Dobavitelji menijo, da je fakturiranje pošiljanje računa v črno luknjo. Prečkajo prste in upajo, da bodo v nekem trenutku prejeli plačilo.

Toda s SAP Ariba imate vpogled v obdelavo računov, zato veste, kdaj boste prejeli plačilo. Status računa si lahko kadarkoli ogledate za vpogled v pričakovana vhodna sredstva, kar je izjemno koristno za upravljanje z gotovino v vašem podjetju.

V tem članku je opisano, kaj se zgodi, ko ustvarite račun v omrežju Ariba Network in ga pošljete stranki. Razumeli boste, kako vam SAP Ariba ponuja velike prednosti v primerjavi s papirnimi postopki.

Dober račun ali slab račun?

Ko oddate račun prek Ariba Network, je najprej validiran glede na strankina pravila fakturiranja. Če ta pravila prestane, se njen status spremeni v Poslano in gre v odobritev skupini obveznosti vaše stranke.

Če se zneski, količine in druge informacije na računu ujemajo z naročilom in potrdilom (če so na voljo), človeška interakcija ni potrebna, postopek uskladitve računov pa je "brez dotika". Če pa se vrednosti računa ne ujemajo ali obstajajo druge težave, je račun označen kot izjema.

Ujemanje temelji na tolerancah, ki jih je konfigurirala vaša stranka. Na primer, cene na računu so lahko nekoliko drugačne od cen, navedenih v naročilu, in se še vedno štejejo za ujemanje.

Upoštevajte, da če ugotovite, da ste naredili napako na računu, potem ko ste ga oddali, ga ne morete preklicati. Namesto tega morate počakati, da jo vaša stranka zavrne. Nato jo lahko uredite, da odpravite napako in jo znova oddate. Svojo stranko boste morda želeli opozoriti na napačen račun; za več informacij o kontaktiranju stranke si oglejte ta članek.

Izjema računa

Če obstaja izjema računa, se mora vključiti referent za obveznosti. Skupne izjeme so cene računov, ki so zunaj tolerance z naročilom, nepravilne merske enote ali naročila, ki so zunaj sredstev. Ali pa je za račun morda potrebna odobritev nekoga v terenski pisarni.

Izjeme sprožijo procese, specifične za stranko, kot je vzpostavitev stika z nabavnim oddelkom za odločitev o strategiji popravnih ukrepov, ali gre za prilagoditev naročila, kratko plačilo računa ali zavrnitev računa.

Ker izjeme zahtevajo človeško interakcijo, upočasnijo obdelavo računov in lahko odložijo plačilo. Ko ustvarjate račune, se po svojih najboljših močeh potrudite, da preprečite izjeme pri računih, tako da je proces uskladitve računov brez dotika.

Zavrnitev računa

Če je račun zavrnjen (avtomatično ali s strani referenta za obveznosti), ste o tem obveščeni prek e-poštnega sporočila. Prijavili se boste v svoj račun in poiskali podrobne informacije v zavihku Zgodovina računa. Nato boste račun uredili, da odpravite težavo, in ga znova poslali v preverjanje veljavnosti. Prepričajte se, da je vaš e-poštni naslov aktualen na zavihku Obvestila na strani Nastavitve računa vašega računa Ariba Network, da boste lahko prejemali ta sporočila o zavrnitvi.

Kaj bi povzročilo, da bi stranka zavrnila račun? Zavrnitev je pogosto posledica nepravilnih vrednosti za ceno enote, količino ali skupni znesek. Drug razlog so napačni davčni podatki, kot je navedba napačne zvezne države ali province ali napačna davčna stopnja. Račun na podlagi pooblastila bi bil zavrnjen, če postavke niso bile dobavljene ali nepravilne ali če se nanašajo na neveljavne naročnike. Račun, ki ni naročilo, bi bil zavrnjen, če se sklicuje na prodajni nalog ali pogodbo, ki ne obstaja.

Kdaj bom plačan?

Ko stranka odobri račun za plačilo, je njegov status vnaprej nastavljen na Odobreno. Na tej točki vam lahko vaša stranka po želji pošlje časovni načrt plačila, ki določa datum plačila (izračunano iz plačilnih pogojev na računu) in morebitni popust pri plačilu. Ta dokument si lahko ogledate tako, da kliknete Plačila > Načrtovana plačila.

Denar!

Na dogovorjeni datum plačila plačilni sistem vaše stranke vrne sredstva vašemu podjetju, status računa pa v Plačano. Vaša stranka vam lahko po želji pošlje tudi obvestilo o nakazilu, ki določa račun, ki se plačuje, in uporabljeni način plačila. Ujemanje določenih plačil s posameznimi računi je lahko za vas zelo težavna točka, vendar dokumenti z obvestilom o nakazilih to nalogo veliko olajšajo. Ta dokument si lahko ogledate tako, da kliknete Plačila > Nakazila.

Denar hitreje!

Fakturiranje in poravnava prek SAP Ariba sta pregledna in potujeta s hitrostjo interneta, zato imate priložnost, da svoj denar prejmete še hitreje. Izkoristite lahko programe SAP Ariba za upravljanje obratnih sredstev, kot je Dinamično diskontiranje.

Če svoj denar dobite prej, je morda to, kar potrebujete, da ohranite denarni tok na pravi stopnji za vaše podjetje.

Več informacij o programih SAP Ariba za upravljanje obratnih sredstev najdete na http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Sklep

Ker imate vpogled v obdelavo računov in plačil, vam ni treba poklicati ali pošiljati e-pošte stranki. Ni "Ali ste prejeli moj račun?" ali "kdaj nam boste plačali račun, ki smo ga predložili prejšnji mesec?" Prav tako lahko napoveste, kdaj vam bodo poslana sredstva, kar vam pomaga upravljati vaš denarni tok.

S SAP Ariba fakturiranje ni več podobno pošiljanju računa v črno luknjo!

SAP Business Network