Dodávatelia si myslia, že fakturácia je odoslanie účtu do čiernej diery. Prekračujú palce a dúfajú, že v určitom okamihu dostanú platbu.

So SAP Ariba však máte prehľad o spracovaní faktúr, takže viete, kedy dostanete platbu. Stav faktúry môžete kedykoľvek zobraziť, aby ste získali prehľad o očakávaných prichádzajúcich finančných prostriedkoch, čo je mimoriadne užitočné pre správu hotovosti vo vašom podniku.

Tento článok popisuje, čo sa stane po vytvorení faktúry v Ariba Network a jej odoslaní vášmu zákazníkovi. Pochopíte, ako vám SAP Ariba ponúka obrovské výhody oproti papierovým procesom.

Dobrá faktúra alebo zlá faktúra?

Keď odošlete faktúru prostredníctvom Ariba Network, najskôr sa overí podľa fakturačných pravidiel vášho zákazníka. Ak tieto pravidlá vyhovujú, jeho status sa zmení na Odoslané a prejde do skupiny účtovníctva dodávateľov vášho zákazníka na schválenie.

Ak sa fakturované čiastky, množstvá a ďalšie informácie zhodujú s objednávkou a príjmom (ak sú k dispozícii), nevyžaduje sa žiadna ľudská interakcia a proces odsúhlasenia faktúr je „bezdotykový“. Ak sa však hodnoty faktúry nezhodujú alebo sa vyskytnú iné problémy, faktúra sa označí ako výnimka.

Porovnanie je založené na toleranciách nakonfigurovaných vaším zákazníkom. Napríklad ceny vo faktúre sa môžu mierne líšiť od cien uvedených v objednávke a stále sa môžu považovať za zodpovedajúce.

Upozorňujeme, že ak zistíte, že ste vo faktúre urobili chybu po jej odoslaní, nemôžete ju stornovať. Namiesto toho musíte počkať, kým ho váš zákazník odmietne. Potom ju môžete upraviť, aby ste opravili chybu a znova ju odoslali. Možno budete chcieť upozorniť zákazníka na nesprávnu faktúru. Ďalšie informácie o kontaktovaní zákazníka nájdete v tomto článku.

Výnimka faktúry

Ak existuje výnimka faktúry, musí sa zapojiť nákupca. Bežné výnimky sú ceny faktúr, ktoré nie sú v tolerancii s objednávkou, nesprávne merné jednotky alebo objednávky, ktoré nie sú financované. Alebo faktúra môže vyžadovať schválenie od niekoho v teréne.

Výnimky otvárajú procesy špecifické pre zákazníka, ako napríklad oslovenie oddelenia nákupu s cieľom rozhodnúť o stratégii nápravných opatrení, či už ide o úpravu objednávky, krátku úhradu faktúry alebo zamietnutie faktúry.

Pretože výnimky vyžadujú ľudskú interakciu, spomaľujú spracovanie faktúr a môžu oneskoriť platbu. Pri vytváraní faktúr robte všetko pre to, aby ste zabránili výnimkám z faktúr, aby bol proces vyrovnania faktúr bezdotykový.

Zamietnutie faktúry

Ak je faktúra zamietnutá (buď automaticky alebo spracovateľom nákupu), dostanete oznámenie prostredníctvom e-mailovej správy. Prihlásite sa do svojho účtu a vyhľadáte podrobné informácie na karte História faktúry. Potom upravíte faktúru, aby ste problém odstránili, a znova ju odošlite na overenie. Uistite sa, že vaša e-mailová adresa je aktuálna na karte Oznámenia na stránke Nastavenia účtu vášho účtu Ariba Network, aby ste dostali tieto správy o zamietnutí.

Čo by spôsobilo, že váš zákazník zamietne faktúru? Zamietnutie je často spôsobené nesprávnymi hodnotami jednotkovej ceny, množstva alebo celkovej čiastky. Ďalším dôvodom sú chybné daňové informácie, ako napríklad zadanie nesprávneho štátu alebo provincie alebo nesprávna sadzba dane. Faktúra PO-Flip by bola zamietnutá, ak by položky neboli dodané alebo boli nesprávne, alebo ak odkazuje na neplatných žiadateľov. Faktúra bez objednávky by bola zamietnutá, ak odkazuje na neexistujúcu zákazku odberateľa alebo zmluvu.

Kedy mi bude vyplatená?

Keď váš zákazník schváli faktúru na platbu, jej stav preddavkov na Schválené. V tomto bode vám zákazník môže voliteľne poslať harmonogram platieb, ktorý určuje dátum, kedy budete zaplatený (vypočítaný z platobných podmienok na faktúre) a akúkoľvek zľavu z platby. Tento dokument môžete zobraziť kliknutím na Platby > Naplánované platby.

Peniaze!

V dohodnutom dátume platby systém platieb vášho zákazníka preplatí finančné prostriedky vašej spoločnosti a stav faktúry preddavky na Zaplatené. Váš zákazník vám tiež môže voliteľne poslať avízo o úhrade, ktoré špecifikuje zaplatenú faktúru a použitý spôsob platby. Priraďovanie konkrétnych platieb k jednotlivým faktúram môže byť pre vás veľmi problematické, ale dokumenty avíz o úhradách uľahčujú túto úlohu. Tento doklad môžete zobraziť kliknutím na Platby > Úhrady.

Peniaze rýchlejšie!

Fakturácia a zúčtovanie cez SAP Ariba je transparentné a cestuje rýchlosťou internetu, takže máte možnosť získať svoje peniaze ešte rýchlejšie. Môžete využiť výhody programov riadenia prevádzkového kapitálu SAP Ariba, ako je dynamické skonto.

Získanie peňazí skôr môže byť len to, čo potrebujete, aby hotovosť prúdila za správnu sadzbu pre vaše podnikanie.

Ďalšie informácie o programoch správy prevádzkového kapitálu SAP Ariba nájdete na http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Výsledok

Pretože máte prehľad o spracovaní faktúr a platieb, nie je potrebné volať ani posielať e-mailom svojmu zákazníkovi. Nie je tu žiadne "dostali ste moju faktúru?" alebo „kedy nám zaplatíte za faktúru, ktorú sme odoslali minulý mesiac?“ Môžete tiež predpovedať, kedy vám budú zaslané finančné prostriedky, čo vám pomôže spravovať váš peňažný tok.

So SAP Ariba už fakturácia nie je ako odoslanie účtu do čiernej diery!

SAP Business Network