Az elektronikus aláírás egyike a számos fontos és hatékony üzleti ellenőrzésnek, amelyek együttműködnek a számlák hitelességének és integritásának biztosítása érdekében.

Az Ariba továbbra is támogatja az elektronikus aláírásokat a hitelesítéshez, annak ellenére, hogy az európai közösség más üzleti ellenőrzések felé mozdult el, mivel az elektronikus aláírásra vonatkozó szabályok és folyamatok egyértelműek és jól érthetők az ügyfelek és a szabályozó adóhatóságok számára. 

Az Ariba emellett fontosnak tartja az országspecifikus tanúsítványok használatát, ellentétben a saját tanúsítványaikat sok országban használó szállítók elektronikus számlázási megoldásaival. Határokon átnyúló kereskedelem esetén az Ariba Network két elektronikus aláírást is alkalmazhat, amelyek tanúsítványokat használnak a származási és a célországok számára.

A hitelesítéshez igazolni kell, hogy mindkét érintett fél az, akinek vallja magát. Az adatintegritás biztosítása érdekében mindkét félnek meg kell őriznie az adatok pontosságát és konzisztenciáját a tranzakció teljes életciklusa során. 

Az Ariba Networköt jól ismerő Ariba-ügyfelek és auditorok azt tapasztalják, hogy szabályozásaink jóval túlmutatnak a hagyományos papír- vagy képalapú folyamatokon.

Az alábbi lista azokat az üzleti ellenőrzéseket ismerteti az Ariba megoldáson és ERP-rendszereken belül, amelyek biztosítják az adatok, a tranzakciók, a kommunikáció és a dokumentumok valódiságát és hitelességét, és megakadályozzák az adatok jogosulatlan vagy észrevétlen módosítását.

Kereskedelmi kapcsolatok létesítése

• A beszerzők csak az ismert beszállítóktól kapnak számlákat.
• A beszerzők átruházhatják a kereskedelmi kapcsolatok létrehozásának felelősségét a feladattal foglalkozó munkatársakra.
• A beszállítók elfogadják az Ariba Network Felhasználási feltételeit, és szerződéses felelősséggel tartoznak adataikért és a számlázással kapcsolatos törvényeknek való megfelelésükért.
• A nyilvános beszállítók az Ariba-közösség nyilvános beszerzőivel kereskednek.

Számlabenyújtás

• Csak a beszállító által ismert és a beszállító Ariba Network-rendszergazdája által létrehozott felhasználók küldhetnek be számlákat.
• A beszállítók megosztott titok vagy érvényes digitális tanúsítvány használatával küldenek be elektronikus számlákat.
• Amikor a beszállítók elektronikus számlákat küldenek be, a nyilvános tanúsítvány hitelesítésével ellenőrizhetik az Ariba Network identitását.
• Az Ariba Network legalább 128 bites titkosítást ír elő az összes HTTPS-kapcsolatnál, ami a pénzügyi tranzakciók jelenlegi titkosításerősségi szabványa.
• Az elektronikus tranzakcióknak meg kell felelniük a cXML-szabványnak.

Adatintegritás

• A beszerzők részletes üzleti szabályokat hozhatnak létre a forrásadatok integritásának megőrzésére, például:
  • Ne engedélyezze a nem megrendelésalapú számlákat.
  • A beszállítók nem adhatnak hozzá további sortételeket a megrendeléshez kapcsolódó számlákhoz.
  • A jóváírásokat az eredeti számlából kell létrehozni.

Elektronikus aláírások

• A továbbítást és érvényesítést követően az Ariba Network elektronikusan aláírja a megfelelő országspecifikus tanúsítványt a következő országokban: Ausztria (AT), Belgium (BG), Cseh Köztársaság (CZ), Dánia (DK), Észtország (EE), Franciaország (FR), Németország (DE), Magyarország (HU), Írország (IT), Olaszország (IT), (Hollandia), (LT), Hollandia (NL), (Hollandia) (NL), (NL) (Hollandia) (NL), (NL) (NL), Olaszország (IT),
• Az olyan Ariba megoldások, mint az Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional vagy Ariba Buyer, sértetlenségvizsgálatot végeznek a bejövő számlákon.

Érvényesítés az adóhatósággal

• Az Ariba Network ellenőrzi, hogy a brazil elektronikus számlák regisztrálva vannak-e az adóhatóságnál, a Confaria da Fazendánál (SEFAZ).
• Mexikói elektronikus számlák esetén egy arra jogosult PAC hajtja végre az adóadminisztráció (SAT) által előírt elektronikus számlázás létrehozási és érvényesítési folyamatokat.

A beszerzők és a beszállítók az Ariba Network Guide to Invoicing útmutatóban átfogóbb definíciót találhatnak az Ariba-folyamatról és a rendszerellenőrükkel és adótanácsadójukkal áttekintendő szabályozásokról. 

ERP-vezérlők

A fenti üzleti szabályozások védelmi vonalat hoznak létre, mielőtt a beszerzők további kontrollokat alkalmaznának a következő middleware, ERP vagy üzleti folyamatokban. Mivel a beszerzőknek és a beszállítóknak biztosítaniuk kell az adatok integritását a teljes életciklusa során, fontos, hogy az ügyfél adóellenőre ne csak megértse az Ariba-szabályozásokat, hanem azt is, hogy ezek az ellenőrzések hogyan működnek együtt a beszerző pénzügyi és archiválási rendszereiben lévőkkel, mint például a következők:

• A beszerzők az aláírásnak az Ariba platformról való kézhezvételét követően az aláírás kriptográfiai ellenőrzésével igazolhatják az adatok sértetlenségét.
• A beszerzők az ERP-szállítótörzsek létrehozásához kapcsolódó üzleti szabályozásokat fejleszthetnek ki, hogy biztosítsák a szállító valódiságát.
• A beszerzők egyeztethetik az Ariba-számlákat az ERP-szállítótörzzsel, és zárolhatják a könyvelési vagy sikertelen tranzakciókat ismeretlen, érvénytelen vagy zárolt szállítóktól.
• A beszerzők szállítóspecifikus jóváhagyási szabályokat hozhatnak létre a tranzakciók ellenőrzésére, amikor a szállító kérdéses.
• A vevők az aláírás kriptográfiai ellenőrzésével igazolhatják az adatok sértetlenségét, függetlenül attól, hogy a tanúsítvány érvényes-e az ellenőrzés időpontjában.

Az Ariba könnyen érthető műszaki számlázási információkat tesz közzé az ügyfelek, adótanácsadók és rendszerauditorok számára az Ariba Network Guide to Invoicing útmutatóban, amely itt érhető el.