Elektronisk signering er en af mange vigtige og effektive forretningskontroller, der arbejder sammen for at sikre ægtheden og integriteten af fakturaer.

Ariba fortsætter med at understøtte e-signaturer til godkendelse på trods af det europæiske samfunds skift til andre forretningskontroller, fordi reglerne og processerne for e-signaturer er klare og godt forstået af kunder og regulerende skattemyndigheder. 

Ariba mener også, at det er vigtigt at bruge landespecifikke certifikater i modsætning til e-faktureringsløsninger fra leverandører, der bruger deres egne certifikater i mange lande. I tilfælde af grænseoverskridende handel kan Ariba Network anvende to e-signaturer ved hjælp af certifikater for oprindelses- og destinationslandene.

Med henblik på autentifikation er det nødvendigt at validere, at begge involverede parter er dem, de hævder at være. For at sikre dataintegritet skal begge parter opretholde datanøjagtighed og konsistens over hele transaktionens livscyklus. 

Ariba-kunder og -revisorer, der er fortrolige med Ariba Network, oplever, at vores kontroller går langt ud over, hvad der er muligt med traditionelle papir- eller billedbaserede processer.

Følgende liste beskriver forretningskontroller i Ariba-løsningen og ERP-systemer, der sikrer, at data, transaktioner, kommunikation og dokumenter er ægte og autentiske, og forhindrer ændring af data på en uautoriseret eller uopdaget måde.

Etablering af handelsrelationer

• Købere modtager fakturaer fra kun kendte leverandører.
• Købere kan delegere ansvaret for at oprette handelsrelationer til personale, der er dedikeret til den pågældende opgave.
• Leverandører accepterer Ariba Networks brugsvilkår, og de påtager sig kontraktligt ansvar for deres data og overholdelse af love relateret til fakturering.
• Offentlige leverandører handler med offentlige købere i Ariba-fællesskabet.

Fakturaindsendelse

• Kun brugere, der er kendt af leverandøren og etableret af leverandørens Ariba Network-administrator, kan sende fakturaer.
• Leverandører sender elektroniske fakturaer ved hjælp af enten en delt hemmelighed eller et gyldigt digitalt certifikat.
• Når leverandører sender elektroniske fakturaer, kan de validere Ariba Networks identitet ved at godkende dets offentlige certifikat.
• Ariba Network håndhæver mindst 128 bit kryptering for alle HTTPS-forbindelser, som er den aktuelle krypteringsstyrkestandard for finanstransaktioner.
• Elektroniske transaktioner skal overholde cXML-standarden.

Dataintegritet

• Købere kan fastsætte detaljerede forretningsregler, der opretholder integriteten af kildedata, fx:
  • Tillad ikke fakturaer uden indkøbsordrer.
  • Leverandører kan ikke tilføje yderligere varelinjer i indkøbsordrefakturaer.
  • Kreditnotaer skal oprettes fra den oprindelige faktura.

e-signaturer

• Efter overførsel og validering underskriver Ariba Network elektronisk fakturaer på leverandørens vegne ved hjælp af det relevante landespecifikke certifikat i følgende lande: Østrig (AT), Belgien (BE), Frankrig (FR), Tyskland (DE), Grækenland (GR), Ungarn (HU), Irland (IE), Italien (IT), Slovenien (DE), Grækenland (GR), Irland (IE), Italien (IT) (SK) (SK) (ES) (HU), Italien (IT) (SK) (SK) (ES) (HU) (IE) (IT) (IT) (SK) (SK) (ES) (ES) (HU) (IE)
• Ariba-løsninger som Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional eller Ariba Buyer udfører en integritetskontrol af indgående fakturaer.

Validering hos skattemyndigheder

• Ariba Network kontrollerer, at brasilianske e-fakturaer er registreret hos skattemyndigheden, Sekretaria da Fazenda (SEFAZ).
• For mexicanske e-fakturaer udfører en autoriseret PAC de e-faktureringsoprettelses- og valideringsprocesser, der er påkrævet af skattemyndigheden (SAT).

Købere og leverandører kan finde en mere omfattende definition af Ariba-processen og kontroller til gennemgang med deres systemrevisor og skatterådgiver i Ariba Networks faktureringsvejledning. 

ERP-kontroller

Ovenstående forretningskontroller etablerer en forsvarslinje, før købere anvender yderligere kontroller i efterfølgende middleware, ERP eller forretningsprocesser. Da købere og leverandører skal sikre integriteten af data i hele sin livscyklus, er det vigtigt, at kundens skatterevisor ikke kun forstår, hvordan Ariba styrer, men hvordan kontrollen fungerer sammen med dem i købers finans- og arkiveringssystemer, såsom følgende:

• Købere kan bekræfte dataenes integritet ved hjælp af en kryptografisk verificering af signaturen ved modtagelse af fakturaen fra Ariba-platformen.
• Købere kan udvikle forretningskontroller i forbindelse med etablering af ERP-leverandørstamdata for at sikre, at leverandøren er ægte.
• Købere kan matche Ariba-fakturaer med ERP-leverandørmasteren og enten spærre posteringer eller mislykkede transaktioner fra ukendte, ugyldige eller blokerede leverandører.
• Købere kan etablere leverandørspecifikke godkendelsesregler for at kontrollere transaktioner, når leverandøren er i tvivl.
• Købere kan bekræfte integriteten af dataene ved hjælp af en kryptografisk verifikation af signaturen uanset certifikatets gyldighed på revisionstidspunktet.

Ariba udgiver letforståelige tekniske faktureringsoplysninger for kunder, skatterådgivere og systemrevisorer i Ariba Networks faktureringsvejledning, der er tilgængelig her.