Pembekal berpendapat terhadap invois sebagai menghantar bil ke dalam lubang hitam. Mereka silang pembiaya dan harapnya pada satu masa, mereka akan menerima pembayaran.

Tetapi, dengan SAP Ariba, anda mempunyai kebolehlihatan ke dalam pemprosesan invois, jadi anda tahu apabila anda akan menerima pembayaran. Anda boleh memaparkan status invois pada bila-bila masa untuk insight dalam dana masuk yang dijangka, yang teramat berguna untuk menguruskan tunai dalam perniagaan anda.

Artikel ini menerangkan perkara yang berlaku selepas anda mencipta invois pada Ariba Network dan menyerahkannya kepada pelanggan anda. Anda akan memahami cara SAP Ariba menawarkan kelebihan yang besar kepada anda melalui proses kertas.

Invois yang bagus atau invois teruk?

Apabila anda menyerahkan invois melalui Ariba Network, ia disahkan terlebih dahulu terhadap peraturan invois pelanggan anda. Jika ia melepasi peraturan ini, statusnya berubah kepada Dihantar dan ia pergi ke kumpulan Akaun Belum Bayar pelanggan anda untuk kelulusan.

Jika amaun invois, kuantiti dan maklumat lain sepadan dengan pesanan belian dan resit (jika tersedia), tiada interaksi manusia diperlukan dan proses penyelarasan invois adalah "tanpa sentuh." Tetapi, jika nilai invois tidak sepadan atau terdapat masalah lain, maka invois ditandakan sebagai pengecualian.

Pemadanan berdasarkan toleransi yang dikonfigurasikan oleh pelanggan anda. Contohnya, harga dalam invois boleh sedikit berbeza daripada yang disenaraikan dalam pesanan belian dan masih boleh dipertimbangkan sepadan.

Ambil perhatian bahawa jika anda menemui bahawa anda melakukan kesilapan dalam invois selepas anda menyerahkannya, anda tidak boleh membatalkannya. Sebaliknya, anda mesti menunggu pelanggan anda untuk menolaknya. Kemudian anda boleh mengeditnya untuk membetulkan ralat dan menyerahkannya semula. Anda mungkin ingin memberi amaran kepada pelanggan anda mengenai invois yang tidak betul; untuk maklumat lanjut mengenai menghubungi pelanggan anda, lihat artikel ini.

Pengecualian invois

Apabila terdapat pengecualian invois, kerani A/P mesti terlibat. Pengecualian biasa ialah harga invois yang berada di luar toleransi dengan PO, unit ukuran atau PO tidak betul yang berada di luar dana. Atau, invois mungkin memerlukan kelulusan daripada seseorang dalam pejabat medan.

Pengecualian memulakan proses pelanggan tertentu, seperti mencapai Jabatan Pembelian untuk menentukan strategi tindakan pembetulan, sama ada ia melaraskan PO, pendek membayar invois atau menolak invois.

Oleh sebab pengecualian memerlukan interaksi manusia, ia memperlahankan pemprosesan invois dan boleh menangguhkan pembayaran. Apabila anda mencipta invois, lakukan sebaiknya untuk mengelakkan pengecualian invois supaya proses penyelarasan invois lancar.

Penolakan invois

Jika invois Ditolak (sama ada secara automatik atau oleh kerani A/P), anda akan dimaklumkan melalui mesej e-mel. Anda akan log masuk ke akaun anda dan mencari maklumat terperinci dalam tab Sejarah invois. Kemudian, anda akan mengedit invois untuk membetulkan masalah dan menyerahkannya semula untuk pengesahan semula. Pastikan alamat e-mel anda wujud dalam tab Pemberitahuan pada halaman Tetapan Akaun bagi akaun Ariba Network anda supaya anda menerima mesej penolakan ini.

Apakah yang akan menyebabkan pelanggan anda menolak invois? Penolakan selalunya disebabkan nilai tidak betul untuk harga unit, kuantiti atau jumlah amaun. Sebab lain adalah maklumat cukai salah, seperti menentukan negeri atau wilayah yang salah, atau kadar cukai yang tidak betul. Invois PO-flip akan ditolak jika item tidak dihantar atau tidak betul, atau jika ia merujuk kepada peminta tidak sah. Invois Bukan PO akan ditolak jika ia merujuk pesanan jualan atau kontrak yang tidak wujud.

Bilakah saya akan dibayar?

Apabila pelanggan anda meluluskan invois untuk pembayaran pendahuluan statusnya kepada Diluluskan. Pada ketika ini, pelanggan anda boleh menghantar jadual pembayaran kepada anda secara pilihan, yang menentukan tarikh anda akan dibayar (dikira daripada syarat pembayaran pada invois) dan mana-mana diskaun pembayaran. Anda boleh memaparkan dokumen ini dengan mengklik Pembayaran > Pembayaran Berjadual.

Wang!

Pada tarikh pembayaran yang dipersetujui, sistem pembayaran pelanggan anda mengirimkan dana kepada syarikat anda dan status invois pendahuluan kepada Dibayar. Pelanggan anda juga boleh menghantar makluman kiriman wang kepada anda secara pilihan yang menentukan invois yang dibayar dan kaedah pembayaran yang digunakan. Bayaran khusus yang sepadan dengan invois individu boleh menjadi titik kesakitan yang besar untuk anda, tetapi dokumen makluman kiriman wang memudahkan tugas ini. Anda boleh memaparkan dokumen ini dengan mengklik Pembayaran > Kiriman Wang.

Wang lebih pantas!

Invois dan penyelesaian melalui SAP Ariba adalah telus dan perjalanan di kelajuan Internet, jadi anda mempunyai peluang untuk menerima wang anda dengan lebih pantas. Anda boleh memanfaatkan program pengurusan modal kerja SAP Ariba seperti Pendiskaunan Dinamik.

Mendapatkan wang anda lebih awal mungkin hanya perkara yang anda perlu simpan aliran tunai pada kadar yang betul untuk perniagaan anda.

Untuk maklumat lanjut mengenai atur cara pengurusan modal kerja SAP Ariba, lihat http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

Kesimpulan

Disebabkan anda telah kebolehlihatan ke dalam invois dan pemprosesan pembayaran, tidak perlu menelefon atau menghantar e-mel kepada pelanggan anda. Tiada "adakah anda menerima invois saya?" atau "bila anda membayar kami untuk invois yang kami serahkan bulan lepas?" Selain itu, anda boleh menjangka apabila dana akan dihantar kepada anda, yang membantu anda menguruskan aliran tunai anda.

Dengan SAP Ariba, invois tidak lagi menghantar bil ke dalam lubang hitam!

SAP Business Network