Impostazioni di configurazione di base

Questa sezione è pensata per consentire all’amministratore di SAP Business Network di completare la registrazione, configurare gli account e creare ulteriori accessi utente per l’account.

Si prega di fare riferimento alle istruzioni fornite dal cliente per sapere quali sezioni sono essenziali da completare prima di iniziare ad effettuare transazioni con i documenti.

Impostazioni di configurazione di base 

Questa sezione ti insegnerà come navigare il tuo account e  configurare le impostazioni. In primo luogo, verrà descritto come configurare il profilo della società, quindi le impostazioni di rete per ricevere notifiche cliente importanti.

Completa il profilo

1. Selezionare Profilo società dal menu a discesa Impostazioni account.
2. Completare tutti i campi suggeriti all'interno dei  per rappresentare al meglio la società.
   
   Nota: più un profilo è completo, maggiore è la probabilità di aumentare le attività commerciali con clienti esistenti e potenziali.

Configurare le notifiche per posta elettronica

La sezione Notifiche Ariba Network indica le notifiche di sistema che si desidera ricevere e consente di indicare gli indirizzi di posta elettronica a cui inviarle.

1. Fare clic su Notifiche in Impostazioni account.
   
2. Passare alla scheda Rete.
   
3. È possibile immettere fino a 3 indirizzi di posta elettronica per ogni tipo di notifica. È necessario separare ogni indirizzo con una virgola ma senza spazi tra i messaggi di posta elettronica. 

Completare attività di abilitazione

1. Dalla pagina iniziale, selezionare la scheda Abilitazione.
2. Sotto Compiti e attività, saranno visibili i Compiti non completati
3. Selezionare le attività in attesa necessarie per il completamento e cliccare su Completa o Rivedi

Nota: alcune attività in attesa potrebbero riguardare il cliente. Non scompariranno finché il cliente non le completerà.

Selezionare il metodo di instradamento ordini elettronici

1. Fare clic su Instradamento ordini elettronici nel menu principale.
   
2. Scegliere uno dei seguenti metodi di instradamento:

Le altre opzioni sono rilevanti se si sceglie di avviare un progetto di integrazione tra il proprio sistema e SAP Business Network

1. Selezionare "Come i nuovi ordini di catalogo senza allegati" per gli altri tipi di documento per duplicare automaticamente le impostazioni.
   
2. Configurare le notifiche e-mail.
   
   Nota: è possibile immettere 5 indirizzi di posta elettronica, separati da una virgola senza spazi.

Instradamento fatture elettroniche

1. Selezionare Instradamento fatture elettroniche dal menu principale.
2. Mantenere il metodo Online (se non diversamente indicato da uno specialista di integrazione SAP).
3. Configurare le notifiche. Si consiglia di attivare le notifiche relative alle fatture aggiornate e rifiutate.

Informazioni fiscali per la fatturazione

I tuoi dati fiscali/IVA possono comparire automaticamente nelle fatture se pertinenti alla tua azienda o alla tua regione. 

1. Selezionare Instradamento fatture elettroniche dal menu principale.
   
2. Scegliere la scheda Fatturazione fiscale e archiviazione.
   
3. Aggiungere il riferimento rilevante sotto l'intestazione Informazioni fiscali.

Archiviazione fatture

SAP Business Network può archiviare le fatture in formato zip alla frequenza da te indicata. È possibile scaricare le fatture archiviate da Posta in uscita > Fatture archiviate.

Archiviazione documenti a lungo termine

È possibile decidere di attivare l'archiviazione a lungo termine delle fatture. Questo è facoltativo e gratuito, ma non è disponibile in tutti i paesi. Prima di attivare questa opzione, fare riferimento alle Condizioni e alle Direttive e anche all'elenco dei paesi. 

1. Nella pagina Instradamento fatture elettroniche, selezionare la scheda Fatturazione fiscale e archiviazione.
   
2. Fare clic su Configura archiviazione fattura.
   
3. Scegliere la frequenza di archiviazione. Se si dispone di una soluzione di archiviazione online, è possibile far sì che le fatture archiviate vengano inviate automaticamente al proprio Secure URL. 
   

Configurare le informazioni di rimessa

1. Dal menu a discesa Impostazioni società, selezionare Rimesse.
   Rimesse/TEF assegni
2. Fare clic su Crea per creare nuove informazioni di rimessa della società o su Modifica per modificare le informazioni esistenti.
3. I clienti potrebbero richiedere l’assegnazione di ID relativi ai propri indirizzi, in modo che possano fare riferimento univocamente agli indirizzi. In questi casi, inserire l'ID fornito nel campo accanto al nome del cliente.
   Modalità di pagamento
4. Se viene richiesto di aggiungere il metodo di pagamento e/o le informazioni bancarie, assicurarsi di selezionare la casella Includi nelle fatture le informazioni sul conto bancario, selezionare il metodo di pagamento preferito e compilare tutti i campi obbligatori in ACH o Bonifico bancario.
5. Al termine, fare clic su OK
   
   Nota: se sono presenti più indirizzi di rimessa, selezionarne uno come predefinito. Se necessario, attribuire gli ID rimessa a questo indirizzo per ogni cliente. Ogni cliente può assegnare diversi ID.

Configurare un account di verifica

La configurazione di un account di verifica è un requisito prima di avviare un Catalogo o un Progetto di integrazione. L'account di verifica deve essere configurato in modo che corrisponda all'account di produzione. Ciò garantirà che i risultati dei test siano coerenti con ciò che risulterà in Produzione.

Per configurare l’account di verifica, eseguire il login al proprio account di produzione SAP Business Network.

1. Fare clic su Impostazioni account nell'angolo in alto a destra e selezionare Passa a ID di verifica. Nota: il pulsante Passa all’account di verifica è disponibile solo per l’amministratore dell’account o gli utenti autorizzati.
2. Fare clic su OK alla visualizzazione dell'avviso SAP Business Network indicante il passaggio alla modalità di verifica. Si verrà reindirizzati all’account di verifica.

Nota: al primo accesso all’account di verifica è necessario creare un Nome utente e una Password.

SAP Business Network visualizza sempre la modalità di accesso (Produzione o Test). L'ID dell'account di verifica presenta il suffisso "-T" aggiunto all'ID SAP Business Network (ex ANID).

Le transazioni dell'account di verifica sono gratuite.

Impostazioni supplementari

Le voci seguenti offrono ulteriori opzioni per adattare l'account SAP Business Network alla struttura e alle esigenze della società. 

Impostazioni account

Fare clic sulle proprie iniziali nell'angolo in alto a destra, quindi su Account personale per visualizzare o aggiornare le impostazioni utente.

Queste opzioni consentono di accedere alle informazioni e alle impostazioni personali dell'account utente.

Rivedere le relazioni - Attuali e potenziali

1. Fare clic su Relazioni cliente dal menu a discesa Impostazioni società.
   
2. Configurare le preferenze per le nuove richieste di relazione (accettazione automatica o revisione manuale). Se impostato su Manuale, le richieste in sospeso verranno visualizzate in In sospeso.
3. Facendo clic sul nome di un cliente verranno visualizzate tutte le regole e le autorizzazioni abilitate nella relazione.

Nota: è possibile accedere al Portale di informazioni del fornitore di ciascun cliente facendo clic sul collegamento ipertestuale. Questo portale fornisce la documentazione e le istruzioni specifiche di ciascun progetto cliente.

Utenti e amministratore account

1. Può esistere un solo amministratore per account.
   
2. Collegato automaticamente al nome utente e al login immessi durante la registrazione.
   
3. Responsabile della configurazione/configurazione e gestione dell'account.
   
4. Principale punto di contatto per utenti con domande o problemi.
   
5. Crea utenti e assegna ruoli/autorizzazioni.
   
6. Possono esistere fino a 250 account utente per ANID.
   
7. Può avere ruoli/autorizzazioni diversi, corrispondenti alle effettive responsabilità lavorative dell'utente.
   
8. Può accedere a tutti o solo a determinati clienti assegnati dall'amministratore.

Creare ruoli e utenti (solo Amministratore)

1. Dal menu Impostazioni società, fare clic su Utenti. Verrà caricata la pagina Utenti.
2. Se è necessario creare un ruolo, assicurarsi di rimanere nella scheda Gestisci ruoli, quindi fare clic sul segno “+”.
3. Inserire un nome e una descrizione per il ruolo, quindi selezionare una o più autorizzazioni per questo ruolo. Al termine, fare clic su Salva. 
4. Per creare un utente, passare alla scheda Gestisci utenti e fare clic sul segno “+”. Immettere un nome utente (formato e-mail), un indirizzo di posta elettronica, un nome, un cognome e, facoltativamente, un numero di telefono per questo utente. 
5. Selezionare un ruolo nella sezione Assegnazione ruoli e decidere se l'utente deve essere attribuito a tutti i clienti o a quelli specifici
6. Fare clic su Fine.

Elaborare e modificare utenti (solo Amministratore)

1. Fare clic sulla scheda Gestisci utenti.
2. Fare clic su Azioni per l'utente selezionato.
3. Fare clic su Modifica per modificare l'assegnazione del ruolo o resettare la password dell'utente.
4. Altre opzioni:

• Elimina utente
• Rendi amministratore
• Aggiungi alla lista dei contatti
• Rimuovi dalla lista dei contatti

Widget

I widget nella pagina principale servono a varie funzioni e possono essere personalizzati per personalizzare l'interfaccia in base alle esigenze dell'organizzazione. Di seguito è riportata una guida su come personalizzare i widget SAP Business Network e le relative funzioni:

Accesso alla personalizzazione dei widget:

Accedere al proprio account SAP Business Network con le autorizzazioni appropriate.
Passare alla pagina principale o al dashboard in cui vengono visualizzati i widget.
Fare clic su "Personalizza".

Scegliere i widget da personalizzare. Questi possono includere widget per attività, notifiche, analisi, collaborazione o qualsiasi altra funzionalità rilevante per i propri business process.

I widget in SAP Business Network offrono varie funzioni personalizzate per supportare le operazioni aziendali. Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni:

1. Gestione attività: i widget possono visualizzare le attività assegnate a te o al tuo team, consentendoti di tenere traccia dell'avanzamento, definire le priorità e contrassegnare le attività come completate.

2. Notifiche: i widget Notifiche forniscono aggiornamenti sulle attività rilevanti, quali nuovi messaggi, approvazioni o avvisi che richiedono attenzione.

3. Analisi: i widget di analisi offrono analisi degli indicatori chiave di prestazione (KPI), delle metriche finanziarie o di altri dati rilevanti per l'azienda, consentendo di monitorare le prestazioni e prendere decisioni informate.

Gestione di più account

La gestione di più account può essere semplificata con due funzionalità: Gerarchia account e Collega ID utente.

Si tratta di due funzionalità indipendenti dell'account fornitore SAP Business Network che non devono essere confuse tra loro. 

Gerarchia clienti

Gerarchia account viene utilizzata per definire un account di livello superiore e uno o più account di livello inferiore e per creare una gerarchia che semplifichi la gestione degli account. Il collegamento tra conti individuali è a scopo di gestione dei conti.

La funzionalità Gerarchia degli account è accessibile solo all'amministratore e agli utenti con autorizzazioni specifiche.

L'amministratore dell'account superiore può collegare/scollegare gli account e accedere ai conti subordinati per eseguire le seguenti azioni:

• Modificare le impostazioni e completare il profilo società
• Pubblicare cataloghi
• Controllare lo stato di pagamento delle fatture Sap Business Network e pagarle
• Esegui l’aggiornamento a un pacchetto di sottoscrizione superiore

L’amministratore non può eseguire le seguenti azioni nell’account subordinato:

• Visualizzare i compratori collegati
• Creare documenti (Conferme di OdA, Fatture...)
• Eseguire report

Creare una gerarchia degli account

Dal menu delle impostazioni, vai a Impostazioni > Gerarchia account. Quindi fare clic su Collega account.

Se si è l’amministratore dell’account subordinato, immettere il nome utente e la password. Viene visualizzata una pagina che informa sulle informazioni che verranno condivise tra i profili collegati.

Spuntando la relativa casella, è possibile decidere di sincronizzare le future modifiche del profilo della società dall’account di livello superiore agli account di livello inferiore.

Fare clic su Collega account per confermare.

Se non si è l’amministratore del conto subordinato, è possibile fare clic sul collegamento Richiedi ad altri account per visualizzare un filtro di ricerca che consenta di cercare gli account e inviare una richiesta all’amministratore pertinente.

Una volta stabilito un collegamento, è possibile visualizzare un elenco di tutti gli account subordinati collegati. È possibile accedere a un account subordinato andando a Azioni > Accedi.

Una volta nel conto di livello inferiore, è possibile tornare al conto principale facendo clic su Torna al conto principale in cima alla pagina.

Collega ID utente

Collega ID utente è un'impostazione predefinita disponibile per tutti gli utenti, senza che sia necessaria un'autorizzazione speciale.

Il collegamento di più ID utente consente agli utenti di:

• eseguire il login a tutti gli account utilizzando un solo nome utente e password.
• passare da un account all'altro.

Per collegare più ID utente, fare clic su Collega ID utente dal menu delle impostazioni.

Sono disponibili due opzioni: 

• Approvazione necessaria: l'utente inserisce il proprio nome utente e fa clic su Invia richiesta di collegamento. L'amministratore dell'account riceverà una notifica via e-mail che lo invita ad approvare o rifiutare la richiesta. 
• Non è necessaria l'approvazione: inserire il nome utente e la password dell'account da collegare. La connessione avviene immediatamente. 

Una volta collegati gli account, l’opzione Passa ad altro account viene visualizzata nel menu Impostazioni.

Nota: non è possibile scollegare un ID utente collegato. Salvo l’amministratore dell’account elimini il nome utente dalla sezione Gestisci utenti dell’account nativo, esso non verrà rimosso dall’opzione Passa ad altro account.

Ora che hai imparato a configurare il tuo profilo e le notifiche, e hai anche esplorato alcune funzionalità più avanzate della piattaforma, come la Gerarchia degli account, se desideri approfondire questi argomenti o richiedere istruzioni dettagliate su questi processi, fai clic sui collegamenti sottostanti per saperne di più:

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