Жеткізушілер шотты қара ойыққа жіберу ретінде шот-фактура алуды ойлайды. Олар өздерінің аяқтарын кесіп, кейбір сәтте төлем алады.

Бірақ SAP Ariba көмегімен шот-фактураны өңдеу көрерлігі бар, сондықтан сіз төлем алған кезде білесіз. Болжалды кіріс қорларды талдау үшін шот-фактура күйін кез келген уақытта көруге болады, ол бизнесіңіздегі қолма-қол ақшаны басқару үшін өте пайдалы.

Бұл мақалада Ariba Network желісінде шот-фактура жасап, оны клиентке жібергеннен кейін не болатыны сипатталған. Сіз SAP Ariba сізге қағаз процестерінен артық артықшылықтарды қалай ұсынатынын түсінесіз.

Жақсы шот-фактура ма, әлде нашар шот-фактура ма?

Шот-фактураны Ariba Network арқылы жіберген кезде ол алдымен клиенттің шот-фактура ұсыну ережелеріне қатысты тексеріледі. Егер ол осы ережелерді өткізсе, оның күйі Жіберілді күйіне өзгереді және ол клиентіңіздің кредиторлық қарыз тобына бекіту үшін өтеді.

Шот-фактура сомалары, мөлшерлер және басқа ақпарат сатып алу тапсырысы мен түсімге сәйкес келсе (қолжетімді болса), адам өзара әрекеттесуі қажет емес және шот-фактураны салыстырып тексеру процесі "сенсорсыз" болады. Бірақ егер шот-фактура мәндері сәйкес келмесе немесе басқа мәселелер болса, онда шот-фактура ерекше жағдай ретінде белгіленеді.

Салыстыру клиент теңшеген ауытқу шектеріне негізделген. Мысалы, шот-фактурадағы бағалар сатып алу тапсырысында тізімделгендерден сәл өзгеше болуы мүмкін және әлі де сәйкестендіру қарастырылады.

Шот-фактураны жібергеннен кейін қате жібергеніңізді анықтасаңыз, одан бас тарту мүмкін болмайтынын ескеріңіз. Оның орнына клиентіңізден бас тартуды күту керек. Содан кейін қатені түзетіп, қайта жіберу үшін оны өңдеуге болады. Клиентіңізді қате шот-фактура туралы ескерту қажет болуы мүмкін; клиентке хабарласу туралы қосымша ақпарат алу үшін осы тауарды қараңыз.

Шот-фактура ерекше жағдайы

Шот-фактура ерекше жағдайы болған кезде, A/P орындаушысы қатысуы керек. Жалпы ерекше жағдайлар – САТ ауытқу шегінен тыс шот-фактура бағалары, қате өлшем бірліктері немесе қаражат тыс сатып алу тапсырыстары. Немесе шот-фактура өріс кеңсесіндегі біреуден бекітуді қажет етуі мүмкін.

Сатып алу бөліміне түзету операциясының стратегиясын шешу, сатып алу тапсырысын реттеу, шот-фактураны қысқа төлеу немесе шот-фактураны қабылдамау сияқты клиентке тән процестерді орындау.

Ерекшеліктер адам өзара әрекеттесуді қажет ететіндіктен, олар шот-фактураны өңдеуді баяулатады және төлемді кідіртуі мүмкін. Шот-фактураларды жасаған кезде, шот-фактураны салыстырып тексеру процесі сенсорсыз болуы үшін, шот-фактураның ерекше жағдайларын болдырмау үшін ең үздік әрекет етіңіз.

Шот-фактураны қабылдамау

Шот-фактура қабылданбаған болса (автоматты түрде немесе A/P орындаушысы), сізге эл. пошта хабары арқылы хабарланады. Есептік жазбаңызға кіріп, шот-фактура тарихы қойындысында толық ақпаратты көресіз. Содан кейін мәселені түзету үшін шот-фактураны өңдеп, оны қайтадан тексеруге қайта жібересіз. Эл. пошта мекенжайыңыз Ariba Network есептік жазбасының Есептік жазба параметрлері бетіндегі Хабарландырулар қойындысында ағымдағы екеніне көз жеткізіңіз, осылайша сіз осы қабылдамау хабарларын аласыз.

Клиентіңіз шот-фактураны қабылдамауға не себеп болады? Қабылдамау көбінесе бірлік бағасы, мөлшер немесе жалпы сома үшін қате мәндерге байланысты болады. Басқа себеп қате штат немесе провинцияны көрсету немесе қате салық мөлшерлемесі сияқты салық ақпаратын қамтиды. Тармақтар жеткізілмесе немесе дұрыс болмаса немесе жарамсыз сұраушыларға қатысты болса, PO-fip шот-фактурасынан бас тартылады. САТ емес шот-фактура бұрыннан бар сату тапсырысына немесе келісімшартқа сілтеме жасаса, одан бас тартылады.

Қашан төленеді?

Клиент оның күйі бойынша аванстық төлемдерді Бекітілген күйіне төлеу үшін шот-фактураны бекіткен кезде. Осы орайда, клиент сіз төленетін күнді (шот-фактурадағы төлем шарттарынан есептелген) және кез келген төлем жеңілдігін көрсететін төлем кестесін қосымша жібере алады. Төлемдер > Жоспарланған төлемдер түймесін басу арқылы осы құжатты көруге болады.

Ақша!

Келісілген төлем күні клиенттің төлем жүйесі сіздің компанияңызға қаражатты және шот-фактура күйі бойынша аванстық төлемдерді Төленген деп жібереді. Клиентіңіз сізге төленетін шот-фактураны және пайдаланылатын төлем әдісін көрсететін аударым авизосын де жіберуі мүмкін. Жеке шот-фактураларға сәйкес келетін төлемдер сіз үшін үлкен осал болуы мүмкін, бірақ аударым авизосының құжаттары бұл тапсырманы жеңілдетеді. Төлемдер > Ақша аударымдары түймесін басу арқылы осы құжатты көруге болады.

Ақша жылдамырақ!

SAP Ariba арқылы шот ұсыну және есеп айырысу интернет жылдамдығында мөлдір және саяхаттайды, сондықтан сіздің ақшаңызды тіпті жылдамырақ алуға мүмкіндігіңіз бар. Динамикалық дисконттау сияқты SAP Ariba жұмыс капиталын басқару бағдарламаларын пайдалануға болады.

Ақшаны ертерек алу тек кәсіпкерлердің дұрыс бағамында ақша айналымын сақтап қалу қажет болуы мүмкін.

SAP Ariba компаниясының айналымдық капиталды басқару бағдарламалары туралы қосымша ақпарат алу үшін http://www.ariba.com/solutions/manage-cash бөлімін қараңыз.

Қорытынды

Сізде шот-фактура мен төлемді өңдеуді көру мүмкіндігі бар болғандықтан, клиентке қоңырау шалудың немесе электрондық поштаның қажеті жоқ. Ол жерде «менің шот-фактурам келген жоқ па?» немесе "шот-фактура үшін соңғы айда қашан төлейсіз?" Сондай-ақ сізге қаражаттың қашан жіберілетінін болжауға болады, бұл ақша ағынын басқаруға көмектеседі.

SAP Ariba арқылы шот ұсыну бұдан былай шотты қара ойыққа жібергісі келмейді!

SAP Business Network