Електронне підписання є одним із багатьох важливих і ефективних засобів контролю бізнесу, які працюють разом, щоб забезпечити справжність і цілісність рахунків-фактур.

Компанія Ariba продовжує підтримувати електронні підписи для автентифікації, незважаючи на перехід європейської спільноти до інших засобів контролю бізнесу, оскільки правила та процеси для електронних підписів зрозумілі й добре зрозумілі клієнтам і регулюють податкові органи. 

Крім того, в Ariba важливо використовувати сертифікати для конкретних країн, на відміну від рішень для електронного виставлення рахунків від постачальників, які використовують власні сертифікати в багатьох країнах. Фактично, у випадку транскордонної торгівлі Ariba Network може застосувати два електронні підписи, використовуючи сертифікати для країн походження та призначення.

Для аутентифікації необхідно перевірити, чи є обидві залучені сторони такими, ким вони претендують. Для забезпечення цілісності даних обидві сторони повинні підтримувати точність і узгодженість даних протягом усього життєвого циклу транзакції. 

Клієнти та аудитори Ariba, знайомі з Ariba Network, вважають, що наші засоби контролю виходять за рамки можливостей традиційних процесів на основі документів або зображень.

У наведеному нижче списку описано засоби контролю бізнесу в рішенні Ariba та ERP-системах, які гарантують, що дані, транзакції, повідомлення та документи є справжніми та достовірними, а також перешкоджають неавторизованій або невиявленій зміні даних.

Встановлення комерційних відносин

• Покупці отримують рахунки-фактури лише від відомих постачальників.
• Покупці можуть делегувати відповідальність за створення комерційних відносин персоналу, присвяченому цьому завданню.
• Постачальники приймають Умови використання Ariba Network і за контрактом беруть на себе відповідальність за свої дані та відповідність законам, пов’язаним з виставленням рахунків.
• Публічні постачальники торгують з публічними покупцями у спільноті Ariba.

Надсилання рахунка-фактури

• Лише користувачі, відомі постачальником і встановлені адміністратором Ariba Network постачальника, можуть надсилати рахунки-фактури.
• Постачальники надсилають електронні рахунки-фактури за допомогою спільної таємниці або дійсного цифрового сертифіката.
• Коли постачальники надсилають електронні рахунки-фактури, вони можуть підтвердити ідентичність Ariba Network, автентифікувавши її публічний сертифікат.
• Ariba Network забезпечує щонайменше 128-бітне шифрування для всіх HTTPS-з’єднань, що є поточним стандартом міцності на шифрування для фінансових транзакцій.
• Електронні транзакції повинні відповідати стандарту cXML.

Цілісність даних

• Покупці можуть встановити докладні бізнес-правила, які підтримують цілісність вихідних даних, наприклад:
  • Не дозволяти рахунки-фактури не за замовленням на закупівлю.
  • Постачальники не можуть додавати додаткові позиції до рахунків-фактур за замовленням на закупівлю.
  • Кредитові авізо повинні бути створені з початкового рахунка-фактури.

електронні підписи

• Після передачі та перевірки Ariba Network в електронному вигляді підписує рахунки-фактури від імені постачальника SG з використанням відповідного специфічного для країни сертифіката в таких країнах: Австрія (AT), Бельгія (BE), Болгарія (BG), Чехія (CZ), Данія (DK), Естонія (EE), Фінляндія (FI), Франція (FR), Німеччина (DE), Греція (GR), Угорщина (HU), Ірландія (IE), Італія (LIT), Литва (Німеччина), Латвія (GR), Угорщина (HU), Ірландія (IE), Італія (Італія), Литва (LU), Німеччина (Німеччина), Німеччина (Німеччина)
• Рішення Ariba, такі як Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional або Ariba Buyer, виконують перевірку цілісності вхідних рахунків-фактур.

Перевірка з податковим управлінням

• Ariba Network перевіряє, чи зареєстровані бразильські електронні рахунки-фактури в податковому управлінні Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Для електронних рахунків-фактур Мексики уповноважений PAC виконує процеси створення та перевірки електронних рахунків-фактур, призначені податковим адмініструванням (SAT).

Покупці та постачальники можуть знайти більш повне визначення процесу Ariba та засобів контролю для перевірки зі своїм системним аудитором і податковим консультантом у Ariba Network Guide to Invoicing. 

Елементи керування ERP

Вищевказані засоби контролю бізнесу встановлюють лінію захисту, перш ніж покупці застосують додаткові засоби контролю в подальшому сполучному програмному забезпеченні, ERP або бізнес-процесах. Оскільки покупці та постачальники повинні гарантувати цілісність даних протягом усього життєвого циклу, важливо, щоб податковий аудитор клієнта не лише розумів засоби контролю Ariba, але й те, як ці засоби контролю працюють з тими, що належать до фінансових систем і систем архівування покупця, як-от:

• Покупці можуть підтвердити цілісність даних шляхом криптографічної перевірки підпису після отримання рахунка-фактури з платформи Ariba.
• Покупці можуть розробляти засоби контролю бізнесу, пов’язані зі створенням основних даних постачальників ERP, щоб гарантувати, що постачальник є справжнім.
• Покупці можуть зіставляти рахунки-фактури Ariba з основними даними вендорів ERP і блокувати оголошення або невдалі транзакції від невідомих, недійсних або заблокованих вендорів.
• Покупці можуть встановлювати специфічні для постачальника правила затвердження для перевірки транзакцій, коли про нього йдеться.
• Покупці можуть підтвердити цілісність даних за допомогою криптографічної перевірки підпису незалежно від терміну дії сертифіката на момент проведення аудиту.

Ariba публікує легку для розуміння інформацію про технічні рахунки-фактури для клієнтів, податкових консультантів і системних аудиторів у Ariba Network Guide to Invoicing, доступному тут.