ספקים חושבים על הנפקת חשבוניות כמי ששולחים חשבון לתוך חור שחור. הם חוצים את אצבעותיהם ומקווים שבשלב מסוים יקבלו תשלום.

אבל, עם SAP Ariba יש לך נראות לעיבוד חשבוניות, כך שתדע מתי תקבל תשלום. ניתן להציג סטאטוס חשבונית בכל עת עבור תובנה לקרנות נכנסות צפויות, דבר שימושי במיוחד לניהול מזומנים בעסק שלך.

מאמר זה מתאר מה קורה לאחר שאתה יוצר חשבונית ב-Ariba Network ומגיש אותה ללקוח שלך. תבין כיצד SAP Ariba מציעה יתרונות עצומים עבורך על פני תהליכי נייר.

חשבונית טובה או חשבונית גרועה?

כאשר אתה מגיש חשבונית באמצעות Ariba Network היא מאומתת לראשונה כנגד כללי הנפקת החשבונית של הלקוח שלך. אם הוא עובר כללים אלה, הסטאטוס שלהם משתנה ל נשלח והוא עובר אל קבוצת חשבונות הזכאים של הלקוח שלך לאישור.

אם סכומי החשבונית, הכמויות והמידע הנוסף תואמים להזמנת הרכש והקבלה (אם זמינה), לא נדרשת אינטראקציה אנושית ותהליך התאמת החשבונית הוא 'ללא מגע'. אבל, אם ערכי החשבונית לא תואמים או שיש בעיות אחרות, החשבונית מסומנת כחריגה.

ההתאמה מבוססת על דרגות חופש שתצורתן נקבעה על-ידי הלקוח שלך. לדוגמה, מחירים בחשבונית יכולים להיות שונים במקצת מאלה הרשומים בהזמנת הרכש ועדיין נחשבים תואמים.

שים לב שאם תגלה שטעית בחשבונית לאחר הגשתה, לא תוכל לבטל אותה. במקום זאת, עליך להמתין שהלקוח שלך ידחה אותו. לאחר מכן תוכל לערוך אותה כדי לתקן את השגיאה ולהגיש אותה מחדש. ייתכן שתרצה להזהיר את הלקוח שלך לגבי החשבונית השגויה; למידע נוסף על יצירת קשר עם הלקוח שלך, עיין במאמר זה.

חריגת חשבונית

כאשר יש חריגת חשבונית, פקיד חשבונות זכאים חייב להיות מעורב. חריגות נפוצות הן מחירי חשבוניות שחורגים מדרגת החופש עם הזמנת הרכש, יחידות מידה שגויות או הזמנות רכש שנמצאות מחוץ לקרנות. או שהחשבונית עשויה לדרוש אישור ממישהו במשרד בשטח.

חריגות מנפקות תהליכים ייחודיים ללקוח, כגון יצירת קשר למחלקת הרכש כדי להחליט על אסטרטגיית פעולה מתקנת, האם מדובר בהתאמת הזמנת הרכש, תשלום קצר של החשבונית או דחיית החשבונית.

מכיוון שחריגות דורשות אינטראקציה אנושית, הן מאטות את עיבוד החשבוניות ויכולות לעכב את התשלום. כאשר אתה יוצר חשבוניות, עשה כמיטב יכולתך כדי למנוע חריגות חשבונית כך שתהליך התאמת החשבונית יהיה ללא מגע.

דחיית חשבונית

אם החשבונית נדחתה (אוטומטית או על-ידי פקיד רכש), תקבל הודעה באמצעות הודעת דוא"ל. היכנס לחשבון שלך וחפש מידע מפורט בלשונית היסטוריה של החשבונית. לאחר מכן, תערוך את החשבונית כדי לתקן את הבעיה ולשלוח אותה שוב לאימות. ודא שכתובת הדוא"ל שלך עדכנית בלשונית 'הודעות' בדף 'הגדרות חשבון' של חשבון Ariba Network שלך כך שתקבל הודעות דחייה אלה.

מה יגרום ללקוח שלך לדחות חשבונית? דחייה נובעת לרוב מערכים שגויים עבור מחיר יחידה, כמות או סכום כולל. סיבה נוספת היא מידע מס שגוי, כגון ציון המדינה או המחוז הלא נכונים, או שיעור מס שגוי. חשבונית סטורנו להזמנת רכש תידחה אם הפריטים לא סופקו או שהיו שגויים, או אם היא מתייחסת למבקשים לא חוקיים. חשבונית שאינה של הזמנת רכש תידחה אם היא משמשת כסימוכין להזמנת לקוח או לחוזה שאינם קיימים.

מתי אקבל תשלום?

כאשר הלקוח שלך מאשר חשבונית עבור תשלום הסטאטוס שלה מתקדם ל מאושר. בשלב זה, הלקוח שלך יכול לשלוח לך לו"ז תשלומים, שמציין את התאריך שבו תקבל תשלום (מחושב מתנאי התשלום בחשבונית) וכל הנחת תשלום. ניתן להציג מסמך זה על-ידי לחיצה על תשלומים > תשלומים מתוזמנים.

כסף!

בתאריך התשלום המוסכם, מערכת התשלומים של הלקוח שלך מגיבה כספים לחברה שלך ואת סטאטוס החשבונית מקדמות ל שולם. הלקוח שלך יכול גם לשלוח לך הודעת תשלום, המציינת את החשבונית המשולמת ואת שיטת התשלום שבה נעשה שימוש. התאמת תשלומים ספציפיים לחשבוניות יחידות יכולה להיות נקודת כאב גדולה עבורך, אך מסמכי הודעת תשלום מקלים על משימה זו. ניתן להציג מסמך זה על-ידי לחיצה על תשלומים > פרטי תשלום.

כסף מהיר יותר!

הנפקת חשבוניות והסדר באמצעות SAP Ariba שקופים ונוסעים במהירות האינטרנט, כך שיש לך הזדמנות לקבל את הכסף שלך עוד יותר מהר. תוכל לנצל את תוכניות ניהול ההון החוזר של SAP Ariba כגון הנחה דינמית.

קבלת הכסף שלך מוקדם יותר עשויה להיות רק מה שאתה צריך כדי לשמור על תזרים מזומנים בשיעור הנכון עבור העסק שלך.

למידע נוסף על תוכניות ניהול ההון החוזר של SAP Ariba, ראה http://www.ariba.com/solutions/manage-cash.

סיכום

מכיוון שיש לך נראות של חשבונית ועיבוד תשלומים, אין צורך לקרוא ללקוח שלך או לשלוח אליו דוא"ל. אין "קיבלת את החשבונית שלי?" או "מתי תשלם לנו על החשבונית שהגשנו בחודש שעבר?" בנוסף, תוכל לחזות מתי יישלחו אליך מקורות כספיים, מה שעוזר לך לנהל את תזרים המזומנים שלך.

עם SAP Ariba, הנפקת חשבוניות כבר לא אוהבת לשלוח חשבון לתוך חור שחור!

SAP Business Network