Semnarea electronică este unul dintre numeroasele controale de afaceri importante și eficiente care colaborează pentru a asigura autenticitatea și integritatea facturilor.

Ariba continuă să sprijine semnăturile electronice pentru autentificare, în ciuda trecerii comunității europene către alte controale comerciale, deoarece regulile și procesele pentru semnăturile electronice sunt clare și bine înțelese de către clienți și autoritățile fiscale de reglementare. 

De asemenea, Ariba consideră că este important să utilizeze certificate specifice țării, spre deosebire de soluțiile de facturare electronică de la furnizori care utilizează propriile certificate în multe țări. De fapt, în cazul comerțului transfrontalier, Ariba Network poate aplica două semnături electronice utilizând certificate pentru țările de origine și de destinație.

Pentru autentificare, este necesar să se valideze faptul că ambele părți implicate sunt cele care pretind că sunt. Pentru a asigura integritatea datelor, ambele părți trebuie să mențină acuratețea și consistența datelor pe parcursul întregului ciclu de existență al unei tranzacții. 

Clienții și auditorii Ariba familiarizați cu Ariba Network constată că controalele noastre depășesc cu mult ceea ce este posibil cu procesele tradiționale bazate pe hârtie sau imagine.

Următoarea listă descrie controalele comerciale din cadrul soluției Ariba și al sistemelor ERP care asigură că datele, tranzacțiile, comunicările și documentele sunt autentice și autentice și împiedică modificarea datelor într-un mod neautorizat sau nedetectat.

Stabilirea relațiilor comerciale

• Achizitorii primesc facturi doar de la furnizori cunoscuți.
• Achizitorii pot delega responsabilitatea de a crea relații comerciale personalului dedicat sarcinii respective.
• Furnizorii acceptă Condițiile de utilizare ale Ariba Network și își asumă contractual responsabilitatea pentru datele lor și pentru conformitatea cu legile privind facturarea.
• Furnizorii publici fac comerț cu achizitori publici din comunitatea Ariba.

Transmitere factură

• Doar utilizatorii cunoscuți de furnizor și stabiliți de administratorul Ariba Network al furnizorului pot transmite facturi.
• Furnizorii transmit facturi electronice utilizând un secret comun sau un certificat digital valabil.
• Atunci când furnizorii transmit facturi electronice, aceștia pot valida identitatea Ariba Network prin autentificarea certificatului său public.
• Ariba Network aplică un nivel minim de criptare de 128 de biți pentru toate conexiunile HTTPS, care este standardul actual de rezistență la criptare pentru tranzacțiile financiare.
• Tranzacțiile electronice trebuie să fie conforme cu standardul cXML.

Integritatea datelor

• Achizitorii pot stabili reguli de afaceri detaliate care mențin integritatea datelor sursă, precum:
  • Nu se permit facturi fără comandă fermă.
  • Furnizorii nu pot adăuga articole-linie suplimentare în facturile cu comandă fermă.
  • Credit memo-urile trebuie create din factura originală.

Semnăturile electronice

• După transmitere și validare, Ariba Network semnează electronic facturi în numele furnizorului utilizând certificatul corespunzător specific țării în următoarele țări: Austria (AT), Belgia (BE), Bulgaria (BG), Republica Cehă (CZ), Danemarca (DK), Estonia (EE), Finlanda (FI), Franța (FR), Germania (DE), Grecia (GR), Ungaria (NL HU), Irlanda (IE), Italia V (IT), Polonia, Norvegia (GR), Ungaria (NL), Irlanda (IE), Italia și Italia (IT), Polonia, Norvegia (GR), Ungaria (NL), Irlanda (IE), Italia, Italia (IT), Polonia), Spania (GR), Ungaria (NL), Irlanda (IE), Italia, Italia, Italia (IT), Polonia), Norvegia (GR), Ungaria (NL HU), Irlanda (IE), Italia, Italia și Italia (IT)), Polonia), Regatul Spaniei ei (RO), (NL) (NL), Regatul Unit) (NL)
• Soluțiile Ariba precum Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional sau Ariba Buyer efectuează o verificare de integritate a facturilor intrate.

Validare cu autorități fiscale

• Ariba Network verifică dacă facturile electronice braziliene sunt înregistrate la administrația fiscală, Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Pentru facturile electronice mexicane, un PAC autorizat efectuează procesele de creare și validare a facturării electronice mandatate de administrația fiscală (SAT).

Achizitorii și furnizorii pot găsi o definiție mai cuprinzătoare a procesului Ariba și controalele de revizuit împreună cu auditorul de sistem și consultantul fiscal în Ghidul de facturare Ariba Network. 

Controale ERP

Controalele de afaceri de mai sus stabilesc o linie de apărare înainte ca achizitorii să aplice controale suplimentare în middleware, ERP sau procese de afaceri ulterioare. Deoarece achizitorii și furnizorii trebuie să asigure integritatea datelor pe parcursul întregului său ciclu de existență, este important ca auditorul fiscal al clientului să înțeleagă nu numai controalele Ariba, ci și modul în care acest control funcționează cu cele din sistemele financiare și de arhivare ale achizitorului, precum următoarele:

• Achizitorii pot confirma integritatea datelor printr-o verificare criptografică a semnăturii la primirea facturii de pe platforma Ariba.
• Achizitorii pot dezvolta controale de afaceri asociate cu stabilirea registrelor de furnizori ERP pentru a se asigura că furnizorul este autentic.
• Achizitorii pot corela facturile Ariba cu datele principale ale vânzătorului ERP și pot bloca anunțul sau pot eșua tranzacțiile de la furnizori necunoscuți, nevalizi sau blocați.
• Achizitorii pot stabili reguli de aprobare specifice furnizorului pentru a revizui tranzacțiile atunci când furnizorul este în cauză.
• Cumpărătorii pot confirma integritatea datelor printr-o verificare criptografică a semnăturii, indiferent de valabilitatea certificatului la momentul auditului.

Ariba publică informații tehnice de facturare ușor de înțeles pentru clienți, consultanți fiscali și auditori de sistem în Ghidul de facturare Ariba Network, disponibile aici.