ويعد التوقيع الإلكتروني واحداً من العديد من الضوابط التجارية المهمة والفعالة التي تعمل معاً لضمان أصالة الفواتير وسلامتها.

تواصل Ariba دعم التوقيعات الإلكترونية للمصادقة على الرغم من تحول المجتمع الأوروبي نحو ضوابط الأعمال الأخرى، لأن قواعد وعمليات التوقيعات الإلكترونية واضحة ومفهومة جيدًا من قبل العملاء والسلطات الضريبية المنظمة. 

ترى Ariba أيضًا أنه من المهم استخدام الشهادات الخاصة بالدولة، على عكس حلول تحرير الفواتير الإلكترونية من المورِّدين الذين يستخدمون شهاداتهم الخاصة في العديد من الدول. وفي الواقع، في حالة التجارة عبر الحدود، قد تطبق Ariba Network توقيعين إلكترونيين باستخدام شهادات لدول المنشأ وبلدان الوجهة.

للمصادقة، من الضروري التحقق من أن كلا الطرفين المعنيين هما من يدعيان أنهما. لضمان سلامة البيانات، يجب على كلا الطرفين الحفاظ على دقة البيانات واتساقها خلال دورة حياة المعاملة بأكملها. 

يجد عملاء Ariba ومدققوها على دراية بشبكة Ariba Network أن عناصر التحكم لدينا تتجاوز إلى حد كبير ما هو ممكن من خلال العمليات التقليدية الورقية أو القائمة على الصور.

تصف القائمة التالية ضوابط الأعمال داخل حل Ariba وأنظمة ERP التي تضمن أن تكون البيانات والمعاملات والاتصالات والمستندات حقيقية وحقيقية، وتمنع تعديل البيانات بطريقة غير مصرح بها أو غير مكتشفة.

تأسيس العلاقات التجارية

• يستلم المشترون الفواتير من الموردين المعروفين فقط.
• يمكن للمشترين تفويض مسؤولية إنشاء علاقات تجارية إلى الموظفين المخصصين لتلك المهمة.
• يقبل المورِّدون شروط استخدام Ariba Network ويتحملون المسؤولية بموجب العقد عن بياناتهم والتوافق مع القوانين المتعلقة بتحرير الفواتير.
• تداول الموردين العامين مع المشترين العامين في مجتمع Ariba.

تقديم الفاتورة

• يمكن فقط للمستخدمين المعروفين بواسطة المورِّد والمُنشأة بواسطة مسؤول Ariba Network للمورِّد تقديم الفواتير.
• يقدم المورِّدون الفواتير الإلكترونية باستخدام كلمة سر مشتركة أو شهادة رقمية صالحة.
• عند تقديم المورِّدين للفواتير الإلكترونية، يمكنهم التحقق من صحة هوية Ariba Network من خلال مصادقة شهادتها العامة.
• تفرض Ariba Network ما لا يقل عن 128 بت من التشفير لجميع اتصالات HTTPS، وهو معيار قوة التشفير الحالي للمعامَلات المالية.
• يجب أن تتوافق المعامَلات الإلكترونية مع معيار cXML.

تكامل البيانات

• يمكن للمشترين إنشاء قواعد أعمال تفصيلية تحافظ على تكامل بيانات المصدر، مثل:
  • عدم السماح بالفواتير بدون أمر شراء.
  • لا يمكن للمورِّدين إضافة بنود إضافية في فواتير أوامر الشراء.
  • يجب إنشاء المذكرات الدائنة من الفاتورة الأصلية.

التوقيعات الإلكترونية

• بعد الإرسال والتحقق من الصحة، توقع شبكة Ariba Network إلكترونيًا الفواتير بالنيابة عن المورِّد باستخدام الشهادة الخاصة بالدولة المناسبة في الدول التالية: إسبانيا (ألمانيا)، بلجيكا (AT)، بلجيكا (BE)، بلغاريا (BG)، جمهورية التشيك (CZ)، الدنمارك (DK)، إستونيا (EE)، فنلندا (FI)، فرنسا (FR)، ألمانيا (DE)، المملكة المتحدة (GR)، المجر (HU)، أيرلندا (IE)، إيطاليا (IT)، فرنسا (FR)، ألمانيا (ألمانيا)، النرويج (HU)، أيرلندا (IE)، إيطاليا (IT)، LT (LT)، لاتفيا (LT)، LT (LT)، LT (LT)، LT (LG)، (LT)، LU (LG)، LT (LU)، LT (LG)، LU (LG)، LU (LG).
• تقوم حلول Ariba مثل Ariba Procure-to-Pay أو Ariba Invoice Professional أو Ariba Buyer بإجراء فحص تكامل للفواتير الواردة.

التحقق من الصحة مع السلطات الضريبية

• تتحقق Ariba Network من تسجيل الفواتير الإلكترونية البرازيلية في السلطة الضريبية، Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
• بالنسبة للفواتير الإلكترونية المكسيكية، ينفذ فحص توفر المنتج المصرح به عمليات إنشاء تحرير الفواتير الإلكتروني والتحقق من الصحة بتفويض من الإدارة الضريبية (SAT).

يمكن للمشترين والمورِّدين العثور على تعريف أكثر شمولاً لعملية Ariba وعناصر التحكم للمراجعة مع مدقق الأنظمة والمستشار الضريبي في دليل Ariba Network لتحرير الفواتير. 

عناصر تحكم ERP

تعمل ضوابط الأعمال المذكورة أعلاه على إنشاء خط دفاع قبل أن يطبق المشترون عناصر تحكم إضافية في البرامج الوسيطة أو تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو عمليات الأعمال اللاحقة. ونظرًا لأنه يجب على المشترين والمورِّدين ضمان سلامة البيانات على مدار دورة حياته بالكامل، فمن المهم أن لا يفهم مدقق الضرائب لدى العميل ضوابط Ariba فحسب، بل وكيف يعمل هؤلاء المتحكمون مع تلك الضوابط داخل الأنظمة المالية وأنظمة الأرشفة للمشتري، مثل ما يلي:

• يمكن للمشترين تأكيد سلامة البيانات من خلال التحقق من التشفير من التوقيع عند استلام الفاتورة من نظام Ariba الأساسي.
• يمكن للمشترين تطوير ضوابط الأعمال المرتبطة بإنشاء السادة البائعين في تخطيط موارد المؤسسة للتأكد من أن البائع حقيقي.
• يمكن للمشترين مطابقة فواتير Ariba مع سجل البيانات الرئيسية لمورِّد ERP وإيقاف الترحيل أو فشل المعامَلات من مورِّدين غير معروفين أو غير صالحين أو موقوفين.
• يمكن للمشترين إنشاء قواعد اعتماد خاصة بالبائع لمراجعة المعامَلات عندما يكون المورِّد المعني.
• يمكن للمشترين تأكيد سلامة البيانات من خلال التحقق من التشفير للتوقيع بغض النظر عن صلاحية الشهادة في وقت التدقيق.

تنشر Ariba معلومات تحرير الفواتير التقنية سهلة الفهم للعملاء ومستشاري الضرائب ومدققي الأنظمة في دليل Ariba Network لتحرير الفواتير، المتوفر هنا.