisieren.
5. Auftragsrückstand – Artikel sind nachbestellt. Sobald sie verfügbar sind, generieren Sie eine weitere Bestellungsbestätigung, um sie zu bestätigen.
6. Ablehnen – Geben Sie einen Grund für die Ablehnung dieser Positionen ein.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter. Überprüfen Sie anschließend die Bestätigung, bevor Sie auf Einreichen klicken. 

Wenn Sie den Bestellauftrag ändern möchten, müssen Sie in der Regel warten, bis Ihr Kunde ihn aktualisiert hat, indem Sie eine revidierte Bestellung senden. Anschließend können Sie als Form der Bestätigung eine endgültige Bestellbestätigung generieren, um Ihre Zufriedenheit mit der überarbeiteten Version zu validieren. Wenn Sie nicht bestätigen, können Sie den Auftrag nicht bearbeiten.

Positionen aktualisieren: Details bestätigen/aktualisieren

1. Geben Sie die Menge in das Feld Dateneingabe bestätigen ein. 
2. Wählen Sie Details, um die Details zur Preisänderung einzugeben.
3. Geben Sie Folgendes ein:
4. Aktualisierter Preis - Feld Stückpreis
5. Positionsersetzungen - Feld Lieferantenteil 
6. Bemerkungen zur Preisänderung
7. Beschreibung aktualisieren - Beschreibung
8. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Hinweis: Jede Kundenbeziehung kann unterschiedliche Transaktionsregeln anwenden und einige Felder nicht bearbeitbar machen.

Einzelposten aktualisieren: Rückstand

1. Geben Sie die rückständige Auftragsmenge in das Dateneingabefeld für rückständige Aufträge ein. 
2. Klicken Sie auf Details, um Kommentare und voraussichtliche Versand- und Lieferdaten für die nachbestellten Artikel auf der Seite Statusdetails einzugeben.
3. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
4.  

Einzelposten aktualisieren: Ablehnen

1. Geben Sie die Menge in das Dateneingabefeld Ablehnen ein, um die Position abzulehnen.
2. Klicken Sie auf Details, um einen Grund für die Ablehnung im Feld Anmerkungen auf der Seite Statusdetails einzugeben.
3. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.

Einzelposten aktualisieren: Mehrfachänderungen

Fahren Sie mit der Aktualisierung des Status für jede Position im Bestellauftrag fort. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter, um zur Überprüfungsseite zu gelangen.

1. Überprüfen Sie die Bestellungsbestätigung, und klicken Sie auf Einreichen. Ihre Bestellungsbestätigung wird an Ihren Käufer gesendet.
2. Der Bestellstatus wird als Teilweise bestätigt/Nachbestellt/Zurückgewiesen angezeigt, wenn Artikel nicht vollständig bestätigt, nachbestellt oder zurückgewiesen wurden.
3. Klicken Sie auf Fertig.

Anlagen hinzufügen

Wenn Ihr Kunde dies zulässt, können Sie Ihrer Bestellungsbestätigung Anlagen hinzufügen. Durchsuchen Sie einfach Ihren Computer nach den relevanten Dateien, und klicken Sie auf Anlage hinzufügen. 

Die Gesamtgröße aller Anlagen darf 10 MB nicht überschreiten.

Versandbenachrichtigung

Legen Sie einen Lieferavis an, um Kunden über den aktuellen Status ihres Auftrags zu informieren. 

Versandbenachrichtigung erstellen

Versandbenachrichtigung initiieren, sobald Artikel für den Versand vorbereitet wurden. Es ist möglich, mehrere Versandbenachrichtigungen pro Bestellauftrag zu senden.

1. Klicken Sie auf „Versandbenachrichtigung erstellen“, um fortzufahren.

2. Versanddetails überprüfen:

   1. Stellen Sie sicher, dass sowohl die Versandanschrift als auch die Lieferanschrift korrekt sind.

   2. Aktualisieren Sie ggf. die Informationen, indem Sie "Adresse aktualisieren" wählen. Felder, die mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder.

3. Klicken Sie auf „OK“, um die Benachrichtigung zu bestätigen und fortzufahren.

    

   Hinweis: Wenn Sie eine Versandbenachrichtigung für die beschleunigte Menge erstellen, wird der Status des Bestellauftrags in Teilweise versendet geändert.

    

Bitte halten Sie sich an spezifische Anweisungen des Kunden bezüglich der erforderlichen Informationen, die in Versandbenachrichtigungen enthalten sein müssen.

Kopf – Versand-, Tracking- und Transportinformationen

1. Füllen Sie die angeforderten Informationen auf dem Formular aus. Die Packzettel-ID ist eine beliebige Nummer, die Sie zur Identifizierung der Versandbenachrichtigung verwenden.
2. Wählen Sie den Namen des Frachtführers. Daraufhin werden Tracking-Nr. und Versandart angezeigt.
3. Lieferbedingungen und andere Transportdetails können in alle Versandbenachrichtigungen aufgenommen werden, um eine umfassendere Zusammenarbeit bei Versandinformationen zu unterstützen.

Welche Informationen Sie bereitstellen müssen, hängt von Ihren vorhandenen Geschäftsprozessen und den von Ihrem Kunden eingerichteten Transaktionsregeln ab. 

Positionsdetails

1. Blättern Sie nach unten, um Positionsinformationen anzuzeigen und die versandte Menge für jede Position zu aktualisieren.
2. Aktualisieren Sie die Versandmenge, um die Versandmenge widerzuspiegeln.
3. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Überprüfung Ihrer Versandbenachrichtigung fortzufahren.
4. Nachdem Sie Ihre Versandbenachrichtigung geprüft haben, klicken Sie auf Einreichen, um die Versandbenachrichtigung an Ihren Kunden zu senden.
5. Nach dem Einreichen Ihrer Versandbenachrichtigung wird der Bestellstatus in Versandt geändert. Eingereichte Versandbenachrichtigungen können auf der Registerkarte Erfüllung oder durch Klicken auf den Link unter Zugehörige Dokumente in der Bestellauftragsansicht angezeigt werden.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis: Versandbenachrichtigungen bieten verbesserte Kommunikation, um unnötige Anrufe an die Bestellungssupportabteilung zu vermeiden.

Wareneingang

Einige Kunden senden Ihnen eine Wareneingangsbenachrichtigung (Goods Receipt Notice, GRN), um zu bestätigen, dass sie die versandten Waren tatsächlich erhalten haben. Dies löst in der Regel den Fakturierungs-/Zahlungsprozess aus.

Was ist eine Wareneingangsbenachrichtigung?

Wenn diese Option aktiviert ist, informieren Warenempfangsbelege Sie darüber, was Ihr Kunde in seinem System von der von Ihnen gesendeten Sendung erhalten hat. Der GRN kann nur zu Informationszwecken gesendet werden, aber es kann auch erforderlich sein, dass Lieferanten Rechnungen für die tatsächlich erhaltenen Waren generieren. Sie dient oft als Auslöser für den Fakturierungsprozess. In einigen Fällen bleibt die Drucktaste "Rechnung erstellen" inaktiv, bis eine Wareneingangsbenachrichtigung empfangen wird.

Benachrichtigungen für den Wareneingang konfigurieren:

Um eine rechtzeitige Rechnungsstellung sicherzustellen, können Lieferanten Benachrichtigungen für Warenempfangsbelege konfigurieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Navigieren Sie zu Weiterleitung elektronischer Bestellaufträge.
• Wählen Sie "Andere Belegarten".
• Wählen Sie 'Beleg'.
• Geben Sie bis zu fünf E-Mail-Adressen ein, um Benachrichtigungen über erhaltene Waren zu erhalten.
• Sichern Sie die Änderungen.

Aktualisierungen des Bestellauftragsstatus:

Wenn Wareneingänge aktiviert sind, sind auch einige zusätzliche Bestellstatus verfügbar. Ähnlich wie beim Status „Versandt“ ändert sich der Status des Bestellauftrags in „Teilweise erfasst“ oder „Erfasst“, wenn eine Wareneingangsbenachrichtigung erfasst wird.

Wareneingänge suchen

Wareneingänge finden Sie auf der Registerkarte Erfüllung.

Klicken Sie auf die Belegnummer, um sie zu öffnen und die Details anzuzeigen.

Dieser Inhalt bietet eine klare Anleitung zum Bestätigen, Aktualisieren und Zurückweisen Ihrer Bestellaufträge sowie zum Erstellen von Versandbenachrichtigungen für Ihre Materialbestellaufträge. Um diese Vorgehensweisen in der Praxis besser zu verstehen, können Sie auf die folgenden Links zugreifen:

Diese Ressourcen bieten einen praktischen Einblick in die genannten Prozesse. Fühlen Sie sich frei, sie zu erkunden, um Ihr Verständnis zu vertiefen

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