Elektronik imza, faturaların doğruluğunu ve bütünlüğünü güvence altına almak için birlikte çalışan birçok önemli ve etkili iş denetiminden biridir.

Ariba, Avrupa topluluğunun diğer iş denetimlerine geçmesine rağmen kimlik doğrulama için e-imzaları desteklemeye devam etmektedir. Bunun nedeni, e-imzalara ilişkin kuralların ve süreçlerin müşteriler tarafından net ve iyi anlaşılması ve vergi dairelerinin düzenlenmesidir. 

Ayrıca Ariba, birçok ülkede kendi sertifikalarını kullanan satıcıların e-faturalama çözümlerinden farklı olarak, ülkeye özgü sertifikaları kullanmanın önemli olduğunu düşünmektedir. Aslında, sınırlar arası ticaret durumunda Ariba Network, kaynak ve hedef ülkeler için sertifikaları kullanan iki e-imza uygulayabilir.

Kimlik doğrulama için, ilgili her iki tarafın da kim olduğunu iddia ettiğini doğrulamak gerekir. Veri bütünlüğünü sağlamak için her iki taraf da bir işlemin tüm yaşam döngüsü boyunca veri doğruluğunu ve tutarlılığını korumalıdır. 

Ariba Network'e aşina olan Ariba müşterileri ve denetçiler, kontrollerimizin geleneksel kağıt veya resim tabanlı süreçlerle mümkün olanın çok ötesine geçtiğini görür.

Aşağıdaki listede; verilerin, işlemlerin, iletişimlerin ve belgelerin gerçek ve özgün olmasını sağlayan ve verilerin yetkisiz ya da tespit edilmemiş bir şekilde değiştirilmesini engelleyen Ariba çözümü ve ERP sistemleri içindeki iş denetimleri açıklanmaktadır.

Ticari ilişkiler kurma

• Alıcılar yalnızca bilinen tedarikçilerden faturalar alır.
• Alıcılar, söz konusu göreve ayrılmış personele ticari ilişki oluşturma sorumluluğu devredebilir.
• Tedarikçiler Ariba Network'ün Kullanım Koşullarını kabul eder ve sözleşmeye dayalı olarak verilerinden ve faturalama ile ilgili yasalara uymaktan sorumlu olur.
• Kamu tedarikçileri, Ariba topluluğundaki genel alıcılarla ticaret yaparlar.

Fatura gönderimi

• Yalnızca tedarikçi tarafından bilinen ve tedarikçinin Ariba Network yöneticisi tarafından oluşturulan kullanıcılar fatura gönderebilir.
• Tedarikçiler, paylaşılan parola veya geçerli bir dijital sertifika kullanarak elektronik faturalar gönderir.
• Tedarikçiler elektronik fatura gönderdiğinde genel sertifikasını doğrulayarak Ariba Network kimliğini doğrulayabilir.
• Ariba Network, finansal işlemler için geçerli şifreleme gücü standardı olan tüm HTTPS bağlantıları için en az 128 bit şifrelemeyi zorlar.
• Elektronik işlemler cXML standardına uygun olmalıdır.

Veri bütünlüğü

• Alıcılar, kaynak verilerin bütünlüğünü koruyan ayrıntılı iş kuralları belirleyebilir. Örneğin:
  • Satın alma siparişi olmayan faturalara izin verme.
  • Tedarikçiler, satın alma siparişi faturalarına ek etkinlik kalemleri ekleyemez.
  • Alacak dekontları orijinal faturadan oluşturulmalıdır.

e-imzalar

• İletim ve doğrulamadan sonra Ariba Network, şu ülkelerde uygun ülkeye özgü sertifikayı kullanarak tedarikçi adına faturaları elektronik olarak imzalar: Avusturya (AT), Belçika (BE), Bulgaristan (BG), Çek Cumhuriyeti (CZ), Danimarka (DK), Estonya (EE), Finlandiya (FI), Fransa (FR), Yunanistan (DE), Yunanistan (TR), Macaristan (TR), Belçika (İsviçre), LSİ) (İsviçre) (Hollanda), Macaristan (TR), Hollanda (İsviçre), Hollanda) (İsviçre), Macaristan (TR), İsviçre) (İsviçre), Hollanda (TR), Macaristan (TR), İsviçre (TR), Hollanda (TR), İsviçre (TR), İsviçre (TR)
• Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional veya Ariba Buyer gibi Ariba çözümleri gelen faturalara ilişkin bir bütünlük kontrolü gerçekleştirir.

Vergi daireleriyle doğrulama

• Ariba Network, Brezilya'daki e-faturaların Sekretaria da Fazenda (SEFAZ) adlı vergi dairesine kayıtlı olduğunu doğrular.
• Meksika e-faturaları için, yetkili bir PAC, vergi idaresi (SAT) tarafından zorunlu kılınan e-faturalama oluşturma ve doğrulama süreçlerini gerçekleştirir.

Alıcılar ve tedarikçiler, Ariba Network Faturalama Kılavuzunda sistem denetçileriyle ve vergi danışmanlarıyla birlikte incelemek üzere Ariba sürecinin ve denetimlerinin daha kapsamlı bir tanımını bulabilir. 

ERP kontrolleri

Yukarıdaki iş denetimleri, alıcılar sonraki ara yazılımlar, ERP veya iş süreçlerinde ek kontroller uygulamadan önce bir savunma kolu oluşturur. Alıcılar ve tedarikçiler verilerin yaşam döngüsünün tamamında bütünlüğünü güvence altına alması gerektiğinden, müşterinin vergi denetçisinin yalnızca Ariba kontrollerini değil, söz konusu denetimin alıcının mali ve arşivleme sistemlerindeki aşağıdaki gibi işlerle nasıl çalıştığını anlaması önemlidir:

• Alıcılar, faturanın Ariba platformundan alınmasıyla birlikte imzanın şifreleme doğrulaması yoluyla verilerin bütünlüğünü doğrulayabilir.
• Alıcılar, satıcının gerçek olduğundan emin olmak için ERP satıcı ana verilerinin kurulmasıyla ilişkili iş kontrolleri geliştirebilir.
• Alıcılar Ariba faturalarını ERP satıcı ana verileriyle eşleştirebilir ve bilinmeyen, geçersiz veya bloke edilen satıcılardan gelen kayıt veya başarısız işlemlerini engelleyebilir.
• Alıcılar, satıcı söz konusu olduğunda işlemleri gözden geçirmek üzere satıcıya özgü onay kuralları belirleyebilir.
• Alıcılar, denetim sırasında sertifikanın geçerliliğine bakılmaksızın imzanın şifreleme doğrulaması yoluyla verilerin bütünlüğünü doğrulayabilir.

Ariba, burada bulunan Ariba Network Faturalama Kılavuzunda müşteriler, vergi danışmanları ve sistem denetçileri için anlaşılır teknik faturalama bilgilerini yayınlar.