Dobavljači razmišljaju o fakturisanju kao o slanju računa u crnu rupu. Oni prelaze prste i nadaju se da će u nekom trenutku primiti plaćanje.

Međutim, SAP Ariba vam pruža uvid u obradu fakture kako biste znali kada ćete primiti plaćanje. Status fakture možete videti u bilo kom trenutku za uvid u očekivana ulazna sredstva, što je izuzetno korisno za upravljanje gotovinom u vašem poslovanju.

Ovaj članak opisuje šta se dešava nakon što kreirate fakturu u mreži Ariba Network i podnesete je kupcu. Razumećete kako vam SAP Ariba nudi ogromne prednosti u odnosu na papirne procese.

Dobra faktura ili loša faktura?

Kada podnesete fakturu putem mreže Ariba Network, ona se prvo validira u odnosu na pravila fakturisanja vašeg kupca. Ako prođe ova pravila, status se menja u Poslato i ide u grupu računa dobavljača kupca na odobrenje.

Ako se iznosi, količine i druge informacije fakture podudaraju s nalogom za nabavku i prijemom (ako je dostupan), nije potrebna ljudska interakcija, a proces usklađivanja faktura je "bez dodira". Međutim, ako se vrednosti fakture ne podudaraju ili postoje drugi problemi, faktura se tada označava kao izuzetak.

Podudaranje je zasnovano na dopuštenim odstupanjima koja je konfigurisao vaš kupac. Na primer, cene u fakturi se mogu malo razlikovati od onih navedenih u nalogu za nabavku i još uvek se smatraju podudarnim.

Imajte u vidu da ne možete da otkažete ako otkrijete da ste napravili grešku u fakturi nakon što je podnesete. Umesto toga, morate sačekati da ga kupac odbije. Zatim je možete urediti da biste ispravili grešku i ponovo je podneli. Možda ćete želeti da obavestite kupca o netačnoj fakturi; za više informacija o kontaktu s kupcem pogledajte ovaj članak.

Izuzetak fakture

Kada postoji izuzetak fakture, mora se uključiti referent računovodstva dobavljača. Zajednički izuzeci su cene fakture koje su izvan dopuštenog odstupanja s nalogom za nabavku, netačnim jedinicama mere ili nalozima za nabavku koji su izvan sredstava. Ili faktura može zahtevati odobrenje od nekoga u kancelariji na terenu.

Izuzeci su pokrenuli procese specifične za kupca, npr. obraćanje odeljenju za nabavku radi odlučivanja o strategiji korektivne radnje, o tome da li se radi o usklađivanju naloga za nabavku, kratkom plaćanju fakture ili odbijanju fakture.

Zbog toga što izuzeci zahtevaju interakciju s ljudima, oni usporavaju obradu faktura i mogu da odlože plaćanje. Kada kreirate fakture, dajte sve od sebe da sprečite izuzetke fakture tako da proces usklađivanja fakture bude beskontaktan.

Odbijanje fakture

Ako je faktura odbijena (ili automatski ili od strane računovođe), bićete obavešteni putem e-pošte. Prijavićete se u svoj nalog i tražiti detaljne informacije na kartici Istorija fakture. Zatim ćete urediti fakturu da biste ispravili problem i ponovo je podneli na validaciju. Uverite se da je vaša adresa e-pošte aktuelna na kartici Obaveštenja na stranici Podešavanja naloga vašeg naloga na mreži Ariba Network kako biste primili ove poruke o odbijanju.

Šta bi kupac mogao da odbije fakturu? Odbijanje je često zbog netačnih vrednosti za jediničnu cenu, količinu ili ukupni iznos. Drugi razlog su pogrešne informacije o porezu, kao što je određivanje pogrešne države ili pokrajine ili netačna poreska stopa. Faktura s nalogom za nabavku bi bila odbijena ako stavke nisu isporučene ili su netačne ili se odnose na nevažeće podnosioce zahteva. Faktura koja nije faktura naloga za nabavku biće odbijena ako referencira prodajni nalog ili ugovor koji ne postoji.

Kada ću biti plaćena?

Kada vaš kupac odobri fakturu za plaćanje, status se vraća na Odobreno. U ovom trenutku vaš kupac vam po izboru može poslati raspored plaćanja, koji određuje datum kada ćete biti plaćeni (izračunato iz uslova plaćanja na fakturi) i bilo koji popust na plaćanje. Možete pogledati ovaj dokument klikom na Plaćanja > Planirana plaćanja.

Novac!

Na dogovoreni datum plaćanja sistem plaćanja vašeg kupca vraća sredstva vašoj kompaniji i status fakture vraća avanse na Plaćeno. Vaš kupac vam takođe izborno može poslati obaveštenje o doznaci, koje navodi fakturu koja se plaća i korišteni način plaćanja. Odgovarajuća konkretna plaćanja na pojedinačnim fakturama može biti velika tačka bola za vas, ali dokumenti obaveštenja o doznaci olakšavaju ovaj zadatak. Možete pogledati ovaj dokument tako što ćete kliknuti na Plaćanja > Doznake.

Brže novac!

Fakturisanje i obračun preko SAP Ariba je transparentan i brzo putuje, tako da imate priliku da još brže primate svoj novac. Možete iskoristiti prednosti programa za upravljanje obrtnim kapitalom kompanije SAP Ariba, kao što je Dinamičko eskontovanje.

Ranije dobijanje novca može biti ono što vam je potrebno da biste održali novčane tokove po odgovarajućoj stopi za svoje poslovanje.

Dodatne informacije o programima upravljanja obrtnim kapitalom kompanije SAP Ariba pogledajte na http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Zaključak

Pošto imate uvid u obradu fakture i plaćanja, nema potrebe da pozovete ili pošaljete e-poštu kupcu. Nema "da li ste primili moju fakturu?" ili „kada ćete nas platiti za račun koji smo podneli prošlog meseca?“ Takođe, možete da predvidite kada će vam sredstva biti poslata, što vam pomaže da upravljate svojim novčanim tokom.

Uz SAP Ariba, fakturisanje više ne liči na slanje računa u crnu rupu!

SAP Business Network