Elektronsko potpisivanje je jedna od mnogih važnih i efikasnih poslovnih kontrola koje zajedno rade na obezbeđivanju autentičnosti i integriteta faktura.

Ariba nastavlja da podržava e-potpise za potvrdu identiteta uprkos kretanju evropske zajednice ka drugim poslovnim kontrolama, jer su pravila i procesi za e-potpise jasni i dobro shvaćeni od strane kupaca i regulisanja poreskih organa. 

Takođe, Ariba smatra da je važno koristiti sertifikate specifične za zemlju, za razliku od rešenja za e-fakturisanje dobavljača koja koriste sopstvene sertifikate u mnogim zemljama. U stvari, u slučaju prekogranične trgovine, Ariba Network može da primeni dva e-potpisa pomoću sertifikata za zemlje porekla i zemlje odredišta.

Za proveru autentičnosti potrebno je potvrditi da su obe uključene strane ono za koje tvrde da su. Da bi se osigurao integritet podataka, obe strane moraju održavati tačnost i doslednost podataka tokom celog životnog ciklusa transakcije. 

Kupci i revizori kompanije Ariba upoznati s mrežom Ariba Network smatraju da naše kontrole prevazilaze ono što je moguće s tradicionalnim procesima zasnovanim na papiru ili slici.

Sledeća lista opisuje poslovne kontrole u okviru rešenja Ariba i ERP sistema koji obezbeđuju da podaci, transakcije, komunikacije i dokumenti budu istinski i autentični i sprečavaju izmenu podataka na neovlašćen ili neotkriven način.

Uspostavljanje trgovinskih odnosa

• Kupci primaju fakture samo od poznatih dobavljača.
• Kupci mogu delegirati odgovornost za kreiranje trgovinskih odnosa osoblju posvećenom tom zadatku.
• Dobavljači prihvataju Uslove korišćenja mreže Ariba Network i ugovorno preuzimaju odgovornost za njihove podatke i usaglašenost sa zakonima u vezi s fakturisanjem.
• Javna trgovina dobavljača s javnim kupcima u zajednici Ariba.

Podnošenje fakture

• Samo korisnici poznati po dobavljaču i ustanovljeni od strane administratora mreže Ariba Network dobavljača mogu da podnose fakture.
• Dobavljači podnose elektronske fakture pomoću deljene tajne ili važećeg elektronskog sertifikata.
• Kada dobavljači podnesu elektronske fakture, oni mogu da potvrde identitet mreže Ariba Network putem potvrde identiteta njenog javnog sertifikata.
• Ariba Network nameće minimalno 128 bitnih šifrovanja za sve HTTPS veze, što je trenutni standard dužine šifrovanja za finansijske transakcije.
• Elektronske transakcije moraju biti u skladu sa standardom cXML.

Integritet podataka

• Kupci mogu da uspostave detaljna poslovna pravila koja održavaju integritet izvornih podataka, kao što su:
  • Nemojte dozvoliti fakture koje nisu fakture naloga za nabavku.
  • Dobavljači ne mogu dodati dodatne pojedinačne stavke u fakture naloga za nabavku.
  • Odobrenja se moraju kreirati iz originalne fakture.

e-potpisi

• Nakon prenosa i validacije, Ariba Network elektronski potpisuje fakture u ime dobavljača koristeći odgovarajući sertifikat specifičan za zemlju u sledećim zemljama: Austrija (AT), Belgija (BE), Bugarska (BG), Češka Republika (CZ), Danska (DK), Estonija (EE), Finska (FI), Francuska (FR), Nemačka (DE), Grčka (GR), Mađarska (HU), Irska (IE), Italija (IT) (IT), (Lato) (Severna i Južna Britanija) (Holandija) (Holandija) (Holandija) (NO), Grčka (GR), Mađarska (HU), Irska (IE), Italija (Italija) (Italija) (IT), (Letnja) (IT), (Letnja) (Lithaž) (Holandija) (Holandija),
• Rešenja Ariba, npr. Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional ili Ariba Customer vrše proveru integriteta ulaznih faktura.

Validacija s poreskom upravom

• Mreža Ariba Network proverava da li su brazilske e-fakture registrovane u poreskoj upravi, Sekretarijatu da Fazenda (SEFAZ).
• Za meksičke e-fakture, ovlašćeni PAC vrši procese kreiranja i validacije e-fakturisanja koje odobrava poreska administracija (SAT).

Kupci i dobavljači mogu naći sveobuhvatniju definiciju procesa Ariba i kontrole za pregled sa revizorom sistema i poreskim savetnikom u vodiču Ariba Network Guide to Invoicing. 

Kontrole ERP

Gorenavedene poslovne kontrole uspostavljaju liniju odbrane pre nego što kupci primene dodatne kontrole u narednim middleware, ERP ili poslovnim procesima. Pošto kupci i dobavljači moraju osigurati integritet podataka u čitavom životnom ciklusu, važno je da kupac poreski revizor razume ne samo kontrole kompanije Ariba, već i kako ta kontrola funkcioniše sa onima u okviru sistema finansija i arhiviranja kupca, kao što su sledeće:

• Kupci mogu da potvrde integritet podataka putem kriptografske verifikacije potpisa po prijemu fakture sa Ariba platforme.
• Kupci mogu da razviju poslovne kontrole povezane sa osnivanjem ERP dobavljača kako bi se osiguralo da je dobavljač pravi.
• Kupci mogu da se podudaraju s Ariba fakturama sa listom ERP dobavljača i da blokiraju knjiženje ili neuspešne transakcije od nepoznatih, nevažećih ili blokiranih dobavljača.
• Kupci mogu da uspostave pravila odobrenja specifična za dobavljača za pregled transakcija kada je dobavljač dotični.
• Kupci mogu da potvrde integritet podataka putem kriptografske verifikacije potpisa bez obzira na validnost sertifikata u vreme revizije.

Ariba objavljuje tehničke informacije o fakturisanju koje se lako razumeju za kupce, poreske savetnike i revizore sistema u Vodiču za fakturisanje mreže Ariba Network, koji je dostupan ovde.