Elektronické podpisovanie je jednou z mnohých dôležitých a efektívnych obchodných kontrol, ktoré spolupracujú na zabezpečení pravosti a integrity faktúr.

Ariba naďalej podporuje elektronické podpisy na autentifikáciu napriek posunu európskej komunity k iným obchodným kontrolám, pretože pravidlá a procesy pre elektronické podpisy sú zákazníkom jasné a dobre pochopené a regulujú daňové úrady. 

Ariba má tiež pocit, že je dôležité používať certifikáty špecifické pre jednotlivé krajiny na rozdiel od riešení elektronickej fakturácie od dodávateľov, ktorí používajú svoje vlastné certifikáty v mnohých krajinách. V prípade cezhraničného obchodu môže sieť Ariba v skutočnosti použiť dva elektronické podpisy pomocou certifikátov pre krajiny pôvodu a cieľové krajiny.

Pre autentifikáciu je potrebné overiť, že obe zúčastnené strany sú tie, o ktorých tvrdia, že sú. Na zabezpečenie integrity údajov musia obe strany zachovať presnosť a konzistentnosť údajov počas celého životného cyklu transakcie. 

Zákazníci a audítori Ariba, ktorí sú oboznámení so sieťou Ariba, zistia, že naše ovládacie prvky idú nad rámec toho, čo je možné s tradičnými procesmi založenými na papieri alebo predstavách.

Nasledujúci zoznam popisuje podnikové ovládacie prvky v rámci systémov Ariba Solution and ERP, ktoré zabezpečujú, že dáta, transakcie, komunikácie a dokumenty sú skutočné a autentické, a zabraňujú neautorizovanému alebo nezistenému pozmeňovaniu dát.

Vytváranie obchodných vzťahov

• Kupujúci prijímajú faktúry iba od známych dodávateľov.
• Kupujúci môžu delegovať zodpovednosť za vytváranie obchodných vzťahov na personál vyhradený pre túto úlohu.
• Dodávatelia prijímajú Podmienky používania siete Ariba Network a zmluvne preberajú zodpovednosť za svoje údaje a súlad so zákonmi týkajúcimi sa fakturácie.
• Verejní dodávatelia obchodujú s verejnými kupujúcimi v komunite Ariba.

Odoslanie faktúry

• Faktúry môžu odosielať iba používatelia známi dodávateľom a zriadení správcom Ariba Network dodávateľa.
• Dodávatelia odosielajú elektronické faktúry pomocou zdieľaného tajného kľúča alebo platného digitálneho certifikátu.
• Keď dodávatelia odosielajú elektronické faktúry, môžu overiť identitu Ariba Network overením jej verejného certifikátu.
• Ariba Network presadzuje minimálne 128-bitové šifrovanie pre všetky pripojenia HTTPS, čo je aktuálny štandard sily šifrovania pre finančné transakcie.
• Elektronické transakcie musia byť v súlade so štandardom cXML.

Integrita údajov

• Kupujúci môžu vytvoriť podrobné obchodné pravidlá, ktoré zachovávajú integritu zdrojových dát, ako napríklad:
  • Nepovoliť faktúry bez objednávky.
  • Dodávatelia nemôžu pridať ďalšie jednotlivé položky do faktúr objednávky.
  • Dobropisy sa musia vytvoriť z pôvodnej faktúry.

Elektronické podpisy

• Po prenose a validácii sieť Ariba Network elektronicky podpisuje faktúry v mene dodávateľa s použitím príslušného certifikátu pre jednotlivé krajiny v týchto krajinách: Rakúsko (AT), Belgicko (BE), Bulharsko (BG), Česká republika (CZ), Dánsko (DK), Estónsko (EE), Fínsko (FI), Francúzsko (FR), Nemecko (DE), Grécko (GR), Maďarsko (HU), Írsko (SK), Taliansko (IT), Francúzsko (FR), Nemecko (DE), Grécko (GR),
• Riešenia Ariba, ako sú Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional alebo Ariba Buy, vykonávajú kontrolu integrity došlých faktúr.

Overenie na daňovom úrade

• Ariba Network overuje, či sú brazílske elektronické faktúry registrované na daňovom úrade, Secaria da Fazenda (SEFAZ).
• V prípade mexických elektronických faktúr vykonáva autorizované PAC procesy vytvárania a overovania elektronickej fakturácie, ktoré sú nariadené daňovou správou (SAT).

Kupujúci a dodávatelia môžu nájsť komplexnejšiu definíciu procesu Ariba a ovládacie prvky na kontrolu s ich systémovým audítorom a daňovým poradcom v príručke Ariba Network Guide to Invoicing. 

Ovládacie prvky ERP

Vyššie uvedené podnikové ovládacie prvky vytvárajú obrannú líniu predtým, ako kupujúci použijú ďalšie ovládacie prvky v následných middleware, ERP alebo obchodných procesoch. Keďže kupujúci a dodávatelia musia zabezpečiť integritu údajov počas celého životného cyklu, je dôležité, aby daňový audítor zákazníka nielenže pochopil ovládacie prvky Ariba, ale aj to, ako tieto kontroly fungujú s tými vo finančných a archivačných systémoch kupujúceho, ako napríklad:

• Kupujúci môžu potvrdiť integritu údajov prostredníctvom kryptografického overenia podpisu po prijatí faktúry z platformy Ariba.
• Kupujúci môžu vyvinúť obchodné kontroly spojené so zriadením kmeňových súborov dodávateľov ERP, aby sa zabezpečilo, že dodávateľ je skutočný.
• Kupujúci môžu priradiť faktúry Ariba ku kmeňovému súboru dodávateľa ERP a buď zablokovať účtovania alebo neúspešné transakcie od neznámych, neplatných alebo blokovaných dodávateľov.
• Kupujúci môžu vytvoriť pravidlá schvaľovania špecifické pre dodávateľa, aby skontrolovali transakcie, keď je príslušný dodávateľ.
• Kupujúci môže potvrdiť integritu údajov prostredníctvom kryptografického overenia podpisu bez ohľadu na platnosť certifikátu v čase auditu.

Ariba publikuje zrozumiteľné technické fakturačné informácie pre zákazníkov, daňových poradcov a audítorov systémov v príručke Ariba Network Guide to Invoicing, ktorá je k dispozícii tu.