Электронная подпись является одним из многих важных и эффективных бизнес-контролей, которые работают вместе, чтобы гарантировать подлинность и целостность счетов-фактур.

Ariba продолжает поддерживать электронную подпись для аутентификации, несмотря на переход европейского сообщества на другие средства контроля бизнеса, поскольку правила и процессы электронной подписи понятны и понятны клиентам и регулируют налоговые органы. 

Кроме того, Ariba считает важным использовать сертификаты для конкретных стран, в отличие от решений для выставления электронных счетов-фактур от поставщиков, использующих собственные сертификаты во многих странах. Фактически, в случае трансграничной торговли Ariba Network может применять две электронные подписи с использованием сертификатов для стран происхождения и назначения.

Для аутентификации необходимо проверить, что обе участвующие стороны являются теми, кем они претендуют. Для обеспечения целостности данных обе стороны должны поддерживать точность и непротиворечивость данных на протяжении всего жизненного цикла транзакции. 

Клиенты и аудиторы Ariba, знакомые с Ariba Network, считают, что наши средства контроля выходят далеко за рамки возможных благодаря традиционным процессам на основе бумажных документов или изображений.

В следующем списке описаны средства бизнес-контроля в решении Ariba и системах ERP, которые гарантируют подлинность и достоверность данных, транзакций, сообщений и документов и предотвращают несанкционированное или необнаруженное изменение данных.

Установление торговых отношений

• Покупатели получают счета-фактуры только от известных поставщиков.
• Покупатели могут делегировать ответственность за создание торговых отношений сотрудникам, ответственным за выполнение этой задачи.
• Поставщики принимают Условия использования Ariba Network и берут на себя ответственность за свои данные и соблюдение законов, связанных с выставлением счетов.
• Общедоступные поставщики торгуют с публичными закупщиками в сообществе Ariba.

Отправка счета

• Только пользователи, известные поставщику и установленные администратором Ariba Network поставщика, могут отправлять счета-фактуры.
• Поставщики отправляют электронные счета с использованием общего секрета или действительного цифрового сертификата.
• Когда поставщики отправляют электронные счета, они могут проверить личность Ariba Network, выполнив аутентификацию своего общедоступного сертификата.
• Ariba Network обеспечивает минимум 128-битное шифрование для всех HTTPS-соединений, что является текущим стандартом надежности шифрования для финансовых транзакций.
• Электронные транзакции должны соответствовать стандарту cXML.

Целостность данных

• Покупатели могут установить подробные бизнес-правила, обеспечивающие целостность исходных данных, например:
  • Запретить счета-фактуры без заказов на закупку.
  • Поставщики не могут добавлять дополнительные позиции в счета-фактуры по заказам на закупку.
  • Кредитовые авизо должны быть созданы из исходного счета-фактуры.

электронные подписи

• После передачи и проверки Ariba Network подписывает счета-фактуры электронным способом от имени поставщика, используя соответствующий специфичный для страны сертификат в следующих странах: Австрия (AT), Бельгия (BE), Болгария (BG), Чешская Республика (CZ), Дания (DK), Эстония (EE), Финляндия (FI), Франция (FR), Германия (DE), Греция (GR), Венгрия (HU), Ирландия (EE), Италия (IT), Латвия (FR) (Германия) (LT) (Германия) (Германия) (Германия), Германия (Германия), Греция (GR), Венгрия (HU), Ирландия (IE), Италия (IT), Латвия (Франция), Германия (DE), Германия (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия) (Германия)
• Такие решения Ariba, как Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional или Ariba Buyer, выполняют проверку целостности входящих счетов-фактур.

Проверка с налоговыми органами

• Ariba Network проверяет регистрацию электронных счетов-фактур для Бразилии в налоговом органе Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Для электронных счетов-фактур в Мексике авторизованный PAC выполняет процессы создания и проверки электронных счетов-фактур, предписанные налоговой администрацией (SAT).

Покупатели и поставщики могут найти более полное определение процесса Ariba и контролей для проверки вместе со своим системным аудитором и налоговым консультантом в Руководстве по выставлению счетов в Ariba Network. 

Элементы управления ERP

Вышеуказанные средства бизнес-контроля устанавливают линию защиты, прежде чем покупатели применяют дополнительные средства контроля в последующем промежуточном ПО, ERP или бизнес-процессах. Поскольку покупатели и поставщики должны обеспечивать целостность данных на протяжении всего жизненного цикла, важно, чтобы налоговый аудитор клиента не только понимал управляющие элементы Ariba, но и работал с ними в финансовых системах и системах архивации покупателя, например:

• Покупатели могут подтвердить целостность данных с помощью криптографической проверки подписи после получения счета-фактуры от платформы Ariba.
• Покупатели могут разработать средства контроля бизнеса, связанные с созданием основных записей поставщиков ERP, чтобы обеспечить подлинность поставщика.
• Покупатели могут сопоставлять счета-фактуры Ariba с основными записями поставщиков ERP и блокировать проводки или не выполнять операции от неизвестных, недействительных или блокированных поставщиков.
• Покупатели могут установить зависящие от поставщика правила утверждения для просмотра транзакций, когда поставщик находится под вопросом.
• Покупатели могут подтвердить целостность данных посредством криптографической проверки подписи независимо от действительности сертификата на момент аудита.

Ariba публикует понятную техническую информацию о выставлении счетов для клиентов, налоговых консультантов и системных аудиторов в Руководстве по выставлению счетов в Ariba Network, доступном здесь.