Базові настройки конфігурації

Цей розділ призначений для того, щоб адміністратор  вашої SAP Business Network міг завершити реєстрацію, виконати налаштування облікових записів і створити додаткові доступи користувачів до облікового запису. 

Ознайомтеся з інструкціями, наданими вашим клієнтом, щоб дізнатися, які розділи є важливими для заповнення, перш ніж починати проводити транзакції з документами.

Базові настройки конфігурації

У цьому розділі ви дізнаєтеся, як переміщатися та налаштовувати настройки вашого облікового запису. Спочатку ви дізнаєтеся, як налаштувати профіль компанії, а потім налаштувати параметри мережі, щоб отримувати важливі сповіщення клієнтів.

Заповніть свій профіль

1. Виберіть Профіль компанії зі спадного меню Настройки облікового запису.
2. Заповніть усі запропоновані поля у вкладках, щоб найкраще представити свою компанію.
   
   Примітка: Чим повніше профіль, тим вище ймовірність збільшення бізнесу з існуючими та потенційними клієнтами.  

Налаштуйте свої сповіщення електронною поштою

Розділ Сповіщення мережі вказує, які системні сповіщення ви бажаєте отримувати, і дозволяє вам призначити, на які адреси електронної пошти ви бажаєте їх відправити.

1. Клацніть Сповіщення в розділі Настройки облікового запису.
   
2. Перейдіть на вкладку Мережа.
   
3. Ви можете ввести до 3 адрес електронної пошти для кожного типу сповіщення. Ви повинні розділяти кожну адресу комою, але без пробілу між електронними листами. 

Завершити завдання з реєстрації

1. На головному екрані виберіть вкладку «Активація».
2. Натисніть на посилання «Завдання з реєстрації очікують на розгляд».
3. Виберіть необхідні незавершені завдання для завершення.

Примітка. Деякі незавершені завдання можуть бути для вашого клієнта. Вони не зникнуть, поки ваш клієнт їх не завершить.

Вибрати метод відправлення електронних замовлень

1. Натисніть «Оформлення електронних замовлень» у головному меню.
   
2. Оберіть один із наступних методів маршрутизації:

Інші опції є релевантними, якщо ви вирішите розпочати проєкт інтеграції між вашою системою та SAP Business Network

1. Виберіть “Так само, як нові замовлення з каталогу без вкладень”, щоб інші типи документів автоматично мали дубльовані настройки.
   
2. Налаштувати сповіщення електронною поштою.
   
   Нотатка: ви можете ввести 5 адрес електронної пошти, розділених комою і без пробілів.

Оформлення електронних рахунків-фактур

1. У головному меню виберіть «Оформлення електронних рахунків-фактур».
2. Зберігайте метод Онлайн (якщо спеціаліст з інтеграції SAP не надав вказівок про інше).
3. Налаштуйте сповіщення. Ми рекомендуємо вам активувати сповіщення, пов’язані з оновленими та відхиленими рахунками-фактурами. 

Податкова інформація для виставлення рахунків

Ваша інформація про податки/ПДВ може автоматично з’являтися у ваших рахунках-фактурах, якщо це стосується вашої компанії або регіону. 

1. Вибрати маршрутизацію електронних рахунків-фактур з головного меню.
   
2. Оберіть закладку Tax Invoicing & Archiving.
   
3. Додайте відповідні посилання під заголовком Податкова інформація.

Архівування рахунків-фактур

SAP Business Network може архівувати ваші рахунки-фактури у форматі zip з вибраною вами періодичністю. Ви можете завантажити заархівовані рахунки-фактури з «Відправлені» > «Архівні рахунки-фактури».

Довгострокова архівація документів

Ви можете вирішити дозволити довгострокове архівування ваших рахунків-фактур. Це необов’язково та безкоштовно, але доступно не в усіх країнах. Перш ніж увімкнути цю опцію, перегляньте Умови та політики та список країн. 

1. На сторінці Оформлення електронних рахунків-фактур оберіть закладку Tax Invoicing & Archiving.
   
2. Клацніть Налаштувати архівування рахунків-фактур.
   
3. Виберіть частоту архівації. Якщо у вас є архівне рішення онлайн, ви можете автоматично надсилати заархівовані рахунки-фактури на вашу захищену URL-адресу. 

Налаштуйте свою інформацію про грошовий переказ

1. У спадному меню Настройки компанії виберіть Грошові перекази.
   Інформація / ідентифікатор грошового переказу
2. Клацніть Створити, щоб створити нову інформацію про грошовий переказ компанії, або Редагувати, якщо вам потрібно змінити наявну інформацію.
3. Клієнти можуть попросити вас присвоїти ідентифікатори вашим адресам, щоб вони могли унікально посилатися на адреси. У таких випадках заповніть наданий ідентифікатор у полі поруч з іменем клієнта.
   Способи оплати
4. Якщо вас просять додати метод оплати та/або банківську інформацію, обов’язково встановіть прапорець у полі Включити інформацію про банківський рахунок до рахунків-фактур, виберіть бажаний спосіб оплати, а потім заповніть усі обов’язкові поля в розділі ACH або Банківський переказ.
5. Натисніть на OK, коли закінчите
   
   Примітка. Якщо у вас більше однієї адреси для грошових переказів, виберіть одну як адресу за промовчанням. За потреби присвойте ідентифікатори грошових переказів для цієї адреси кожному зі своїх клієнтів. Кожен клієнт може присвоїти різні ІД.

Налаштування тестового облікового запису

Налаштування тестового облікового запису є вимогою перед початком проєкту «Каталог» або «Інтеграція». Ваш тестовий обліковий запис має бути налаштований відповідно до вашого продуктивного облікового запису. Це забезпечить узгодженість результатів тестування з тим, що призведе до виробництва.

Щоб налаштувати тестовий обліковий запис, увійдіть до свого продуктивного облікового запису SAP Business Network.

1. Натисніть «Налаштування облікового запису» у правому верхньому куті та виберіть «Перейти на тестовий ідентифікатор». Примітка. Кнопка «Перейти на тестовий обліковий запис» доступна лише адміністратору облікового запису або авторизованим користувачам.
2. Натисніть «OK», коли SAP Business Network відобразить попередження із зазначенням «Ви збираєтеся перейти в тестовий режим». Вас буде перенесено на тестовий обліковий запис.

Примітка. Коли ви вперше входите в тестовий обліковий запис, вам потрібно створити ім’я користувача та пароль.

SAP Business Network завжди відображає, в якому режимі ви увійшли (продуктивний або тестовий). Ваш ідентифікатор тестового облікового запису має суфікс «-T», доданий до вашого ідентифікатора SAP Business Network (колишній ANID).

Транзакції тестового облікового запису безкоштовні.

Додаткові настройки

Наведені нижче позиції дають вам більше можливостей для подальшої адаптації вашого облікового запису SAP Business Network до структури та потреб вашої компанії. 

Настройки облікового запису

Натисніть на ваші ініціали у правому верхньому куті, а потім на Мій обліковий запис, щоб переглянути або оновити ваші налаштування користувача.

Ці опції дозволяють отримати доступ до інформації та налаштувань вашого особистого облікового запису користувача.

Перегляньте свої відносини — поточні та потенційні

1. Клацніть Відносини з клієнтом зі спадного меню Настройки компанії.
   
2. Налаштуйте свої налаштування для нових запитів на створення ділових відносин (автоматичне прийняття або ручна перевірка). Якщо встановлено на Вручну, відкладені запити з’являться в розділі Очікування.
3. Натискання на ім’я клієнта відобразить усі правила та дозволи, активовані у відносинах.

Нотатка. Ви можете отримати доступ до Інформаційного порталу постачальника кожного клієнта, натиснувши на гіперпосилання. Цей портал надає вам документацію та інструкції, які є специфічними для кожного проєкту клієнта.

Користувачі облікового запису та адміністратор

1. Для одного облікового запису може бути лише один адміністратор.
   
2. Автоматично прив'язується до імені користувача та входу, введеного під час реєстрації.
   
3. Відповідальний за налаштування/конфігурацію облікового запису та керування.
   
4. Основна контактна особа для користувачів з питаннями або проблемами.
   
5. Створює користувачів і присвоює ролі/дозволи.
   
6. Для кожного ANID може існувати до 250 облікових записів користувачів.
   
7. Може мати різні ролі/дозволи, які відповідають фактичним посадовим обов’язкам користувача.
   
8. Має доступ до всіх або лише певних клієнтів, призначених адміністратором.

Створити ролі та користувачів (лише адміністратор)

1. У меню Настройки компанії клацніть Користувачі. Сторінка "Користувачі" завантажиться.
2. Якщо вам потрібно створити роль, обов’язково залишайтеся під вкладкою «Керування ролями», а потім клацніть знак «+».
3. Введіть назву та опис ролі, а потім виберіть один або кілька дозволів для цієї ролі. Завершивши, клацніть Зберегти. 
4. Щоб створити користувача, перейдіть на вкладку «Керування користувачами» і натисніть знак «+». Введіть ім’я користувача (у форматі електронної пошти), адресу електронної пошти, ім’я та прізвище, а також, за бажанням, номер телефону для цього користувача. 
5. Виберіть роль у розділі Присвоєння ролі та вирішіть, чи потрібно присвоювати користувача всім клієнтам або конкретним клієнтам
6. Клацніть Готово.

Редагувати та змінити користувачів (лише адміністратор)

1. Перейдіть на вкладку «Керування користувачами».
2. Клацніть Операції для вибраного користувача.
3. Клацніть Редагувати, щоб змінити присвоювання ролі або скинути пароль користувача.
4. Інші опції:

• Видалити користувача
• Зробити адміністратором
• Додати до списку контактів
• Видалити зі списку контактів

Віджети

Віджети на головній сторінці виконують різні функції та можуть бути налаштовані для налаштування інтерфейсу відповідно до потреб вашої організації. Ось посібник, як налаштувати віджети SAP SBN та їхні функції:

Доступ до налаштування віджетів:

Увійдіть до свого облікового запису SAP SBN з відповідними дозволами.
Перейдіть на головну сторінку або інструментальну панель, де відображаються віджети.
Натисніть кнопку "Налаштувати".

Виберіть віджети, які потрібно налаштувати. Вони можуть включати віджети для завдань, сповіщень, аналітики, співпраці або будь-яких інших функціональностей, релевантних для ваших бізнес-процесів.

Віджети в SAP SBN обслуговують різні функції, адаптовані для підтримки бізнес-операцій. Ось кілька поширених прикладів:

1. Керування завданнями: віджети можуть відображати завдання, присвоєні вам або вашій команді, що дозволяє відстежувати прогрес, визначати пріоритети та позначати завдання як завершені.

2. Сповіщення: віджети сповіщень надають оновлення відповідних операцій, таких як нові повідомлення, схвалення або попередження, що потребують уваги.

3. Аналітика: віджети аналітики пропонують аналіз основних показників ефективності (KPI), фінансових метрик або інших даних, релевантних для вашого бізнесу, що дозволяє відстежувати продуктивність і приймати обґрунтовані рішення.

Керування кількома обліковими записами

Керування кількома обліковими записами можна полегшити за допомогою двох функцій:  ієрархії клієнта  та  ІД користувача посилання.

Це дві незалежні функції  в обліковому записі постачальника SAP Business Network, які не варто плутати. 

Ієрархія рахунків

Ієрархія клієнтів використовується для визначення батьківського та одного або кількох дочірніх облікових записів і створення ієрархії, яка допоможе полегшити керування ними. Зв’язок між окремими обліковими записами призначений для керування рахунками.

Функція «Ієрархія облікових записів» доступна лише адміністратору та користувачам з певними дозволами.

Адміністратор батьківського облікового запису може пов’язувати/скасовувати зв’язок між обліковими записами та може входити до дочірніх облікових записів, щоб виконати такі дії:

• Змінити налаштування та заповнити профіль компанії
• Публікувати каталоги
• Перевірити стан оплати рахунків-фактур Ariba та оплатити їх
• Перейти до вищого пакета підписки

Адміністратор не може виконати наведені нижче дії в дочірньому обліковому записі:

• Переглянути пов’язаних покупців
• Створити документи (підтвердження ЗК, рахунки-фактури...)
• Виконати звіти

Створити ієрархію клієнта

У меню настройок перейдіть до Настройки > Ієрархія облікових записів. Потім клацніть Зв’язати облікові записи.

Якщо ви є адміністратором дочірнього облікового запису, введіть ім’я користувача та пароль. Ви перейдете на сторінку, яка інформує вас про те, яка інформація буде поширюватися між пов'язаними профілями.

Ви можете вирішити синхронізувати майбутні зміни профілю компанії з батьківського облікового запису до дочірніх, встановивши відповідний прапорець.

Натисніть «Зв’язати обліковий запис», щоб підтвердити.

Якщо ви не є адміністратором дочірнього облікового запису, ви можете натиснути на посилання Запит з іншими обліковими записами, щоб надіслати запит на пошук фільтра, який дає змогу шукати облікові записи та надсилати запит відповідному адміністратору.

Після встановлення посилання ви зможете побачити список усіх пов’язаних дочірніх облікових записів. Ви можете увійти до дочірнього облікового запису, перейшовши до Дії > Увійти.

Потрапивши в дочірній обліковий запис, ви можете повернутися до батьківського облікового запису, натиснувши Назад до батьківського облікового запису у верхній частині сторінки.

Пов’язати ідентифікатори користувача

ІД користувачів посилання – це усталена настройка, доступна для всіх користувачів без спеціального дозволу.

Зв’язування кількох ідентифікаторів користувача дозволяє користувачам:

• увійдіть до всіх своїх облікових записів, використовуючи одне ім’я користувача та пароль.
• перемикатися між своїми кількома обліковими записами.

Щоб пов’язати кілька ідентифікаторів користувачів, натисніть «Пов’язати ідентифікатори користувача» в меню настройок.

Доступні дві опції: 

• Потрібне схвалення: користувач вводить своє ім’я користувача та натискає на запит на надсилання посилання. Адміністратор облікового запису отримає сповіщення електронною поштою із запрошенням схвалити або відхилити запит. 
• Схвалення не потрібне: введіть ім’я користувача та пароль облікового запису, який ви хочете пов’язати. Зв'язок відбувається негайно. 

Після того, як облікові записи будуть пов’язані, у меню «Налаштування» з’явиться опція «Змінити обліковий запис».

Примітка. Немає можливості від’єднати пов’язаний ідентифікатор користувача. Якщо адміністратор вашого облікового запису не видалить ім’я користувача з розділу «Керувати користувачами» у власному обліковому записі, його не буде видалено з опції «Змінити обліковий запис».

Тепер, коли ви дізналися, як налаштувати свій профіль і сповіщення, а також вивчили деякі більш розширені функції платформи, такі як Ієрархія облікових записів, якщо ви хочете глибше розібратися в цих темах або потребують докладних інструкцій з цих процесів, натисніть на посилання нижче, щоб дізнатися більше: