Электронная подпись является одним из многих важных и эффективных бизнес-контролей, которые работают вместе для обеспечения подлинности и целостности счетов-фактур.

Ariba продолжает поддерживать электронные подписи для аутентификации, несмотря на сдвиг европейского сообщества в сторону других средств контроля бизнеса, поскольку правила и процессы для электронных подписей ясны и хорошо понятны клиентам и регулируют налоговые органы. 

Кроме того, в Ariba важно использовать сертификаты для конкретных стран, в отличие от решений по выставлению электронных счетов-фактур от поставщиков, использующих собственные сертификаты во многих странах. Фактически в случае трансграничной торговли Ariba Network может применять две электронные подписи с использованием сертификатов для стран происхождения и назначения.

Для аутентификации необходимо убедиться, что обе участвующие стороны являются теми, кем они претендуют. Для обеспечения целостности данных обе стороны должны поддерживать точность и непротиворечивость данных на протяжении всего жизненного цикла транзакции. 

Клиенты и аудиторы Ariba, знакомые с Ariba Network, считают, что наши средства контроля выходят далеко за рамки традиционных процессов на основе документов или изображений.

В следующем списке описаны бизнес-элементы управления в рамках решения Ariba и систем ERP, обеспечивающие подлинность и подлинность данных, транзакций, коммуникаций и документов и предотвращающие несанкционированное или необнаруженное изменение данных.

Установка деловых отношений

• Покупатели получают счета-фактуры только от известных поставщиков.
• Покупатели могут делегировать ответственность за создание торговых отношений сотрудникам, занимающимся этой задачей.
• Поставщики принимают Условия использования Ariba Network и по договору берут на себя ответственность за свои данные и соблюдение законов, касающихся выставления счетов.
• Государственные поставщики, торгующие с государственными покупателями в сообществе Ariba.

Отправка счета

• Счета-фактуры могут отправлять только пользователи, известные поставщику и установленные администратором Ariba Network поставщика.
• Поставщики отправляют электронные счета-фактуры, используя либо общий секрет, либо действительный цифровой сертификат.
• Когда поставщики отправляют электронные счета-фактуры, они могут проверить идентичность Ariba Network, аутентифицировав открытый сертификат.
• Ariba Network обеспечивает как минимум 128-битное шифрование для всех HTTPS-соединений, что является текущим стандартом надежности шифрования для финансовых транзакций.
• Электронные транзакции должны соответствовать стандарту cXML.

Целостность данных

• Покупатели могут установить подробные бизнес-правила, которые поддерживают целостность исходных данных, например:
  • Не разрешать счета-фактуры не по заказам на закупку.
  • Поставщики не могут добавлять дополнительные позиции в счета-фактуры по заказам на закупку.
  • Кредитовые авизо должны создаваться из исходного счета-фактуры.

электронные подписи

• После передачи и проверки Ariba Network электронным образом подписывает счета-фактуры от имени поставщика, используя соответствующий специфичный для страны сертификат в следующих странах: Австрия (AT), Бельгия (BE), Болгария (BG), Чехия (CZ), Дания (HU), Эстония (EE), Финляндия (FI), Франция (FR), Германия (DE), Греция (GR), Венгрия (HU), Ирландия (IE), Италия (IT), Франция (FR), Франция (FR), Франция (LV), Германия (LV) (Польша) (Великобритания), Франция (Польша) (Польша), Франция (LV) (Польша) (Польша) (Польша), Франция (LV) (Польша) (Польша) (Польша), Франция (LV), Франция (Польша) (Польша) (Польша) (Польша)
• Такие решения Ariba, как Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional или Ariba Buyer, выполняют проверку целостности входящих счетов-фактур.

Проверка с налоговыми органами

• Ariba Network проверяет регистрацию бразильских электронных счетов-фактур в налоговом ведомстве Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Для электронных счетов-фактур Мексики авторизованный PAC выполняет процессы создания и проверки электронных счетов-фактур, предписанные налоговыми органами (SAT).

Покупатели и поставщики могут найти более полное определение процесса Ariba и контролей для проверки вместе со своим системным аудитором и налоговым консультантом в Руководстве по выставлению счетов в Ariba Network. 

Элементы управления ERP

Указанные выше средства контроля устанавливают линию защиты до того, как покупатели применят дополнительные средства контроля в последующем промежуточном ПО, ERP или бизнес-процессах. Поскольку покупатели и поставщики должны обеспечить целостность данных на протяжении всего их жизненного цикла, важно, чтобы налоговый аудитор клиента понимал не только средства управления Ariba, но и то, как они работают с системами финансового учета и архивирования покупателя, например:

• Покупатели могут подтвердить целостность данных с помощью криптографической проверки подписи после получения счета-фактуры из платформы Ariba.
• Закупщики могут разработать средства контроля для бизнеса, связанные с созданием основных записей поставщиков ERP, чтобы обеспечить подлинность поставщика.
• Покупатели могут сопоставить счета-фактуры Ariba с основной записью поставщика ERP и блокировать проводки или транзакции с ошибками неизвестных, недействительных или блокированных поставщиков.
• Покупатели могут установить правила утверждения, зависящие от поставщика, для проверки транзакций, когда поставщик находится под вопросом.
• Покупатели могут подтвердить целостность данных с помощью криптографической проверки подписи независимо от действительности сертификата на момент аудита.

Ariba публикует понятную техническую информацию для клиентов, налоговых консультантов и системных аудиторов в Руководстве по выставлению счетов-фактур в Ariba Network, доступном здесь.