Elektronické podepisování je jedním z mnoha důležitých a efektivních obchodních kontrol, které spolupracují na zajištění pravosti a integrity faktur.

Ariba nadále podporuje elektronické podpisy pro autentizaci, přestože se evropská komunita přesunula k jiným obchodním kontrolám, protože pravidla a procesy pro elektronické podpisy zákazníci a regulační finanční úřady jasně a dobře chápou. 

Ariba také považuje za důležité používat certifikáty specifické pro jednotlivé země, na rozdíl od řešení pro elektronickou fakturaci od dodavatelů, kteří používají své vlastní certifikáty v mnoha zemích. V případě přeshraničního obchodu může síť Ariba Network použít dva elektronické podpisy využívající certifikáty pro původní a cílovou zemi.

Pro autentizaci je nutné ověřit, že obě zúčastněné strany jsou, za koho tvrdí. K zajištění integrity dat musí obě strany zachovat přesnost a konzistenci dat během celého životního cyklu transakce. 

Zákazníci a auditoři Ariba, kteří jsou obeznámeni s Ariba Network, zjišťují, že naše kontroly jdou daleko nad rámec toho, co je možné díky tradičním papírovým procesům nebo procesům založeným na obrázcích.

Následující seznam popisuje podnikové kontroly v řešení Ariba a systémech ERP, které zajišťují, aby data, transakce, komunikace a dokumenty byly pravé a autentické a zabraňovaly neautorizovaným nebo nezjištěným změnám dat.

Navazování obchodních vztahů

• Kupující obdrží faktury pouze od známých dodavatelů.
• Kupující mohou delegovat odpovědnost za vytváření obchodních vztahů na pracovníky věnované tomuto úkolu.
• Dodavatelé přijímají podmínky používání Ariba Network a smluvně přebírají odpovědnost za svá data a dodržování zákonů souvisejících s fakturací.
• Veřejní dodavatelé obchodují s veřejnými kupujícími v komunitě Ariba.

Odeslání faktury

• Faktury mohou odesílat pouze uživatelé známí dodavatelem a založení administrátorem Ariba Network dodavatele.
• Dodavatelé odesílají elektronické faktury buď pomocí sdíleného tajného klíče, nebo platného digitálního certifikátu.
• Když dodavatelé odesílají elektronické faktury, mohou ověřit identitu Ariba Network autentizací svého veřejného certifikátu.
• Ariba Network vynucuje minimálně 128bitové šifrování pro všechna připojení HTTPS, což je aktuální standard síly šifrování pro finanční transakce.
• Elektronické transakce musí odpovídat standardu cXML.

Integrita dat

• Kupující mohou zavést podrobná obchodní pravidla, která zachovávají integritu zdrojových dat, například:
  • Nepovolovat faktury bez objednávky.
  • Dodavatelé nemohou přidávat další položky do faktur k objednávkám.
  • Dobropisy musí být vytvořeny z původní faktury.

elektronické podpisy

• Po přenosu a ověření Ariba Network elektronicky podepíše faktury jménem dodavatele za použití příslušného certifikátu specifického pro danou zemi v těchto zemích: Rakousko (AT), Belgie (BE), Bulharsko (BG), Česká republika (CZ), Dánsko (DK), Estonsko (EE), Finsko (FI), Francie (FR), Německo (DE), Řecko (GR), Maďarsko (HU), Irsko (IE), Itálie (Lucembursko SK), Lotyšsko, Švédsko (DE), Řecko (HU) (IE), Lucembursko (IT), Lotyšsko, Švédsko (DE), Maďarsko (HU), Irsko (IE), Itálie (LU), (IT), Lotyšsko (GB), Švédsko (DE), Maďarsko (HU), Irsko ě (IE), Itálie k), LV), (IT),
• Řešení Ariba, jako je Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional nebo Ariba Buyer, provádějí kontrolu integrity došlých faktur.

Ověření u finančních úřadů

• Ariba Network ověřuje, zda jsou brazilské elektronické faktury registrovány u finančního úřadu Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• U mexických elektronických faktur provádí autorizovaný PAC procesy vytváření a ověřování elektronické fakturace, které nařizuje daňová správa (SAT).

Kupující a dodavatelé mohou v příručce Ariba Network Guide to Invoicing (Příručka pro fakturaci Ariba Network) najít komplexnější definici procesu Ariba a kontrolní prvky a zkontrolovat je se svým systémovým auditorem a daňovým poradcem. 

Ovládací prvky ERP

Výše uvedené obchodní ovládací prvky vytvářejí obrannou linii před tím, než kupující použijí další kontroly v následných middleware, ERP nebo obchodních procesech. Protože kupující a dodavatelé musí zajistit integritu dat v průběhu celého životního cyklu, je důležité, aby daňový auditor zákazníka nejen rozuměl ovládacím prvkům Ariby, ale také tomu, jak tato kontrola funguje ve finančních a archivačních systémech kupujícího, například:

• Kupující mohou potvrdit integritu dat kryptografickým ověřením podpisu po přijetí faktury z platformy Ariba.
• Kupující mohou vyvinout obchodní kontroly spojené s vytvořením kmenových záznamů dodavatelů ERP, aby zajistili, že dodavatel je pravý.
• Kupující mohou spárovat faktury Ariba s kmenovým souborem dodavatelů v ERP a blokovat účtování nebo neúspěšné transakce od neznámých, neplatných nebo blokovaných dodavatelů.
• Kupující mohou stanovit pravidla schvalování specifická pro dodavatele, která zkontrolují transakce, když se o něj jedná.
• Kupující mohou potvrdit integritu dat prostřednictvím kryptografického ověření podpisu bez ohledu na platnost certifikátu v době auditu.

Ariba zveřejňuje snadno pochopitelné technické fakturační informace pro zákazníky, daňové poradce a systémové auditory v příručce Ariba Network Guide to Invoicing, která je k dispozici zde.