חתימה אלקטרונית היא אחת מבקרות עסקיות חשובות ויעילות רבות שפועלות יחד כדי להבטיח את האותנטיות והשלמות של חשבוניות.

Ariba ממשיכה לתמוך בחתימות אלקטרוניות לצורך אימות למרות המעבר של הקהילה האירופית לבקרות עסקיות אחרות, משום שהכללים והתהליכים עבור חתימות אלקטרוניות ברורים ומובנים היטב על-ידי לקוחות ומסדירים את רשויות המס. 

כמו כן, Ariba מרגישה שחשוב להשתמש באישורים ייחודיים למדינה, שלא כמו פתרונות הנפקת חשבוניות אלקטרוניות מספקים שמשתמשים באישורים שלהם במדינות רבות. למעשה, במקרה של סחר חוצה גבולות, Ariba Network עשויה להחיל שתי חתימות אלקטרוניות באמצעות אישורים עבור מדינות המקור והיעד.

לצורך אימות יש לוודא ששני הצדדים המעורבים הם מי שהם טוענים שיהיו. כדי להבטיח שלמות נתונים שני הצדדים חייבים לתחזק דיוק נתונים ועקביות לאורך כל מחזור החיים של הטרנזקציה. 

לקוחות ומבקרים של Ariba שמכירים את Ariba Network מגלים שהבקרות שלנו חורגות הרבה מעבר למה שאפשר עם תהליכים מסורתיים מבוססי נייר או תמונות.

הרשימה הבאה מתארת בקרות עסקיות בתוך פתרון Ariba ומערכות ERP שמבטיחות שהנתונים, התנועות, התקשורת והמסמכים הם אמיתיים ואותנטיים ומונעים את שינוי הנתונים באופן לא מורשה או לא מזוהה.

ביסוס קשרי סחר

• קניינים מקבלים חשבוניות מספקים ידועים בלבד.
• קניינים יכולים להאציל את האחריות ליצירת קשרי סחר לכוח אדם שמיועד למשימה זו.
• הספקים מקבלים את תנאי השימוש של Ariba Network ולוקחים באופן חוזי אחריות על הנתונים שלהם ותואמים לחוקים הקשורים להנפקת חשבוניות.
• ספקים ציבוריים סוחרים עם קניינים ציבוריים בקהילת Ariba.

הגשת חשבונית

• רק משתמשים שמוכרים על-ידי הספק ומבוססים על-ידי מנהל המערכת של Ariba Network של הספק יכולים לשלוח חשבוניות.
• ספקים שולחים חשבוניות אלקטרוניות באמצעות סוד משותף או אישור דיגיטלי חוקי.
• כאשר ספקים שולחים חשבוניות אלקטרוניות הם יכולים לאמת את הזהות של Ariba Network על-ידי אימות האישור הציבורי שלה.
• רשת Ariba Network אוכפת הצפנה של 128 סיביות לכל חיבורי HTTPS, שהיא תקן חוזק ההצפנה הנוכחי עבור תנועות פיננסיות.
• תנועות אלקטרוניות חייבות להתאים לתקן cXML.

שלמות נתונים

• קניינים יכולים לבסס כללים עסקיים מפורטים שמתחזקים את שלמות נתוני המקור, כגון:
  • אל תאפשר חשבוניות ללא הזמנת רכש.
  • ספקים לא יכולים להוסיף שורות נוספות בחשבוניות הזמנת רכש.
  • יש ליצור הודעות זיכוי מהחשבונית המקורית.

חתימות אלקטרוניות

• לאחר שידור ואימות, Ariba Network חותמת אלקטרונית על חשבוניות מטעם הספק באמצעות האישור המתאים הייחודי למדינה במדינות הבאות: אוסטריה (AT), בלגיה (BE), בולגריה (BG), צ'כיה (CZ), דנמרק (DK), אסטוניה (EE), פינלנד (FI), צרפת (FR), גרמניה (DE), יוון (GR), הונגריה (HU), אירלנד (IE), איטליה (IT), פורטוגל (לוקסמבורג) (לוקסמבורג) (לוקסמבורג) (לוקסמבורג) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (לוקסמבורג) (לטביה) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד), ספרד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (הולנד), (איטליה) (איטליה) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (איטליה) (לטביה) (לטביה) (לטביה)) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (הולנד) (
• פתרונות Ariba כגון Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional או Ariba Buyer מבצעים בדיקת שלמות של חשבוניות נכנסות.

אימות עם רשויות המס

• Ariba Network מוודאת שהחשבוניות האלקטרוניות של ברזיל רשומות ברשות המס, מזכירות דה פזנדה (SEFAZ).
• עבור חשבוניות אלקטרוניות מקסיקניות, PAC מורשה מבצע את יצירת החשבוניות האלקטרוניות ותהליכי אימות הנדרשים על-ידי ניהול המס (SAT).

קניינים וספקים יכולים למצוא הגדרה מקיפה יותר של תהליך Ariba והבקרות לבדיקה עם מבקר המערכת ויועץ המס שלהם במדריך Ariba Network להנפקת חשבוניות. 

בקרות ERP

הבקרות העסקיות הנ"ל מקימות קו הגנה לפני שקניינים מיישמים בקרות נוספות בתוכנת ביניים, ERP או תהליכים עסקיים עוקבים. משום שקניינים וספקים חייבים להבטיח את שלמות הנתונים לאורך כל מחזור החיים שלהם, חשוב שמבקר המס של הלקוח לא רק יבין את בקרות Ariba אלא גם את האופן שבו אלה שולטים בעבודה עם אלו שבמערכות התיוק והכספים של הקניין, כגון:

• קניינים יכולים לאשר את שלמות הנתונים באמצעות אימות הצפנה של החתימה עם קבלת החשבונית מפלטפורמת Ariba.
• קניינים יכולים לפתח בקרות עסקיות הקשורות להקמת רשומות אב של ספקי ERP כדי לוודא שהספק מקורי.
• קניינים יכולים להתאים חשבוניות Ariba לרשומת אב של ספק ERP ולחסום עסקאות רישום או כישלון מספקים לא ידועים, לא חוקיים או חסומים.
• קניינים יכולים לבסס כללי אישור ייחודיים לספק כדי לבדוק תנועות כאשר הספק המדובר.
• הקונים יכולים לאשר את שלמות הנתונים באמצעות אימות קריפטוגרפי של החתימה ללא קשר לתוקף האישור בזמן הביקורת.

Ariba מפרסמת פרטי הנפקת חשבוניות טכניים קלים להבנה עבור לקוחות, יועצי מס ומבקרי מערכות במדריך Ariba Network להנפקת חשבוניות, הזמין כאן.