Elektroničko potpisivanje jedna je od mnogih važnih i učinkovitih poslovnih kontrola koje surađuju kako bi se osigurala autentičnost i cjelovitost računa.

Ariba nastavlja podržavati e-potpise za autentifikaciju unatoč prelasku europske zajednice na druge poslovne kontrole jer su pravila i procesi za e-potpise jasni i dobro razumljivi strankama i uređuju porezne uprave. 

Također, Ariba smatra da je važno upotrebljavati certifikate specifične za državu, za razliku od rješenja e-fakturiranja od dobavljača koji upotrebljavaju vlastite certifikate u mnogim državama. Zapravo, u slučaju prekogranične trgovine Ariba Network može primijeniti dva e-potpisa koristeći se certifikatima za ishodišne i odredišne države.

Za provjeru autentičnosti potrebno je validirati da su obje uključene strane one za koje tvrde da su. Kako bi se osigurala cjelovitost podataka, obje strane moraju održavati točnost i dosljednost podataka tijekom cijelog životnog ciklusa transakcije. 

Aribine stranke i revizori upoznati s Ariba Networkom otkrivaju da naše kontrole nadilaze što je moguće s tradicionalnim procesima zasnovanim na papiru ili slikama.

Sljedeći popis opisuje poslovne kontrole u Aribinu rješenju i ERP sustavima koje osiguravaju da su podaci, transakcije, komunikacije i dokumenti autentični i sprečavaju preinaku podataka na neovlašteni ili neotkriveni način.

Uspostavljanje trgovačkih odnosa

• Kupci primaju fakture samo od poznatih dobavljača.
• Kupci mogu delegirati odgovornost za stvaranje trgovačkih odnosa osoblju namijenjenom tom zadatku.
• Dobavljači prihvaćaju Uvjete korištenja Ariba Networka i ugovorno preuzimaju odgovornost za svoje podatke i usklađenost sa zakonima koji se odnose na fakturiranje.
• Javni dobavljači trguju s javnim kupcima u Aribinoj zajednici.

Slanje fakture

• Fakture mogu slati samo korisnici koji su poznati dobavljaču i koje je uspostavio dobavljačev administrator Ariba Networka.
• Dobavljači šalju elektroničke fakture s pomoću dijeljenog tajnog ključa ili valjanog digitalnog certifikata.
• Kada dobavljači pošalju elektroničke fakture, mogu validirati identitet Ariba Networka provjerom autentičnosti njegova javnog certifikata.
• Ariba Network prisiljava minimalno 128-bitno šifriranje za sve veze HTTPS, što je trenutačni standard za jačinu šifriranja za financijske transakcije.
• Elektroničke transakcije moraju biti u skladu sa standardom cXML.

Integritet podataka

• Kupci mogu uspostaviti detaljna poslovna pravila koja održavaju integritet izvornih podataka, kao što su:
  • Ne dopusti fakture bez narudžbenice.
  • Dobavljači ne mogu dodati dodatne pojedinačne stavke u fakture s narudžbenicama.
  • Odobrenja se moraju kreirati iz originalne fakture.

e-potpisi

• Nakon prijenosa i validacije Ariba Network elektronički potpisuje fakture uime dobavljača s pomoću odgovarajućeg certifikata specifičnog za državu u sljedećim državama: Austrija (AT), Belgija (BE), Bugarska (BG), Češka Republika (CZ), Danska (DK), Estonija (EE SK), Finska (FI), Francuska (FR), Njemačka (DE), Grčka (GR), Mađarska (HU), Irska (IE), Italija (SI), Njemačka (DE), Grčka (GR), Mađarska (HU), Irska (IE), Italija (Španjolska) (IT), Grčka (GR), Mađarska (HU), Irska (IE), Italija (LLC), Italija). (Španjolska), Švicarska), Švicarska, Italija (L), Švedska, Švedska, Španjolska (L/R), Italija (Nizozemska), Poljska, Španjolska, Španjolska, Španjolska, Španjolska, Poljska, Španjolska), Švicarska, Švedska, Švedska, Španjolska, Španjolska, Mađarska, Švedska..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
• Aribina rješenja kao što su Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional ili Ariba Buyer izvode provjeru integriteta ulaznih faktura.

Validacija s poreznom upravom

• Ariba Network verificira da su brazilske e-fakture registrirane kod porezne uprave Tajništva da Fazenda (SEFAZ).
• Za meksičke e-fakture ovlašteni PAC izvodi procese stvaranja i validacije e-fakturiranja koje zahtijeva porezna uprava (SAT).

Kupci i dobavljači mogu pronaći sveobuhvatniju definiciju Aribina procesa i kontrole za pregled s revizorom sustava i poreznim savjetnikom u Priručniku za fakturiranje za Ariba Network. 

ERP kontrole

Navedene poslovne kontrole uspostavljaju liniju obrane prije nego što kupci primijene dodatne kontrole u naknadnim middlewareu, ERP-u ili poslovnim procesima. Budući da kupci i dobavljači moraju osigurati integritet podataka tijekom cijelog životnog ciklusa, važno je da porezni revizor stranke ne samo da razumije Aribine kontrole nego i kako ta kontrola funkcionira s onima unutar financijskih sustava i sustava arhiviranja kupca, kao što je sljedeće:

• Kupci mogu potvrditi integritet podataka kriptografskom verifikacijom potpisa nakon primitka fakture s Aribine platforme.
• Kupci mogu razviti poslovne kontrole povezane s uspostavom glavnih podataka ERP dobavljača kako bi se osigurala autentičnost dobavljača.
• Kupci mogu uskladiti Aribine fakture s glavnim podacima dobavljača u ERP-u te blokirati transakcije knjiženja ili neuspjeha od nepoznatih, nevaljanih ili blokiranih dobavljača.
• Kupci mogu uspostaviti pravila odobrenja specifična za dobavljača za pregled transakcija kad je dobavljač u pitanju.
• Kupci mogu potvrditi integritet podataka kriptografskom provjerom potpisa bez obzira na valjanost certifikata u trenutku revizije.

Ariba objavljuje lako razumljive tehničke informacije o fakturiranju za stranke, porezne savjetnike i revizore sustava u Priručniku za fakturiranje za Ariba Network, koji je dostupan ovdje.