Tandatangan elektronik adalah salah satu kawalan perniagaan yang penting dan berkesan yang bekerja bersama untuk memastikan kesahihan dan integriti invois.

Ariba terus menyokong e-tandatangan untuk pengesahan walaupun komuniti Eropah syif ke arah kawalan perniagaan lain, kerana peraturan dan proses untuk e-tandatangan jelas dan difahami dengan baik oleh pelanggan dan mengawal autoriti cukai. 

Selain itu, Ariba juga berasa ia penting untuk menggunakan sijil khusus negara, tidak seperti penyelesaian e-invois daripada vendor yang menggunakan sijil mereka sendiri merentasi banyak negara. Malah, dalam kes perdagangan merentas sempadan, Ariba Network mungkin menggunakan dua e-tandatangan menggunakan sijil untuk negara asal dan destinasi.

Untuk pengesahan, perlu mengesahkan bahawa kedua-dua pihak yang terlibat ialah individu yang mereka tuntut. Untuk memastikan integriti data, kedua-dua pihak mesti menyelenggara ketepatan data dan kekonsistenan sepanjang kitaran hayat transaksi. 

Pelanggan Ariba dan juruaudit yang biasa dengan Ariba Network mendapati bahawa kawalan kami dapat melebihi proses berasaskan kertas tradisional atau pembayaran.

Senarai berikut menerangkan kawalan perniagaan dalam sistem penyelesaian Ariba dan ERP yang memastikan data, transaksi, komunikasi dan dokumen adalah genuin dan authentic, dan menghalang pengubahsuaian data secara tidak sah atau tidak dikesan.

Mewujudkan hubungan perdagangan

• Pembeli menerima invois daripada pembekal yang diketahui sahaja.
• Pembeli boleh mewakilkan tanggungjawab untuk mencipta hubungan perdagangan kepada personel yang khusus untuk tugas tersebut.
• Pembekal menerima Terma Penggunaan Ariba Network dan secara kontrak bertanggungjawab terhadap data dan pematuhan mereka kepada undang-undang yang berkaitan dengan invois.
• Pembekal awam berdagang dengan pembeli awam dalam komuniti Ariba.

Penyerahan invois

• Hanya pengguna yang dikenali oleh pembekal dan diwujudkan oleh pentadbir Ariba Network pembekal boleh menyerahkan invois.
• Pembekal menyerahkan invois elektronik menggunakan sama ada rahsia dikongsi atau sijil digital yang sah.
• Apabila pembekal menyerahkan invois elektronik, mereka boleh mengesahkan identiti Ariba Network dengan mengesahkan sijil awamnya.
• Ariba Network menguatkuasakan minimum penyulitan 128-bit untuk semua sambungan HTTPS, iaitu kekuatan penyulitan semasa piawai untuk transaksi kewangan.
• Transaksi elektronik mesti mematuhi piawai cXML.

Integriti data

• Pembeli boleh mewujudkan peraturan perniagaan terperinci yang menyelenggara integriti data sumber seperti:
  • Jangan benarkan invois bukan PO.
  • Pembekal tidak boleh menambah item baris tambahan dalam invois PO.
  • Memo kredit mesti dicipta daripada invois asal.

e-tandatangan

• Selepas penghantaran dan pengesahan, Ariba Network menandatangani invois secara elektronik bagi pihak pembekal menggunakan sijil khusus negara yang sesuai di negara berikut: Austria (AT), Belgium (BE), Bulgaria (BG), Republik Czech (CZ), Denmark (DK), Estonia (EE), Finland (FI), Perancis (FR), Jerman (DE), Greece (GR), Hungary (LU), Ireland (IE), Itali (PL), PL, (Latvia, LV) (PL, () (NA) (PL, LV) (Luxembourg, LV) (Luxembourg, NA) (NA) (NA) (NA) (Latvia, LV)
• Penyelesaian Ariba seperti Perolehan hingga Pembayaran Ariba, Ariba Invoice Professional atau Ariba Buying menjalankan semakan integriti invois masuk.

Pengesahan dengan autoriti cukai

• Ariba Network mengesahkan e-invois Brazil didaftarkan dengan autoriti cukai, Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Untuk e-invois Mexico, PAC dibenarkan menjalankan penciptaan e-invois dan proses pengesahan yang dimandatkan oleh pentadbiran cukai (SAT).

Pembeli dan pembekal boleh mencari takrifan proses Ariba yang lebih komprehensif dan kawalan untuk menyemak dengan juruaudit sistem dan penasihat cukai mereka dalam Panduan Penginvoisan Ariba Network. 

Kawalan ERP

Kawalan perniagaan di atas mewujudkan baris pembelaan sebelum pembeli menggunakan kawalan tambahan dalam perisian tengah, ERP atau tatakerja perniagaan berikutnya. Disebabkan pembeli dan pembekal mesti memastikan integriti data sepanjang kitaran hayat, adalah penting bahawa juruaudit cukai pelanggan tidak hanya memahami kawalan Ariba tetapi cara kawalan tersebut berfungsi dengan mereka dalam sistem kewangan dan pengarkiban pembeli seperti berikut:

• Pembeli boleh mengesahkan integriti data melalui pengesahan kriptografi tandatangan setelah menerima invois daripada platform Ariba.
• Pembeli boleh membangunkan kawalan perniagaan yang berkaitan dengan penubuhan induk vendor ERP untuk memastikan vendor adalah genuin.
• Pembeli boleh memadankan invois Ariba dengan induk vendor ERP dan sama ada menyekat pengeposan atau gagal transaksi daripada vendor yang tidak diketahui, tidak sah atau disekat.
• Pembeli boleh mewujudkan peraturan kelulusan khusus vendor untuk menyemak transaksi apabila vendor disebut.
• Pembeli boleh mengesahkan integriti data melalui pengesahan kriptografi tandatangan tanpa mengira kesahan sijil semasa audit.

Ariba menerbitkan maklumat invois teknikal yang mudah difahami untuk pelanggan, penasihat cukai dan juruaudit sistem dalam Panduan Ariba Network kepada Penginvoisan, tersedia di sini.