Grundlegende Konfigurationseinstellungen

In diesem Abschnitt kann der Administrator Ihres SAP Business Network die Registrierung abschließen, Kontokonfigurationen vornehmen und zusätzliche Benutzerzugriffe auf das Konto erstellen.

Lesen Sie die Anweisungen Ihres Kunden, um zu erfahren, welche Abschnitte unbedingt ausgefüllt werden müssen, bevor Sie mit Transaktionen beginnen.

Grundlegende Konfigurationseinstellungen 

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie durch Ihre Kontoeinstellungen navigieren und diese konfigurieren. Zunächst erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmensprofil einrichten und dann die Netzwerkeinstellungen konfigurieren, um wichtige Kundenbenachrichtigungen zu erhalten.

Profil vervollständigen

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Kontoeinstellungen die Option Unternehmensprofil aus.
2. Füllen Sie alle vorgeschlagenen Felder auf den Registerkarten aus, um Ihr Unternehmen am besten darzustellen.
   
   Hinweis: Je vollständiger ein Profil ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, das Geschäft mit Bestandskunden und Interessenten zu steigern.

E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren

Der Abschnitt Ariba Network-Benachrichtigungen gibt an, welche Systembenachrichtigungen Sie erhalten möchten, und ermöglicht es Ihnen, festzulegen, an welche E-Mail-Adressen Sie sie senden möchten.

1. Klicken Sie unter Kontoeinstellungen auf Benachrichtigungen.
   
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Netzwerk.
   
3. Sie können bis zu 3 E-Mail-Adressen pro Benachrichtigungsart eingeben. Sie müssen jede Adresse durch ein Komma, aber kein Leerzeichen zwischen den E-Mails trennen. 

Aktivierungsaufgaben abschließen

1. Wählen Sie auf der Startseite die Registerkarte Aktivierung.
2. Klicken Sie auf den Link Aktivierungsaufgaben stehen aus.
3. Wählen Sie die erforderlichen ausstehenden Aufgaben für den Abschluss aus.

Hinweis: Einige ausstehende Aufgaben sind möglicherweise für Ihren Kunden. Sie gehen erst weg, wenn Ihr Kunde sie abgeschlossen hat.

Weiterleitungsmethode für elektronische Bestellaufträge auswählen

1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Elektronische Bestellweiterleitung.
   
2. Wählen Sie eine der folgenden Weiterleitungsmethoden:

Die anderen Optionen sind relevant, wenn Sie ein Integrationsprojekt zwischen Ihrem System und SAP Business Network starten möchten.

1. 1. Wählen Sie „Identisch mit neuen Katalogbestellungen ohne Anlagen“ für die anderen Dokumentarten, damit die Einstellungen automatisch dupliziert werden.
      
   2. E-Mail-Benachrichtigungen konfigurieren.
      
      Hinweis: Sie können 5 E-Mail-Adressen eingeben, getrennt durch ein Komma und ohne Leerzeichen.

Elektronische Rechnungsweiterleitung

1. Wählen Sie im Hauptmenü die Option Elektronische Rechnungsweiterleitung.
2. Behalten Sie die Methode Online bei (sofern nicht von einem SAP-Integrationsspezialisten anders angegeben).
3. Konfigurieren Sie die Benachrichtigungen. Wir empfehlen Ihnen, Benachrichtigungen zu aktualisierten und zurückgewiesenen Rechnungen zu aktivieren. 

Rechnungsstellung Steuerinformationen

Ihre Steuer-/Umsatzsteuerinformationen können automatisch in Ihren Rechnungen angezeigt werden, sofern sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Region relevant sind. 

1. Wählen Sie im Hauptmenü Elektronische Rechnungsweiterleitung aus.
   
2. Wählen Sie die Registerkarte Steuerfakturierung und -archivierung.
   
3. Fügen Sie die relevanten Referenzen unter dem Kopf Steuerinformationen hinzu.

Rechnungsarchivierung

SAP Business Network kann Ihre Rechnungen in der gewünschten Häufigkeit im ZIP-Format archivieren. Sie können Ihre archivierten Rechnungen unter Postausgang > Archivierte Rechnungen herunterladen.

Langfristige Belegarchivierung

Sie können die langfristige Archivierung Ihrer Rechnungen aktivieren. Dies ist optional und kostenlos, aber nicht in allen Ländern verfügbar. Lesen Sie die Bedingungen und Richtlinien und die Liste der Länder, bevor Sie diese Option aktivieren. 

1. Wählen Sie auf der Seite Elektronische Rechnungsweiterleitung die Registerkarte Steuerrechnungen und Archivierung.
   
2. Klicken Sie auf Rechnungsarchivierung konfigurieren.
   
3. Wählen Sie die Archivierungshäufigkeit. Wenn Sie über eine Online-Archivierungslösung verfügen, können Sie die archivierten Rechnungen automatisch an Ihre sichere URL senden lassen. 
   

Überweisungsinformationen konfigurieren

1. Wählen Sie im Dropdown-Menü Unternehmenseinstellungen die Option Überweisungen aus.
   Überweisungsinformationen/ID
2. Klicken Sie auf Erstellen, um neue Überweisungsinformationen des Unternehmens zu erstellen, oder auf Bearbeiten, wenn Sie vorhandene Informationen ändern müssen.
3. Kunden können Sie bitten, Ihren Adressen IDs zuzuordnen, damit sie sich eindeutig auf die Adressen beziehen können. Geben Sie in solchen Fällen die angegebene ID in das Feld neben dem Kundennamen ein.
   Zahlwege
4. Wenn Sie aufgefordert werden, Ihre Zahlungsmethode und/oder Bankinformationen hinzuzufügen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bankkontoinformationen in Rechnungen einschließen, wählen Sie Ihre bevorzugte Zahlungsmethode aus, und füllen Sie dann alle erforderlichen Felder unter ACH oder Eilüberweisung aus.
5. Klicken Sie auf OK, wenn Sie fertig sind.
   
   Hinweis: Wenn Sie mehr als eine Überweisungsadresse haben, wählen Sie eine als Standard aus. Ordnen Sie bei Bedarf Überweisungs-IDs für diese Adresse für jeden Ihrer Kunden zu. Jeder Mandant kann unterschiedliche IDs vergeben.

Testkonto einrichten

Das Einrichten eines Testkontos ist vor dem Starten eines Katalog- oder Integrationsprojekts erforderlich. Ihr Testkonto sollte so konfiguriert sein, dass es mit Ihrem aktiven Konto übereinstimmt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Testergebnisse mit den Ergebnissen im Produktivsystem übereinstimmen.

Um Ihr Testkonto einzurichten, melden Sie sich an Ihrem aktiven SAP-Business-Network-Konto an.

1. Klicken Sie oben rechts auf Kontoeinstellungen, und wählen Sie Zu Test-ID wechseln. Hinweis: Die Schaltfläche Zu Testkonto wechseln ist nur für Kontoadministratoren oder autorisierte Benutzer verfügbar.
2. Klicken Sie auf OK, wenn SAP Business Network eine Warnung anzeigt, die besagt, dass Sie in den Testmodus wechseln möchten. Sie werden zu Ihrem Testkonto weitergeleitet.

Hinweis: Wenn Sie Ihr Testkonto zum ersten Mal eingeben, müssen Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort erstellen.

SAP Business Network zeigt immer an, in welchem Modus Sie angemeldet sind (Produktion oder Test). Ihrer Testkonto-ID ist das Suffix „-T“ an Ihre SAP-Business-Network-ID (frühere ANID) angehängt.

Testkontotransaktionen sind kostenlos.

Zusätzliche Einstellungen

Die folgenden Elemente bieten Ihnen weitere Optionen, um Ihr SAP-Business-Network-Konto weiter an die Struktur und die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. 

Kontoeinstellungen

Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen und dann auf Mein Konto, um Ihre Benutzereinstellungen anzuzeigen oder zu aktualisieren.

Mit diesen Optionen können Sie auf Ihre persönlichen Benutzerkontoinformationen und -einstellungen zugreifen.

Überprüfen Sie Ihre Beziehungen – aktuell und potenziell

1. Klicken Sie im Dropdown-Menü Unternehmenseinstellungen auf Kundenbeziehungen.
   
2. Richten Sie Ihre Voreinstellungen für neue Anfragen zur Aufnahme einer Geschäftsbeziehung ein (automatische Annahme oder manuelle Überprüfung). Bei Einstellung auf Manuell werden ausstehende Anforderungen unter Ausstehend angezeigt.
3. Wenn Sie auf den Namen eines Kunden klicken, werden alle Regeln und Berechtigungen angezeigt, die in der Beziehung aktiviert sind.

Hinweis: Sie können auf das Lieferanteninformationsportal jedes Kunden zugreifen, indem Sie auf den Hyperlink klicken. Dieses Portal bietet Ihnen Dokumentation und Anweisungen, die für jedes Kundenprojekt spezifisch sind.

Kontobenutzer und Administrator

1. Pro Konto kann es nur einen Administrator geben.
   
2. Automatisch mit dem Benutzernamen und der Anmeldung verknüpft, die während der Registrierung eingegeben wurden.
   
3. Verantwortlich für Kontoeinrichtung/-konfiguration und -verwaltung.
   
4. Hauptansprechpartner für Benutzer mit Fragen oder Problemen.
   
5. Erstellt Benutzer und ordnet Rollen/Berechtigungen zu.
   
6. Pro ANID können bis zu 250 Benutzerkonten vorhanden sein.
   
7. Kann verschiedene Rollen/Berechtigungen haben, die den tatsächlichen Zuständigkeiten des Benutzers entsprechen.
   
8. Kann auf alle oder nur bestimmte Kunden zugreifen, die vom Administrator zugewiesen wurden.

Rollen und Benutzer anlegen (nur Administrator)

1. Klicken Sie im Menü Unternehmenseinstellungen auf Benutzer. Die Seite Benutzer wird geladen.
2. Wenn Sie eine Rolle anlegen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie auf der Registerkarte Rollen verwalten bleiben, und klicken Sie dann auf das Pluszeichen (+).
3. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Rolle ein, und wählen Sie dann eine oder mehrere Berechtigungen für diese Rolle aus. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Sichern. 
4. Um einen Benutzer anzulegen, wechseln Sie zur Registerkarte Benutzer verwalten, und klicken Sie auf das Pluszeichen (+). Geben Sie einen Benutzernamen (E-Mail-Format), eine E-Mail-Adresse, einen Vor- und Nachnamen und optional eine Telefonnummer für diesen Benutzer ein. 
5. Wählen Sie im Abschnitt Rollenzuordnung eine Rolle aus, und entscheiden Sie, ob der Benutzer allen Kunden oder bestimmten Kunden zugeordnet werden soll.
6. Klicken Sie auf Fertig.

Benutzer bearbeiten und ändern (nur Administrator)

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer verwalten.
2. Klicken Sie für den ausgewählten Benutzer auf Aktionen.
3. Klicken Sie auf Bearbeiten, um die Rollenzuordnung zu ändern oder das Kennwort des Benutzers zurückzusetzen.
4. Weitere Optionen:

• Benutzer löschen
• Zum Administrator machen
• Zur Kontaktliste hinzufügen
• Aus Kontaktliste entfernen

Widgets

Widgets auf der Hauptseite dienen verschiedenen Funktionen und können angepasst werden, um die Oberfläche an die Anforderungen Ihrer Organisation anzupassen. Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden zum Anpassen von SAP Business Network-Widgets und deren Funktionen:

Zugriff auf Widget-Anpassung:

Melden Sie sich mit den entsprechenden Berechtigungen bei Ihrem SAP Business Network-Konto an.
Navigieren Sie zur Hauptseite oder zum Dashboard, auf der bzw. dem die Widgets angezeigt werden.
Wählen Sie "Anpassen".

Wählen Sie die Widgets aus, die Sie anpassen möchten. Dazu können Widgets für Aufgaben, Benachrichtigungen, Analysen, Zusammenarbeit oder andere Funktionen gehören, die für Ihre Geschäftsprozesse relevant sind.

Widgets in SAP Business Network bieten verschiedene Funktionen, die auf die Unterstützung von Geschäftsabläufen zugeschnitten sind. Im Folgenden finden Sie einige gängige Beispiele:

1. Aufgabenverwaltung: Widgets zeigen Ihnen oder Ihrem Team zugewiesene Aufgaben an, sodass Sie den Fortschritt verfolgen, priorisieren und als abgeschlossen markieren können.

2. Benachrichtigungen: Benachrichtigungs-Widgets stellen Aktualisierungen zu relevanten Aktivitäten bereit, z. B. neue Nachrichten, Genehmigungen oder Warnmeldungen, die Aufmerksamkeit erfordern.

3. Analysen: Analyse-Widgets bieten Einblicke in Key Performance Indicators (KPIs), Finanzkennzahlen oder andere für Ihr Unternehmen relevante Daten, sodass Sie die Leistung überwachen und fundierte Entscheidungen treffen können.

Mehrere Konten verwalten

Die Verwaltung mehrerer Konten kann mit zwei Funktionen vereinfacht werden: Kontenhierarchie und Benutzer-IDs verknüpfen.

Dies sind zwei unabhängige Funktionen im SAP-Business-Network-Lieferantenkonto, die nicht verwechselt werden sollten. 

Account-Hierarchie

Die Kontenhierarchie wird verwendet, um ein übergeordnetes und ein oder mehrere untergeordnete Konten zu definieren und eine Hierarchie zu erstellen, um deren Verwaltung zu erleichtern. Die Verknüpfung zwischen einzelnen Konten dient der Kontoverwaltung.

Auf die Kontenhierarchiefunktion kann nur der Administrator und Benutzer mit bestimmten Berechtigungen zugreifen.

Der Administrator des übergeordneten Kontos kann Konten verknüpfen/die Verknüpfung aufheben und sich am/den untergeordneten Konto(en) anmelden, um folgende Aktionen auszuführen:

• Einstellungen ändern und Unternehmensprofil vervollständigen
• Kataloge veröffentlichen
• Zahlungsstatus für Ariba-Rechnungen prüfen und bezahlen
• Upgrade auf ein höheres Abonnementpaket

Der Administrator kann die folgenden Aktionen im untergeordneten Konto nicht ausführen:

• Verbundene Käufer anzeigen
• Belege anlegen (Bestellbestätigungen, Rechnungen...)
• Berichte ausführen

Account-Hierarchie anlegen

Navigieren Sie im Einstellungsmenü zu Einstellungen > Kontenhierarchie. Klicken Sie dann auf Konten verknüpfen.

Wenn Sie der Administrator des untergeordneten Kontos sind, geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort ein. Sie gelangen auf eine Seite, die Sie darüber informiert, welche Informationen zwischen verknüpften Profilen ausgetauscht werden.

Sie können zukünftige Unternehmensprofiländerungen vom übergeordneten Konto mit den untergeordneten Konten synchronisieren, indem Sie das entsprechende Feld markieren.

Klicken Sie zur Bestätigung auf Konto verknüpfen.

Wenn Sie nicht der Administrator des untergeordneten Kontos sind, können Sie auf den Link Anforderung mit anderen Konten klicken, um einen Suchfilter aufzurufen, mit dem Sie nach Konten suchen und eine Anforderung an den entsprechenden Administrator senden können.

Sobald eine Verknüpfung hergestellt wurde, wird eine Liste aller verknüpften Unterkonten angezeigt. Sie können sich an einem untergeordneten Konto anmelden, indem Sie Aktionen > Anmelden wählen.

Wenn Sie sich im Unterkonto befinden, können Sie zum Hauptkonto zurückkehren, indem Sie oben auf der Seite auf Zurück zum Hauptkonto klicken.

Benutzer-IDs verknüpfen

Benutzer-IDs verknüpfen ist eine Standardeinstellung, die allen Benutzern ohne spezielle Berechtigung zur Verfügung steht.

Durch die Verknüpfung mehrerer Benutzer-IDs können Benutzer Folgendes tun:

• Melden Sie sich mit einem Benutzernamen und Kennwort bei allen zugehörigen Konten an.
• zwischen ihren mehreren Konten wechseln.

Um mehrere Benutzer-IDs zu verknüpfen, klicken Sie im Einstellungsmenü auf Benutzer-IDs verknüpfen.

Es stehen zwei Optionen zur Verfügung: 

• Genehmigung erforderlich: Der Benutzer gibt seinen Benutzernamen ein und klickt auf die Anforderung zum Senden des Links. Der Kontoadministrator erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, die Anforderung zu genehmigen oder abzulehnen. 
• Keine Genehmigung erforderlich: Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort des Kontos ein, das Sie verknüpfen möchten. Die Verbindung erfolgt sofort. 

Sobald Konten verknüpft sind, wird die Option Konto wechseln im Menü Einstellungen angezeigt.

Hinweis: Es gibt keine Option zum Aufheben der Verknüpfung einer verknüpften Benutzer-ID. Sofern Ihr Kontoadministrator den Benutzernamen nicht aus dem Abschnitt Benutzer verwalten im systemeigenen Konto löscht, wird er nicht aus der Option Konto wechseln entfernt.

Nachdem Sie nun gelernt haben, wie Sie Ihr Profil und Ihre Benachrichtigungen einrichten, und auch einige erweiterte Funktionen der Plattform kennengelernt haben, z.B. Kontenhierarchie, wenn Sie mehr über diese Themen erfahren möchten oder detaillierte Anweisungen zu diesen Prozessen benötigen, klicken Sie auf die Links unten, um mehr zu erfahren:

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