Objednávky materiálu

Objednávka materiálu odkazuje na proces pořízení, který požaduje určité fyzické položky, materiály nebo zboží od dodavatelů nebo zákazníků. Tento proces je zásadní pro podniky, které k výrobě zboží nebo poskytování služeb vyžadují suroviny, komponenty nebo hotové výrobky. Objednávky materiálu jsou obvykle iniciovány prostřednictvím objednávky, která popisuje detaily požadovaných položek, včetně množství, specifikací, dat dodání a dohod o cenách.

Materiálové objednávky hrají klíčovou roli v řízení dodavatelského řetězce a zajišťují, aby podniky měly potřebné zdroje pro efektivní provoz a uspokojování poptávky zákazníků.

Po obdržení materiální objednávky obvykle potvrdíte objednávku prostřednictvím potvrzení objednávky a ověříte, že přijímáte podmínky uvedené v objednávce. Toto potvrzení slouží k potvrzení dohody mezi vámi a vaším zákazníkem a umožňuje veškeré nezbytné úpravy nebo úpravy objednávky před plněním.

Při příjmu objednávky mohou někteří zákazníci vyžadovat, abyste ji neprodleně potvrdili potvrzením objednávky. Tento požadavek se však liší a zatímco někteří zákazníci mu nemusí udělit mandát, přesto vám mohou v případě potřeby povolit potvrzení objednávky. Slouží k několika účelům:

• Potvrzení, zda je objednávka plně nebo částečně akceptována.
• Návrh všech požadovaných úprav objednávky. Pokud jsou změny navrženy, vyčkejte na schválení zákazníkem, než budete pokračovat s aktualizovanou verzí objednávky. Tím je zaručeno úplné sladění mezi vámi a zákazníkem, pokud jde o specifika objednávky.
• Odmítnutí objednávky v případě potřeby.

Všimněte si, že zatímco potvrzení objednávky je velmi cenné a někdy povinné, někteří zákazníci to nemusí vyžadovat. I když ji odešlete, nemusí ji integrovat do svého interního systému. Nicméně je důležité dodržovat tento proces pro ty, kteří to vyžadují.
Kromě toho u objednávek materiálu možná budete muset při dodání položek zadat dodavatelské avízo. Pokud je ke splnění objednávky potřeba více zásilek, můžete vygenerovat několik dodavatelských avíz, dokud nebudou odeslány všechny položky.

U objednávek služeb může být požadováno odeslání listu služeb. Podrobné pokyny k tomuto procesu najdete v části Objednávka služeb.

Při určování, které konkrétní dokumenty jsou pro každou objednávku vyžadovány, se vždy řiďte pokyny poskytnutými zákazníkem. Tím je zajištěno hladké zpracování a plnění objednávek podle požadavků vašeho zákazníka.

Poznámka: Pokud používáte standardní účet, můžete také navštívit tuto stránku  nebo se podívat  na toto video playlist, kde najdete dedikované pokyny. 

Potvrzení zakázky

Vytvořte potvrzení, které informuje kupujícího o statusu objednávky.

Kroky k potvrzení celé objednávky:

V zobrazení objednávky klikněte na Vytvořit potvrzení objednávky > Potvrdit celou objednávku.

1. Přejděte do zobrazení objednávky.
2. Klikněte na „Vytvořit potvrzení objednávky“ a potom na „Potvrdit celou objednávku“.
3. Zadejte jedinečné číslo potvrzení pro účely identifikace.
4. Volitelně zadejte Odhadované datum expedice nebo Odhadované datum dodání, které se použije na všechny položky. (Můžete seskupit související položky nebo zboží sady pro zjednodušené zpracování).
5. Pokračujte k dalšímu kroku kliknutím na „Další“.
6. Důkladně zkontrolujte potvrzení objednávky.
7. Po potvrzení klikněte na „Odeslat“ a dokončete proces.

Zamítnout celou objednávku

1. V zobrazení objednávky klikněte na Vytvořit potvrzení objednávky > Odmítnout celou objednávku.
   
2. Zadejte potvrzení a některé komentáře.
   
3. Klikněte na Odmítnout objednávku.

Po odeslání potvrzení objednávky se status objednávky zobrazí jako Odmítnuto.

Poznámka: Váš zákazník možná nepovolí odmítnout objednávky z obchodních nebo technických důvodů. V takových případech bude možnost zamítnutí zašedlá.

Aktualizovat položky

1. V zobrazení objednávky klikněte na Vytvořit potvrzení objednávky > Aktualizovat položku.
   
2. Vyplňte požadované údaje (stejně jako u možnosti Potvrdit vše).
   
3. Posuňte se dolů, zobrazte jednotlivé položky a zadejte příslušné hodnoty. V závislosti na polích, která vyplníte, zobrazí tlačítko Detaily různé možnosti. 
   
4. Potvrdit – počet potvrzených položek. Kliknutím na Detaily můžete zadat řádek a přidat/aktualizovat další detaily (referenční číslo, cena...)
   
5. Nevyřízená objednávka – položky jsou nevyřízené. Až budou k dispozici, vygenerujte pro potvrzení další potvrzení objednávky.
   
6. Zamítnout – zadejte důvod, proč jsou tyto položky zamítnuty.

Až budete hotovi, klikněte na Další. Než kliknete na Odeslat, zkontrolujte potvrzení. 

Pokud chcete objednávku změnit, musíte obvykle počkat, až ji zákazník aktualizuje zasláním revidované objednávky. Následně můžete jako formu potvrzení vygenerovat konečné potvrzení objednávky, abyste ověřili svou spokojenost s revidovanou verzí. Pokud nepotvrdíte, nebudete moci zakázku zpracovat.

Aktualizovat položky: Potvrdit/aktualizovat detaily

1. Zadejte množství do pole Potvrzení zadání dat. 
   
2. Kliknutím na Detaily  zadejte podrobnosti týkající se změny ceny.
   
3. Zadejte:
   
4. Aktualizovaná cena - pole Jednotková cena
   
5. Nahrazení položky - pole Díl dodavatele 
   
6. Poznámky ke změně ceny
   
7. Popis aktualizace - popis
   
8. Po dokončení klikněte na OK.

Poznámka: každý vztah se zákazníkem může používat jiná transakční pravidla a některá pole nebude možné upravovat

Aktualizace jednotlivých položek: Nevyřízená zakázka

1. Zadejte zpětně objednané množství do datového pole Nevyřízená zakázka. 
   
2. Kliknutím na Detaily zadejte na stránce Podrobnosti o stavu komentáře a odhadovaná data expedice a dodání nevyřízených položek.
   
3. Po dokončení klikněte na OK.

Aktualizovat položky: zamítnout

1. Zadejte množství do pole Zamítnout data pro zamítnutí položky.
2. Kliknutím na Detaily zadejte důvod odmítnutí do pole Komentáře na stránce Detaily statusu.
3. Po dokončení klikněte na OK.

Aktualizovat položky: více změn

Pokračujte v aktualizaci statusu jednotlivých položek v objednávce. Po dokončení klikněte na Další a přejděte na stránku kontroly.

1. Zkontrolujte potvrzení objednávky > klikněte na Odeslat. Potvrzení objednávky se odešle kupujícímu.
2. Stav objednávky se zobrazí jako Částečně potvrzeno/Nevyřízeno/Zamítnuto, pokud položky nebyly plně potvrzeny, nevyřízeny nebo zamítnuty.
3. Klikněte na Hotovo.

Přidávání příloh

Pokud to váš zákazník povoluje, můžete do potvrzení objednávky přidat přílohy. Jednoduše vyhledejte příslušný soubor(y) v počítači a klikněte na Přidat přílohu. 

Celková velikost všech příloh nesmí překročit 10 MB.

Dodavatelské avízo

Vytvořte dodavatelské avízo, které informuje zákazníky o aktuálním statusu jejich objednávky. 

Vytvořit dodavatelské avízo

Iniciovat dodavatelské avízo, jakmile jsou položky připraveny k expedici. V jedné objednávce lze odeslat více dodavatelských avíz.

1. Pokračujte kliknutím na „Vytvořit dodavatelské avízo“.

2. Ověřit detaily expedice:

   1. Zajistěte přesnost v informacích o „Expedici“ i „Příjemci“.

   2. V případě potřeby aktualizujte informace tak, že vyberete „Aktualizovat adresu“. Pole označená hvězdičkou (*) jsou povinná.

3. Kliknutím na „OK“ potvrďte a pokračujte v oznámení.

   Poznámka: Když se rozhodnete vytvořit dodavatelské avízo pro expedované množství, status objednávky se aktualizuje na Částečně odesláno.

Dodržujte specifické pokyny poskytnuté zákazníkem ohledně požadovaných informací, které musí být uvedeny v dodavatelských avízech.

Hlavička – Informace o expedici, sledování a přepravě

1. Vyplňte požadované údaje na formuláři. ID balicího listu je libovolné číslo, které používáte k identifikaci dodavatelského avíza.
   
2. Vyberte název přepravce a zobrazí se číslo sledování a způsob dopravy.
   
3. Dodací podmínky a další detaily přepravy lze zahrnout do všech dodavatelských avíz, aby se podpořila širší škála spolupráce v oblasti informací o přepravě.
   

Informace, které potřebujete poskytnout, závisí na vašich stávajících obchodních procesech a transakčních pravidlech nastavených vaším zákazníkem. 

Detaily položky

1. Posuňte se dolů a zobrazte informace o položce a aktualizujte množství expedované pro každou jednotlivou položku.
   
2. Aktualizujte expedované množství tak, aby odráželo množství k expedici.
   
3. Kliknutím na Další přejdete ke svému dodavatelskému avízu.
   
4. Po kontrole dodavatelského avíza odešlete dodavatelské avízo svému zákazníkovi kliknutím na Odeslat.
   
5. Po odeslání dodavatelského avíza se stav objednávky aktualizuje na Odesláno. Odeslaná dodavatelská avíza lze zobrazit na kartě Plnění nebo kliknutím na odkaz pod souvisejícími doklady ze zobrazení objednávky.
   
6. Klikněte na Hotovo.

Poznámka: Dodavatelská avíza poskytují lepší komunikaci, aby se předešlo zbytečným hovorům do oddělení podpory objednávek.

Příjem materiálu

Někteří zákazníci vám zašlou oznámení o příjmu zboží (GRN), aby potvrdili, že skutečně přijali odeslané zboží. To obvykle spustí fakturační/platební proces.

Co je oznámení o příjmu materiálu

Když je tato možnost aktivovaná, GRN vás informují o tom, co váš zákazník obdržel ve svém systému ze zásilky, kterou jste odeslali. GRN může být odesláno pouze pro informační účely, ale může být také nezbytné, aby dodavatelé generovali faktury za skutečně přijaté zboží. Často slouží jako spouštěč pro fakturační proces. V některých případech zůstane tlačítko „Vytvořit fakturu“ neaktivní, dokud nebude přijato GRN.

Konfigurace oznámení pro příjem materiálu:

Pro zajištění včasné fakturace mohou dodavatelé konfigurovat notifikace pro oznámení o příjmu materiálu. Postupujte takto:

• Přejděte na Elektronické směrování objednávek.
• Vyberte 'Jiné typy dokladů'.
• Zvolte 'Stvrzenka'.
• Zadejte až pět e-mailových adres pro příjem notifikací o přijatém zboží.
• Uložte změny.

Aktualizace statusu objednávky:

Když jsou aktivovány příjmy materiálu, jsou k dispozici také některé další statusy objednávky. Podobně jako status 'Odesláno' se status příjmu materiálu změní na 'Částečně přijato' nebo 'Přijato'.

Nalezení příjmů materiálu

Příjmy zboží najdete na záložce Plnění.

Kliknutím na číslo stvrzenky jej otevřete a zobrazíte detaily.

Tento obsah obsahuje jasné pokyny, jak potvrzovat, aktualizovat a zamítat objednávky a vytvářet dodavatelská avíza pro objednávky materiálu. Pro lepší pochopení těchto postupů v praxi můžete přistupovat k níže uvedeným odkazům:

Tyto zdroje poskytují praktický vhled do zmíněných procesů. Klidně je prozkoumejte, abyste prohloubili své porozumění