Поръчки за материали

Поръчка за материал се отнася до процес на снабдяване, който изисква конкретни физически позиции, материали или стоки от доставчици или клиенти. Този процес е от основно значение за предприятията, които изискват суровини, компоненти или готови продукти за производство на стоки или предоставяне на услуги. Поръчките за материали обикновено се инициират чрез поръчка за доставка (ПД), която описва подробните данни за заявените позиции, включително количество, спецификации, дати на доставка и споразумения за ценообразуване.

Поръчките за материали играят ключова роля в управлението на веригата за доставки, като гарантират, че бизнесът разполага с необходимите ресурси, за да работи ефективно и да отговори на потребностите на клиентите.

При получаване на поръчка за материал обикновено потвърждавате поръчката чрез Потвърждение на поръчка, потвърждавайки приемането от ваша страна на условията, посочени в ПД. Това потвърждение служи за потвърждаване на споразумението между вас и вашия клиент и позволява всички необходими корекции или модификации на поръчката преди изпълнението.

Когато получавате ПД, някои клиенти може да изискат от вас своевременно да я потвърдите с потвърждение на поръчката. Това изискване обаче варира и въпреки че някои клиенти може да не го възложат, те все пак може да ви позволят да потвърдите поръчката, ако е необходимо. Това служи на няколко цели:

• Потвърждаване дали поръчката за доставка е напълно или частично приета.
• Предлагане на всички необходими промени в поръчката за доставка. Ако са предложени промени, изчакайте одобрение от клиента, преди да продължите с актуализираната версия на ПД. Това гарантира пълно съгласуване между вас и клиента по отношение на спецификата на поръчката.
• Отхвърляне на ПД, ако е необходимо.

Имайте предвид, че макар потвърждението на поръчка да е много ценно и понякога задължително, някои клиенти може да не го изискват. Дори и да го изпратите, те може да не го интегрират във вътрешната си система. Въпреки това, важно е да се придържаме към този процес за тези, които го изискват.
Освен това за поръчки за доставка на материали може да се наложи да предоставите авизо за пратка при изпращането на позициите. Ако за изпълнението на поръчката са необходими няколко пратки, може да генерирате няколко авиза за пратки, докато всички позиции бъдат изпратени.

За поръчки за доставка на услуги може да се наложи да изпратите лист на услугите. Моля, вижте раздела ПД за услуги за подробни инструкции за този процес.

Винаги се обръщайте към инструкциите, предоставени от вашия клиент, за да определите кои конкретни документи са необходими за всяка поръчка. Това гарантира безпроблемна обработка и изпълнение на поръчките според изискванията на вашия клиент.

Забележка: Ако използвате стандартен акаунт, можете също да посетите тази страница  или да гледате този  видео плейлист  за специални инструкции. 

Потвърждение на поръчка

Създайте потвърждение, за да информирате купувача относно статуса на поръчката.

Стъпки за потвърждаване на цялата поръчка:

От изгледа ПД кликнете върху Създаване на потвърждение на поръчка > Потвърждаване на цялата поръчка.

1. Отидете до изгледа на ПД.
2. Кликнете върху „Създаване на потвърждение на поръчка“, последвано от „Потвърждаване на цялата поръчка“.
3. Въведете уникалния номер на потвърждение за целите на идентификацията.
4. Ако желаете, посочете Очаквана дата на експедиция или Очаквана дата на доставка, която да се приложи за всички единични позиции. (Можете да групирате свързани единични позиции или комплектни стоки за оптимизирана обработка).
5. Продължете към следващата стъпка, като кликнете върху „Напред“.
6. Подробно преглеждане на потвърждението на поръчката.
7. След потвърждение кликнете върху „Изпращане“, за да финализирате процеса.

Отхвърляне на цялата поръчка

1. От изгледа ПД кликнете върху Създаване на потвърждение на поръчка > Отхвърляне на цялата поръчка.
   
2. Въведете потвърждението и някои коментари.
   
3. Кликнете върху Отхвърляне на поръчка.

След като потвърждението на поръчката бъде изпратено, статусът на поръчката ще се показва като Отхвърлено.

Забележка: възможно е клиентът ви да не ви разреши да отхвърляте поръчки по бизнес или технически причини. В такива случаи възможността за отхвърляне ще бъде посивена.

Актуализиране на единични позиции

1. От изгледа на ПД кликнете върху Създаване на потвърждение на поръчка > Актуализиране на единична позиция.
   
2. Попълнете исканата информация (същата като за опцията Потвърждаване на всички).
   
3. Скролирайте надолу, за да видите единичните позиции и да въведете релевантните стойности. В зависимост от полетата, които попълвате, бутонът Подробни данни ще показва различни опции. 
   
4. Потвърждаване – Сума на потвърдените позиции. Кликването върху Подробни данни ви позволява да въведете реда и да добавите/актуализирате други подробни данни (референтен номер, цена...)
   
5. Неизпълнена поръчка – Позициите са неизпълнени. След като са налични, генерирайте друго потвърждение на поръчка, за да потвърдите.
   
6. Отхвърляне – Въведете причина за отхвърлянето на тези позиции.

Щом приключите, кликнете върху Напред. След това прегледайте потвърждението, преди да кликнете върху Изпращане. 

Ако искате да промените поръчката за доставка, обикновено трябва да изчакате клиентът ви да я актуализира, като изпрати преработена поръчка. След това, като форма на потвърждение, можете да генерирате окончателно потвърждение на ПД, за да потвърдите удовлетвореността си от преработената версия. Ако не потвърдите, няма да можете да обработите поръчката.

Актуализиране на единични позиции: потвърждаване/актуализиране на подробни данни

1. Въведете количеството в полето за потвърждаване на въвеждане на данни. 
   
2. Кликнете върху Подробни данни, за да въведете подробни данни относно промяната на цената.
   
3. Въвеждане:
   
4. Актуализирана цена - поле Единична цена
   
5. Замествания на позиции - поле за част на доставчик 
   
6. Коментари относно промяната на цената
   
7. Описание на актуализация - описание
   
8. Кликнете върху OK, когато сте готови.

Забележка: всяко отношение с клиент може да прилага различни правила за транзакции и да направи някои полета нередактируеми

Актуализиране на единични позиции: неизпълнена поръчка

1. Въведете обратно поръчаното количество в полето за въвеждане на данни за неизпълнена поръчка. 
   
2. Кликнете върху Подробни данни, за да въведете Коментари и Очаквани дати на експедиция и доставка за неизпълнените позиции от поръчката на страницата Подробни данни за статус.
   
3. Кликнете върху OK, когато сте готови.

Актуализиране на единични позиции: Отхвърляне

1. Въведете количеството в полето за запис на данни Отхвърляне, за да отхвърлите позицията.
2. Кликнете върху Подробни данни, за да въведете причина за отхвърлянето в полето Коментари на страницата Подробни данни за статус.
3. Кликнете върху OK, когато сте готови.

Актуализиране на единични позиции: множество промени

Продължете да актуализирате статуса за всяка единична позиция в поръчката за доставка. След като приключите, кликнете върху Напред, за да продължите към страницата за преглед.

1. Прегледайте потвърждението на поръчката > кликнете върху Изпращане. Вашето потвърждение на поръчка е изпратено на вашия купувач.
2. Статусът на поръчката ще се показва като Частично потвърдено/Неизпълнено/Отхвърлено, ако позициите не са напълно потвърдени, върнати или отхвърлени.
3. Кликнете върху Готово

Добавяне на приложения

Ако клиентът ви разрешава, можете да добавяте приложения към вашето потвърждение на ПД. Просто прегледайте компютъра си за съответните файлове и кликнете върху Добавяне на прикачен файл. 

Общият размер на всички прикачени файлове не може да надвишава 10 MB.

Авизо за пратка

Създайте известие за пратка, за да информирате клиентите за текущия статус на тяхната поръчка. 

Създаване на авизо за пратка

Иницииране на авизо за пратка, след като позициите са подготвени за експедиция. Възможно е да се изпращат множество авиза за пратки по поръчка за доставка (ПД).

1. Кликнете върху „Създаване на авизо за пратка“, за да продължите.

2. Проверка на подробни данни за експедиция:

   1. Уверете се, че информацията за „Подател на експедиция“ и „Получател на доставка“ е точна.

   2. Ако е необходимо, актуализирайте информацията, като изберете "Актуализиране на адрес". Полетата отбелязани със звездичка (*) са задължителни.

3. Кликнете върху „OK“, за да потвърдите и да продължите с известието.

   Забележка: Когато решите да създадете авизо за пратка за ускореното количество, статусът на поръчката за доставка ще се актуализира на Частично експедирано.

Моля, спазвайте специфичните инструкции, предоставени от клиента, относно изискваната информация, която трябва да бъде включена в авизата за пратки

Заглавие – Информация за експедиция, проследяване и транспорт

1. Попълнете исканата информация във формуляра. Идентификаторът на опаковъчния лист е всеки номер, който използвате, за да идентифицирате авизото за пратка.
   
2. Изберете име на превозвач и след това ще се появи номер на проследяване и метод на доставка.
   
3. Условията за доставка и други подробни данни за транспорт могат да бъдат включени във всички авиза за пратки, за да се поддържа по-широк диапазон от сътрудничество в областта на информацията за експедиция.
   

Информацията, която трябва да предоставите, зависи от съществуващите ви бизнес процеси и правилата за транзакции, зададени от клиента ви. 

Подробни данни за единична позиция

1. Скролирайте надолу, за да видите информацията за единичните позиции и да актуализирате изпратеното количество за всяка единична позиция.
   
2. Актуализирайте количеството на пратката, за да отразите количеството, което се експедира.
   
3. Кликнете върху Напред, за да продължите с прегледа на вашето авизо за пратка.
   
4. След като прегледате вашето авизо за пратка, кликнете върху Изпращане, за да изпратите авизо за пратка до вашия клиент.
   
5. След изпращането на вашето авизо за пратка статусът на поръчката ще бъде актуализиран на Изпратено. Изпратените авиза за пратки може да се видят от таб Изпълнение или като кликнете върху връзката под Свързани документи от изгледа на ПД.
   
6. Кликнете върху Готово.

Забележка: Авизата за пратки осигуряват подобрени комуникации, за да помогнат за избягване на ненужни обаждания към отдела за поддръжка на поръчки.

Постъпване на стоки

Някои клиенти ще ви изпратят известие за постъпване на стоки (GRN), за да потвърдят, че действително са получили изпратените стоки. Това обикновено инициира процеса на фактуриране/плащане.

Какво представлява известието за постъпване на стоки

Когато е активирано, GRN ви информират какво е получил клиентът ви в неговата система от пратката, която сте изпратили. GRN може да се изпраща само с информативна цел, но може да е необходимо и доставчиците да генерират фактури за действителните получени стоки. Често служи като тригер на процеса на фактуриране. В някои случаи бутонът „Създаване на фактура“ ще остане неактивен, докато не бъде получено ПС.

Конфигуриране на известия за постъпване на стоки:

За да гарантират навременното фактуриране, доставчиците могат да конфигурират известия за постъпване на стоки. Следвайте тези стъпки:

• Отидете до Маршрутизация на електронни поръчки.
• Изберете 'Други видове документи'.
• Изберете 'Квитанция'.
• Въведете до пет имейл адреса, за да получавате известия за получени стоки.
• Запазете промените.

Актуализации на статус на ПД:

Когато са активирани постъпвания на стоки, са налични и някои допълнителни статуси на ПД. Подобно на статуса „Изпратено“, когато се получи GRN, статусът на ПД ще се промени на „Частично получено“ или „Получено“.

Локализиране на квитанции за получени стоки

Можете да намерите Постъпвания на стоки в таб Изпълнение.

Кликнете върху номера на разходния документ, за да го отворите и да видите подробните данни.

Това съдържание предоставя ясни насоки как да потвърждавате, актуализирате и отхвърляте вашите поръчки за доставка, както и да създавате авиза за пратки за вашите поръчки за доставка на материали. За да разберете по-добре тези процедури на практика, можете да получите достъп до връзките по-долу:

Тези ресурси дават практическа представа за споменатите процеси. Чувствайте се свободни да ги изследвате, за да задълбочите разбирането си