Η ηλεκτρονική υπογραφή είναι ένας από τους πολλούς σημαντικούς και αποτελεσματικούς επιχειρηματικούς ελέγχους που συνεργάζονται για να εξασφαλίσουν την αυθεντικότητα και την ακεραιότητα των τιμολογίων.

Η Ariba συνεχίζει να υποστηρίζει τις ηλεκτρονικές υπογραφές για ταυτοποίηση παρά τη στροφή της ευρωπαϊκής κοινότητας προς άλλους επιχειρηματικούς ελέγχους, επειδή οι κανόνες και οι διαδικασίες για τις ηλεκτρονικές υπογραφές είναι σαφείς και κατανοητές από τους πελάτες και ρυθμίζουν τις φορολογικές αρχές. 

Επίσης, η Ariba θεωρεί σημαντική τη χρήση πιστοποιητικών συγκεκριμένης χώρας, αντίθετα με τις λύσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης από προμηθευτές που χρησιμοποιούν τα δικά τους πιστοποιητικά σε πολλές χώρες. Στην πραγματικότητα, στην περίπτωση διασυνοριακού εμπορίου, το Ariba Network μπορεί να εφαρμόσει δύο ηλεκτρονικές υπογραφές χρησιμοποιώντας πιστοποιητικά για τις χώρες προέλευσης και προορισμού.

Για ταυτοποίηση, είναι απαραίτητο να επαληθεύσετε ότι αμφότερα τα εμπλεκόμενα μέρη είναι αυτά που ισχυρίζονται ότι είναι. Για να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων, αμφότερα τα μέρη πρέπει να διατηρούν την ακρίβεια και τη συνέπεια των δεδομένων καθ' όλη τη διάρκεια της συναλλαγής. 

Οι πελάτες της Ariba και οι ελεγκτές που είναι εξοικειωμένοι με το Ariba Network διαπιστώνουν ότι οι έλεγχοι μας υπερβαίνουν τις δυνατότητες των παραδοσιακών διαδικασιών βάσει χαρτιού ή εικόνας.

Η ακόλουθη λίστα περιγράφει επιχειρηματικούς ελέγχους εντός της λύσης Ariba και των συστημάτων ERP που διασφαλίζουν ότι τα δεδομένα, οι συναλλαγές, οι επικοινωνίες και τα έγγραφα είναι γνήσια και αυθεντικά και αποτρέπουν την τροποποίηση των δεδομένων με μη εξουσιοδοτημένο ή μη εντοπισμένο τρόπο.

Δημιουργία εμπορικών σχέσεων

• Οι αγοραστές λαμβάνουν τιμολόγια μόνο από γνωστούς προμηθευτές.
• Οι αγοραστές μπορούν να αναθέσουν την ευθύνη για τη δημιουργία εμπορικών σχέσεων στο προσωπικό που είναι αφιερωμένο σε αυτήν την εργασία.
• Οι προμηθευτές αποδέχονται τους Όρους Χρήσης του Ariba Network και αναλαμβάνουν συμβατικά την ευθύνη για τα δεδομένα τους και τη συμμόρφωση με τους νόμους που σχετίζονται με την τιμολόγηση.
• Οι δημόσιοι προμηθευτές συναλλάσσονται με δημόσιους αγοραστές στην κοινότητα Ariba.

Υποβολή τιμολογίου

• Μόνο οι χρήστες που είναι γνωστοί από τον προμηθευτή και καθορίζονται από τον διαχειριστή Ariba Network του προμηθευτή μπορούν να υποβάλλουν τιμολόγια.
• Οι προμηθευτές υποβάλλουν ηλεκτρονικά τιμολόγια χρησιμοποιώντας είτε ένα κοινόχρηστο μυστικό ή ένα έγκυρο ψηφιακό πιστοποιητικό.
• Όταν οι προμηθευτές υποβάλλουν ηλεκτρονικά τιμολόγια μπορούν να επαληθεύσουν την ταυτότητα του Ariba Network ταυτοποιώντας το δημόσιο πιστοποιητικό τους.
• Το Ariba Network επιβάλλει τουλάχιστον 128-bit κρυπτογράφηση για όλες τις συνδέσεις HTTPS, που είναι το τρέχον πρότυπο ισχύος κρυπτογράφησης για οικονομικές συναλλαγές.
• Οι ηλεκτρονικές συναλλαγές πρέπει να συμμορφώνονται με το πρότυπο cXML.

Ακεραιότητα δεδομένων

• Οι αγοραστές μπορούν να καθορίσουν λεπτομερείς επιχειρηματικούς κανόνες που διατηρούν την ακεραιότητα των δεδομένων πηγής, όπως:
  • Να μην επιτρέπονται τιμολόγια χωρίς εντολή αγοράς.
  • Οι προμηθευτές δεν μπορούν να προσθέσουν πρόσθετα στοιχεία γραμμής στα τιμολόγια ΡΟ.
  • Τα πιστωτικά σημειώματα πρέπει να δημιουργηθούν από το αρχικό τιμολόγιο.

ηλεκτρονικές υπογραφές

• Μετά τη διαβίβαση και την επικύρωση, το Ariba Network υπογράφει ηλεκτρονικά τιμολόγια για λογαριασμό του προμηθευτή χρησιμοποιώντας το κατάλληλο πιστοποιητικό συγκεκριμένης χώρας στις ακόλουθες χώρες: Αυστρία (AT), Βέλγιο (BE), Βουλγαρία (BG), Δημοκρατία της Τσεχίας (CZ), Δανία (DK), Εσθονία (EE), Φινλανδία (FI), Γαλλία (FR), Γερμανία (DE), Ελλάδα (GR), Ουγγαρία (HU), Ιρλανδία (IE), Ιταλία (SI), Βασίλειο (LV) (Λετονία) (GR), Ουγγαρία (HU), Ιρλανδία (IE), Ιταλία (SI), (LV) (Λετονία) (LV) (GR)
• Οι λύσεις Ariba όπως Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional ή Ariba Buyer διενεργούν έλεγχο ακεραιότητας των εισερχόμενων τιμολογίων.

Επικύρωση με φορολογικές αρχές

• Το Ariba Network επαληθεύει ότι τα ηλεκτρονικά τιμολόγια της Βραζιλίας είναι εγγεγραμμένα στη φορολογική αρχή, Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• Για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια Μεξικού, ένα εξουσιοδοτημένο PAC εκτελεί τις διαδικασίες δημιουργίας και επαλήθευσης ηλεκτρονικής τιμολόγησης που απαιτούνται από τη φορολογική διοίκηση (SAT).

Οι αγοραστές και οι προμηθευτές μπορούν να βρουν έναν πιο συνοπτικό ορισμό της διαδικασίας Ariba και των ελέγχων που θα επανεξετάσουν με τον ελεγκτή συστημάτων και τον φοροτεχνικό σύμβουλο στον Οδηγό Τιμολόγησης του Ariba Network. 

Έλεγχοι ERP

Οι παραπάνω επιχειρηματικοί έλεγχοι καθορίζουν έναν τομέα άμυνας πριν οι αγοραστές εφαρμόσουν πρόσθετους ελέγχους σε επόμενο ενδιάμεσο λογισμικό, ERP ή επιχειρηματικές διαδικασίες. Επειδή οι αγοραστές και οι προμηθευτές πρέπει να διασφαλίζουν την ακεραιότητα των δεδομένων καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους, είναι σημαντικό ο φορολογικός ελεγκτής του πελάτη να μην κατανοεί μόνο τους ελέγχους Ariba αλλά και τον τρόπο με τον οποίο αυτός ο έλεγχος λειτουργεί με αυτά εντός των οικονομικών συστημάτων και των συστημάτων αρχειοθέτησης του αγοραστή, όπως τα εξής:

• Οι αγοραστές μπορούν να επιβεβαιώσουν την ακεραιότητα των δεδομένων μέσω κρυπτογραφικής επαλήθευσης της υπογραφής κατά την παραλαβή του τιμολογίου από την πλατφόρμα Ariba.
• Οι αγοραστές μπορούν να αναπτύξουν επιχειρηματικούς ελέγχους που σχετίζονται με την εγκατάσταση βασικών αρχείων προμηθευτών ERP για να διασφαλίσουν ότι ο προμηθευτής είναι γνήσιος.
• Οι αγοραστές μπορούν να ταυτίσουν τα τιμολόγια Ariba με το βασικό αρχείο προμηθευτή ERP και είτε να δεσμεύσουν καταχωρίσεις ή αποτυχημένες κινήσεις από άγνωστους, άκυρους ή δεσμευμένους προμηθευτές.
• Οι αγοραστές μπορούν να δημιουργήσουν κανόνες έγκρισης συγκεκριμένου προμηθευτή για να ελέγξουν τις κινήσεις όταν ο προμηθευτής αμφισβητείται.
• Οι αγοραστές μπορούν να επιβεβαιώσουν την ακεραιότητα των δεδομένων μέσω κρυπτογραφικής επαλήθευσης της υπογραφής ανεξάρτητα από την εγκυρότητα του πιστοποιητικού κατά τη στιγμή του ελέγχου.

Το Ariba δημοσιεύει εύκολα κατανοητές πληροφορίες τεχνικής τιμολόγησης για πελάτες, φοροτεχνικούς συμβούλους και ελεγκτές συστημάτων στον Οδηγό Τιμολόγησης Ariba Network, που είναι διαθέσιμος εδώ.