Elektronisk signering är en av många viktiga och effektiva affärskontroller som samarbetar för att säkerställa fakturornas äkthet och integritet.

Ariba fortsätter att stödja e-signaturer för autentisering trots att EU har övergått till andra affärskontroller, eftersom reglerna och processerna för e-signaturer är tydliga och väl förstådda av kunder och reglerande skattemyndigheter. 

Ariba anser också att det är viktigt att använda landsspecifika certifikat, till skillnad från e-faktureringslösningar från leverantörer som använder sina egna certifikat i många länder. Vid gränsöverskridande handel kan Ariba Network tillämpa två e-signaturer med hjälp av certifikat för ursprungs- och destinationsländerna.

För autentisering är det nödvändigt att validera att båda inblandade parter är de som de hävdar att de är. För att säkerställa dataintegritet måste båda parter upprätthålla uppgifternas korrekthet och konsistens under en transaktions hela livscykel. 

Aribas kunder och revisorer som är förtrogna med Ariba Network upplever att våra kontroller går långt utöver vad som är möjligt med traditionella pappers- eller bildbaserade processer.

Följande lista beskriver affärskontroller i Ariba-lösningen och ERP-systemen som säkerställer att data, transaktioner, kommunikation och dokument är äkta och autentiska samt förhindrar att data ändras på ett obehörigt eller oupptäckt sätt.

Etablera handelsrelationer

• Köpare får fakturor från endast kända leverantörer.
• Köpare kan delegera ansvaret för att skapa handelsrelationer till personal som är dedikerade till den uppgiften.
• Leverantörer accepterar Ariba Networks Användningsvillkor och ansvarar avtalsmässigt för sina data och för att följa faktureringsrelaterade lagar.
• Offentliga leverantörer handlar med offentliga köpare i Ariba-communityn.

Fakturaöverföring

• Endast användare som är kända av leverantören och etablerade av leverantörens Ariba Network-administratör kan skicka fakturor.
• Leverantörer skickar elektroniska fakturor med hjälp av antingen en säkerhetsfråga eller ett giltigt digitalt certifikat.
• När leverantörer skickar elektroniska fakturor kan de validera identiteten för Ariba Network genom att autentisera sitt offentliga certifikat.
• Ariba Network tillämpar minst 128-bitars kryptering för alla HTTPS-anslutningar, vilket är den aktuella standarden för krypteringsstyrka för finanstransaktioner.
• Elektroniska transaktioner måste följa cXML-standarden.

Dataintegritet

• Inhyrande företag kan upprätta detaljerade affärsregler som upprätthåller integriteten för källdata, till exempel:
  • Tillåt inte fakturor utan inköpsorder.
  • Leverantörer kan inte lägga till ytterligare orderrader i inköpsorderfakturor.
  • Kreditnotor måste skapas från den ursprungliga fakturan.

e-signaturer

• Efter överföring och validering signerar Ariba Network fakturor elektroniskt på uppdrag av leverantören med hjälp av lämpligt landsspecifikt certifikat i följande länder: Österrike (AT), Belgien (BE), Frankrike (FR), Tyskland (DE), Grekland (GR), Danmark (DNL), Estland (EE), Finland (FI), Frankrike (FR), Tyskland (DE), Grekland (GR), Ungern (HU), Irland (Irland) (Irland), Italien (Finland) (Italien) (IT), Sverige, Lettland, Tyskland, Grekland (GR), Ungern (HU), Irland (Irland), Italien (Italien) (IT) (IT), Sverige, Lettland, Lettland, Sverige, Polen, Sverige, Polen, Grekland (GR), Ungern (HU), Irland (IE), Italien (Italien), Polen (IT), Sverige, Lettland, Sverige, Polen, Lettland, Sverige, Polen, Polen, Sverige, Norge, Ungern (HU), Ungern).
• Ariba-lösningar som Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional eller Ariba Buyer utför en integritetskontroll av inkommande fakturor.

Validering med skattemyndigheter

• Ariba Network verifierar att brasilianska e-fakturor är registrerade hos skattemyndigheten, Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• För mexikanska e-fakturor skapar och validerar en auktoriserad PAC de processer för e-fakturering som krävs av skattemyndigheten (SAT).

Köpare och leverantörer kan hitta en mer omfattande definition av Ariba-processen och de kontroller som ska granskas med deras systems revisor och skatterådgivare i faktureringsguiden för Ariba Network. 

ERP-kontroller

Ovanstående affärskontroller skapar en försvarslinje innan köpare tillämpar ytterligare kontroller i efterföljande middleware, ERP eller affärsprocesser. Eftersom köpare och leverantörer måste säkerställa integriteten för data under hela livscykeln är det viktigt att kundens skatterevisor inte bara förstår Aribas kontroller utan även hur kontrollen fungerar med dem i köparens finans- och arkiveringssystem, till exempel följande:

• Köpare kan bekräfta dataintegriteten genom en kryptografisk verifiering av signaturen vid mottagning av fakturan från Ariba-plattformen.
• Köpare kan utveckla affärskontroller i samband med upprättandet av ERP-leverantörsbasdata för att säkerställa att leverantören är äkta.
• Köpare kan matcha Ariba-fakturor med ERP-leverantörsbasdata och antingen spärra bokningar eller misslyckade transaktioner från okända, ogiltiga eller spärrade leverantörer.
• Inhyrande företag kan upprätta leverantörsspecifika godkännanderegler för att granska transaktioner när leverantören är aktuell.
• Köpare kan bekräfta integriteten hos uppgifterna genom en kryptografisk verifiering av signaturen oavsett certifikatets giltighet vid tidpunkten för revisionen.

Ariba publicerar lättförståelig teknisk faktureringsinformation för kunder, skatterådgivare och systemrevisorer i faktureringsguiden för Ariba Network, som finns här.