การลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์คือการควบคุมทางธุรกิจที่สำคัญและที่สำคัญมากมายซึ่งทำงานร่วมกันเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ถูกต้องและความถูกต้องสมบูรณ์

Ariba ยังคงรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการรับรองความถูกต้องแม้ว่าในสหภาพยุโรปจะเลื่อนไปควบคุมธุรกิจอื่นๆ เนื่องจากกฎและกระบวนการต่างๆ สำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีความชัดเจนและเข้าใจเป็นอย่างดีโดยลูกค้าและกำกับดูแลหน่วยงานจัดเก็บภาษี 

นอกจากนี้ Ariba รู้สึกว่าต้องใช้ใบรับรองเฉพาะประเทศ โดยไม่เหมือนกับโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จากผู้ขายที่ใช้ใบรับรองของตนเองในหลายประเทศ อันที่จริงในกรณีของการซื้อขายข้ามพรมแดน Ariba Network อาจใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สองลายเซ็นโดยใช้ใบรับรองสำหรับประเทศต้นทางและประเทศปลายทาง

สำหรับการรับรองความถูกต้อง จำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องว่าทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องคือผู้เรียกร้องที่จะ เพื่อให้แน่ใจในความถูกต้องของข้อมูล ทั้งสองฝ่ายต้องรักษาความถูกต้องของข้อมูลและความสอดคล้องกันตลอดวงจรชีวิตของรายการ 

ลูกค้าของ Ariba และผู้ตรวจสอบที่คุ้นเคยกับ Ariba Network พบว่าตัวควบคุมของเราดีกว่าสิ่งที่เป็นไปได้กับกระบวนการแบบกระดาษหรือกระบวนการบนจินตนาการแบบเดิม

รายการต่อไปนี้จะอธิบายการควบคุมทางธุรกิจภายในโซลูชัน Ariba และระบบ ERP ที่ทำให้แน่ใจได้ว่าข้อมูล ธุรกรรม การติดต่อสื่อสาร และเอกสารต่างๆ เป็นไปอย่างมีเสถียรภาพ และป้องกันการปรับเปลี่ยนข้อมูลในลักษณะที่ไม่ได้รับอนุญาตหรือตรวจไม่พบ

สร้างความสัมพันธ์ทางการค้า

• ผู้ซื้อได้รับใบแจ้งหนี้จากคู่ค้าที่รู้จักเพียงรายเดียว
• ผู้ซื้อสามารถมอบหมายความรับผิดชอบในการสร้างความสัมพันธ์ทางการค้าให้กับพนักงานเฉพาะงานนั้นๆ ได้
• คู่ค้ายอมรับเงื่อนไขการใช้งานของ Ariba Network และรับผิดชอบตามสัญญาเกี่ยวกับข้อมูลและความสอดคล้องของกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการออกใบแจ้งหนี้
• การค้าของคู่ค้าสาธารณะกับผู้ซื้อสาธารณะในชุมชนของ Ariba

การส่งใบแจ้งหนี้

• เฉพาะผู้ใช้ที่ผู้ดูแล Ariba Network ของคู่ค้ารู้จักและสร้างขึ้นเท่านั้นที่สามารถส่งใบแจ้งหนี้ได้
• คู่ค้าส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์โดยใช้รหัสลับที่ใช้ร่วมกันหรือใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ที่ถูกต้อง
• เมื่อคู่ค้าส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่คู่ค้าสามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลประจำตัวของ Ariba Network โดยการรับรองความถูกต้องของใบรับรองสาธารณะ
• Ariba Network เป็นการเข้ารหัสลับต่ำสุด 128 บิตสำหรับการเชื่อมต่อ HTTPS ทั้งหมด ซึ่งเป็นมาตรฐานความแข็งแกร่งของการเข้ารหัสลับปัจจุบันสำหรับธุรกรรมทางการเงิน
• ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามมาตรฐาน cXML

ความถูกต้องของข้อมูล

• ผู้ซื้อสามารถสร้างกฎทางธุรกิจโดยละเอียดที่รักษาความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลต้นฉบับ เช่น
  • ไม่อนุญาตใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีคำสั่งซื้อ
  • คู่ค้าไม่สามารถเพิ่มบรรทัดไอเท็มอื่นๆ ในใบแจ้งหนี้ที่มีคำสั่งซื้อ
  • ต้องสร้างใบลดหนี้จากใบแจ้งหนี้เดิม

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• หลังจากการส่งและการตรวจสอบความถูกต้อง Ariba Network จะลงนามแบบอิเล็กทรอนิกส์ในใบแจ้งหนี้ในนามของคู่ค้าโดยใช้ใบรับรองเฉพาะประเทศที่เหมาะสมในประเทศต่อไปนี้: ออสเตรีย (AT), เบลเยียม (BE), บัลแกเรีย (BG), สาธารณรัฐเช็ก (CZ), เดนมาร์ก (DK), เอสโตเนีย (EE), ฟินแลนด์ (FI), ฝรั่งเศส (FR), เยอรมนี (DE), กรีซ (GR), ฮังการี (HU), ไอร์แลนด์ (IE), อิตาลี (FI), ฝรั่งเศส (LU), LU (JP), ลักเซมเบิร์ก (LV)
• โซลูชันของ Ariba เช่น Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional หรือ Ariba Buyer ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์ของใบแจ้งหนี้ที่ได้รับ

การตรวจสอบความถูกต้องกับหน่วยงานจัดเก็บภาษี

• Ariba Network ตรวจสอบว่ามีการลงทะเบียนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของบราซิลกับหน่วยงานจัดเก็บภาษี Secretaria da Fazenda (SEFAZ) หรือไม่
• สำหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ของเม็กซิโก PAC ที่มีสิทธิจะดำเนินกระบวนการสร้างและตรวจสอบความถูกต้องทางอิเล็กทรอนิกส์ที่การบริหารงานภาษีกำหนด (SAT)

ผู้ซื้อและคู่ค้าสามารถค้นหาข้อกำหนดที่ครอบคลุมมากขึ้นของการดำเนินการ Ariba และการควบคุมเพื่อตรวจทานกับผู้ตรวจสอบระบบและที่ปรึกษาด้านภาษีของตนได้ในคำแนะนำของ Ariba Network เกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ 

การควบคุม ERP

การควบคุมธุรกิจข้างต้นจะสร้างบรรทัด 'การป้องกัน' ก่อนผู้ซื้อจะนำการควบคุมเพิ่มเติมไปใช้ในมิดเดิลแวร์, ERP หรือกระบวนการทางธุรกิจที่ตามมา เนื่องจากผู้ซื้อและคู่ค้าต้องแน่ใจว่ามีความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลตลอดวงจรชีวิต จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ตรวจสอบภาษีของลูกค้าไม่เข้าใจเฉพาะการควบคุม Ariba แต่การควบคุมเหล่านั้นจะดำเนินการกับระบบการเงินและการแยกเก็บของผู้ซื้อ เช่น

• ผู้ซื้อสามารถยืนยันความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลผ่านการตรวจสอบการเข้ารหัสลับของลายเซ็นเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้จากแพลตฟอร์ม Ariba
• ผู้ซื้อสามารถพัฒนาการควบคุมธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการสร้างข้อมูลหลักของผู้ขาย ERP เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ขายเป็นแบบจริงได้
• ผู้ซื้อสามารถจับคู่ใบแจ้งหนี้ของ Ariba กับข้อมูลหลักผู้ขาย ERP และบล็อคการโพสต์หรือธุรกรรมจากผู้ขายที่ไม่รู้จัก ไม่ถูกต้อง หรือถูกบล็อค
• ผู้ซื้อสามารถสร้างกฎการอนุมัติเฉพาะผู้ขายเพื่อตรวจทานธุรกรรมเมื่อผู้ขายมีปัญหา
• ผู้ซื้อสามารถยืนยันความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูลผ่านการตรวจสอบการเข้ารหัสลับของลายเซ็น โดยไม่คำนึงถึงการมีผลใช้ของใบรับรอง ณ เวลาที่ทำการตรวจสอบ

Ariba เผยแพร่ข้อมูลการออกใบแจ้งหนี้ทางเทคนิคที่เข้าใจง่ายสำหรับลูกค้า ที่ปรึกษาด้านภาษี และผู้ตรวจสอบระบบใน คำแนะนำของ Ariba Network เกี่ยวกับการออกใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีไว้ที่นี่