Options de configuration de base

Cette section est conçue pour permettre à l'administrateur de votre SAP Business Network de terminer l'inscription, d'effectuer des configurations de compte et de créer des accès utilisateur supplémentaires au compte.

Veuillez vous reporter aux instructions fournies par votre client pour savoir quelles sections sont essentielles à remplir avant de commencer à traiter des documents.

Options de configuration de base 

Cette section vous apprendra à naviguer et à configurer les paramètres de votre compte. Vous allez d'abord apprendre à configurer le profil de votre société, puis à configurer les paramètres du réseau pour recevoir des notifications client importantes.

Compléter votre profil

1. Sélectionnez Profil de la société dans le menu déroulant Paramètres du compte.
2. Renseignez tous les champs suggérés dans les onglets pour représenter au mieux votre entreprise.
   
   Remarque : Plus un profil est complet, plus la probabilité d'augmenter les affaires avec les clients existants et potentiels est élevée. 

Configurer vos notifications par e-mail

La section Notifications Ariba Network indique les notifications système que vous souhaitez recevoir et vous permet de désigner les adresses e-mail auxquelles vous souhaitez les envoyer.

1. Cliquez sur Notifications sous Paramètres du compte.
   
2. Passez à l'onglet Réseau.
   
3. Vous pouvez saisir jusqu'à 3 adresses e-mail par type de notification. Vous devez séparer chaque adresse par une virgule, mais pas d'espace entre les e-mails. 

Terminer les tâches d'enrôlement

1. Dans l'écran d'accueil, sélectionnez l'onglet Enrôlement.
2. Cliquez sur le lien Les tâches d'enrôlement sont en attente.
3. Sélectionnez les tâches en attente d'achèvement nécessaires.

Remarque : certaines tâches en attente peuvent concerner votre client. Ils ne disparaîtront pas tant que votre client ne les aura pas terminés.

Sélectionner la méthode d'acheminement des commandes électroniques

1. Cliquez sur Acheminement des commandes électroniques dans le menu principal.
   
2. Sélectionnez l'une des méthodes d'acheminement suivantes :

Les autres options sont pertinentes si vous choisissez de lancer un projet d'intégration entre votre système et SAP Business Network.

1. Sélectionnez "Identique aux nouvelles commandes catalogue sans pièces jointes" pour que les autres types de documents aient automatiquement les options dupliquées.
   
2. Configurer les notifications par e-mail.
   
   Remarque : vous pouvez saisir 5 adresses e-mail, séparées par une virgule et sans espace.

Acheminement des factures électroniques

1. Sélectionnez Acheminement des factures électroniques dans le menu principal.
2. Conservez la méthode en ligne (sauf instruction contraire d'un spécialiste de l'intégration SAP).
3. Configurez les notifications. SAP vous recommande d'activer les notifications relatives aux factures mises à jour et rejetées. 

Informations sur les taxes de facturation

Vos informations fiscales/de TVA peuvent apparaître automatiquement dans vos factures si elles sont pertinentes pour votre société ou votre région. 

1. Sélectionnez Acheminement des factures électroniques dans le menu principal.
   
2. Sélectionnez l'onglet Archivage et facturation des taxes.
   
3. Ajoutez les références pertinentes sous l'en-tête Informations fiscales.

Fréquence d'archivage des factures

SAP Business Network peut archiver vos factures au format zip à la fréquence de votre choix. Vous pouvez télécharger vos factures archivées depuis Boîte d'envoi > Factures archivées.

Archivage à long terme des documents

Vous pouvez décider d'activer l'archivage à long terme de vos factures. Cette option est facultative et gratuite, mais n'est pas disponible dans tous les pays. Veuillez vous reporter aux Conditions et politiques et à la liste des pays avant d'activer cette option. 

1. Sur la page Acheminement des factures électroniques, sélectionnez l'onglet Archivage et facturation des taxes.
   
2. Cliquez sur Configurer l'archivage des factures.
   
3. Sélectionnez la fréquence d'archivage. Si vous disposez d'une solution d'archivage en ligne, vous pouvez faire envoyer automatiquement les factures archivées à votre URL sécurisée. 
   

Configurer vos informations de règlement

1. Dans le menu déroulant Paramètres de la société, sélectionnez Règlements.
   Informations/ID de règlement
2. Cliquez sur Créer pour créer de nouvelles informations de règlement de la société ou sur Modifier si vous devez modifier des informations existantes.
3. Les clients peuvent vous demander d'affecter des ID à vos adresses afin qu'ils puissent faire référence aux adresses de manière unique. Dans ce cas, renseignez l'ID fourni dans la zone en regard du nom du client.
   Modes de paiement
4. Si vous êtes invité à ajouter votre méthode de paiement et/ou vos informations bancaires, assurez-vous de cocher la case Inclure les informations du compte bancaire dans les factures, sélectionnez votre méthode de paiement préférée, puis renseignez tous les champs obligatoires sous ACH ou Virement bancaire.
5. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.
   
   Remarque : Si vous avez plusieurs adresses de règlement, sélectionnez-en une par défaut. Si nécessaire, affectez des ID de règlement pour cette adresse à chacun de vos clients. Chaque mandant peut affecter différents ID.

Configuration d'un compte de test

La configuration d'un compte de test est une exigence avant de lancer un projet de catalogue ou d'intégration. Votre compte de test doit être configuré pour correspondre à votre compte de production. Cela garantira que les résultats des tests sont cohérents avec les résultats en production.

Pour configurer votre compte de test, connectez-vous à votre compte de production SAP Business Network.

1. Cliquez sur Paramètres du compte dans le coin supérieur droit et sélectionnez Accès ID test. Remarque : le bouton Accès au compte de test est uniquement disponible pour l'administrateur du compte ou les utilisateurs autorisés.
2. Cliquez sur OK lorsque SAP Business Network affiche un avertissement indiquant "Vous êtes sur le point de passer en mode test". Vous serez transféré vers votre compte de test.

Remarque : la première fois que vous entrez dans votre compte de test, vous devez créer un nom d'utilisateur et un mot de passe.

SAP Business Network affiche toujours le mode dans lequel vous êtes connecté (Production ou Test). Votre ID de compte de test comporte le suffixe "-T" ajouté à votre ID SAP Business Network (ancien ID AN).

Les transactions du compte de test sont gratuites.

Options supplémentaires

Les éléments ci-dessous vous offrent plus d'options pour adapter davantage votre compte SAP Business Network à la structure et aux besoins de votre entreprise. 

Paramètres du compte

Cliquez sur vos initiales dans le coin supérieur droit, puis sur Mon compte pour afficher ou mettre à jour vos paramètres utilisateur.

Ces options vous permettent d'accéder aux informations et paramètres de votre compte utilisateur personnel.

Vérifier vos relations - Actuelles et potentielles

1. Cliquez sur Relations clients dans le menu déroulant Paramètres de la société.
   
2. Configurez vos préférences pour les nouvelles demandes de relation (acceptation automatique ou vérification manuelle). Si cette option est définie sur Manuel, les demandes en attente apparaissent sous En attente.
3. Cliquez sur le nom d'un client pour afficher toutes les règles et autorisations activées dans la relation.

Remarque : vous pouvez accéder au Portail d'informations Fournisseurs de chaque client en cliquant sur l'hyperlien. Ce portail vous fournit de la documentation et des instructions spécifiques à chaque projet client.

Utilisateurs et administrateur du compte

1. Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par compte.
   
2. Automatiquement lié au nom d'utilisateur et à la connexion saisis lors de l'inscription.
   
3. Responsable de la configuration/configuration et de la gestion des comptes.
   
4. Point de contact principal pour les utilisateurs ayant des questions ou des problèmes.
   
5. Crée des utilisateurs et affecte des rôles/droits d'accès.
   
6. Jusqu'à 250 comptes utilisateur peuvent exister par ID AN.
   
7. Peut avoir différents rôles/autorisations, qui correspondent aux responsabilités du poste réel de l'utilisateur.
   
8. Peut accéder à tous les clients ou uniquement à des clients spécifiques affectés par l'administrateur.

Créer des rôles et des utilisateurs (administrateur uniquement)

1. Dans le menu Paramètres de la société, cliquez sur Utilisateurs. La page Utilisateurs se chargera.
2. Si vous devez créer un rôle, veillez à rester sous l'onglet Gérer les rôles, puis cliquez sur le signe "+".
3. Saisissez un nom et une description pour le rôle, puis sélectionnez un ou plusieurs droits d'accès pour ce rôle. Cliquez sur Sauvegarder lorsque vous avez terminé. 
4. Pour créer un utilisateur, accédez à l'onglet Gérer les utilisateurs et cliquez sur le signe "+". Saisissez un nom d'utilisateur (format d'e-mail), une adresse e-mail, un prénom et un nom de famille, et éventuellement un numéro de téléphone pour cet utilisateur. 
5. Sélectionnez un rôle dans la section Affectation des rôles et décidez si l'utilisateur doit être affecté à tous les clients ou à des clients spécifiques.
6. Cliquez sur Terminé.

Modifier des utilisateurs (Administrateur uniquement)

1. Cliquez sur l'onglet Gérer les utilisateurs.
2. Cliquez sur Actions pour l'utilisateur sélectionné.
3. Cliquez sur Modifier pour modifier l'affectation de rôle ou réinitialiser le mot de passe de l'utilisateur.
4. Autres options :

• Supprimer utilisateur
• Désigner comme administrateur
• Ajouter à la liste de contacts
• Supprimer de la liste de contacts

Widgets

Les widgets sur la page principale servent diverses fonctions et peuvent être personnalisés pour adapter l'interface en fonction des besoins de votre organisation. Voici un guide sur la manière de personnaliser les widgets SAP SBN et leurs fonctions:

Accès à la personnalisation du widget :

Connectez-vous à votre compte SAP SBN avec les autorisations appropriées.
Accédez à la page principale ou au tableau de bord dans lequel les widgets sont affichés.
Cliquez sur "Personnaliser".

Sélectionnez les widgets que vous souhaitez personnaliser. Il peut s'agir de widgets pour les tâches, les notifications, les analyses, la collaboration ou toute autre fonctionnalité pertinente pour vos processus de gestion.

Les widgets dans SAP SBN offrent différentes fonctions personnalisées pour prendre en charge les opérations de gestion. Voici quelques exemples courants :

1. Gestion des tâches : les widgets peuvent afficher les tâches qui vous sont affectées ou qui sont affectées à votre équipe, ce qui vous permet de suivre l'avancement, de hiérarchiser et de marquer les tâches comme terminées.

2. Notifications : les widgets Notifications fournissent des mises à jour sur les activités pertinentes telles que les nouveaux messages, les approbations ou les alertes nécessitant votre attention.

3. Analyses : les widgets d'analyse fournissent des informations sur les indicateurs de performance clés (KPI), les métriques financières ou d'autres données pertinentes pour votre entreprise, ce qui vous permet de suivre les performances et de prendre des décisions avisées.

Gestion de plusieurs comptes

La gestion de plusieurs comptes peut être facilitée grâce à deux fonctionnalités : Hiérarchie des comptes et Associer les ID des utilisateurs.

Il s'agit de deux fonctionnalités indépendantes du compte fournisseur SAP Business Network qui ne doivent pas être confondues. 

Hiérarchie des comptes

La hiérarchie des comptes permet de définir un compte parent et un ou plusieurs comptes enfants et de créer une hiérarchie pour faciliter leur gestion. Le lien entre les comptes individuels s'effectue à des fins de gestion des comptes.

La fonctionnalité Hiérarchie des comptes est uniquement accessible à l'administrateur et aux utilisateurs disposant de droits d'accès spécifiques.

L'administrateur du compte parent peut associer/dissocier des comptes et peut ouvrir une session dans le(s) compte(s) enfant pour effectuer les actions suivantes :

• Modifier les options et renseigner le profil de la société
• Publier des catalogues
• Vérifier le statut du paiement des factures Ariba et les payer
• Montée de version vers un package d'abonnement supérieur

L'administrateur ne peut pas effectuer les actions suivantes dans le compte enfant :

• Afficher les acheteurs connectés
• Créer des documents (confirmations de bon de commande, factures...)
• Exécuter des rapports

Créer une hiérarchie de comptes

Dans le menu des paramètres, accédez à Paramètres > Hiérarchie des comptes. Cliquez ensuite sur Associer les comptes.

Si vous êtes l'administrateur du compte enfant, saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe. Vous accédez à une page vous informant des informations qui seront partagées entre les profils liés.

Vous pouvez décider de synchroniser les futures modifications du profil société du compte parent vers les comptes enfants en cochant la case appropriée.

Cliquez sur Associer un compte pour confirmer.

Si vous n'êtes pas l'administrateur du compte enfant, vous pouvez cliquer sur Demander une association avec d'autres comptes pour demander un filtre de recherche vous permettant de rechercher des comptes et d'envoyer une demande à l'administrateur concerné.

Une fois qu'une association est établie, vous pouvez voir une liste de tous les comptes enfants associés. Vous pouvez ouvrir une session dans un compte enfant en accédant à Actions > Ouvrir une session.

Une fois dans le compte enfant, vous pouvez revenir à la rubrique mère en cliquant sur Retour à la rubrique mère en haut de la page.

Associer les ID utilisateur

Lier les ID utilisateur est un paramètre par défaut disponible pour tous les utilisateurs, sans autorisation spéciale requise.

La liaison de plusieurs ID utilisateur permet aux utilisateurs de :

• se connecter à tous ses comptes à l'aide d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.
• passer d'un compte à l'autre.

Pour lier plusieurs ID utilisateur, cliquez sur Associer les ID utilisateur dans le menu des paramètres.

Deux options sont disponibles : 

• Approbation requise : l'utilisateur saisit son nom d'utilisateur et clique sur Envoyer la demande de lien. L'administrateur de compte recevra une notification par e-mail l'invitant à approuver ou refuser la demande. 
• Aucune approbation n'est requise : saisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe du compte que vous souhaitez associer. La connexion a lieu immédiatement. 

Une fois les comptes associés, l'option Changer de compte apparaît dans le menu Paramètres.

Remarque : il n’est pas possible de dissocier un identifiant utilisateur lié. À moins que l'administrateur de votre compte ne supprime le nom d'utilisateur de la section Gérer les utilisateurs du compte natif, il ne sera pas supprimé de l'option Changer de compte.

Maintenant que vous avez appris à configurer votre profil et vos notifications, et que vous avez également exploré certaines fonctionnalités plus avancées de la plateforme comme Hiérarchie des comptes, si vous souhaitez approfondir ces sujets ou avoir besoin d'instructions détaillées sur ces processus, cliquez sur les liens ci-dessous pour en savoir plus :

Page Précédente