Sähköinen allekirjoitus on yksi monista tärkeistä ja tehokkaista liiketoiminnan ohjauksista, jotka toimivat yhdessä laskujen aitouden ja eheyden varmistamiseksi.

Ariba tukee edelleen sähköisiä allekirjoituksia todentamisessa huolimatta siitä, että Euroopan yhteisö on siirtynyt käyttämään muita liiketoiminnan valvontatoimia, koska asiakkaat ja veroviranomaiset ymmärtävät sähköisiä allekirjoituksia koskevat säännöt ja prosessit selkeästi ja hyvin. 

Ariban mielestä on myös tärkeää käyttää maakohtaisia varmenteita, toisin kuin toimittajien sähköiset laskutusratkaisut, jotka käyttävät omia varmenteitaan useissa maissa. Itse asiassa rajatylittävässä kaupassa Ariba Network saattaa käyttää kahta sähköistä allekirjoitusta, jotka käyttävät alkuperä- ja kohdemaiden varmenteita.

Todentamista varten on validoitava, että molemmat osapuolet ovat sitä, keitä ne väittävät olevan. Tietojen eheyden varmistamiseksi molempien osapuolten on ylläpidettävä tietojen oikeellisuutta ja yhdenmukaisuutta tapahtuman koko elinkaaren ajan. 

Ariba Networkista tutut Ariba-asiakkaat ja -tarkastajat huomaavat, että valvontamme ulottuvat paljon pidemmälle kuin perinteisissä paperi- tai kuvituspohjaisissa prosesseissa on mahdollista.

Seuraavassa luettelossa kuvataan liiketoimintavalvonta Ariba-ratkaisussa ja ERP-järjestelmissä, joilla varmistetaan, että tiedot, tapahtumat, viestintä ja asiakirjat ovat aitoja ja aitoja ja että ne estävät tietojen muuttamisen luvattomalla tai havaitsemattomalla tavalla.

Kauppasuhteiden muodostaminen

• Ostajat saavat laskuja vain tunnetuilta toimittajilta.
• Ostajat voivat delegoida vastuun kauppasuhteiden luonnista kyseiselle tehtävälle omistautuneelle henkilöstölle.
• Toimittajat hyväksyvät Ariba Networkin käyttöehdot ja ottavat sopimuksellisesti vastuun tiedoistaan ja laskutukseen liittyvien lakien noudattamisesta.
• Julkiset toimittajat käyvät kauppaa Ariba-yhteisön julkisten ostajien kanssa.

Laskun lähetys

• Vain toimittajan tuntemat ja toimittajan Ariba Network -pääkäyttäjän muodostamat käyttäjät voivat lähettää laskuja.
• Toimittajat lähettävät sähköisiä laskuja käyttämällä joko jaettua salaisuutta tai voimassa olevaa digitaalista varmennetta.
• Kun toimittajat lähettävät sähköisiä laskuja, he voivat validoida Ariba Networkin identiteetin todentamalla sen julkisen varmenteen.
• Ariba Network ottaa käyttöön 128-bittisen salauksen kaikille HTTPS-yhteyksille, mikä on nykyinen rahoitustapahtumien salattu vahvuusstandardi.
• Sähköisten tapahtumien on oltava cXML-standardin mukaisia.

Tietojen eheys

• Ostajat voivat luoda yksityiskohtaisia liiketoimintasääntöjä, jotka ylläpitävät lähdetietojen eheyttä, kuten:
  • Älä salli ei-ostotilauslaskuja.
  • Toimittajat eivät voi lisätä muita rivinimikkeitä ostotilauslaskuihin.
  • Hyvityslaskut on luotava alkuperäisestä laskusta.

Sähköiset allekirjoitukset

• Ariba Network allekirjoittaa sähköisesti laskut toimittajan puolesta käyttäen asianmukaista maakohtaista sertifikaattia seuraavissa maissa: Itävalta (AT), Belgia (BE), Unkari (CZ), Tanska (DK), Viro (EE), Suomi (FI), Ranska (DE), Kreikka (HU), Irlanti (IE), Suomi (FI), Ranska (DE), Kreikka (HU), Irlanti (Irlanti), Italia (IT), Puola (DE), Luxemburg,
• Ariba-ratkaisut, kuten Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional tai Ariba Buyer, tarkistavat saapuvien laskujen eheyden.

Validointi veroviranomaisten kanssa

• Ariba Network varmistaa, että Brasilian verkkolaskut on rekisteröity veroviranomaiselle Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Meksikon e-laskujen osalta valtuutettu PAC suorittaa verohallinnon (SAT) määräämät sähköisen laskutuksen luonti- ja validointiprosessit.

Ostajat ja toimittajat voivat löytää kattavamman määrityksen Ariba-prosessista ja tarkistettavista tarkastuksista järjestelmätarkastajan ja veroneuvojan kanssa Ariba Networkin laskutusoppaasta. 

ERP-ohjaukset

Yllä olevat liiketoimintaohjaukset muodostavat puolustuslinjan, ennen kuin ostajat käyttävät lisätarkastuksia seuraavissa väliohjelmistossa, ERP:ssä tai liiketoimintaprosesseissa. Koska ostajien ja toimittajien on varmistettava tietojen eheys koko elinkaarensa ajan, on tärkeää, että asiakkaan verotarkastaja ei ainoastaan ymmärrä Ariban valvontaa vaan myös sitä, miten nämä tarkastukset toimivat ostajan talous- ja arkistointijärjestelmissä, kuten seuraavat:

• Ostajat voivat vahvistaa tietojen eheyden allekirjoittamalla allekirjoituksen salausvahvistuksella, kun lasku on vastaanotettu Ariba-alustasta.
• Ostajat voivat kehittää ERP-toimittajaperustietojen muodostamiseen liittyvää liiketoiminnan valvontaa varmistaakseen, että toimittaja on aito.
• Ostajat voivat täsmäyttää Ariba-laskut ERP-toimittajaperustietoihin ja joko lukita tuntemattomien, virheellisten tai lukittujen toimittajien kirjaukset tai epäonnistuneet tapahtumat.
• Ostajat voivat muodostaa toimittajakohtaisia hyväksyntäsääntöjä tarkistaakseen tapahtumat, kun toimittaja on kyseessä.
• Ostajat voivat vahvistaa tietojen eheyden allekirjoituksen salausvarmennuksen avulla riippumatta varmenteen voimassaolosta auditointihetkellä.

Ariba julkaisee helppotajuisia teknisiä laskutustietoja asiakkaille, veroneuvojille ja järjestelmien tarkastajille Ariba Networkin laskutusoppaassa, joka löytyy täältä.