Elektronsko podpisovanje je eden od številnih pomembnih in učinkovitih poslovnih kontrol, ki skupaj zagotavljajo pristnost in celovitost računov.

Družba Ariba še naprej podpira e-podpise za avtentikacijo kljub prehodu evropske skupnosti na druge poslovne kontrole, saj so pravila in postopki za e-podpise jasni in dobro razumljivi strankam ter regulativnim davčnim organom. 

Družba Ariba prav tako meni, da je pomembno uporabljati certifikate za posamezne države, za razliko od rešitev za e-fakturiranje dobaviteljev, ki uporabljajo lastne certifikate v številnih državah. V primeru čezmejne trgovine lahko omrežje Ariba Network uporablja dva e-podpisa s potrdili za izvorne in ciljne države.

Za avtentikacijo je treba potrditi, da sta obe udeleženi strani tisti, za kateri trdita, da sta. Za zagotovitev celovitosti podatkov morata obe strani vzdrževati točnost in doslednost podatkov v celotnem življenjskem ciklu transakcije. 

Stranke in revizorji Ariba, ki so seznanjeni z omrežjem Ariba Network, ugotovijo, da naši kontrolniki presegajo mogoče okvire tradicionalnih postopkov, ki temeljijo na papirju ali slikanju.

Naslednji seznam opisuje poslovne kontrole v rešitvi Ariba in sistemih ERP, ki zagotavljajo pristnost in pristnost podatkov, transakcij, komunikacij in dokumentov ter preprečujejo nepooblaščeno ali nezaznano spreminjanje podatkov.

Vzpostavljanje trgovinskih odnosov

• Kupci prejemajo račune le od znanih dobaviteljev.
• Kupci lahko odgovornost za kreiranje trgovinskih razmerij delegirajo osebju, namenjenemu tej nalogi.
• Dobavitelji sprejmejo pogoje uporabe omrežja Ariba Network in pogodbeno prevzamejo odgovornost za svoje podatke ter skladnost z zakoni, povezanimi z izdajanjem računov.
• Javni dobavitelji trgujejo z javnimi kupci v skupnosti Ariba.

Oddaja računa

• Račune lahko oddajo le uporabniki, ki jih imenuje dobavitelj in ga je vzpostavil skrbnik omrežja Ariba Network dobavitelja.
• Dobavitelji oddajo elektronske račune z uporabo skupne skrivnosti ali veljavnega digitalnega potrdila.
• Ko dobavitelji oddajo elektronske račune, lahko preverijo identiteto omrežja Ariba Network, tako da preverijo pristnost njenega javnega potrdila.
• Omrežje Ariba Network uveljavlja minimalno 128-bitno šifriranje za vse povezave HTTPS, kar je trenutni standard glede moči šifriranja za finančne transakcije.
• Elektronske transakcije morajo biti skladne s standardom cXML.

Celovitost podatkov

• Kupci lahko vzpostavijo podrobna poslovna pravila, ki vzdržujejo integriteto izvornih podatkov, kot so:
  • Ne dovolite računov, ki niso za naročila.
  • Dobavitelji ne morejo dodati dodatnih posameznih postavk v račune naročila.
  • Dobropisi morajo biti kreirani iz originalnega računa.

e-podpisi

• Po prenosu in validaciji družba Ariba Network elektronsko podpiše račune v imenu dobavitelja z uporabo ustreznega potrdila za posamezno državo v naslednjih državah: Avstrija (AT), Belgija (BE), Bolgarija (BG), Češka republika (CZ), Danska (HU), Estonija (EE), Finska (FI), Francija (FR), Nemčija (DE), Grčija (GR), Madžarska (HU), Irska (Irska), Italija (IT) (IT), Nemčija (DE), Grčija (GR), Madžarska (HU), Irska (Irska), Italija (IT), Italija (IT)
• Rešitve Ariba, kot so Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional ali Ariba Buyer, izvajajo preverjanje integritete vhodnih računov.

Validacija z davčno upravo

• Ariba Network preveri, ali so brazilski e-računi registrirani pri davčnem organu Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Za mehiške e-račune pooblaščeni PAC izvede procese kreiranja in potrjevanja e-računov, ki jih zahteva davčna uprava (SAT).

Kupci in dobavitelji lahko v Priročniku za fakturiranje Ariba Network najdejo celovitejšo opredelitev postopka Ariba in nadzora, ki jih lahko pregledajo skupaj s svojim revizorjem sistema in davčnim svetovalcem. 

ERP-kontrole

Zgornji kontrolniki poslovanja vzpostavijo obrambno linijo, preden kupci uporabijo dodatne kontrole v naslednjih vmesnih programih, ERP ali poslovnih procesih. Ker morajo kupci in dobavitelji zagotoviti integriteto podatkov v celotnem življenjskem ciklu, je pomembno, da davčni revizor stranke ne le razume kontrole družbe Ariba, temveč tudi, kako ta nadzor deluje s tistimi v kupčevih finančnih sistemih in sistemih arhiviranja, kot so:

• Kupci lahko celovitost podatkov potrdijo s kriptografskim preverjanjem podpisa ob prejemu računa s platforme Ariba.
• Kupci lahko razvijejo poslovne kontrole, povezane z vzpostavitvijo seznamov dobaviteljev ERP, da zagotovijo pristnost dobavitelja.
• Kupci lahko račune Ariba uskladijo s seznamom dobaviteljev v ERP in blokirajo ali ne uspejo transakcij neznanih, neveljavnih ali blokiranih dobaviteljev.
• Kupci lahko vzpostavijo pravila odobritve, specifična za dobavitelja, za pregled transakcij, ko gre za dobavitelja.
• Kupci lahko celovitost podatkov potrdijo s kriptografskim preverjanjem podpisa ne glede na veljavnost potrdila v času revizije.

Ariba objavlja enostavno razumljive tehnične podatke o fakturiranju za stranke, davčne svetovalce in revizorje sistemov v Vodniku za fakturiranje Ariba Network, ki je na voljo tukaj.