Elektronische ondertekening is een van de vele belangrijke en effectieve bedrijfscontroles die samenwerken om de authenticiteit en integriteit van facturen te waarborgen.

Ariba blijft e-handtekeningen voor authenticatie ondersteunen ondanks de verschuiving van de Europese gemeenschap naar andere bedrijfscontroles, omdat de regels en processen voor elektronische handtekeningen duidelijk en goed begrepen zijn door klanten en de belastingdienst. 

Daarnaast vindt Ariba het belangrijk om landspecifieke certificaten te gebruiken, in tegenstelling tot e-factureringsoplossingen van leveranciers die in veel landen hun eigen certificaten gebruiken. In het geval van grensoverschrijdende handel kan Ariba Network twee elektronische handtekeningen toepassen met behulp van certificaten voor het land van oorsprong en het land van bestemming.

Voor verificatie is het noodzakelijk om te valideren dat beide betrokken partijen zijn wie ze beweren te zijn. Om gegevensintegriteit te waarborgen, moeten beide partijen de nauwkeurigheid en consistentie van gegevens gedurende de gehele levenscyclus van een transactie waarborgen. 

Klanten en auditors van Ariba die bekend zijn met Ariba Network vinden dat onze controles veel verder gaan dan wat mogelijk is met traditionele processen op basis van papier of fantasie.

In de volgende lijst worden bedrijfscontroles binnen de Ariba-oplossing en ERP-systemen beschreven die ervoor zorgen dat de gegevens, transacties, communicatie en documenten echt en authentiek zijn en dat wijzigingen van gegevens op een ongeautoriseerde of niet-gedetecteerde manier worden voorkomen.

Handelsrelaties tot stand brengen

• Inkopers ontvangen facturen van alleen bekende leveranciers.
• Inkopers kunnen de verantwoordelijkheid voor het maken van handelsrelaties delegeren aan personeel dat voor die taak is bestemd.
• Leveranciers accepteren de gebruiksvoorwaarden van Ariba Network en nemen contractueel de verantwoordelijkheid voor hun gegevens en naleving van wetten met betrekking tot facturering.
• Openbare leveranciers handelen met openbare inkopers in de Ariba-community.

Factuurindiening

• Alleen gebruikers die bekend zijn bij de leverancier en die zijn ingesteld door de Ariba Network-beheerder van de leverancier, kunnen facturen indienen.
• Leveranciers dienen elektronische facturen in met behulp van een gedeeld geheim of een geldig digitaal certificaat.
• Wanneer leveranciers elektronische facturen indienen, kunnen ze de identiteit van Ariba Network valideren door het openbare certificaat te verifiëren.
• Ariba Network dwingt minimaal 128-bits codering af voor alle HTTPS-verbindingen. Dit is de huidige standaard voor versleutelingssterkte voor financiële transacties.
• Elektronische transacties moeten voldoen aan de cXML-standaard.

Gegevensintegriteit

• Inkopers kunnen gedetailleerde bedrijfsregels opstellen die de integriteit van brongegevens behouden, zoals:
  • Niet-IO-facturen niet toestaan.
  • Leveranciers kunnen geen aanvullende regelitems toevoegen aan inkooporderfacturen.
  • Creditnota's moeten worden gemaakt op basis van de oorspronkelijke factuur.

elektronische handtekeningen

• Na verzending en validering ondertekent het Ariba Network elektronisch facturen namens de leverancier met behulp van het juiste landspecifieke certificaat in de volgende landen: Oostenrijk (AT), België (BE), Bulgarije (BG), Tsjechië (CZ), Denemarken (DK), Estland (EE), Finland (FI), Frankrijk (FR), Duitsland (DE), Griekenland (GR), Hongarije (HU), Ierland (IE), Finland (NL), Italië (NL), Oostenrijk (NL), Oostenrijk (NL), Italië (NL), Griekenland (GR), Hongarije (HU), Ierland (NL), Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië, Italië
• Ariba-oplossingen zoals Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional of Ariba Buyer voeren een integriteitscontrole uit op inkomende facturen.

Validatie bij belastingdienst

• Ariba Network verifieert dat Braziliaanse elektronische facturen zijn geregistreerd bij de belastingdienst, Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Voor Mexicaanse e-facturen voert een geautoriseerde PAC de aanmaak- en validatieprocessen voor elektronische facturering uit die zijn voorgeschreven door de belastingdienst (SAT).

Inkopers en leveranciers kunnen in de Ariba Network-factureringshandleiding een uitgebreidere definitie vinden van het Ariba-proces en de controles die ze met hun systeemcontroleur en belastingadviseur moeten controleren. 

ERP-besturingen

De bovenstaande bedrijfscontroles vormen een defensielijn voordat inkopers aanvullende controles toepassen in volgende middleware, ERP of bedrijfsprocessen. Omdat inkopers en leveranciers de integriteit van gegevens gedurende de gehele levenscyclus moeten waarborgen, is het belangrijk dat de belastingcontroleur van de klant niet alleen de Ariba-controles begrijpt, maar ook hoe deze controles werken met de controles binnen de financiële en archiveringssystemen van de inkoper, zoals de volgende:

• Inkopers kunnen de integriteit van de gegevens bevestigen via een cryptografische verificatie van de handtekening na ontvangst van de factuur van het Ariba-platform.
• Inkopers kunnen bedrijfscontroles ontwikkelen in verband met de oprichting van ERP-leveranciersmasters om ervoor te zorgen dat de leverancier echt is.
• Inkopers kunnen Ariba-facturen koppelen aan de ERP-leverancierstam en boekingen of mislukte transacties van onbekende, ongeldige of geblokkeerde leveranciers blokkeren.
• Inkopers kunnen leveranciersspecifieke goedkeuringsregels instellen om transacties te controleren wanneer de leverancier in kwestie is.
• Kopers kunnen de integriteit van de gegevens bevestigen door middel van een cryptografische verificatie van de handtekening, ongeacht de geldigheid van het certificaat op het moment van controle.

Ariba publiceert eenvoudig te begrijpen technische factureringsinformatie voor klanten, belastingadviseurs en systeemauditors in de Ariba Network-factureringshandleiding, die u hier kunt vinden.