Електронното подписване е един от многото важни и ефективни бизнес контроли, които работят заедно, за да гарантират автентичността и целостта на фактурите.

Ariba продължава да поддържа електронни подписи за удостоверяване, въпреки преминаването на европейската общност към други бизнес контроли, тъй като правилата и процесите за електронни подписи са ясни и добре разбрани от клиентите и регулиращите данъчни органи. 

Ariba счита също, че е важно да се използват специфични за държава сертификати, за разлика от решенията за електронно фактуриране от доставчици, които използват собствени сертификати в много държави. Всъщност в случай на трансгранична търговия Ariba Network може да прилага два електронни подписа, като използва сертификати за държавите на произход и на местоназначение.

За удостоверяване е необходимо да се провери дали и двете участващи страни са тези, за които твърдят, че са. За да се гарантира целостта на данните, двете страни трябва да поддържат точността и непротиворечивостта на данните през целия жизнен цикъл на дадена транзакция. 

Клиенти на Ariba и одитори, запознати с Ariba Network, откриват, че нашите контроли надхвърлят възможното при традиционните процеси, базирани на документи или изображения.

Списъкът по-долу описва бизнес контролите в решението на Ariba и ERP системите, които гарантират, че данните, транзакциите, съобщенията и документите са автентични и автентични, и предотвратяват промяната на данните по неоторизиран или неоткрит начин.

Установяване на търговски отношения

• Купувачите получават фактури само от известни доставчици.
• Купувачите могат да делегират отговорността за създаването на търговски отношения на персонала, посветен на тази задача.
• Доставчиците приемат Условията за използване на Ariba Network и поемат отговорност по договор за своите данни и съответствие със законите, свързани с фактурирането.
• Публичните доставчици търгуват с публични купувачи в общността на Ariba.

Изпращане на фактура

• Само потребители, известни на доставчика и установени от администратора на доставчика в Ariba Network, могат да изпращат фактури.
• Доставчиците изпращат електронни фактури, като използват споделен таен код или валиден цифров сертификат.
• Когато доставчиците изпращат електронни фактури, те могат да проверят самоличността на Ariba Network, като удостоверят неговия публичен сертификат.
• Ariba Network налага минимално 128-битово криптиране за всички HTTPS връзки, което е текущият стандарт за сила на криптиране за финансовите транзакции.
• Електронните транзакции трябва да съответстват на cXML стандарта.

Интегритет на данните

• Купувачите могат да установят подробни бизнес правила, които поддържат интегритета на изходните данни, като например:
  • Да не се разрешават фактури без ПД.
  • Доставчиците не могат да добавят допълнителни единични позиции във фактури по ПД.
  • Кредитните известия трябва да бъдат създадени от оригиналната фактура.

електронни подписи

• След предаването и валидирането Ariba Network подписва по електронен път фактурите от името на доставчика, като използва съответния специфичен за държавата сертификат в следните държави: Австрия (AT), Белгия (BE), България (BG), Чешка република (CZ), Дания (DK), Естония (EE), Финландия (FI), Франция (FR), Германия (DE), Гърция (GR), Унгария (HU), Ирландия (IE), Италия (Люксембург) (IT), (Финландия), (Литва), (Латвия), Латвия (Литва), Финландия (Литва), Финландия (Финландия), Финландия (Литва), Финландия (Литва), Финландия, Финландия, Финландия, Финландия, Финландия, Финландия, Финландия, Финландия, Финландия, Финландия
• Решенията на Ariba като Ariba Procure-to-Pay, Ariba Invoice Professional или Ariba Buyer извършват проверка за цялост на входящите фактури.

Валидиране с данъчни власти

• Ariba Network проверява дали бразилските електронни фактури са регистрирани в данъчния орган, Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• За мексиканските електронни фактури оторизираният PAC изпълнява процесите на създаване и валидиране на електронно фактуриране, изисквани от данъчната администрация (SAT).

Купувачите и доставчиците могат да намерят по-изчерпателно определение на процеса на Ariba и контролите, които да прегледат при своите системни одитори и данъчни консултанти в Ръководството за фактуриране на Ariba Network. 

Контроли в ERP

Горепосочените бизнес контроли установяват защитна линия, преди купувачите да приложат допълнителни контроли в последващите мидълуер, ERP или бизнес процеси. Тъй като купувачите и доставчиците трябва да гарантират целостта на данните през целия му жизнен цикъл, важно е данъчният одитор на клиента не само да разбира контролите на Ariba, но и как те работят с тези в рамките на финансовите системи и системите за архивиране на купувача, като например следното:

• Купувачите могат да потвърдят целостта на данните чрез криптографска проверка на подписа при получаване на фактурата от платформата Ariba.
• Купувачите могат да разработят бизнес контрол, свързан с установяването на основни данни за доставчици в ERP, за да се гарантира, че доставчикът е истински.
• Купувачите могат да съпоставят Ariba фактурите с основните данни за доставчици в ERP и да блокират осчетоводяването или транзакциите с неуспех от неизвестни, невалидни или блокирани доставчици.
• Купувачите могат да установят специфични за доставчика правила за одобрение, за да преглеждат транзакциите, когато става въпрос за търговец.
• Купувачите могат да потвърдят целостта на данните чрез криптографска проверка на подписа, независимо от валидността на сертификата към момента на одита.

Ariba публикува лесна за разбиране техническа информация за фактуриране за клиенти, данъчни консултанти и системни одитори в Ръководството за фактуриране на Ariba Network, което можете да намерите тук.